2.2　编辑数据

将数据输入或导入到Excel中后，通常需要对数据进行一些编辑。例如，修改有错误的文字、修正不正确的数值或格式、移动数据的位置，以及通过复制操作快速获得数据的副本。

2.2.1　修改数据

如需修改单元格中的数据，需要先进入“编辑”模式，有以下几种方法：

●双击单元格。

●单击单元格，然后按F2键。

●单击单元格，然后单击编辑栏。

进入“编辑”模式后，使用鼠标单击或者按键盘上的方向键，将插入点定位到所需的位置，然后输入新的内容或删除插入点两侧的内容。也可以拖动鼠标选择单元格中的部分内容，然后输入新的内容，直接替换选中的内容。完成修改后，按Enter键或单击其他单元格。

注意： 如果不进入“编辑”模式而直接输入内容，则新输入的内容会直接替换单元格中原有的所有内容。

如果要修改的内容出现在多个单元格中，则可以使用“替换”功能一次性完成修改。在功能区的“开始”选项卡中单击“查找和选择”按钮，然后在弹出的快捷菜单中选择“替换”命令，打开“查找和替换”对话框的“替换”选项卡，如图2-36所示。在“查找内容”文本框中输入要修改的原始内容，在“替换为”文本框中输入修改后的内容，最后单击“全部替换”按钮。

提示： 如果在“替换为”文本框中不输入任何内容，则单击“全部替换”按钮后，将会删除所有匹配的内容。

如需精确控制匹配内容的方式，可以在“查找和替换”对话框的“替换”选项卡中单击“选项”按钮，展开后的对话框如图2-37所示，各个选项的功能如下。

●范围：查找数据的位置，包含“工作表”和“工作簿”两项，“工作表”是指当前工作簿，“工作簿”是指当前工作簿中的所有工作表。

●搜索：查找数据的行列次序，包含“按行”和“按列”两项，“按行”是指按先行后列的顺序查找，“按列”是指按先列后行的顺序查找，默认为“按行”。

●查找范围：指定内容的类型，包含“公式”“值”和“批注”三项。“公式”包括输入的数据和组成公式的字符，但是不包括公式的计算结果；“值”包括输入的数据和公式的计算结果，但是不包括构成公式的字符；“批注”只包括批注内容。

●区分大小写：是否区分英文字母的大小写形式。

●单元格匹配：是否查找完全相同的内容。勾选该复选框，将严格按照“查找内容”文本框中的内容查找匹配的单元格。例如，如果在“查找内容”文本框中输入“数字”并勾选“单元格匹配”复选框，则将查找只包含“数字”二字的单元格，所以“数字值”不会被匹配，因为它比“数字”多了一个“值”字。

●区分全／半角：是否区分字符的全角和半角。

如果单元格中的内容不再有用，可以使用以下几种方法将数据删除：

●选择单元格，然后按Delete键。

●右击单元格，在弹出的快捷菜单中选择“清除内容”命令。

如果为单元格设置了字体、背景色等格式，则使用上面的方法只能删除单元格中的内容。如需同时删除单元格中的内容和格式，可以在功能区的“开始”选项卡中单击“清除”按钮，然后在弹出的快捷菜单中选择“全部清除”命令，如图2-38所示。

2.2.2　移动和复制数据

需要移动和复制的数据可以位于单元格或单元格区域中，只能移动连续单元格区域中的数据，复制的单元格区域可以是位于同行或同列的连续或不连续的单元格区域。如图2-39所示的两个选中的单元格区域可以执行复制操作，虽然它们的列数不同，但是它们都包含第1～3行。如图2-40所示的两个选中的单元格区域不能执行复制操作，因为第一个选区包含第1～3行，第二个选区只包含第1～2行。

移动和复制数据可以使用很多方法，包括拖动鼠标、功能区命令、鼠标快捷菜单和键盘快捷键，这些方法的效果等同。

1．拖动鼠标

移动数据：将鼠标指针指向单元格的边框，当鼠标指针变为十字箭头时，按住鼠标左键并拖动到目标单元格。

复制数据：与移动数据的方法类似，但是需要在拖动鼠标的过程中按住Ctrl键。到达目标单元格后，释放鼠标左键和Ctrl键，释放顺序不分先后。

无论移动还是复制数据，如果目标单元格包含数据，都会显示如图2-41所示的提示信息，单击“确定”按钮，将使用当前正在移动或复制的数据替换目标单元格中的数据。单击“取消”按钮，将取消当前的移动或复制操作，不会对目标单元格中的数据产生影响。

2．功能区命令

移动数据：选择数据所属的单元格，在功能区的“开始”选项卡中单击“剪切”按钮，然后选择目标单元格，再在功能区的“开始”选项卡中单击“粘贴”按钮，如图2-42所示。

复制数据：与移动数据的方法类似，只需将单击“剪切”按钮改为单击“复制”按钮，其他操作相同。

3．鼠标快捷菜单命令

移动数据：右击数据所属的单元格，在弹出的快捷菜单中选择“剪切”命令，然后右击目标单元格，在弹出的快捷菜单中选择“粘贴选项”中的“粘贴”命令，如图2-43所示。

复制数据：与移动数据的方法类似，只需将选择“剪切”命令改为选择“复制”命令，其他操作相同。

4．键盘快捷键

移动数据：选择数据所属的单元格，按Ctrl+X组合键执行与前几种方法相同的剪切操作，然后选择目标单元格，按Ctrl+V组合键或Enter键执行与前几种方法相同的粘贴操作。

复制数据：与移动数据的方法类似，只需将按Ctrl+X组合键改为按Ctrl+C组合键，其他操作相同。

提示： 除了第一种方法之外，当使用其他几种方法对单元格执行剪切操作后，单元格的边框都会变为虚线。如图2-44所示，表示当前处于“剪切复制”模式。在该模式下可以执行多次粘贴操作，这意味着可以反复执行粘贴操作，以便将同一个单元格中的数据复制到多个不同位置。如果是通过按Enter键执行的粘贴操作，则在粘贴后会立刻退出“剪切复制”模式。进入“剪切复制”模式后，可以按Esc键直接退出该模式。

2.2.3　以指定方式粘贴数据

在2.2.2小节介绍移动和复制数据的方法时，其中一种方法是使用鼠标快捷菜单中的“粘贴选项”功能。除了其中的“粘贴”命令之外还有很多命令，使用它们可以实现不同的粘贴效果。

粘贴数据时，Excel会自动将单元格中的数据、格式、数据验证规则、批注等所有内容都粘贴到目标单元格中。有时可能只想粘贴单元格中的数据而不包含格式，或者只粘贴单元格中的格式而不包含数据，此时就需要使用“粘贴选项”功能。

对数据执行剪切或复制操作后，右击目标单元格，在弹出的快捷菜单的“粘贴选项”类别中包含几个命令提供了几种常用的粘贴方式，如图2-45所示。例如，如果希望去除数据本身带有的格式，而以纯文本格式的方式粘贴数据，则可以选择“粘贴选项”中的“值”命令，如图2-46所示。

如需查看完整的粘贴选项，可以选择如图2-45所示的菜单中的“选择性粘贴”命令，将打开“选择性粘贴”对话框，从中选择所需的粘贴方式，如图2-47所示。

2.2.4　快速转换数据的行和列

示例文件/第2章/快速转换数据的行和列.xlsx

如图2-48所示是2.1.1小节介绍Excel数据类型的示例，借助“选择性粘贴”功能，可以快速将数据中的行变成列，将数据中的列变成行。

操作步骤如下：

（1）选择数据区域A1:E3，然后按Ctrl+C组合键，复制选中的数据。

（2）右击当前工作表或其他工作表中的任意一个空白单元格，在弹出的快捷菜单中选择“粘贴选项”的“转置”命令，如图2-49所示。

转换数据的行和列之后的结果如图2-50所示，原来的3行转换后变成了现在的3列，原来的5列转换后变成了现在的5行。