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作为HR，你有没有碰到过以下这些情况：
自己设计好了表格分发给多人填写，返回来的表格却被其他人修改得面目全非；
设计好的数据源表格让其他人录入信息时将表格内容或结构更改；
各种文件名看得眼花缭乱，实际内容都是一样的；
每个工作簿都保存在一个文件夹里，汇总数据时需要不断地点开各个文件夹……
表格存储的不规范操作，虽然对数据处理影响不大，但影响着HR的工作效率。
自己设计的表格，别人也有可能操作，但一不小心就可能误操作；涉及分发的表格，一不注意就会有人把设定的格式、结构等改变，不允许他们修改的单元格也给修改了，当汇总数据时发现错误，还要一项一项地去核对，尤其是分发的表格越多，核对起来就越麻烦。
对于这种情况，除了用数据验证限定输入的内容外，还可以用保护工作表或工作簿的方式将不能更改的部分保护起来，限制其他人对其进行修改。
在给工作表或工作簿命名时，要注意命名的一致性，如图2-25所示，在工作簿中1月份工资表，工作表命名为“01月”，依此类推，而不应该有其他命名方式，如“2”“3月工资”等。
工作簿命名是同样的道理，如工作簿命名为“2021年1月工资表”，其他工作簿应该命名为“2021年2月工资表”……“2021年12月工资表”，而不应该命名为“2月工资表”“14年3月工资表”等。
统一的命名方式，给文件管理带来了便利，同时在众多的文件中，能快速找到需要的工作簿，而且在一些跨表引用数据的过程中，还可以快速地编辑引用表格的名称。
图2-25 工作表统一命名
Excel文件保管规范是指同一类型的数据放在一个工作簿中，同一类型的工作簿放在同一个文件夹中。例如每月的工资表都放在同一个工作簿中，工资数据较多的话，可以将每月的工资数据放在一个工作簿里，每年的工资表放在一个文件夹里。文件保管规范，对数据汇总、统一编辑、分析数据等都会带来便利，同时也防止出现数据表丢失的情况。