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在事务性通知中，放假、职务任免、批转和转发公文通知，基本上只有几句话，难度不大，没有必要用AI辅助处理。只有会议通知相对复杂一些，而且经常使用，比较适合用AI来辅助提效。接下来，我们就进入实操讲解环节，你可以打开电脑对照着进行操作练习。这里我使用的AI工具是通义千问，你也可以使用其他AI工具。
先设定一个任务场景：
你是A集团办公室工作人员，年底集团要开年终总结表彰会议，领导让你下发会议通知。
会议通知比较简单，不需要用AI辅助构思，直接进入用AI辅助生成内容就可以了。这里有两种AI辅助生成内容的方式：
第一种是不限定内容要点和结构，让AI输出通知框架后，你来根据实际情况填充内容。
第二种是限定内容要点和结构，让AI按照你的具体需求进行撰写。
先来看第一种方式。
提示词：
你是A集团办公室主任，请以集团名义面向各分公司、各部门，下发召开年终总结表彰会议的通知。
AI输出：
【A集团文件】
主题：关于召开A集团2023年度年终总结表彰大会的通知
发文编号：AG-NT-2023-12-01
致：A集团各分公司、各部门
自：A集团办公室
日期：2023年11月28日
为进一步总结经验、表彰先进、规划未来，经集团高层研究决定，将于近期召开A集团2023年度年终总结表彰大会。现将有关事项通知如下：
一、会议时间
会议定于2023年12月30日上午9:00准时开始，预计至下午5:00结束。请参会人员提前15分钟到场签到。
二、会议地点
主会场设在集团总部大楼一楼多功能厅，并通过视频会议系统同步至各分公司会议室。
三、参会人员
（略）
特此通知。
敬请遵照执行。
A集团办公室
2023年11月28日
因为会议通知很常见，大模型已经有大量会议通知的训练数据，但AI输出的内容不一定符合你们单位的需求，你需要根据本单位的实际情况进行修改。
例如，有可能你们单位召开重要会议，通知中习惯上要写会议主题这一项，你就需要把这一项在框架中补上。
因此，这里我建议用第二种方式，把符合你们单位需要的特定格式的通知变成写作公式，通过限定内容要点和结构，一步生成到位。而且，后续无论写什么通知，只要修改提示词中的会议基本信息即可。
下面是我列出的会议通知写作公式，你可以根据你们单位的实际情况对段落项目进行增减。
会议通知写作公式：
会议通知篇章=标题+帽段+主体段（会议主题）+主体段（会议时间）+主体段（会议地点）+主体段（参加人员）+主体段（议程）+主体段（会议要求）
标题=发文机关名称+事由+通知
帽段=会议背景句+召开目的句+召开依据句
主体段（会议要求）=上报名单+报送资料+注意事项（着装、会场纪律）+联系人+联系方式
结合会议通知写作公式，填充会议内容要点，这样就能精确输出会议通知了。
【会议通知】提示词：
你是A集团办公室主任，请以集团名义面向各分公司、各部门，下发召开年终总结表彰会议的通知。请你根据给定的【会议基本信息】，按照【会议通知写作公式】撰写一份会议通知。要求各段落有明确标题，表达清晰、简洁。
#会议基本信息
会议主题：砥砺奋进新征程 筑梦前行铸辉煌
会议时间：20××年××月××日，8:00-10:00
会议地点：公司总部大楼第一会议室
参会人员：各分公司主要负责人、各部门经理及以上职务人员、受表彰的优秀员工代表
会议议程：1.A董事长作年度工作总结报告；2.表彰业绩突出部门及个人；3.各获奖单位代表经验交流
交流材料提交时间为××月××日17:00前；着装要求：着正装。
#会议通知写作公式
会议通知篇章=标题+帽段+主体段（会议主题）+主体段（会议时间）+主体段（会议地点）+主体段（参加人员）+主体段（议程）+主体段（会议要求）
标题=发文机关名称+事由+通知
帽段=会议背景句+召开目的句+召开依据句
主体段（会议要求）=上报名单+报送资料+注意事项（着装、会场纪律）+联系人+联系方式
AI输出：
【会议通知】
A集团关于召开“砥砺奋进新征程 筑梦前行铸辉煌”年终总结表彰会议的通知
帽段：
鉴于20××年即将圆满落幕，为全面回顾集团一年来的奋斗历程与辉煌成就，表彰先进，激励士气，同时规划新一年的发展蓝图，根据集团年度工作计划安排，特此召开年终总结表彰会议。
主体段（会议主题）：
本次会议主题为“砥砺奋进新征程 筑梦前行铸辉煌”，旨在总结经验、表彰先进、分享成功案例，进一步凝聚团队力量，为集团的持续发展注入新动力。
主体段（会议时间）：
会议定于20××年××月××日上午8:00至10:00举行。
主体段（会议地点）：
（略）
A集团办公室
20××年××月××日
这个会议通知提示词，你可以结合本单位的具体情况进行修改，然后保存下来，下次写会议通知的时候，只需要把会议基本信息填进去就可以了。会议通知写作公式修改起来也很简单，就是结合会议实际情况增减项目。例如，会议如果涉及食宿安排、会议报到方式等，在篇章公式中加入即可。
会议通知比较简单，一般只有帽段需要结合单位实际和领导要求，进行一定的调整。
举一反三，类似会议通知的比赛通知、培训通知等，也可以如此操作。