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Excel中的快速填充功能是一个强大的智能化工具，它能够根据用户提供的示例数据或现有数据模式智能地识别并推断出用户期望的数据填充规律。通过这种智能分析，快速填充能够自动填充相邻单元格，完成数据合并、拆分、添加以及替换等多种操作，显著提升数据处理效率。
快速填充功能最早在Excel 2013版本中被引入。随着Excel版本的更新，快速填充工具新增了更多智能化的识别能力，能够处理更复杂的数据模式。
调用该工具的方法有两种。
1）快捷键法：“Ctrl+E”组合键（同时按Ctrl键和E键）。
2）菜单按钮：在“数据”选项卡下的“数据工具”组中单击“快速填充”按钮，如图4-1所示。
图4-1 Excel快速填充工具的菜单位置
为了高效地使用Excel快速填充工具，建议大家优先使用快捷键操作。具体方法是：用右手操作鼠标，选中需要填充的数据区域；然后用左手按“Ctrl+E”组合键，即可快速完成数据填充。这种操作方式不仅动作连贯，而且避免了鼠标在数据区域和菜单功能区之间多次往返，极大地提高了工作效率。
Excel快速填充工具的功能远不止快速填充数据那么简单。它可以根据已有数据自动完成数据的提取、拆分、合并，甚至构建出用户期望的目标数据。为了帮助大家更好地掌握这一强大工具，4.1节将结合6个实际案例，详细讲解如何使用Excel的快速填充工具。
在工作中，我们经常需要处理员工的出生日期信息
。例如，某企业需要在员工信息表中根据员工的身份证号码快速提取出生日期，如图4-2所示。我们可以通过Excel的快速填充工具来实现这一目的。
图4-2 某企业的员工信息表
利用Excel快速填充数据的过程可以分为以下3步。
1）找出想要的结果和原始数据之间的关联规律并将其告知Excel。这一步需要用户手动输入第一个（复杂情况时需要多个）数据作为标杆，告知Excel以何种规律对数据进行填充。
2）选中需要填充的位置，按“Ctrl+E”组合键执行快速填充。
3）检查快速填充结果是否正确。如果不符合要求，应撤销操作，增加标杆数据的个数，再执行快速填充或手动纠错。
在这个案例中，通过观察，我们可以发现身份证号码共有18位。其中，前6位是地址码，第7～14位是出生日期码，第15～17位是顺序码，第18位是校验码。因此，我们需要的“出生日期”信息实际上就隐藏在身份证号码的第7～14位。
1.操作步骤
找出关联规律后，提取出生日期的具体操作步骤如下：在C2单元格中输入标杆数据（如“20040318”），然后用鼠标选中C3单元格，按“Ctrl+E”组合键即可进行快速填充，如图4-3所示。
图4-3 从身份证号码中快速提取出生日期
2.扩展说明
得到快速填充结果后，及时检查结果是否符合要求是非常重要的。这是因为，在处理一些较为复杂的情况（比如条件判断分支较多或原始数据的规律性较弱）时，用户仅输入一个标杆数据可能无法让Excel准确理解用户希望得到的结果与原始数据之间的关联规律。这可能会导致Excel快速填充的结果中包含错误。下面通过一个案例进行说明。
在图4-2所示的案例中，我们使用相同的员工信息表作为原始数据，但增加了返回结果的难度。具体要求是将出生日期从之前的“20040318”字符串格式改为“2004/3/18”的标准日期格式，操作步骤与之前相同，这里不再赘述。Excel自动返回的结果如图4-4所示。
通过检查可以发现，Excel自动填充的结果中只有年份是正确的，月份和日期都发生了错误。这是由于Excel无法只通过一个标杆数据（C2单元格）完全理解用户的需求。我们再多输入2个标杆数据，测试一下效果，如图4-5所示。
从结果可以看到，用户输入3个标杆数据（C2:C4单元格区域）后，Excel执行快速填充的效果比之前好很多，大部分结果符合要求，只有最后一行出生日期中的月份出现了错误。通过观察可以发现，这是因为前面给出的标杆数据都是单个数字表示的月（简称单月，如1～9月），而最后一行的出生日期是两个数字表示的月（简称双月，如10月），导致Excel没有从标杆数据中获取到提取两位数月份的要求。这种零星错误可以手动修改一下。
我们继续来通过一个案例进行深入测试。在图4-6所示的案例中，使用双月日期作为前两行标杆数据（C2:C3单元格区域），然后再按“Ctrl+E”组合键执行快速填充，得到的结果如图4-6所示。
图4-4 Excel自动返回的结果
图4-5 输入3个标杆数据后的快速填充结果
通过检查可以发现，这次的结果完全符合要求。
通过对比和分析上述几个案例的效果可以知道，Excel快速填充功能的准确性直接受到原始数据规律性强弱和用户输入标杆数据数量多少的影响。因此，在完成操作后，及时检查结果是否正确是非常重要的。如果无法达到预期效果，可以考虑使用其他解决方案，例如Excel函数公式或Power Query等工具（具体可参考笔者的其他图书或者在线视频内容）。
尽管Excel快速填充有时可能会返回有瑕疵的结果，但这并不意味着它功能不够强大。任何工具都有优缺点，没有绝对的好坏之分，再优秀的工具也无法做到完美无缺。因此，根据具体情况选择合适的工具，以更高性价比的方式解决问题才是关键。
图4-6 前两行使用双月日期作为标杆数据
快速拆分数据是工作中经常会遇到的需求，我们可以利用Excel快速填充工具轻松解决。让我们来看下面的案例：在某企业系统导出的客户通讯簿中，姓名和手机号（虚构）放置在同一列中，如图4-7所示。现在需要从中拆分出姓名、手机号并分列放置。
图4-7 某企业系统导出的客户通讯簿
利用Excel的快速填充功能从表格中快速拆分出姓名、手机号的具体操作步骤如下：先手动输入第一行数据作为标杆（B2:C2单元格区域），然后选中B3单元格，按“Ctrl+E”组合键快速填充姓名；再选中C3单元格，按“Ctrl+E”组合键快速填充手机号，如图4-8所示。
操作完毕后，应该及时检查结果是否正确。在这个案例中，我们可以发现所有填充结果都完全符合要求。
图4-8 从客户通讯簿中拆分出姓名、手机号
如何快速合并多列数据呢？让我们来看下面这个案例：某企业的联系人单位及部门信息表如图4-9所示，要求将A～C列中的单位、部门、姓名等多列数据合并在一起，并在部门名称（如“财务”）后添加“部”字（如“财务部”）。
图4-9 某企业的联系人单位及部门信息表
利用Excel的快速填充功能合并多列数据的具体操作步骤如下：先按照要求在第一行（如D2单元格）输入标杆数据（如“大地公司财务部张萌”），然后选中D3单元格，按“Ctrl+E”组合键即可将这3列数据合并，如图4-10所示。
图4-10 将单位、部门、姓名多列数据合并
操作完毕后，应该及时检查填充结果是否正确。在这个案例中，我们可以看到所有结果都是正确的。
如何从一列数据中按需要提取多种信息呢？让我们来看这个快速提取地址信息的案例：某快递公司系统中导出的收件人详细地址表如图4-11所示，要求将其中的市、区、路号地址分别提取出来并分列放置。
图4-11 某快递公司的收件人详细地址表
利用Excel的快速填充功能快速提取市、区、路号地址的具体操作步骤如下：先根据要求输入第一行数据（B2:D2单元格区域）作为标杆，然后分别选中B3、C3、D3单元格，按“Ctrl+E”组合键即可提取地址信息并分列放置，如图4-12所示。
图4-12 从详细地址表中提取市、区、路号地址并分列放置
经过检查，可以确认快速填充的结果完全正确。
如何以自定义格式显示数据呢？比如表格中的长串连续数字容易导致读表人误读，所以希望能够将其分段显示，以便读表人清晰查看和读数。
现有一张包含手机号（虚构）的信息表，如图4-13所示，需要将A列的11位手机号数字按照3、4、4的格式分3段显示。
图4-13 需要分段显示的手机号信息表
利用Excel的快速填充功能将手机号分3段显示的具体操作步骤如下：按要求在第一行（B2单元格）中输入标杆数据（如“139 1234 5678”），选中B3单元格后按“Ctrl+E”组合键，即可实现手机号的分段显示，如图4-14所示。
图4-14 将手机号分段显示
操作完毕后，应该及时检查快速填充结果是否正确。经检查，确认结果无误。
在数据管理工作中，数据安全是不可或缺的一环。重要数据的泄露会给企业带来一系列不可预期的后果，所以掌握数据加密显示技术是非常必要的。使用Excel快速填充工具就可以实现数据加密显示。让我们来看下面这个案例：某公司的大客户信息表（见图4-15）中包含一些重要信息，其中大客户的联系方式需要严格保密，希望能对其加密显示。
图4-15 某公司的大客户信息表
1.操作步骤
利用Excel的快速填充功能对数据进行加密显示的具体操作步骤如下：根据加密显示需求，在第一行（D2单元格）中输入标杆数据（如“139****5678”），然后选中D3单元格，按住“Ctrl+E”组合键快速填充数据，如图4-16所示。
操作完毕后，应该及时检查加密结果是否符合要求。在此案例中，全部结果都符合要求。
为了对大客户的联系方式进行严格保密，在加密显示后可以将原联系方式所在列（如C列）隐藏起来，操作步骤如图4-17所示。
图4-16 对大客户联系方式进行加密显示
图4-17 将大客户联系方式所在列隐藏
2.扩展说明
当仅隐藏包含大客户联系方式的列时，了解数据存放位置的人仍可以通过“取消隐藏”的操作来重新显示这些数据。因此，为了增强安全性，我们需要为这个操作设置密码保护，确保只有输入正确密码的人才能解锁并查看隐藏的数据。
设置密码保护的步骤如下。
1）单击“审阅”选项卡下的“保护工作表”按钮，在弹出的“保护工作表”对话框中输入密码（连续两次输入同样的密码才可保存），然后单击“确定”按钮，如图4-18所示。
图4-18 设置密码保护
2）执行工作表保护后，选中包含隐藏列的位置（如B:D列）后单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中，“取消隐藏”命令是灰色的，无法执行相应操作，如图4-19所示。
图4-19 保护工作表后无法取消隐藏列
只有知道工作表密码的人，才能解锁工作表。工作表解锁后，才允许执行“取消隐藏”列等操作。
解锁工作表的操作步骤如下：单击“审阅”选项卡下的“撤销工作表保护”按钮，在弹出的“撤销工作表保护”对话框中输入密码（如错误则禁止），然后单击“确定”按钮，如图4-20所示。
图4-20 撤销工作表保护的方法
至此，就可以实现既对大客户联系方式进行加密显示，又能对原始的完整信息进行加密保存。只有有权限的人员才知道工作表密码，拥有查看权限。