下载掌阅APP，畅读海量书库
立即打开
会议是每个公司都常进行的日常工作，本小节将通过真实案例进行会务管理讲解，呈现行政管理的核心价值。站在人力资源的角度来看，行政管理中的会务管理应该是什么样的？本节以我之前为一家生产制造型公司做管理辅导时遇到的一个会务管理实例为案例进行阐述。
我之前在一家生产制造型公司做薪酬激励项目，调研刚开展，在我对公司的总经理进行了半天的访谈后，总经理觉得很有必要给公司的管理层做个“关于提升管理水平”的宣讲，就叫来了秘书。
总经理说：“李秘书，你去通知各部门的负责人，下午2∶00开个会，顾问给我们讲一下公司怎样做到规范化管理，提升管理水平。”秘书听完后起身去通知开会。
总经理陪我吃过午饭后返回会议室时，已经是下午1∶50，而此时实际到场的部门负责人只有三四位。总经理觉得面子挂不住了——上午还在对我讲公司团队的执行力如何强，现在却发现能够按时来开会的只有几个人。总经理劈头盖脸地把现场的人员训斥了一顿：“通知开会，怎么就来了这么几个人？”紧接着，他叫来秘书，问道：“你是怎么通知的？”秘书说：“我在黑板上写了个通知。”
黑板挂在公司餐厅的门口，员工去吃饭路过时就会看一眼，所以秘书认为这样就算通知到了。那时不像现在这样，只需建个聊天群，在群里通知开会，参会人员回复“收到”就算通知到位了。
案例中存在的问题是：关于此次会议，秘书只在黑板上写了会议的时间和地点，没有说明会议的主题、参会人、会议主持者、记录者等细节。马上要开会了，会议由谁牵头组织？需要谁参加会议？参会的目的是什么？通过开会想要得到什么样的结果？到会人员需要提前做哪些准备工作？这些都需要讲清楚，不然，会议效果可想而知。
关于如何做好会议通知，锡恩企业管理顾问有限公司（以下简称锡恩公司）创始人姜汝祥博士专门写过有关“九段秘书”会议通知的说明。
姜汝祥博士在说明中将秘书分为九个段位。这样不管是否从事过秘书工作的人，直接参照“九段秘书”的最高标准规范执行就好。按照标准流程组织三四次会议之后，普通人很快可以成为“九段秘书”中的高段位秘书，省去了不断试错和不断总结的过程。
最高段位的秘书组织会议时需要注重哪些关键点？
（1）对会议进行分级。比如，一年中大概有哪些类型的会议，不同类型的会议分别需要什么样的人参与，等等。
（2）会议通知要详细、具体。不管开任何会议，都要先确认会议的主题和内容，还要确认会议的时间、地点、参会人员以及需要配合的相关人员等，并要确认参会人员需要提前做哪些准备，会议由谁主持，会议开始前需要准备哪些资料，谁做会议记录，等等。
（3）在会议召开前，须至少提前半天再次与相关参会人员进行确认。确认其是否已准备好相关资料。最好把所有参会人员准备的资料提前汇总、整理，标注重点后，提交给会议的主管领导或者会议的主办方。这样做，可以使领导一目了然地发现亮点或问题，随之进一步确定会议中的重点讨论内容，还可以让召集会议者或会议的主办方清楚地了解各方面的情况或进度等，会议的效率会更高。
（4）会议召开前三十分钟提醒参会人员准时参会。这样做，会让会议更加高效。
（5）开会之前十五分钟，行政人员应按照会务清单按顺序逐项检查会议场地、音响、将要播放的PPT文档、投影仪、白板、白纸、讨论用的相关纸件以及茶点等的落实情况。
行政管理人员平时要总结出会议的流程，并不断完善，就可以形成标准会议工作手册。这种理念和做法值得我们学习。
我曾经遇到过这样的场景：有些参会人员虽然按时参会，却事先不知道会议主题，根本没提前做准备。和这样的人一起开会，对于事先已经看过资料、了解会议主题的人来说简直就是浪费时间。因此，会议的提前准备工作做得是否到位是会议成功与否的关键。以下是一个影视作品中的片段。
A女士要开一家饭店，其男友为其引荐了一家投资公司，投资公司只给她三十分钟在股东大会上做项目说明。
A女士准备了项目融资说明、后期运营以及预算等各方面的资料，准备在股东大会上做项目说明。在她进入会议室前，遇到一位坐在轮椅上的老者，得知老者也是参会人员，A女士推着轮椅直接把老者送到了他应该坐的位置上。A女士紧接着做了一个小动作——把老者旁边的一位董事的茶杯换到了左手边——会场上所有茶杯都放在参会者的右手边，A女士唯独把那个茶杯放到了参会者的左手边。
到了A女士讲解饭店项目书的环节，董事长说：“你不用讲了。”现场一片寂静，大家都看向董事长。董事长说他观察到两个细节——一个是：在没有名牌的提示下，A女士能够把那位坐着轮椅的董事准确地推到相应的位置，而这位董事因为身体患病，很少出席对外活动；另一个是：A女士发现老者旁边的董事是左利手，于是为其把茶杯放到了方便其使用的位置。在餐饮行业，服务非常重要，她的服务能做得这么到位，后面的方案讲或不讲已经不重要了。表决时，董事们全票通过，决定投资A女士的创业项目。
这个事例说明了什么？
说明会前的准备工作是多么重要，除了准备相关资料，有时甚至需要提前调研参会人员的背景、相关细节。
（6）提醒参会人员须提前五至十分钟到场。有必要的话，会务人员还要与相关负责人确认是否会有人迟到或无法到会，并了解具体情况，告知会务主办方不能到会人员的情况。之后，会议按时开始。
（7）会议开始后，如果有人迟到，就要用到会议奖惩制度。惩罚并不是目的，而是为了让大家守时。有些公司或对迟到的参会者罚款，或让其交“水果基金”（就是请大家吃水果或喝下午茶等的费用），或让迟到者站着参会（迟到几分钟就站几分钟）……无论采取哪种惩罚方式，目的只是让大家重视会议，避免迟到。
（8）会议要有会议流程。首先，会议的主持人要对此次会议的主题进行说明；然后，相关人员逐一发言；最后，由总经理助理这样的角色进行会议总结。如果是大型会议，最后要由总裁或者是会议的负责人对会议进行总结。注意，发言顺序也很重要的，有时候因为发言顺序不对，会变相增加会议时长。
（9）会后，要形成会议纪要。此次会议有几个议题，分别是什么；每个议题分别得出什么样的结论；在这些结论下，下一步工作该如何开展……尤其是大型总结类会议，要准确记录核心发言。
对于讨论型会议，做会议纪要比较省事的方法是：分组讨论后由各组代表发言，主持人可以要求所有发言人把发言整理成文字版提交给会议记录人员，然后将其记录在会议纪要里。这样做还有一个好处：发言人员在把口语变成书面文字的过程中，可进一步总结出核心点，并有可能进一步扩展思路。（但并不建议大家频繁使用这个方式，这个方式可以用于大型讨论会或重要的年会、季度会议、半年度规划会议等。）
会议纪要便于有关人员跟进、落实。有了会议纪要，就可以清楚地看到各项工作分别由哪些岗位和哪些人员配合，由哪个部门或由谁主导。一目了然的会议纪要便于行政管理人员跟进后续工作的落实情况。
仅从以上对会务管理这项职能的讲解，就能看出规范的工作流程是多么重要。
我们只要在工作中不断践行，并不断总结、优化，个人能力就会得到提升，绩效自然就好，无论在哪家公司工作，都能成为会务方面的专家、行政管理方面的专家。