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在Excel中可以输入不同类型的数据，所有类型的数据共同遵循基本的输入方法，然而，每类数据也有其特定的输入规则。只有按照规则输入数据，Excel才能正确识别和处理它们。本节将介绍输入数据的基本方法和特定数据类型的输入规则，还将介绍一些提高输入效率的技巧，最后以文本文件和Access数据库为例，介绍在Excel中导入外部数据的方法。
Excel支持5种数据类型：数值、文本、日期和时间、逻辑值、错误值。数据在Excel中的存储和处理方式由数据的类型决定。在单元格中输入数据后，不同的数据类型在单元格中具有不同的默认位置：文本在单元格中左对齐，数值、日期和时间在单元格中右对齐，逻辑值和错误值在单元格中居中对齐，如图2-1所示。
图2-1 不同的数据类型在单元格中具有不同的默认位置
任何作为描述性的内容都可以存储为文本，例如姓名、性别、商品名称、产品编号等，文本都是定性数据。一些不需要参与计算的数字，也可以存储为文本，例如电话号码和身份证号码。在Excel中可以比较文本的大小，但是不能对文本执行数学运算。
文本可以由任意字符组成。虽然一个单元格最多可以容纳32767个字符，但是在单元格中最多只能显示1024个字符，多出的字符可以在Excel功能区下方的编辑栏中查看。
数学和数值是两个不同的概念，数字是由0～9这十个数字任意组合而成的单纯的数，数值是具有特定用途或含义的数字，例如金额、销售量、员工人数、体重、身高等，数值都是定量数据。
Excel也会将一些带有特殊符号的数字识别为数值，这些符号包括百分号（%）、货币符号（例如￥）、千位分隔符（,）、科学计数符号（E）等。在Excel中可以对数值执行数学计算。
Excel支持的最大正数约为9E+307，最小正数约为2E-308，最大负数与最小负数与这两个数字相同，只是需要在数字开头添加负号。虽然Excel支持很大的数字范围，但是如果在单元格中输入一个15位以上的整数，则从第16位开始会自动变成0。例如，111222333444555666会变成111222333444555000。如果输入的是一个15位以上的小数，则会自动将第15位之后的所有数字删除。
如需在单元格中输入15位以上的整数或小数，需要将数字以文本格式输入，即将数值变成文本，才能使数字完整地保留下来，具体方法请参考2.1.4小节。
在单元格中输入数字时，如果数字的长度超过单元格的宽度，Excel会自动增加列宽以完全容纳整个数字。如果整数位数超过11位，则自动以科学计数形式显示。如果数值的小数位数较多，且超过单元格的宽度，Excel会自动对超出宽度的第一个小数位进行四舍五入，并删除其后的小数位。无论是以科学计数形式显示的整数，还是对小数位四舍五入后显示的小数，都可以在编辑栏中查看它们的完整形式，如图2-2所示。
图2-2 在编辑栏中显示数字的完整形式
由于日期和时间存在先后次序，因此，日期和时间在Excel中以“序列值”的形式存储，序列值的范围是1～2958465，第一个日期的序列值是1，最后一个日期的序列值是2958465，每个日期对应一个序列值。
在Windows操作系统的Excel版本中，1900年1月1日是第一个日期，其序列值为1，1900年1月2日是第二个日期，其序列值为2，其他日期与序列值的对应关系以此类推，最后一个日期是9999年12月31日，其序列值为2958465。在Macintosh计算机的Excel版本中，第一个日期是1904年1月1日，其序列值为1，其他日期以此类推。
Excel允许用户在这两种日期系统之间转换。只需打开“Excel选项”对话框，在“高级”选项卡中选择所需的日期系统，如图2-3所示。勾选“使用1904日期系统”复选框将起始日期指定为1904年1月1日，不勾选该复选框时的起始日期为1900年1月1日。
如前所述，每个日期都用一个整数来表示。无论日期表示的是哪一天，每一天日期的数值单位都是1，一天有24个小时，使用1除以24得到的就是每个小时的数值表示方式。继续使用类似的方法，可以得到1分钟和1秒的数值表示方式：
1分钟：1÷24÷60 1秒：1÷24÷60÷60
中午12点可以表示为：
1÷24×12
如果表示日期的数字大于1，Excel会将整数部分换算为日期，将小数部分换算为时间。例如，是一个表示日期的序列值45717.75表示2025年3月1日18点。
如需查看一个日期对应的序列值，可以先在单元格中输入该日期，然后将其数字格式设置为“常规”。如需查看一个序列值对应的日期，可以在单元格中输入该序列值，然后将其数字格式设置为一种日期格式，如图2-4所示。该设置位于功能区“开始”选项卡的“数字”组中。
图2-3 转换日期系统
图2-4 在日期和序列值之间转换
逻辑值只包含TRUE（真）和FALSE（假）两个值，该类型的数据主要在条件判断中使用。当判断结果为TRUE时执行一种计算，当判断结果为FALSE时则执行另一种计算，这样就可以根据条件的不同判断结果自动执行指定的计算，使公式能够应对不同的情况。
当对逻辑值执行四则运算时，逻辑值TRUE等价于1，逻辑值FALSE等价于0。
TRUE+TRUE=2 TRUE+FALSE=1 FALSE+FALSE=0 TRUE×TRUE=1 TRUE×FALSE=0 FALSE×FALSE=0
当在条件判断中使用逻辑值时，任何非0数字等价于逻辑值TRUE，0等价于逻辑值FALSE。
与其他几种数据类型不同，在Excel中通常不会主动输入“错误值”类型的数据，而是由公式遇到错误后自动创建的一类信息，用于提醒用户公式出错的类型和可能原因。Excel中的错误值有7个，每一个错误值的名称都以#号开头，如表2-1所示。
表2-1 Excel中的7种错误值
在Excel中，列的编号使用A、B、C等英文大写字母表示，通常将列的编号称为列标。行的编号使用1、2、3等阿拉伯数字表示。每一行和每一列的交叉点都是单元格，使用列名在前、行号在后的方式标识每个单元格，这种方式类似于点的坐标。
例如，A1表示A列与第一行交叉处的单元格，B3表示B列与第3行交叉处的单元格。将用于标识单元格的文本称为单元格地址。A1:B6表示由以A1单元格为矩形的左上角顶点、以B6单元格为矩形的右下角顶点所组成的单元格区域。A:A表示A列中的所有单元格。B:E表示B～E列中的所有单元格。1:3表示1～3行中的所有单元格。
提示： 如果发现列标变成了阿拉伯数字，则可以打开“Excel选项”对话框，在“公式”选项卡中取消勾选“R1C1引用样式”复选框。
“活动单元格”是输入数据时需要了解的一个重要概念。在Excel中新建一个工作表，工作表中默认被选中的那个单元格就是活动单元格，输入的内容会自动填入活动单元格中。如果单击其他任意一个单元格，则活动单元格将变成刚单击的这个单元格。如果同时选择多个单元格，则第一个被选中的单元格就是活动单元格，其背景色为白色，选中的其他单元格的背景色为暗色。如图2-5所示，当前同时选中了6个单元格，其中的B2单元格是活动单元格。
图2-5 B2单元格是活动单元格
无论输入哪种类型的数据，都要遵循基本的输入方法。输入数据前需要先选择一个单元格，然后开始输入所需的内容。输入过程中会在单元格中显示一条闪烁的竖线，将其称为“插入点”，它指明输入内容的当前位置，如图2-6所示。
图2-6 插入点指明输入内容的当前位置
输入完成后，按Enter键或单击编辑栏中的
按钮，输入的内容将同时显示在单元格和编辑栏中。这两种方法的区别是：
●按Enter键：使正下方的单元格成为活动单元格。
●单击
按钮：不改变活动单元格的位置。
技巧： 在“Excel选项”对话框的“高级”选项卡中，可以勾选“按Enter键后移动所选内容”复选框，然后在“方向”下拉列表中选择按Enter键时激活单元格的方向，如图2-7所示。
图2-7 设置按Enter键时激活单元格的方向
如果在输入过程中想要取消本次输入，则可以按Esc键或单击编辑栏中的
按钮，会立刻清除当前已输入到单元格中的内容，使单元格恢复到输入前的状态。
输入数据时，在Excel窗口底部的状态栏左侧会显示当前的输入模式，分为“输入”“编辑”“点”3种。
选择一个单元格后开始输入内容，或者直接双击空单元格，都将进入“输入”模式，此时会在状态栏的左侧显示“输入”二字，如图2-8所示。在该模式下，插入点会随输入的内容自动右移，只能从左向右依次输入。输入时如果按方向键，则会立刻结束输入并退出“输入”模式。
选择一个单元格后，单击编辑栏或按F2键，将进入“编辑”模式，此时会在状态栏的左侧显示“编辑”二字，如图2-9所示。在该模式下，可以使用方向键或单击来改变插入点的位置。修改单元格中的内容时需要使用“编辑”模式。
图2-8 “输入”模式
图2-9 “编辑”模式
只有在单元格中输入公式时，才会用到“点”模式。在公式中输入等号或运算符后，按方向键或单击任意一个单元格，将进入“点”模式，此时会在状态栏的左侧显示“点”字，如图2-10所示。在该模式下，当前选中的单元格的边框将变为虚线，该单元格的地址会被自动添加到公式中。
图2-10 “点”模式
正如在2.1.1小节中介绍的，当在Excel中输入15位以上的数字时，从第16位开始的所有位数都会变成0，这种结果是不可逆的。例如，在单元格中输入18位身份证号码110101199001016666，将显示为110101199001016000，即最后3位都变为0，如图2-11所示。
图2-11 超过15位的数字都会变为0
为了正确显示15位以上的数字，需要以文本形式输入数字，有以下两种方法：
●选择一个单元格，在功能区的“开始”选项卡的“数字格式”下拉列表中选择“文本”选项，然后在该单元格中输入15位以上的数字，如图2-12所示。
●直接在单元格中输入数字，但是需要在数字的开头先输入一个英文半角单引号（‘）。只能在编辑栏中看到单引号，而不会显示在单元格中，如图2-13所示。
图2-12 将单元格的数字格式设置为文本
图2-13 在数字的开头添加一个英文单引号
提示： 使用第二种方法输入数字后，会在单元格的左上角显示一个蓝色标记，并在单元格右侧显示一个黄色叹号。这是因为Excel发现单元格包含错误而给出的警告信息，解决方法请参考第4章。
如需经常输入一系列具有指定间隔的数字，可以使用Excel中的“填充”功能来提高操作效率。“填充”是指使用鼠标拖动单元格右下角的填充柄，在拖动过的每个单元格中将自动填入数据。“填充柄”是指选中的单元格右下角的小方块。将鼠标指针指向填充柄时，鼠标指针会变为十字形，此时拖动鼠标即可执行填充操作，如图2-14所示。
图2-14 单元格右下角的填充柄
注意： 如果鼠标指针没有变为十字形，说明当前无法使用“填充”功能，此时需要在“Excel选项”对话框的“高级”选项卡中勾选“启用填充柄和单元格拖放功能”复选框，如图2-15所示。
图2-15 启用填充功能
“填充”功能适用于在水平的行或垂直的列中快速输入一系列具有指定间隔的数字，行和列的数量可以是一个或多个。下面以列为例，介绍填充功能的几种用法，在行中填充数据的方法与此类似。
在一列的两个连续单元格中输入起始的两个数字，例如1和2。选择这两个单元格，然后向下拖动位于下方的那个单元格右下角的填充柄，拖动过程中会在鼠标指针附近显示当前值。显示目标值时，释放鼠标左键即可，如图2-16所示。
在一列的某个单元格中输入起始数字，例如1，然后向下拖动该单元格右下角的填充柄，拖动过程中需要一直按住Ctrl键。显示目标值时，释放鼠标按键和Ctrl键，释放顺序不分先后。
图2-16 输入前两个数字后开始填充
如果要填充的数字个数很多，可以使用“序列”对话框加快填充速度，操作步骤如下：
（1）在一个单元格中输入起始数字，选择该单元格。
（2）在功能区的“开始”选项卡中单击“填充”按钮，然后在弹出的快捷菜单中选择“序列”命令，如图2-17所示。
（3）打开“序列”对话框，如图2-18所示，进行以下几项设置：
●在“序列产生在”类别中选择填充方向。如需在一行中进行填充，需要选择“行”选项。选择“列”选项将在一列中进行填充。
●在“类型”类别中选择填充的数据值特征，“等差序列”选项是指两个相邻数字之间的差值都相同，例如1、2、3、4、5，相邻数字之间的差值都是1。“等比序列”是指两个相邻数字之间的比值都相同，例如1、2、4、8、16，相邻数字之间的比值都是2。
●步长值：该选项用于设置两个相邻数字之间的递增量。
●终止值：该选项用于设置数字序列的值范围的上限，序列中的最后一个数字小于或等于终止值，具体是哪种情况取决于步长值。
图2-17 选择“序列”命令
图2-18 “序列”对话框
按照图2-18中的设置，将得到一个1～10的数字序列，该序列填充在一列中。如果打开“序列”对话框之前，在A1单元格中输入了1，则该数字序列将填充在A1、A2一直到A10单元格中。如果在B2单元格中输入了1，则会将该数字序列填充在B2、B3一直到B11单元格中。无论将起始数字1输入到哪个单元格中，都会以该单元格为起点，向下一直填充到第10个单元格中。
如果在要填充的列的相邻列中包含数据，则可以直接双击单元格的填充柄快速在该列中填充数据。
示例文件/第2章/快速输入字母的ASCII码.xlsx
如图2-19所示，A列包含大写英文字母A～G，如需在B列中输入这些字母的ASCII码，可以先输入前两个字母的ASCII码。字母A的ASCII码是65，字母B的ASCII码是66。
选择字母A和B所在的单元格，本例为A2和A3。然后双击A3单元格右下角的填充柄，即可自动将B列中其他字母的ASCII码填入A列中，如图2-20所示。
图2-19 先输入前两个字母的ASCII码
图2-20 双击填充柄执行填充操作
注意： B列中的数据之间不能存在空白单元格，否则无法填充完整的数据。
示例文件/第2章/填充由非数字字符和数字组成的编号.xlsx
如果编号由非数字字符和数字组成，则只需输入第一个编号，然后直接拖动该编号所在单元格的填充柄，即可自动在其他单元格中填入连续的编号，其中的非数字字符保持不变，数字部分会持续递增，如图2-21所示。
图2-21 填充由非数字字符和数字组成的编号
提示： 编号中的数字部分不一定非要位于结尾，也可以位于开头或非数字字符之间。
在Excel中输入日期和时间时，除了遵循2.1.3小节介绍的基本输入方法之外，还需要按照正确的格式来输入，使Excel能够将输入的内容识别为日期和时间。在Windows操作系统的Excel版本中，需要按照以下格式输入日期：
●使用“-”或“/”符号分隔表示年、月、日的数字，在一个日期中可以混合使用这两种符号，例如2025-5-29、2025/5/29、2025-5/29。
●在表示年、月、日的数字之后添加“年”“月”“日”等文字，例如2025年5月29日。
注意： 如果省略表示“年”的数字，则默认为操作系统当前的年份；如果省略表示“日”的数字，则将日默认为所输入的月份的第一天，例如2025-5等同于2025-5-1。
输入时间时，需要使用冒号分隔表示小时、分钟和秒的数字。时间有12小时制和24小时制两种，如需使用12小时制表示时间，需要在表示凌晨和上午的时间结尾添加AM，在表示下午和晚上的时间结尾添加PM，需要在AM和PM与时间结尾之间保留一个空格。如果时间结尾没有AM或PM，则将使用24小时制的时间格式。
例如，“8:30 AM”表示上午8点30分，“8:30 PM”表示晚上8点30分。如果把时间结尾的AM和PM去掉，此时“8:30”仍然表示上午8点30分，而晚上8点30分需要使用“20:30”表示。
注意： 输入的时间可以省略“秒”部分，但是必须包含“小时”和“分钟”两个部分。
如需输入一系列连续的日期，可以先输入第一个日期，然后使用鼠标拖动填充柄，将自动在单元格中填入其他日期，如图2-22所示。
如果使用鼠标右键拖动填充柄，则可以在弹出的快捷菜单中选择以不同方式填充日期，如图2-23所示。还可以选择“序列”，然后使用“序列”对话框设置填充日期的选项。
图2-22 使用“填充”功能快速输入一系列日期
图2-23 填充日期的不同方式
当在单元格中输入的内容超过单元格的宽度时，使用“自动换行”功能可以自动将超出宽度的内容移动到单元格中的下一行继续显示。如需使用“自动换行”功能，需要先选择一个或多个单元格，然后在功能区的“开始”选项卡中单击“自动换行”按钮。如图2-24所示为A1单元格中的内容自动换行前后的效果。
图2-24 自动换行前后的效果
有时可能需要在指定的位置换行，而不是由Excel自动决定换行的位置。如需在指定的位置换行，可以进入“编辑”模式，将插入点定位到要换行的位置，然后按Alt+Enter组合键。如图2-25所示为对A1单元格中的内容手动换行后的结果，在编辑栏中也会显示手动换行后的格式。
图2-25 在指定位置手动换行
提示： 为内容手动换行后，如果看不到换行的效果，可以增大单元格的宽度。
如需在多个单元格中输入相同的内容，可以先选择这些单元格，然后输入所需的内容，最后按Ctrl+Enter组合键，如图2-26所示。
图2-26 一次性在多个单元格中输入数据
选择多个单元格有以下几种方法：
●单击一个单元格，然后按住鼠标左键在工作表中拖动，到达另一个单元格时释放鼠标左键，将选中以这两个单元格为左上角和右下角的矩形范围内的所有单元格。
●单击一个单元格，然后按住Shift键，再单击另一个单元格。
●单击一个单元格，然后按F8键，进入扩展选择模式，此时单击另一个单元格，选择效果与上一种方法相同。在扩展选择模式下按F8键或Esc键将退出该模式。
●单击一个单元格，然后按住Ctrl键，多次单击其他单元格，将选中所有单击过的单元格。这种方法适合于选择不相邻的多个单元格。
在很多情况下，要分析的数据可能是由其他程序创建的，此时可以将这些数据导入到Excel中。Excel支持多种来源的数据，例如文本文件、Access数据库、SQL Server数据库以及OLAP多维数据集等。
文本文件是一种跨平台的通用文件格式，便于在不同的操作系统和程序之间交换数据，在Excel中可以轻松导入文本文件中的数据。如图2-27所示的文本文件中有5列数据，各列数据之间以制表符分隔。
示例文件/第2章/商品销售明细.txt 示例文件/第2章/导入文本文件中的数据.xlsx
将该文本文件中的数据导入到Excel中的操作步骤如下：
（1）新建或打开一个Excel工作簿，在功能区的“数据”选项卡中单击“从文本/CSV”按钮，如图2-28所示。
图2-27 数据以制表符分隔
图2-28 单击“从文本/CSV”按钮
提示： 如果使用的是Excel 2019之前的Excel版本，则需要单击“数据”选项卡中的“自文本”按钮。
（2）打开“导入数据”对话框，进入“商品销售明细.txt”文件所在的文件夹，然后双击该文件，如图2-29所示。
图2-29 双击要导入的文本文件
（3）打开如图2-30所示的对话框，Excel会自动检测文本文件中的数据格式，并自动选择合适的选项，并显示数据的预览视图。如果视图中的数据显示有误，则可以更改上方的选项。完成后单击“加载”按钮。
图2-30 设置与数据格式相匹配的选项
提示： 如果使用的是Excel 2019之前的Excel版本，打开的将是“文本导入向导”对话框，按照向导进行操作即可。
（4）Excel将在当前工作簿中新建一个工作表，并将数据以“表格”的形式导入到该工作表中，如图2-31所示。
如果修改了文本文件中的数据，为了使导入到Excel中的数据也做同步修改，可以右击数据区域中的任意一个单元格，然后在弹出的快捷菜单中选择“刷新”命令，如图2-32所示。
提示： “表格”是Excel提供的一种动态管理数据的功能，它可以自动扩展数据区域，还可以在不输入公式的情况下自动完成求和、最大值、最小值、平均值等常规运算。如果不想保留这种动态功能，也可以随时将其转换为普通的数据区域。
图2-31 以“表格”形式导入数据
图2-32 刷新数据以保持同步更新
Access与Excel同为微软Office中的成员，与Excel处理数据的方式不同，Access是专门用于处理大量相关数据的关系数据库程序。Access中的数据存储在多个表中，通过在多个相关表之间创建关系，使这些表中的数据在逻辑上联接为一个整体，使用这些数据时就好像它们都存在于同一个表中。Excel也支持导入由Access创建的关系数据库中的数据。
示例文件/第2章/商品销售管理系统.accdb 示例文件/第2章/导入Access数据库中的数据.xlsx
如图2-33所示的Access数据库中有3个表，此处要将名为“商品销售明细”的表中的数据导入到Excel中，操作步骤如下：
图2-33 Access数据库中的数据
（1）新建或打开一个工作簿，在功能区的“数据”选项卡中单击“获取数据”按钮，然后在弹出的快捷菜单中选择“来自数据库”→“从Microsoft Access数据库”命令，如图2-34所示。
图2-34 选择“从Microsoft Access数据库”命令
提示： 如果使用的是Excel 2019之前的Excel版本，则需要单击“数据”选项卡中的“自Access”按钮。
（2）打开“导入数据”对话框，双击要导入的“商品销售管理系统.accdb”文件。
（3）打开如图2-35所示的对话框，在左侧选择要导入的数据所属的表，本例为“商品销售明细”表，右侧会显示该表中的数据预览视图。确认无误后，单击“加载”按钮。
图2-35 选择要导入的数据所属的表
注意： 如果使用的是Excel 2019之前的Excel版本，打开的将是“选择表格”对话框和“导入数据”对话框，选择要导入的Access表和放置表的位置即可。
提示： 如果勾选“选择多项”复选框，则可以同时选择多个表，以便将它们一次性导入到Excel中。
（4）与导入文本文件类似，Excel也会在当前工作簿中新建一个工作表，并将导入的Access数据以“表格”形式导入到该工作表中。