2.3　保存数据

在Excel中输入或导入数据后，为了便于以后反复使用，需要将数据以文件的形式存储到计算机中。Excel支持将数据保存为多种文件格式，可以指定保存文件时的默认格式。为了减少由于意外关闭Excel程序而导致数据损失，还可以设置创建用于恢复工作簿的临时备份文件的时间间隔。

2.3.1　Excel支持的工作簿类型

“工作簿”是对Excel文件的特殊称呼，每个工作簿就是一个Excel文件，它们存储在计算机磁盘中。Excel支持的工作簿类型分为普通工作簿、模板、加载宏3类。普通工作簿是平时最常用的工作簿类型，在其中可以输入数据、为数据设置格式、计算和分析数据、使用图表展现数据等。模板用于快速创建具有相同或相似格式和内容的多个工作簿。加载宏是一种扩展和增强Excel功能的工作簿，其中包含编写好的VBA代码，将加载宏工作簿安装到Excel中后，就可以在每个打开的工作簿中使用加载宏工作簿中的功能。

以上3类工作簿都有两种不同的文件格式，以Excel 2007作为分界线。以普通工作簿为例，Excel 2007之前的工作簿的文件扩展名为.xls，而从Excel 2007开始的工作簿的文件扩展名改为.xlsx。

前两类工作簿还可细分为包含VBA代码和不包含VBA代码两种文件版本。在Excel 2003中，无论工作簿是否包含VBA代码，都使用同一种文件格式存储数据。在Excel 2007以及更高版本中，文件格式将根据工作簿是否包含VBA代码而有所不同。表2-2列出了Excel支持的工作簿类型。

2.3.2　将数据保存为Excel工作簿

为了随时查看和编辑工作簿，需要将工作簿中的内容保存到计算机中，有以下几种方法：

●单击快速访问工具栏中的“保存”命令。

●单击“文件”按钮，然后选择“保存”命令。

●按Ctrl+S组合键。

无论使用哪种方法，都会显示“另存为”界面，如图2-51所示。选择一个保存位置，将打开“另存为”对话框，如图2-52所示，输入工作簿的名称并单击“保存”按钮，即可保存工作簿。

提示： 如果已将工作簿保存到计算机中，则在执行保存操作时，会将上次保存后的最新修改直接保存到当前工作簿中，而不会显示“另存为”界面和“另存为”对话框。

2.3.3　设置保存工作簿的默认文件格式

在Excel 2007以及更高版本中，每次保存工作簿时的默认格式为“Excel工作簿”，文件扩展名为.xlsx。如果经常需要将工作簿保存为其他类型的文件格式，可以更改工作簿的默认保存文件格式，操作步骤如下：

（1）单击“文件”按钮，然后选择“更多”→“选项”命令，如图2-53所示。

（2）打开“Excel选项”对话框，在“保存”选项卡的“将文件保存为此格式”下拉列表中选择所需的文件格式，然后单击“确定”按钮，如图2-54所示。

2.3.4　设置自动恢复工作簿的保存时间间隔和位置

默认情况下，Excel会每隔10分钟自动保存当前打开工作簿的一个临时备份，一旦Excel意外关闭，可以在下次启动Excel时使用临时备份文件恢复上次意外关闭Excel时处于打开状态的工作簿。为了减少数据损失，可以将保存临时备份文件的时间间隔缩短，操作步骤如下：

（1）单击“文件”按钮，然后选择“更多”→“选项”命令。

（2）打开“Excel选项”对话框，在“保存”选项卡中勾选“保存自动恢复信息时间间隔”复选框，然后在右侧的文本框中输入以“分钟”为单位的数字，表示保存临时备份文件的时间间隔。在下方的“自动恢复文件位置”文本框中可以设置保存临时备份文件的位置，如图2-55所示，完成后单击“确定”按钮。