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规章制度制定程序复杂，在实体以及程序上都有着严格的要求。实践当中，大部分用人单位虽然有规章制度，但因实体要件、程序要件的缺失处于未生效、无效或效力待定的状态。用人单位依据效力瑕疵的规章制度对劳动者作出的任何处理行为，都将承担败诉并赔偿损失的法律风险。
我国《劳动法》和《劳动合同法》均规定，用人单位应当依法建立和完善劳动规章制度，保障劳动者享有劳动权利、履行劳动义务。由此可知，规章制度制定主体应当为用人单位本身。实践当中，很多用人单位制定规章制度是由某个业务部门、股东会、董事会，甚至有的小规模用人单位的规章制度是由法定代表人、经理、某个业务领导拟定并发布公示的，此类规章制度因其制定主体不适格，属于无效或未生效的规章制度，存在法律风险。
为了避免出现规章制度因主体不适格、不生效或无效的问题，即使规章制度是由用人单位内部某个具体负责规章制度的部门起草的（通常是由公司人力资源部负责，也有由公司法务部或办公室负责的），最后也得以用人单位的名义发布，确保主体适格，以保证规章制度制定的权威性和可执行性。
劳动规章制度的内容不仅应该符合国家法律、行政法规及政策规定，还应该合理公平、符合社会道德，否则将会被视为内容不合法。原劳动部《关于〈劳动法〉若干条文的说明》（劳办发〔1994〕289号）对“依法”作广义理解，指所有的法律、法规和规章，包括宪法、法律、行政法规、地方法规，民族自治地方还要依据地方的自治条例和单行条例，以及关于劳动方面的行政规章。用人单位制定的劳动规章制度违反法律、法规规定的，由劳动行政部门给予警告，责令改正；对劳动者造成损害的，应当承担赔偿责任。上述条款中的“法律、法规”主要是指劳动法律、行政法规、地方法规和国家技术标准等。根据《最高人民法院关于审理劳动争议案件适用法律问题的解释（一）》（法释〔2020〕26号）的规定，用人单位的规章制度还不得违反国家法律、行政法规及政策规定。
实践当中，用人单位规章制度规定的诸如“加班属于完成未完成工作行为，不发加班工资”“不准员工谈恋爱、不准生育，否则开除”等条款都属于违法条款，是无效的。
【案情简述】 李某所在公司出于担心员工间因谈恋爱影响工作，而在其规章制度中明确规定：合同期内，同事间不得恋爱、结婚，若有违反，公司有权单方面解除劳动合同。公司与李某签订的为期4年的劳动合同中，也有同样的内容。李某在与同事钟某的接触中日久生情，已悄悄在一起同居生活。公司发现李某他们的“地下恋情”后，以他们违反公司的规章制度及劳动合同为由，于不日决定分别解除与李某、钟某的劳动合同。李某不服，认为公司无权干预个人的婚恋自由，不能以此解除劳动关系，故起诉至劳动仲裁委要求撤销公司解除劳动关系的行为。
【裁判结果】
仲裁委支持了李某的诉讼请求，认定公司规章制度中“合同期内，同事间不得恋爱、结婚，若有违反，公司有权单方面解除劳动合同”的条款违法，不生效。公司不得以此条款与李某解除劳动关系。
【律师评析】
该公司规章制度中“合同期内，同事间不得恋爱、结婚，若有违反，公司有权单方面解除劳动合同”严重违法，属于无效条款。
一方面，不准同事间恋爱、结婚的内容违法。《民法典》第一千零四十二条第一款规定，“禁止包办、买卖婚姻和其他干涉婚姻自由的行为”。其中所说的婚姻自由，是指婚姻当事人有权按照法律的规定，自主地结婚或离婚，任何单位和个人均不得以任何形式、任何理由加以强制或干涉。公司在其规章制度乃至劳动合同中，将同事间不得恋爱、结婚作为员工必须遵守的纪律乃至签订、履行劳动合同的条件，明显是对未婚员工婚姻自主权的侵犯、干涉。《劳动合同法》第四条第一款、第二十六条第三项分别指出，“用人单位应当依法建立和完善劳动规章制度，保障劳动者享有劳动权利、履行劳动义务”“违反法律、行政法规强制性规定的”劳动合同无效。正因为上述所涉内容并非“依法”确立，决定了其从一开始便对未婚员工没有任何法律约束力，所有未婚员工都有权拒绝履行。
另一方面，不准同事间恋爱、结婚的规定，不能成为公司解除劳动合同的理由。《劳动合同法》第三十九条规定，劳动者有下列情形之一的，用人单位可以解除劳动合同：（一）在试用期间被证明不符合录用条件的；（二）严重违反用人单位的规章制度的；（三）严重失职，营私舞弊，给用人单位造成重大损害的；（四）劳动者同时与其他用人单位建立劳动关系，对完成本单位的工作任务造成严重影响，或者经用人单位提出，拒不改正的；（五）以欺诈、胁迫的手段或者乘人之危，使对方在违背真实意思的情况下订立或者变更劳动合同，致使劳动合同无效的；（六）被依法追究刑事责任的。不得与同事恋爱、结婚并不在法定情形之列。
规章制度不但要合法还要合理，对于合法但超出合理范围的条款，裁判机关会认定该条款无效而不可规制劳动者。
司法机关在审理劳动争议案件，特别是涉及劳动者违反规章制度被解除劳动合同案件时，会对用人单位的规章制度、处罚行为以及劳动者的违纪行为进行审查以确认劳动者的行为是否已经达到了《劳动合同法》规定的“严重违反用人单位的规章制度”程度。一些明显违背常理或者过分苛刻的规章制度，例如“顶撞领导开除”“上厕所超过5分钟开除”“迟到一次、吸烟一次直接开除”等，一般是很难得到司法裁判机关认可的，势必被认定规章制度无效，相应地，用人单位解除劳动者劳动关系的行为违法，应承担违法解除的赔偿责任。
如何确保规章制度内容合理，我国法律并没有明确规定，亦无统一标准。规章制度制定的目的在于规范用工单位的用工管理，让劳动者有章可循而并非惩罚劳动者或剥夺劳动者的正常人身权利。用人单位在制定规章制度时要确保其内容符合社会大多数人的普遍认知，不能不近情理，应当依据公平原则，以是否符合大众认知为判断标准，同时考虑公司的类型、规模、工作岗位的特点、员工行为的性质以及违反规章制度的次数、违反规章制度给公司造成的损失等因素综合评判。
【案情简述】 陈先生是一家通讯公司的保安。某日下午陈先生来接班，当时同事拿出烟盒在大堂里给了陈先生一支烟。陈先生刚把烟接到手上，公司的监督员恰好经过看到了这一幕，便一口咬定他在工作区域吸烟，要按规定处理。该公司规章制度规定“员工不得在工作区域内吸烟，违者视为严重违纪”，第二天陈先生便接到了公司发来的解除劳动关系通知书。陈先生认为公司规章制度过于苛刻，不合理，公司不能以该规章制度解除劳动关系，遂起诉至劳动仲裁委。
【裁判结果】
劳动仲裁委认为该公司规章制度过于苛刻，陈先生的行为不属于严重违反规章制度的情形，公司解除劳动关系行为违法。公司不服，起诉至法院，一、二审法院均支持了劳动仲裁委的裁决。
【律师评析】
用人单位制定的“合法不合理”的规章制度并不必然对劳动者具有约束力。实际上，法律部门审理劳动争议特别是涉及解除劳动者劳动合同的案件时，均会对用人单位的处罚行为和劳动者相应行为的情节、轻重程度相对照，看劳动者的相应行为是否达到严重程度。
本案中，首先，陈先生只是接过了烟并未吸烟，没有违反公司规章制度的规定；其次，即使陈先生吸烟也是初次违反规章制度，不具有主观的故意以及累犯严重影响公司形象或侵害他人的行为，不具备“严重违反”的程度；最后，该公司将“工作场所吸烟一次”定义为“严重违反规章制度”的行为本身不合理，故该条款不能作为解除陈先生劳动关系的依据。仲裁委或法院认定劳动者相应行为的情节不够严重，尚不足以被解除合同的，尽管依据用人单位的规章制度规定可以解除劳动者合同，也会被认定为用人单位解除劳动合同违法，承担相应的法律后果。综上，仲裁委以及法院的裁决是正确的。
用人单位在制定规章制度时，内容上必须合法、合理、合情；程序上应民主、公开、公示；在利用规章制度处罚劳动者时不得“小题大做”“轻违重罚”，更不能随意处罚，滥用处罚权。
规章制度的制定需要经过法定的民主程序。民主程序是规章制度生效的程序要件之一，即使规章制度内容合法合理但没有经过法定的民主程序，也是违法的，不能对劳动者发生效力。《劳动合同法》对规章制度的民主程序作了明确的规定。
制定规章制度的民主程序分两步。第一步是讨论程序，即规章制度需经职工代表大会或全体职工讨论，提出方案和意见；第二步是协商程序，即用人单位与工会或职工代表平等协商，确定规章制度内容。一般来说，公司建立了工会的与工会协商；没有建立工会的与职工代表协商。根据法律规定可知，职工代表需参与民主程序的全过程，公司得成立职工代表大会以确保规章制度制定的民主程序的合法性。
需要注意，并不是所有的规章制度都需要经过民主程序。《劳动合同法》第四条第二款规定：“用人单位在制定、修改或者决定有关劳动报酬、工作时间、休息休假、劳动安全卫生、保险福利、职工培训、劳动纪律以及劳动定额管理等直接涉及劳动者切身利益的规章制度或者重大事项时，应当经职工代表大会或者全体职工讨论，提出方案和意见，与工会或者职工代表平等协商确定。”依照上述规定可知，规章制度需要进行民主程序的范围是直接涉及劳动者切身利益的重大事项。
实践中，民主程序可以以工会同意、职工大会或职工代表大会通过、职工意见表投票等方式现场进行，具体流程参见本书其他章节。
2020年起，部分地区放宽了民主程序的要求和形式。2022年4月，上海市人社局印发《关于进一步维护当前劳动关系和谐稳定的工作指引》（沪人社关〔2022〕89号）第二条（二）规定：“企业调整规章制度或重大事项问题。疫情期间，企业可通过电子邮件、内部办公自动化（OA）系统、微信群组等形式，将涉及停工停产、变更劳动报酬、调整工作方式工作时间、轮岗轮休等直接与劳动者切身利益相关的规章制度或重大事项等相关方案和意见，交由工会或职工代表讨论并征求意见，经平等协商确定仅适用于疫情期间并告知劳动者的，可视为已履行民主程序。”
表9 民主程序履行要素表
需注意，虽然民主程序是规章制度生效的程序要件，规章制度需要用人单位与工会或职工代表、全体职工平等协商确定，但不意味着规章制度需经每位劳动者同意后才能通过。若要经过每一名职工同意，会直接导致制度建立的烦琐性和复杂性加大，甚至可能无法建立制度，单位的用工自主权将减少或丧失，这不符合企业管理和法律的初衷。《劳动合同法》第四条第三款规定“在规章制度和重大事项决定实施过程中，工会或者职工认为不适当的，有权向用人单位提出，通过协商予以修改完善”。即规章制度制定和修改是劳资双方民主协商基础上的用人单位方的单决制，也就是所谓的“双方共议，企业单决”制度。这样规定既满足了劳动者参与用人单位民主管理的需要，又尊重了用人单位的经营管理自主权。
任何规则遵照执行的前提是知晓规则内容，故公示是规章制度生效的程序要件之一。
国家层面的法律、法规未规定规章制度公示的具体方式，但一些地方规章存有规定可供用人单位参考
总结如下：
表10 规章制度公示方法汇总表
司法实践中对规章制度公示方式的审查比较严格。若没有劳动者签字确认的已经收到或知悉规章制度内容等能够直接证明用人单位已经履行规章制度的公示程序的证据，劳动仲裁机构、法院很难认可用人单位已经向劳动者履行了公示义务。考虑到发生劳动争议需要用人单位举证的问题，建议用人单位使用第1种、第2种、第4种、第6种、第7种方式对规章制度进行公示，其他方式虽然相对简单但采集证据的难度更大（电子证据一般需要公证），一旦不能举证，用人单位可能会承担败诉的法律风险，故不推荐。