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在繁忙的职场生活中，会议如同连接各个部门、推动项目进展的纽带。而会议通知，则是确保这个“纽带”能顺利搭建的关键第一步。
传统的会议通知撰写工作，往往需要行政文秘人员手动收集会议信息，包括会议主题、时间、地点、参会人员、议程等，然后逐字逐句地编辑成文。这个过程烦琐且耗时，尤其是在会议信息变动频繁或者需要发送大量通知的情况下，工作量更是成倍增加。而且，人工撰写也容易出现遗漏信息、措辞不当等问题，影响通知的专业性和有效性。
DeepSeek等AI助手工具的出现，为职场人带来了全新的工作方式。它们不仅能理解人类的自然语言，还能进行文本生成、信息提取、内容润色等多种任务。在会议通知撰写场景中，AI可以化身为你的得力助手，大幅提升工作效率和通知的质量。
以下为一个职场会议通知案例的背景信息：
案例背景
创新科技公司即将推出一款名为“Blue Pro”的智能手表。为了确保新品发布营销活动的顺利启动，市场部计划召开一次启动会议，以统一思想、明确分工。
目标： 市场部助理小李需要撰写一则会议通知，告知市场部全体成员、产品部代表和销售部代表关于本次会议的具体信息，确保参会人员能够及时、准确地获取会议要点并做好参会准备。
涉及角色： 市场部助理小李（通知撰写者），市场部全体成员、产品部代表、销售部代表（通知接收者）。
核心需求： 快速、准确地撰写一则包含必要信息的会议通知。
我们使用“极简三要素”模板来撰写提示词如下：
版本1：模板填写版
我是谁： 市场部助理
我的需求： 写一则会议通知
我的受众/背景信息： “Blue Pro”智能手表新品发布营销活动启动会议
版本2：一句话版
提示词： 我是市场部助理，我的需求是写一则会议通知，受众是全体参会人员，背景信息是关于“Blue Pro”智能手表的新品发布营销活动启动会议。
我们将上面的提示词发给DeepSeek，回复如下：
[思考开始]好的，用户需要帮市场部助理写一则会议通知，主题是关于“Blue Pro”智能手表新品发布的营销活动启动会议。首先，我得确定会议的基本信息：时间、地点、参与人员等。
……（限于篇幅，此处内容省略，读者可使用提示词自行尝试）
检查整体结构是否清晰，信息是否完整。确保语言正式但不生硬，符合公司内部通知的规范。另外，格式美观，使用分点列表和加粗标题，便于阅读。可能需要提醒用户替换占位符内容，并确认时间和地点是否正确。如果有其他未提及的需求，比如是否需要附件或预先提交材料，可以进一步询问用户，但应先根据现有信息尽量覆盖所有必要部分。[思考结束]
以下是一则会议通知模板，供你参考：
关于召开“Blue Pro”智能手表新品发布营销活动启动会议的通知
全体参会人员：
为推进“Blue Pro”智能手表新品上市营销工作，明确活动目标与执行细节，现定于2025年3月3日（周一）上午9:30召开专题启动会议，具体事项如下：
一、会议基本信息
❑ 时间：2025年3月3日09:30—11:30（周一）
❑ 地点：
● 线下：××大厦18层多功能会议室（请提前10分钟签到）
● 线上：腾讯会议链接将通过邮件发送，请提前安装客户端
❑ 参会人员：
● 市场部全体成员
● 产品部负责人、设计团队代表
● 公关部、新媒体运营团队主管
● 销售团队负责人
二、会议背景与目标
1.新品核心卖点解析：“Blue Pro”智能手表在健康管理、运动监测及长续航技术上的创新突破。
2.启动营销活动整体框架：结合线上线下渠道，制定全周期推广策略（预售、首发、后续传播）。
3.协调跨部门资源分配，明确各团队职责与时间节点。
三、会议议程
❑ 社交媒体传播计划（KOL合作、短视频创意）
❑ 预算分配建议|
|11:00—11:20|部门分工与协作确认|各团队认领任务并承诺关键节点|
|11:20—11:30|总结与行动号召|市场部总监发布最终执行指令|
四、会议要求
1.请参会人员提前阅读附件《Blue Pro营销活动方案（草案）》，会上将重点讨论优化方向。
2.各团队需准备简明扼要的发言内容（建议聚焦1～2个核心议题）。
3.会议将形成正式纪要并同步至全员邮箱，请务必准时出席。
五、联系人
❑ 会务协调：张××（市场部助理，电话：×××-××××××××，邮箱：×××@company.com）
❑ 技术支持：李××（线上会议系统调试，电话：×××-××××××××）
请各部门负责人督促相关人员准时参会，如有特殊情况需请假，请最晚于2月28日（周五）17:00前邮件报备至张××处。
期待你的参与，共同推动“Blue Pro”新品营销活动圆满成功！
附件：
1.《Blue Pro营销活动方案（草案）》
2.《参会回执表》
提示：
1.可根据实际需求调整议程时长或增删环节（如增加Q&A环节）。
2.若需强化紧迫感，可在通知末尾添加倒计时提醒（例：“距离新品发布会倒计时30天”）。
3.建议同步在内部通信工具（如钉钉、飞书）中发布提醒，并提醒相关责任人。
希望以上内容对你有所帮助！
刚才演示的提示词是一个信息简单的提示词，在实际使用过程中，为了更贴合自己的使用需求，笔者补充了更多背景信息。新的提示词如下：
我是创新科技公司市场部助理，需要通知大家开会，我的需求是撰写一则正式的会议通知邮件，明确会议主题为“Blue Pro智能手表新品发布营销活动启动会”，会议时间为下周一下午2点，地点在公司3楼会议室，参会人员包括市场部全体成员、产品部王经理、销售部李主管，会议目的是启动新品发布营销活动。邮件的受众是市场部、产品部和销售部的同事，背景信息是他们需要了解会议具体信息以便准时参会并做好准备。
在职场这座大舞台上，公文写作的重要性，就如同演员的台词、画家的笔触，直接关系到沟通的效率和工作的成败。尤其像“请示”和“报告”这类公文，更是职场人日常工作中不可或缺的重要文书。
然而，不得不承认，公文写作对于许多职场人来说，常常是一项令人头疼的任务。我们需要字斟句酌，力求表达精准，既要体现出应有的正式与严谨，又要避免陷入冗长和晦涩。
当利用AI来辅助撰写“请示”和“报告”时，我们需要明确希望达成的任务目标，以及对最终成果的质量要求。给AI助手设定明确的指令，才能让它更好地理解我们的需求，输出更符合期望的结果。
针对“请示”，我们的目标通常是：
● 快速、清晰地向上级领导或相关部门 阐明需要请示的事项，让对方一目了然。
● 准确表达 请示的背景、原因、具体内容和期望得到的指示或批准。
● 措辞得体、语气恰当， 体现出对上级的尊重，同时确保表达的专业性和严谨性。
而对于“报告”，我们的目标则侧重于：
● 全面、客观地 汇报工作进展、项目成果、问题分析或情况说明。
● 条理清晰、逻辑严谨， 让报告内容结构化、易于理解，方便领导快速掌握核心信息。
● 数据准确、论据充分， 用事实和数据说话，提升报告的可信度和说服力。
● 语言精练、重点突出， 避免冗余信息，突出报告的关键信息和核心结论。
以下是一个公文写作（请示）的案例背景信息。
案例背景
李明是一家快速发展的互联网公司——AS科技公司的项目经理。李明负责的“新一代智能客服系统研发项目”进展顺利，目前已经完成了初步模型搭建，内部测试效果良好。为了进一步扩大测试范围，收集更多真实用户反馈，并验证系统在高并发、复杂场景下的性能，李明需要向公司领导申请额外的服务器资源和测试用户招募预算。李明需要撰写一份正式的请示，详细说明项目进展、现有成果以及申请资源的目的和预算明细，以便领导审批。
我们使用以下提示词撰写请示内容：
版本1：
角色： AS科技公司项目经理李明
任务： 撰写“新一代智能客服系统研发项目”请示报告
目标受众： 公司高层领导
核心需求： 申请额外的服务器资源和测试用户招募预算，用于扩大项目测试范围。
背景： 项目进展顺利，初步模型搭建已完成，内部测试效果良好。
版本2：
假设你是一家互联网公司AS科技的项目经理李明，请你写一份给公司高层领导的请示报告。报告是关于“新一代智能客服系统研发项目”的，目的是申请额外的服务器资源和测试用户招募预算，以便扩大项目测试范围。请详细说明项目目前的进展情况、取得的成果，以及申请资源的目的和预算明细，以便领导审批。
在这份提示词中，我们约定了目标是公司高层领导，核心需求是“申请额外的服务器资源和测试用户招募预算”，DeepSeek回复如下：
[思考开始]好的，我现在需要帮用户李明，也就是AS科技的项目经理，写一份给高层领导的请示报告，内容是关于申请新一代智能客服系统研发项目的额外服务器资源和测试用户招募预算。首先，我得理清楚这份报告的结构和内容要点。用户的需求很明确，但可能需要更深入地分析他的具体情境和潜在需求。
……（限于篇幅，此处内容省略，读者可使用提示词自行尝试）
最后，结尾部分要表达希望尽快审批的请求，并提供联系方式以便进一步沟通。这样整个报告结构清晰，逻辑严密，既有数据支持，又有战略高度，符合高层领导的审阅需求。[思考结束]
关于申请“新一代智能客服系统研发项目”额外资源及预算的请示报告
呈报对象：AS科技公司高层领导
提交人：项目经理 李明
日期：2025年××月××日
一、项目当前进展与成果
自2025年××月项目启动以来，“新一代智能客服系统研发项目”已完成以下阶段性目标：
1.核心功能开发
❑ 完成自然语言处理（NLP）引擎升级，支持多轮对话和上下文理解，准确率提升至92%（较上一代系统提高15%）。
❑ 实现与公司现有CRM系统的数据对接，可自动调用用户历史订单、咨询记录等信息。
2.内部测试验证
❑ 已完成Alpha版本测试，覆盖5个业务场景（售后咨询、订单查询、产品推荐等），平均响应时间缩短至1.2秒。
❑ 系统日均处理模拟对话10万次，错误率稳定在3%以下，达到预设技术指标。
3.用户反馈优化
❑ 通过200名内部员工及100名种子用户的体验测试，收集优化建议37项，其中28项已迭代至Beta版本。
二、申请资源的目的与必要性
为推进项目进入规模化测试阶段，现需申请额外资源支持：
1.服务器资源扩容
❑ 当前测试环境仅部署10台云服务器，可支持1万并发用户，但实际业务需求预估为日均50万次对话（峰值5万并发）。
❑ 目的：确保系统在高负载下的稳定性，验证分布式架构的容错能力。
2.扩大测试用户覆盖范围
❑ 现有测试用户以内部员工和少量老用户为主，缺乏多样化场景数据（如新用户咨询、复杂投诉处理等）。
❑ 目的：通过招募5000名外部测试用户，获取真实场景数据，优化长尾问题解决能力。
三、预算明细与使用计划
1.服务器资源扩容费用（总计：¥585000）
❑ 云服务器（GPU型）
● 规格：32核/128GB/4×A100
● 数量：20台
● 单价：¥8000/月
● 周期：3个月
● 小计：¥480000
❑ 存储扩容
● 规格：50TB SSD云存储
● 类型：一次性投入
● 单价：¥15000
● 小计：¥15000
❑ 带宽升级
● 规格：10Gbit/s独享带宽
● 周期：3个月
● 单价：¥30000/月
● 小计：¥90000
注：云服务器费用已与供应商协商专项折扣，实际成本降低25%。
2.测试用户招募费用（总计：¥220000）
❑ 外部渠道推广
● 方式：社交媒体/论坛广告投放
● 覆盖平台：5个（具体平台详见附件）
● 单价：¥20000/平台
● 小计：¥100000
❑ 用户激励金
● 对象：完成全部测试任务的外部用户
● 人数：5000人
● 标准：¥20/人
● 小计：¥100000
❑ 数据标注与清洗
● 合作方：第三方专业团队外包
● 费用：¥20000（包干价）
● 小计：¥20000
四、资源到位后的推进计划
1.测试周期：2025年××月～××月，分三阶段验证性能（负载10%/50%/100%）。
2.优化重点：
❑ 极端流量下的系统崩溃率（目标<0.1%）
❑ 方言及专业术语识别准确率（目标提升至88%）
3.预期成果：
❑ 获得商业化落地所需的全场景测试报告
❑ 为2024年Q1正式上线储备至少100万条训练数据
五、请示事项
恳请公司批准本次服务器资源扩充及测试用户招募预算共计¥805000。项目组承诺将通过精细化资源调度（如分阶段启用服务器、动态调整广告投放策略）严格控制成本，并每周向管理层提交测试进展与费用使用明细。
请批示。
附件：
1.Alpha测试报告（2025年××月）
2.云服务器供应商报价单
3.测试用户招募方案细则
联系人：李明
电话：×××-××××-××××
邮箱：liming@as-tech.com
（注：实际金额与周期可根据公司财务制度调整）
通过这个案例，我们看到了DeepSeek在辅助撰写请示报告方面的巨大潜力，它能够快速生成结构完整、内容翔实的初稿，极大地节省了我们的时间和精力。
然而，我们也需要认识到AI的局限性。例如，AI生成的预算数据虽然详细，但实际金额和周期仍然需要根据公司的财务制度进行调整。因此，在实际使用过程中，也要结合自身的专业知识和实际情况，适当地调整优化，最终形成一份高质量的公文。
在信息爆炸的时代，我们每天都在与各式各样的文件打交道——合同、报告、方案、邮件……这些文件如同企业的血液，承载着重要的信息和决策。然而，这些文件的“健康”，也就是合规性，却往往容易被忽视，不合规的文件成为职场人效率提升道路上的隐形障碍。
以下为一个文件合规性检查的案例背景信息。
案例背景
你是一位跨国公司的市场营销经理，名叫李薇。公司即将面向欧洲市场推出一款创新产品，宣传推广工作如火如荼地展开。为了抢占市场先机，团队高效地产出了大量的营销文案、宣传册设计稿以及社交媒体推广内容。然而，欧洲市场对于数据隐私保护有着极为严格的法律法规，特别是GDPR（《通用数据保护条例》）如同悬在企业头顶的达摩克利斯之剑，稍有不慎就可能面临巨额罚款和声誉危机。李薇深知，所有的营销物料在正式发布前，都必须经过严格的合规性审查，确保万无一失。
传统的做法是，李薇需要组织法务、合规部门以及市场团队的相关人员，逐字逐句地审查每一份文案、每一张图片，核对是否符合GDPR的各项条款，以及公司内部的品牌规范和宣传政策。这个过程漫长而痛苦，不仅占用了团队大量的时间，还容易因为人为疏忽而出现遗漏。更糟糕的是，如果等到所有物料都制作完毕再进行审查，一旦发现问题，就可能需要推倒重来，严重延误上市时间，错失市场良机。
那么，如何使用DeepSeek来快速完成文件合规性检查呢？
我是谁： 一位资深的营销合规专家
我的需求： 请严格审查以下这篇即将用于欧洲市场推广的营销文案，确保其内容完全符合欧盟GDPR，以及我们公司最新的品牌宣传规范，尤其需要关注用户个人信息收集、使用和保护相关的条款。请详细指出所有不合规之处，并提供修改建议，确保文案的合规性、专业性和品牌调性。
我的受众/背景信息： 这篇文案的目标受众是欧洲市场的潜在消费者，年龄在25～45岁之间，对科技产品有较高接受度。公司品牌形象的定位是科技、创新、值得信赖。
我的宣传文案如下：
[此处输入待审核的宣传文案]
以下是李薇团队编写的营销宣传文案：
待审核营销文案：SmartLife Hub——你的智慧生活，由此开启
欢迎来到未来，欢迎来到SmartLife Hub的世界！SmartLife Hub是一款革命性的智能家居控制中心，它能将你的生活质量提升到前所未有的高度。只需一个设备，即可轻松掌控家中的灯光、温度、安防、娱乐等所有智能设备。
更智能，更便捷：SmartLife Hub采用先进的AI算法，能够学习你的生活习惯，为你量身定制智能场景。早上，它会轻轻地唤醒你，打开窗帘，为你煮好咖啡；晚上，它会自动调整灯光，营造舒适的睡眠环境。你不需要再为烦琐的家居控制而烦恼，一切尽在SmartLife Hub的掌握之中。
安全无忧，尽情享受：我们深知你对家庭安全的重视。SmartLife Hub配备了最先进的安全防护系统，24小时监控你的房屋，一旦出现异常情况，立即发出警报。为了提供更优质的服务，我们可能会记录你的家庭活动数据，以便优化我们的产品和服务。你可以随时随地通过手机App远程查看家中情况，让你安心无忧。
个性定制，随心所欲：SmartLife Hub拥有强大的兼容性，支持市面上主流的智能家居协议和设备。你可以根据自己的喜好和需求，自由搭配各种智能设备，打造独一无二的智慧家居系统。现在购买，即可享受免费云服务，我们将长期保存你的所有数据。
限时优惠，立即行动！访问我们的官方网站www.smartlifehub.com或扫描下方二维码，了解更多详情并立即订购。为了给你提供更好的个性化推荐，请你在注册时填写你的详细个人信息，包括但不限于你的年龄、职业、兴趣爱好等。
SmartLife Hub，让科技温暖你的家！
将此提示词和文案发给DeepSeek，DeepSeek自动生成分析报告和内容修改如下：
[思考开始]好的，我现在需要仔细审查这篇营销文案，确保它符合欧盟的GDPR以及公司的品牌规范。首先，我得回顾一下GDPR的关键要求，比如数据收集的明确同意、数据最小化原则、用户权利告知、数据保留期限的透明性，以及不能使用预设勾选等。同时，还要注意品牌调性是否符合科技、创新和值得信赖的定位。
……（限于篇幅，此处内容省略，读者可使用提示词自行尝试）
最后检查是否所有数据相关条款都符合透明性、最小化、用户控制原则，以及品牌的专业可靠形象。修改后的文案应明确数据用途、用户权利，并减少强制性数据收集，增强信任感。[思考结束]
根据GDPR要求及品牌调性要求，以下是逐项合规性审查结果及修改建议：
一、核心隐私条款问题
1.数据收集合法性缺失
原句：“我们可能会记录你的家庭活动数据”
问题：缺乏法律依据说明（如同意必要性），且“可能”不符合透明性原则
修改建议：“基于你的明确同意，我们将收集设备运行数据（如开关机时间、能耗值）用于服务优化”
2.数据存储期限违规
原句：“我们将长期保存你的所有数据”
问题：违反存储限制原则
修改建议：“你的数据将保留至服务存续期，但最长不超过36个月，你可随时通过账户设置发起删除请求”
3.数据最小化原则违反
原句：“填写你的详细个人信息，包括但不限于你的年龄、职业、兴趣爱好等”
问题：非必要信息强制收集
修改建议：“注册仅需电子邮箱和支付信息，个性化推荐所需信息（如家庭面积、设备类型）将单独申请你的授权”
二、用户权利告知缺失
建议新增模块：
“你的数据权利：
❑ 随时通过privacy@smartlifehub.eu撤回同意
❑ 通过用户面板访问/导出设备数据
❑ 设置自动删除周期（7/30/90天）
完整权利说明详见[隐私政策链接]”
三、品牌调性优化建议
1.安全承诺强化
原句：“配备最先进的安全防护系统”
优化建议：“配备通过ISO/IEC 27001认证的安全防护系统，所有数据传输均采用端到端加密”
2.技术细节透明度
在AI算法处增加：“采用符合欧盟AI法案的伦理算法，决策逻辑可解释”
四、文案结构调整建议
在每处数据收集环节添加合规标识：
[盾牌图标] GDPR-compliant data handling
[齿轮图标] Transparency control center
五、最终合规文案框架
SmartLife Hub——你的智慧生活，由此开启
……
安全无忧，尽享科技：
我们的ISO认证安全系统采用端到端加密技术保护你的数据。基于你的设备管理需求，我们会在获得明确同意后收集必要的运行数据（设备类型、能耗值），这些数据将：
❑ 仅用于服务质量优化
❑ 加密存储于欧盟境内服务器
❑ 保留周期不超过36个月
通过隐私控制面板，你可以：
❑ 实时查看存储的数据类型
❑ 设置自动删除周期（7/30/90天）
❑ 一键导出所有设备数据
[隐私政策链接]
个性化体验（可选）：
若希望获得设备推荐方案，你可选择授权我们了解：
❑ 房屋面积范围（如80～100平方米）
❑ 现有设备品牌
❑ 节能偏好等级
授权可随时撤回，且不影响核心功能使用
[合规声明模块]
SmartLife严格遵循GDPR法规：
❑ 数据最小化原则
❑ 目的限定原则
❑ 存储限制保障
❑ 用户权利优先
监管编号：GDPR-××××××
建议在落地页添加：动态同意管理组件（同意类型/有效期可视化）、三级隐私政策导航（简要声明/分层信息/完整文本）、DSAR（数据主体访问请求）快速通道。
在这份报告中，DeepSeek不仅逐一指出了文案中不合规的部分，还重新修改了文案，高效省力。在实际应用中，如果你的合规规则并非国际或国内公开文件，则需要你同时上传相关文档。但请注意保护组织机密，对于涉密文件，请避免上传等操作，以防泄密。
情景模拟题
假设你是某电商公司行政专员，需组织“双十一大促动员会”。请根据以下信息设计提示词，并使用AI生成会议通知：
❑ 会议时间：11月1日14:30—17:00
❑ 地点：总部大楼B座报告厅（线下）+钉钉会议（链接于会前30分钟发送）
❑ 参会人员：运营部全员、仓储物流主管、客服部经理、技术部代表
❑ 核心议程：流量投放策略、仓储应急预案、客服排班方案、系统压力测试计划
❑ 任务要求：
1）使用“角色+需求+背景”三要素模板编写提示词。
2）对比AI生成结果与实际需求差异，补充3项关键信息。
将通知中的“仓储应急预案”模块改为互动研讨环节，优化提示词重新生成
请示报告实操题
背景：作为连锁餐饮品牌区域经理，你需要向总部申请50万元预算用于新店数字化升级（智能点餐系统+后厨IoT设备）。请完成：
1）按照“背景说明—必要性分析—预算明细—预期效益”结构设计提示词。
2）特别强调高层关注的ROI（投资回报率）测算依据。
3）使用AI生成初稿后，添加3处用于增强说服力的行业对标案例（如竞品门店改造数据）。
跨境文案审查题
请对以下美国市场推广文案进行GDPR+美国加州CCPA双重合规审查：
【文案片段】
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任务清单：
1）识别至少4处合规风险点（如数据跨境传输、默认勾选问题）。
2）添加用户数据权利声明模块。
3）设计多语言合规检查提示词（中英双语对照版本）。
AI协作能力评估
选择任意练习成果：
1）标注AI生成内容中需要人工干预的3个关键点。
2）分析当前提示词的局限性，设计“追问式对话”优化路径。
3）制作提示词升级清单：
❑ 基础版：简单需求描述。
❑ 进阶版：添加行业术语表+文档模板示例。
❑ 专家版：嵌入合规检查清单+风格指导参数。
1）在你们单位的日常工作中，哪3类行政文书最适合用AI辅助写作？请设计对应的提示词模板。
2）当遇到组织内部特有的文件规范（如红头文件格式）时，如何训练AI适应个性化需求。