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分析数据的目的是从大量数据中发现有价值的信息，最终形成有效的观点或结论，为个人或企业做出明智的决策提供帮助。Excel提供了大量的分析工具，使用这些工具可以对数据进行不同类型的分析。为了便于描述和记忆，本节对Excel中的分析工具进行了分类，并简要介绍它们的功能和特点，以及在Excel界面中的位置，本书后续章节会详细介绍这些工具的用法。
Excel中的基本分析工具包括排序、筛选、分类汇总和数据透视表，将它们称为“基本分析工具”是因为这些工具简单易用，使用它们无须具备统计学方面的知识，即可快速获得分析结果。另一个原因是使用这些工具只能完成数据的基本分析工作。
“排序”工具位于Excel功能区的“数据”选项卡中，如图1-3所示。使用该工具可以对数据按升序、降序或自定义顺序排列，以便了解数据的分布规律，快速找出数据中的最大值和最小值。“排序”工具可以在普通数据区域和数据透视表中使用。
图1-3 “排序”工具
“筛选”工具位于Excel功能区的“数据”选项卡中，如图1-4所示。使用该工具可以快速找出符合条件的数据。无论哪种类型的数据，它们都有一些相同的筛选操作。此外，不同类型的数据也有其特有的筛选操作。“筛选”工具可以在普通数据区域和数据透视表中使用。
图1-4 “筛选”工具
提示： 在“开始”选项卡中也可以找到“排序”和“筛选”两个工具，只需在该选项卡中单击“排序和筛选”按钮，如图1-5所示。
图1-5 “开始”选项卡中的“排序”和“筛选”工具
“分类汇总”工具位于Excel功能区的“数据”选项卡中，如图1-6所示。使用该工具可以对数据按照一个或多个特定的类别划分，并自动计算分类数据的数值总和、个数、均值、最大值和最小值等。“分类汇总”工具可以在普通数据区域中使用。
图1-6 “分类汇总”工具
“数据透视表”工具位于Excel功能区的“插入”选项卡中，如图1-7所示。使用该工具可以在不编写任何公式的情况下，快速完成大量数据的汇总工作。只需调整字段在数据透视表中的位置，即可快速创建出具有不同含义的分析报表。
图1-7 “数据透视表”工具
创建数据透视表后，将在功能区中显示“数据透视表分析”和“设计”两个选项卡，其中包含与数据透视表操作相关的选项，如图1-8所示。
图1-8 与数据透视表操作相关的选项
第5章将详细介绍排序、筛选、分类汇总和数据透视表的用法。
Excel中的高级分析工具包括模拟分析、单变量求解、规划求解和分析工具库。与基本分析工具相比，高级分析工具的针对性更强，有些工具需要用户具备统计学方面的知识才能正确使用。
“模拟分析”工具位于Excel功能区的“数据”选项卡中，如图1-9所示。使用该工具可以基于现有的计算模型，对影响最终结果的多种因素进行预测和分析，从而得到最接近目标的方案。
图1-9 “模拟分析”工具
“单变量求解”工具位于Excel功能区的“数据”选项卡中，如图1-10所示。使用该工具可以进行与模拟分析相反方向的分析。
图1-10 “单变量求解”工具
“规划求解”工具位于Excel功能区的“数据”选项卡中，如图1-11所示，使用该工具前需要先安装“规划求解”加载项。使用“规划求解”工具可以为多个变量设置约束条件，通过不断调整这些变量的值来得到期望的结果。在经营决策、生产管理等需要对资源和产品进行合理规划的应用场景中，“规划求解”工具能够帮助企业获得最佳的经济效益，例如利润最大、产量最高、成本最小等。
图1-11 “规划求解”工具
“分析工具库”工具位于Excel功能区的“数据”选项卡中，如图1-12所示，使用该工具前需要先安装“分析工具库”加载项。使用“分析工具库”工具可以对数据进行统计分析和工程计算。
图1-12 “分析工具库”工具
第5章将详细介绍模拟分析、单变量求解、规划求解和分析工具库的用法。
图表是展现数据的有力工具，将难于记忆和理解的数字以线条和形状的方式绘制出来，可以快速发现隐藏在数据背后的信息。Excel提供了近20种图表类型，每种图表类型又细分为一个或多个子类型。
迷你图是从Excel 2010开始支持的新功能，可以将其看作是“图表”工具的微缩版。使用“迷你图”工具，可以在单元格中创建微型图表，用于显示特定的数据点或表示一系列数据的变化趋势。迷你图只能显示一个数据系列，且不具备普通图表所拥有的一些图表元素。
“图表”和“迷你图”两个工具位于Excel功能区的“插入”选项卡中，如图1-13所示。
图1-13 “图表”工具和“迷你图”工具
创建图表后，将在功能区中显示“图表设计”和“格式”两个选项卡，其中包含与图表操作相关的选项，如图1-14所示。
图1-14 与图表操作相关的选项
创建迷你图后，将在功能区中显示“迷你图”选项卡，其中包含与迷你图操作相关的选项，如图1-15所示。
图1-15 与迷你图操作相关的选项
虽然条件格式与图表和迷你图的功能截然不同，但是由于条件格式也能从外观上改变数据的显示效果，所以也可以将其看作是一种数据可视化工具。使用“条件格式”工具可以为满足条件的数据自动设置字体、边框、填充色等格式，以达到突出显示特定数据的目的。“条件格式”工具位于Excel功能区的“开始”选项卡中，如图1-16所示。
图1-16 “条件格式”工具
第6章将详细介绍图表的用法。
目前最受欢迎的两个商业智能分析工具是Power BI和Tableau，前者由微软创建，也是本书介绍的重点。两种工具的整体功能大同小异，细节之处却各有千秋。
Power BI工具有两种使用方式，第一种是在计算机中安装名为Power BI Desktop的独立程序，该工具包括数据的导入、整理、建模、分析、展示等数据分析涉及的每个阶段所需使用的工具。
如果不想单独安装Power BI Desktop，也可以在Excel中使用Power BI的功能，为此需要在Excel中安装几个名称以Power开头的加载项的名称。在Excel中使用的Power BI功能称为Power BI for Excel。本书的后半部分将详细介绍Power BI Desktop和Power BI for Excel两个工具的用法。
提示： 对Tableau感兴趣的读者可参阅本书笔者编写的《Tableau数据可视化分析从新手到高手》一书，该书已于2023年10月由清华大学出版社有限公司出版。
公式和函数是Excel执行数据计算的核心功能。Excel内置了400多个函数，使用这些函数可以快速完成不同领域的计算和统计工作。除了通过编写公式直接计算单元格中的数据之外，还可以在条件格式、数据验证、图表中嵌入公式和函数，从而增强数据的控制和显示效果。
第4章将详细介绍公式的基本概念和操作，以及使用不同类型的函数计算和统计数据的方法。