下载掌阅APP，畅读海量书库
立即打开
员工是企业重要的人力资产，尤其是在中国企业出海或国际化过程中，人力资本储备的雄厚程度直接影响着企业经营业绩。架构搭建、入职审核、培训提升、在职管理都是人力资源管理的重要内容，与企业的发展密切相关。 人力资源管理模块中，员工入职流程、在职管理及离职交接管理是人力资源部门的常态工作。相关工作流程是否严谨、交接处置是否符合要求均是判断一家企业人力资源管理是否规范的重要依据。不少成立10多年的企业，竟还没有建立规范清晰的入职和离职管理流程，全凭人力资源专员的个人经验判断处理。人员入职档案或离职档案不完整或管理混乱，是不少企业长期存在的问题，也会影响认证申请。
入职审核要求企业对招聘人员进行严格把关，确保员工的背景或资料符合要求，能够提供真实有效的档案材料，人力资源相关岗位人员对材料要进行有效审核。
企业可以通过以下方式完成入职审核：
·核查入职员工身份证真伪或验证是否有其他问题；
·要求入职员工提供无犯罪记录证明或相关材料以验证员工是否存在违法记录；
·登录中国高等教育学生信息网（https://www.chsi.com.cn）对学历为大专以上入职员工的学历进行真伪校验；
·要求入职员工提供离职证明或其他材料，确认其就业经历等背景资料是否真实；
·入职员工所在岗位其他必要的背景调查材料或验证材料。
海关在AEO认证审核中对以下几种无犯罪记录材料均认可：公安机关出具的无犯罪记录证明、政府认可的机构所出具的相关证明材料以及个人无犯罪记录并承担法律责任的自我声明。尤其是近几年政府公共办事小程序（比如广东省的“粤省事”）的大规模运用，开具无犯罪记录证明已经非常便捷。
企业对员工入职信息、就业背景和其他资料的调查与审核不是对员工过往经历的歧视，而恰恰是对员工的高度负责，有利于营造更为公平的职场环境，让提供虚假资料的不诚信人员或违法人员无处遁身。“一旦失信，处处难行。”随着信用体系建设不断推进，个人信用数据等会更为重要。企业可以通过信用中国网（https://www.creditchina.gov.cn）提供的信用服务查询具体员工的信用状况。
在职管理主要是要求企业建立规范的员工管理规范，员工花名册应清晰反映企业员工动态情况，企业还要及时掌握安全敏感岗位员工的无犯罪状况等信息。
海关要求企业内部自行定义安全敏感岗位并定期对安全敏感岗位（与贸易密切相关的财务、仓库、关务等核心岗位等）员工开展基于无犯罪记录核查的背景调查，并形成完整记录。该规定在实际操作中存在一定难度，但目前属于认证标准的刚性要求，企业必须定期做好背景调查，并保留记录，而且一旦发现安全敏感岗位员工有问题，应该采取对应调岗等处理措施。企业可以根据经营情况、业务岗位风险管理的特点灵活拟定对应要求。
【知识链接】
根据《标准框架》的要求，AEO认证企业应该做到：（1）在国内法律允许的范围内，在雇用员工时，采取可能的预防措施，证实他们以前没有与安全相关的、海关或其他刑事犯罪记录；（2）定期对安全敏感岗位员工的背景进行调查。
员工花名册中涉及大量个人隐私信息，基于隐私信息保护考虑，目前海关审核中也未要求必须提交员工花名册。企业只需要在海关现场审核中展示人力资源管理系统或动态花名册清单，经海关查询企业内部员工管理情况（ 姓名、工号、部门、职务或岗位、入职时间、离职时间或其他信息等 ）符合要求即可。
同时，企业应以制度或程序文件形式明确内部员工入职、离职、在职、合同资料等全部档案管理方式及档案资料的保管和更新的要求，确保企业在职人员人事档案管理均有严谨的操作规范。
离职环节容易产生纠纷，也是人力资源部门主要的风险来源之一。企业不应该忽视离职流程，内部应该建立规范的离职办理程序。一般情况下，企业的离职交接应该包括但不限于以下内容，并以流程检查清单的方式完成对应的离职交接工作，确保离职工作顺利：
·离职员工所在部门工作交接、门禁钥匙或设备工具交接；
·部门主管领导审批与核准办理；
·人力资源部回收员工卡、工衣等身份识别标识；
·IT部注销信息系统账号、邮箱以及其他IT权限；
·财务部核算工资并办理相关交接；
·员工完成所有离职交接流程，离开企业。
员工一旦离职，办理好相关交接手续，后续若再次进入企业则应该按照访客对待。近年来，由于离职人员手续办理不完整产生的各种纠纷甚至是严重事故频发，应引起企业管理层的高度重视，人力资源工作的疏忽可能给企业带来极大的经营风险。
鉴于企业实际人力资源管理非常复杂，牵涉到多个不同领域的监管法规，企业应根据具体情况及时修订和完善企业员工手册以及内部入职、在职、离职管理规范，并报管理层批准，以供人力资源部门落实执行。必要情况下，企业应该充分考虑法务部门或专业律师的建议，降低人力资源法律风险。