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职场人士经常说表格或Excel表格，为什么还会出现数据源表格和报表表格？Excel表格怎么能区分出这些呢？
其实这两种表格是概念中的，并非靠Excel固有的功能进行区分。在学习Excel的过程中，HR必须先将这两种概念的表格区分清楚，学习过程才能更加顺利。
我们从小就被教育学习要打好基础，学习Excel同样如此，这个基础是从区分两种表格开始的，只有了解清楚这两种表格，才能更好地进行表格的设计和应用。
数字化时代，数据已经成为公司的重要资产之一，对HR来说，人力资源数据是不断积累的，数据量会越来越大。例如历年来的薪酬数据、员工入离调转数据、招聘数据、培训数据等。
这里所提到的数据并不是处理过的数据，而是一些基础的数据，数据等同于信息。
如果有人说他有历年来公司的离职率、离职原因分析等，这不是基础数据，而是处理过的数据，对HR的工作意义不是太大，因为管理并不是固化的，HR每年不可能固定地用几项指标。如果有人说他有历年来公司离职员工的各项基本信息，那么这样的信息对HR分析员工离职的各项数据是非常有帮助的。
在日常工作中，很多人分不清数据源表格或者让数据源表格承担了太多的“职责”，最终搞得不伦不类，导致在表格和数据处理方面，浪费了大量的时间和精力，最后还可能达不到想要的结果。
图1-1所示为某公司的一张人事信息表，根据这张表，如果要统计各部门28周岁以上的女性，是否有一种苦恼至极的感觉？这仅仅是一项统计，如果按人力资源工作中的各项指标来统计，那么需要一个人用很长时间来专门统计这些数据，这样则极大降低了工作效率。
图1-1 不规范的数据源
数据源表格一般只是给数据统计分析人员看的，在没有汇总分析的情况下，对于其他人员来说意义并不大，HR不能指望一张表格满足多项需求，千万不要把一张表做得不伦不类，结果满足不了各种需求，反而会给数据汇总分析造成困难。
地基牢固方能建起高楼大厦，在Excel表格操作中数据源表格就是这个地基，基础打不好，谈什么工作效率提高，数据分析、多维对比等都是枉然。
因此，在设计数据源表格时应注意以下事项。
基础数据表现在录入的数据是最基础的，即基础不是通过数据计算得出的，可以等同于信息。例如2024年1月5日招聘到了5个人，在统计数据时，要统计这5个人的姓名、性别、学历、岗位等信息，而不是仅仅统计“5”这一数字。
越是基础的数据，越能从中找到一些规律。例如每次培训的培训费用，可以将培训费用分为：教材费用、讲师津贴、交通费用、住宿费用等，以便日后对各项费用进行分析对比。例如想要提高工作效率，缩短一件产品的加工时间，可以将加工分解为各个基本的动作，然后从各个动作中分析问题，找出提高工作效率的方法。
录入、存储各种数据，就是为了用Excel的功能或工具对数据进行汇总、分析，如筛选、排序、函数、数据透视表等，进而得到HR想要的结果。
例如，录入人事信息数据是为了对人员情况进行多维分析；录入培训数据是为了对培训情况进行分析，以期从分析结果中找出规律、找出工作中需改进的地方，不断促进HR工作效率的提高。
因此数据源表格中的数据要具备各种“变形”的能力，是各种汇总分析的基础。第2章将会讲解如何让数据具备各种“变形”的能力。
数据源表格是给自己看的，通常不需要华丽的外表；但报表表格则是给他人看的，那么就需要打扮得漂漂亮亮地呈现在众人眼前。
图1-2所示为各部门出勤情况统计表，该表是一个报表表格，它是根据薪酬表格汇总出来的数据，根据这个表格可以看到，报表表格的数据是从数据源表格中汇总计算而来的，需要注意排版的美观性等方面。
图1-2 报表表格样例