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对于《合同法》和《民法典》中使用的格式条款的概念，其实在域外更多的是使用格式合同或者标准合同、定式合同、附合合同、模范合同等概念，我国《合同法》起草的时候自创了格式条款的概念，这个概念有其合理性，甚至可以认为格式条款比格式合同更为准确，因为有的情况下可能整个合同就是格式合同，但是有的情况下只是合同里面含有格式条款，并非整个合同都是格式合同，这种情况下称为格式合同就不太合理，而称为格式条款更为妥帖。
格式合同的理论一般认为是20世纪初期特别是第二次世界大战以后逐步发展丰富起来的，继而成为一项重要的合同法理论，并且最后体现于立法之中。格式合同最大的特征是，合同双方当事人当中的一方预先拟定好了合同的条款，对方没有磋商谈判的余地和权利，要么全盘接受，要么不签订合同。格式合同的出现与近现代生产的工业化、标准化有关，生产者、经营者长期地、重复地、大量地向不特定的用户或者消费者提供产品或者服务，无法一对一进行谈判，某种产业的发展或者某种商业模式的运行，必须依靠这种单方事先拟定的条款才能进行。
《民法典》第496条第1款规定：“格式条款是当事人为了重复使用而预先拟定，并在订立合同时未与对方协商的条款。”这是《民法典》关于格式条款的立法概念，它表明了格式条款的三个基本特征：
这是格式条款最主要的特征，格式条款不是经过合同双方当事人的协商一致而形成的，而是由一方事先拟定，不与对方协商，对方没有谈判的机会，没有提出修改合同条款的权利。拟定条款一方通常都是基于其在生产经营中的优势地位，或者在合同订立过程中的特殊地位，所以格式条款大量存在于垄断行业。当然，格式条款并非仅存在于垄断行业，在非垄断行业同样可能发生格式条款的事例。
拟定格式条款的目的之一就在于能够形成标准化的产品与服务，继而可以反复使用、长期使用，也可以防止经营者针对不同的用户或者消费者适用不同的合同条件，进而形成价格歧视或者其他差异性对待。当然，不是所有的格式条款都符合长期、反复、大量使用的特征，有的情况下即使是第一次使用，也可能构成格式条款。所以，《最高人民法院关于适用〈中华人民共和国民法典〉合同编通则若干问题的解释》第9条第2款规定：“从事经营活动的当事人一方仅以未实际重复使用为由主张其预先拟定且未与对方协商的合同条款不是格式条款的，人民法院不予支持。但是，有证据证明该条款不是为了重复使用而预先拟定的除外。”该条的目的就是针对实践中有的经营者为了长期、重复使用而单方事先拟定合同条款，但是第一次与对方当事人使用该条款，实际上还没有长期、反复使用，经营者就有可能抗辩称他的合同条款不属于格式条款，因为不符合《民法典》规定的“重复使用”的条件，针对这种情况，《最高人民法院关于适用〈中华人民共和国民法典〉合同编通则若干问题的解释》给出了详细的规则：经营者如果仅仅以某一合同条款属于第一次使用或者并未长期重复使用为由主张不是格式条款的，人民法院不能支持其主张，关键还是需要根据条款的实质内容进行判断；但是如果经营者能够提供证据证明自己拟定上述条款并不是为了将来重复使用，仅仅是为了与特定的对方当事人进行交易而事先拟定条款，则不属于格式条款。所以，即使是第一次使用的条款，也有可能构成格式条款，使用的次数与频率并不是格式条款的唯一判断标准。
格式条款的形式特征是单方事先拟定，但是单方事先拟定的优势地位就有可能使得拟定方利用单方拟定的机会，规定对自己有利而于对方不利的不公平条款，进而损害对方当事人的合法权益。这正是对格式合同进行规制的立法目的之所在，即防止单方拟定条款一方违背公平原则制定合同条款，进而不公平地加重对方的责任，或者限制对方的主要权利，或者免除自己本来应当承担的责任。司法实践中，大量的有关格式条款的纠纷主要就集中在这些单方的免责条款的效力认定上。
《民法典》第496条第2款规定：“采用格式条款订立合同的，提供格式条款的一方应当遵循公平原则确定当事人之间的权利和义务，并采取合理的方式提示对方注意免除或者减轻其责任等与对方有重大利害关系的条款，按照对方的要求，对该条款予以说明。提供格式条款的一方未履行提示或者说明义务，致使对方没有注意或者理解与其有重大利害关系的条款的，对方可以主张该条款不成为合同的内容。”这是《民法典》对格式条款进行规制的主要内容与途径。
格式条款的提供方通常都是生产者与经营者，而且往往是具有优势地位甚至是垄断地位的生产者与经营者。提供格式条款的一方有权利单方拟定合同条款，规定双方在合同中的权利义务，但是应当遵循公平原则确定当事人之间的权利和义务。公平原则是法律对格式条款提供者的最基本也是最主要的要求，这是从实质上或者实体上对格式条款的规制。同时，法律需要从程序上即合同的订立过程对格式条款进行规制，以保障合同对方当事人的权利，防止提供方滥用优势地位。例如，当初《最高人民法院关于适用〈中华人民共和国合同法〉若干问题的解释（二）》第6条第1款就规定：“提供格式条款的一方对格式条款中免除或者限制其责任的内容，在合同订立时采用足以引起对方注意的文字、符号、字体等特别标识，并按照对方的要求对该格式条款予以说明的，人民法院应当认定符合合同法第三十九条所称‘采取合理的方式’。”第2款规定：“提供格式条款一方对已尽合理提示及说明义务承担举证责任。”格式条款提供方需要自己举证证明是如何提示对方、如何进行说明的。
依据《民法典》第496条第2款规定，格式条款的提供人应当履行以下三项法定义务：
即提供格式条款的一方拟定合同条款时就应当本着诚实信用，遵循公平原则，合理确定当事人之间的权利和义务，合理分配各方的责任与风险。
对于那些单方免除自己责任或者减轻自己责任等与对方有重大利害关系的条款，提供人应当采取合理的方式提示对方注意。
提供方应当按照对方的要求对与对方有重大利害关系的条款予以说明。说明义务与提示义务的不同之处在于提示义务是主动的，说明义务是被动的，如果对方没有提出说明要求，则不能认定提供人违反了该义务。
对于如何认定提供格式条款的一方是否尽到了上述提示与说明义务，《最高人民法院关于适用〈中华人民共和国民法典〉合同编通则若干问题的解释》第10条给出了具体的规则，该条共分三款，第1款：“提供格式条款的一方在合同订立时采用通常足以引起对方注意的文字、符号、字体等明显标识，提示对方注意免除或者减轻其责任、排除或者限制对方权利等与对方有重大利害关系的异常条款的，人民法院可以认定其已经履行民法典第四百九十六条第二款规定的提示义务。”第2款：“提供格式条款的一方按照对方的要求，就与对方有重大利害关系的异常条款的概念、内容及其法律后果以书面或者口头形式向对方作出通常能够理解的解释说明的，人民法院可以认定其已经履行民法典第四百九十六条第二款规定的说明义务。”第3款：“提供格式条款的一方对其已经尽到提示义务或者说明义务承担举证责任。对于通过互联网等信息网络订立的电子合同，提供格式条款的一方仅以采取了设置勾选、弹窗等方式为由主张其已经履行提示义务或者说明义务的，人民法院不予支持，但是其举证符合前两款规定的除外。”理解该条非常重要，需要从以下几个方面把握：
其一，合同订立过程中提供方的提示义务应当由提供方以积极、主动的方式履行，具体包括：（1）在合同中采用通常足以引起对方注意的文字、符号、字体等明显标识，如对异常条款采用比合同其他文字更大的字号，或者采取加粗、加黑的方式凸显这些异常条款；（2）合理设置勾选、弹窗等方式，提示对方注意免除或者减轻其责任、排除或者限制对方权利等与对方有重大利害关系的异常条款。如果提供方通过上述两种方式尽到了这些义务，则可以认定其已经履行了提示义务。
其二，履行说明义务的判断因素为：（1）需基于对方的要求，即对方对某一或者某类条款所使用的概念、条款的实际内涵、隐含的法律后果等不清楚，要求提供方进行解释。如果对方没有提出此类要求，则不能认定提供方没有履行说明义务。（2）对方提出需要进行说明或者解释的条款应当是与对方有重大利害关系的条款，一般条款、通用条款不存在解释的问题。（3）说明或者解释的方式可以是书面的，也可以是口头的。（4）说明或者解释所使用的概念、词句、图标、符号等应当是通常能够理解的，属于一般生活与知识范围之内的，不能使用专业性很强的概念或者词句或者图表等，否则还需要对这些专业性很强的概念、词句、图表等进行再解释与说明，达不到说明义务的目的。
依据《民法典》第496条规定，如果提供格式条款的一方未履行提示或者说明义务，致使对方没有注意或者理解与其有重大利害关系的条款的，对方可以主张该条款不成为合同的内容。学理上将此种情形称为“未订入合同”即从合同成立而非合同效力的角度对其进行规制，认为条款不能作为合同的内容，将其排除在合同之外，对当事人（当然主要是指对对方当事人）没有约束力。
《民法典》第497条规定：“有下列情形之一的，该格式条款无效：（一）具有本法第一编第六章第三节和本法第五百零六条规定的无效情形；（二）提供格式条款一方不合理地免除或者减轻其责任、加重对方责任、限制对方主要权利；（三）提供格式条款一方排除对方主要权利。”以此规定，导致格式条款无效的情形一共有四种：
格式合同是一种典型的法律行为，《民法典》总则编民事法律行为一章中有关法律行为无效的一般情形均适用于格式合同与格式条款。此外，《民法典》合同编有关合同免责条款无效的一般情形即第506条也同样适用于格式合同。根据《民法典》第506条规定，提供条款一方造成对方的人身伤害却免责的条款是无效的，不管是什么理由造成对方人身伤害，也不管提供方是否尽到提示义务与说明义务，这种条款一律都是无效的。换言之，对于人身损害，只要有过错，不论是故意还是过失，不论是重大过失还是轻过失，提供方都不能免责。因故意或者重大过失造成对方财产损失而免责的条款，也都是无效的，但是对于财产损失，必须是故意或者重大过失导致的，才不能免责，因轻过失造成的财产损害的免责条款应当是有效的。
《民法典》第497条规定的第二种类型的无效格式条款为：一方不合理地免除或者减轻自己责任、加重对方责任、限制对方主要权利的条款无效。格式条款最显著的特征就是其通常都含有不少单方免除或者减轻提供人责任的条款，约定哪些情况下提供人不承担责任或者承担很轻的责任，这样的单方免除或者减轻提供人责任的条款并非当然无效。如果这样的条款提供人向对方履行了提示义务，应对方的要求履行了说明义务，并且其内容也是合理的、公平的或者符合商业惯例的，则这样的单方免责条款与减轻责任条款是有效的。
单方加重对方责任、限制对方主要权利同样属于与对方有重大利害关系的条款，其性质与单方免除或者减轻提供人责任是相同的，故提供人同样需要向对方履行提示义务与说明义务，并且该等条款的内容必须是合理的、公平的。
该条规定的“排除对方主要权利”的条款无效与前款规定的“限制对方主要权利”的条款无效之表述很接近，但其内涵不一样。其一，当初《合同法》仅规定了“排除对方主要权利”的条款无效，没有关于“限制对方主要权利”的规定，《民法典》增加了“限制对方主要权利”的规定，意即需要对“限制”与“排除”作出立法上的区分。其二，就语词意义考察，“限制”主要是指限缩、约束、拘束，“排除”则是指消除、除去、除掉，二者程度差异较大。其三，如果是排除对方主要权利，则一律无效；如果只是限制对方主要权利，只要内容是相对合理的、公平的，并且向对方履行了提示义务与说明义务，则该条款就是有效的。
《民法典》第498条规定：“对格式条款的理解发生争议的，应当按照通常理解予以解释。对格式条款有两种以上解释的，应当作出不利于提供格式条款一方的解释。格式条款和非格式条款不一致的，应当采用非格式条款。”这是关于格式条款解释规则的规定，对于在格式条款的理解发生争议时的处理给出了三项具体规则：
这是关于解释方法的首要规则，即如果对格式条款的理解发生争议，法院、仲裁机构或者其他处理争议的机构与人员应当按照人们的通常理解去解释有争议条款的含义，而不能仅仅按照拟定者自己的理解进行解释。
如果对格式条款有两种甚至两种以上的不同解释，则应当作出不利于提供格式条款一方的解释。所以，适用不利解释规则的前提是存在两种或者两种以上的不同理解，才需要引入不利解释规则，如果根据通常理解只能作出一种解释，不存在第二种解释，则应当根据通常理解确定争议条款的含义，不能适用不利解释规则。
如果在同一份合同中既有格式条款又有非格式条款，且二者内容不一致的情形，应当采用非格式条款，即以非格式条款为准。在采取合同书的形式或者其他书面形式订立合同的时候，在一份合同中往往既有格式条款，又有非格式条款。如果格式条款与非格式条款约定的内容不一致，应当优先适用非格式条款。通常而言，格式条款往往都含有对提供方有利的条款，对使用方往往不利，而非格式条款往往含有一定的磋商成分，对对方当事人较为有利，所以优先适用。
如果合同的全部条款系由合同一方当事人事先单方拟定，未与对方协商，但是拟定一方提出抗辩，主张该条款不属于格式条款，不受格式条款的规制，其通常所提出或者主张的理由有三种情形：其一，合同是根据示范文本制作的；其二，当事人在合同中明确载明了该合同不属于格式条款；其三，该条款并未实际重复使用。而《最高人民法院关于适用〈中华人民共和国民法典〉合同编通则若干问题的解释》第9条规定：“合同条款符合民法典第四百九十六条第一款规定的情形，当事人仅以合同系依据合同示范文本制作或者双方已经明确约定合同条款不属于格式条款为由主张该条款不是格式条款的，人民法院不予支持。从事经营活动的当事人一方仅以未实际重复使用为由主张其预先拟定且未与对方协商的合同条款不是格式条款的，人民法院不予支持。但是，有证据证明该条款不是为了重复使用而预先拟定的除外”，以此规定，此三种抗辩事由不能成立，不能得到法院的支持。详述如下：
其一，“合同系依据合同示范文本制作”。《民法典》第470条第2款规定：“当事人可以参照各类合同的示范文本订立合同。”所谓合同的示范文本，是指国家有关行政部门或者行业协会根据法律的规定、本行业的特点等制作的合同文本，供经营者或者消费者订立合同时借鉴或者采用。如前所述，主管部门或者行业协会制作与发布的合同示范文本并没有强制性的效力，当事人可以采用也可以不采用，但是推荐使用合同示范文本有以下益处：一是此类示范文本经过专业制作与反复征求各方意见，内容比较详细，条款比较完备，当事人依据此类示范文本签订合同可以减轻撰写合同条款的负担；二是此类示范文本对那些不熟悉有关法律或者行业知识与规律的当事人提供了具体的签约指导，可以在较大程度上减少签约的盲目性，预防纠纷的发生；三是此类合同示范文本不是由合同的哪一方负责起草与制作，而是由主管部门或者行业协会制作，通常能够保证其内容的公允性，预防“霸王条款”等各种形式的显失公平的条款。
但是，这并不意味着所有的合同示范文本都具有上述优势或者优点，有的合同示范文本制作部门或者制作单位可能仅从部门或者本行业的利益出发制定合同示范文本，结果示范文本中存在较多的对接受一方不公平的条款；同时，有的经营者在使用合同示范文本时可能对其进行修改，增加对接受一方的负担或者义务，减少或者减轻自己的责任。所以，当事人仅以合同系根据主管部门或者行业协会制作的合同示范文本而拟定，进而主张不是格式条款，不能支持。如果其中有条款符合格式条款的特征，则仍然属于格式条款，应当受到《民法典》及其他法律对格式条款的规制。当然，依据示范文本制作的合同如果确实不存在格式条款，则不应当适用格式条款的规制。
其二，“双方已经明确约定合同条款不属于格式条款”。即合同中有这样的条文表述：本合同（或者本条款）由一方预先拟定（或者制作），但不属于格式条款。是否属于格式条款，属于合同条款性质的司法认定与判断，不取决于合同当事人自己的认知，更不取决于当事人自己在合同中的表述。何况，在很多情况下，作为用户或者消费者的接受一方，无法对这样的表述本身发表意见，实质上这样的“不属于格式条款”的表述本身就是格式条款。所以，如果当事人仅仅以合同中约定了本合同或者本条款不是格式条款为由主张合同条款不属于格式条款的，不能得到支持。
其三，条款并“未实际重复使用”。当事人提出此一抗辩的潜台词是：格式条款都是重复使用的条款，而该条款并未实际重复使用，甚至是第一次使用，或者才使用了几次，未达到重复使用的程度，因而不是格式条款。此一主张有一定的道理，格式条款大部分情况下也确实是反复使用的，这是格式条款的特征之一。但是，此一特征并非格式条款的本质性特征，何况所有的格式条款都有第一次使用然后才进行重复使用的客观实际，所以仅仅以合同条款未实际重复使用为由主张不属于格式条款，不能得到支持。需要注意的是，该条规定的情形与前面所述的两种情形即“合同系依据合同示范文本制作”和“双方已经明确约定合同条款不属于格式条款”有所不同，首先是该条情形仅适用于从事经营活动的当事人所提出的主张，其次是如果有证据证明合同条款的拟定或者制作确实不是为了将来重复使用，而仅仅是与对方当事人一次性使用，则该条款不应当被认定为格式条款，而属于非格式条款。