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也许在不久的将来，您走进办公室时，AI（人工智能）助手已经为您整理好了昨日的会议纪要、起草了待发的通知文件，甚至提前分析了您所关心的数据报表……这样的场景正逐步从想象变为现实。
AI潮流来袭，政务工作革新如火如荼地进行：当前，我们正站在AI快速发展的风口上，这场技术浪潮正渐渐改变各行各业的生产方式和管理模式。近年来，AI领域不断取得突破性进展，从AlphaGo（阿尔法围棋）击败围棋世界冠军到DeepSeek与人对答如流，这些现象级事件持续刷新公众对人工智能的认知。政务机关与企事业单位也不例外。从办公室到会议室，从文件写作到数据分析，各种智能办公工具已经成为日常工作的一部分。平时我们所熟悉的文本翻译、语音识别和智能编辑等AI工具，都在默默提高着办公效率和管理质量。近一年多来，像ChatGPT、文心一言、智谱清言、豆包这样的生成式AI助手更是风靡全球，许多办公场景开始借助这些智能聊天工具起草文件、归纳材料。多地政府机关还开始探索“AI+政务”的新模式，例如，通过接入大模型系统来提升“一网通办”等政务服务的效率和便捷性。此外，国家层面也在政策上将人工智能纳入数字政府建设的范畴，鼓励各级机关积极探索“AI+政务”的应用。放眼全球，各国政府也在将AI融入治理实践，我们只有积极行动，才能在这场技术革命中抢占先机。
效率革命： AI助力政务工作提速增效。AI技术的应用，主要体现在各种重复、烦琐而耗时的任务中。对于政务工作者来讲，AI可以快速处理数据和文档，自动分类与检索各类信息，大幅减少人工介入，提高流程的自动化程度。例如，智能写作助手可以在几秒内生成一份文件草稿，智能审核系统能够高效地校验公文格式的正确性，还可以通过大数据分析、快速锁定问题关键点。实践案例显示，深圳市福田区试点部署 70 名“AI数智员工”后，多个政务流程的时间耗费大幅缩短，其中部分办理环节的速度提升了近30%，整体效率提高超过 20%。
这不仅意味着机关部门办事能力的跃升，更意味着人民群众可以更快得到政务服务，办事体验和满意度随之提高。
管理升级： 迈向智能化治理。AI技术不仅提升效率，也在管理流程中注入了智慧。通过对海量数据的深入挖掘与运算，AI为决策者提供全面、准确的决策依据和有价值的信息。例如，在城市交通管理中，AI可以预测交通拥堵情况，帮助管理者提前优化交通方案；在公共服务方面，智能系统分析大量媒介信息和民意反馈，使政策制定更贴近社会实际需求。此外，AI还能帮助机关进行内部知识管理和工作监控，通过智能手段使管理者随时掌握项目进展，发现并及时处理问题或隐患。综合来看，AI的应用使管理过程更加智能化、信息化，提升了政府机关和企事业单位管理的科学性与精细化水平，也让政务服务更加智能便捷，从而提高了公众的参与度和满意度。
风险与挑战： 理性看待AI应用的“双刃剑效应”。尽管AI技术带来了不少机遇，但它的应用同时也存在许多风险和挑战。首先，数据安全与隐私保护是一大问题。政府机关和企事业单位提供给AI系统的数据中常常包含敏感信息，一旦发生数据泄露或被恶意利用，后果不堪设想。其次，AI系统的稳定性与准确性也存在隐患。深度学习模型可能会产生误判或“幻觉”信息，在重大复杂项目中，过度依赖AI也存在风险。此外，AI应用引发的道德和公平性问题也值得关注，例如，算法偏见可能导致决策不公；有些职工初次接触AI时可能会存在抵触情绪，担心被替代，需要经过引导和技能培训来消除顾虑。应该看到，AI普及将引发岗位角色的转变，一些传统职能需求可能减少，但新的职能需求也会出现。
图1 组织角色分布
图2 未来角色分配的预期变化
与其担心被取代，不如积极提升技能，学会使用AI工具，在新的分工中发挥更大作用。面对这些风险，政府和各类组织需要加强对AI的规范管理和风险防范，建立明确的数据安全制度和使用规范，提升系统的透明度和可控性，对职工开展AI技能培训，以确保AI技术以健康、可控的方式应用于工作中。此外，国家层面也在积极完善人工智能治理的政策法规，为AI应用保驾护航。我们在实际工作中更应制定内部规范，与这些要求保持一致。
AI不是替代人，而是成就人。总的来看，对于机关、企事业单位的工作人员而言，AI应用的目的并非让机器去取代人工作，而是让人与AI协同合作，彼此成就。让AI承担重复烦琐的工作，人就可以把更多精力投入需要创造力和判断力的事务，以实现“1+1>2”的协同效应。纵观以往历次技术革命，机器的应用最终都是为了让人类从重复劳动中解放出来，投入更具创造性的工作领域中。人工智能也不例外——我们需要做的不是与AI争夺岗位，而是学会与之携手共进。
本书面向各级机关、企事业单位中希望提升工作效能的人员，无论您身处何种岗位，都能从书中获得切实可用的AI应用指导。具体来说，本书特别适合以下读者：党政机关的公务人员（如行政事务、文秘写作等岗位的人员）、各类事业单位工作人员（包括教育、科研、医疗等领域的管理和技术人员）、企事业单位的中层管理者（希望利用AI提升团队效能的领导干部），以及其他有志于通过AI提高工作效率的职场人士。
考虑到读者岗位的差异，本书内容可按需取用。您可以根据自身职责有选择地阅读相关章节：如果您侧重宏观管理，不妨重点阅读AI战略规划和案例分析部分；如果您的工作以具体业务为主，可以直接从工具篇章入手，跟随指导练习使用AI简化任务；若您关心AI的原理和进阶应用，附录中的扩展知识与工具清单将满足您的探索需求。这样的设计确保每位读者都能高效获取与自己工作密切相关的内容。
零基础亦可快速入门： 本书在编写时充分考虑了AI使用零基础读者的需求。不需要任何人工智能专业知识，您也可以轻松跟上我们的节奏。从基础概念解释到操作步骤演示，我们采用通俗易懂的语言和丰富的实例，帮助您一步步掌握AI工具。即使从未接触过AI，您也能通过本书快速上手，将所学立即应用到实际工作中。
本书遵循“了解概念→掌握工具→应用实战”的三步学习路径，将章节内容划分为三部分，引导您逐步从入门迈向精通。
了解概念： 通过阅读本书，您将掌握人工智能的基础概念和术语，厘清AI的基本原理和应用范围。这一步能帮助您建立对AI的整体认知框架，明确AI能做什么、不能做什么。
掌握工具： 在本书中，我们将详细介绍各类实用的AI办公工具和平台，并通过示例讲解其使用方法，让您能跟随书中的指导亲手实践，从对话式AI助手（如ChatGPT）到智能数据分析平台，逐步熟练运用这些工具。在这一过程中，特别需要注意提示词（Prompt Word）的设计，因为向AI下达清晰有效的指令是获得理想结果的关键。
应用实践： 本书通过丰富的案例和模拟场景，带您将所学应用到实际政务工作中。您可以尝试用书中提供的练习，将AI工具运用于自身工作场景，例如，自动撰写汇报材料、分析业务数据等。在实践中融会贯通这套新技能，真正做到学以致用。
无论是学习还是实际应用，掌握编写高质量AI指令（提示词）的技能都至关重要。本书在相关章节专门讨论了Prompt Word设计技巧，并在附录中提供了常用提示词清单，方便您随时参考。通过不断尝试不同的措辞和引导方式，您会体会到，优化提示词往往能够显著提升AI给出的答案质量。例如，与其简单地让AI“总结这篇报告”，不如指明具体要求，“请用五个要点总结这篇关于环境治理项目的工作报告”。后者往往能得到更加贴合需求的答复。
为了帮助读者更好地掌握所学知识，我们在每章结尾都设置了小练习，供读者检验和巩固学习成果。附录中还整理了常用AI工具列表和提示词范例索引，方便快速查阅。在阅读过程中，不妨主动动手实践，及时完成练习，并充分利用这些附加资源。
本书的作者是长期研究政务信息化与人工智能应用的专家，内容严谨可靠，同时语言风格平实朴素，没有晦涩难懂的术语。我们力求以知识背景为依托，以通俗易懂的写作方式把AI技术传递给读者，让每个人都能读得明白、学得轻松。
整本书突出实战价值，每介绍一个概念或工具，都会配以贴近实际工作的案例或练习，确保学完即能用、用后有提升。同时，本书在文字上追求简练清晰，结构安排循序渐进、层次分明，并在各节穿插要点金句和小结，强化记忆效果。我们希望读者在掌握知识的同时，更能体会到这本指南的落地价值，将书中所学真正应用到日常工作中，切实提高工作效率和管理水平。
总而言之，本书力求在严谨性与易读性之间取得平衡，让读者学有所获、学有所用。展望未来，只要善用人工智能，每位工作人员都可能在新时代创造更大价值。衷心希望本书能成为您拥抱AI时代、创新政务工作的得力助手。