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公文是国家机关、社会团体、企业事业单位在公务活动或正式场合中经常使用的具有特定效力和规范格式的文书。公文作为一种特殊的信息载体，有着不同于一般信息载体的特点。要写好一份公文，就必须掌握其中的基本要素，做到“胸中有丘壑”。我们在具体写作中可从以下几个方面入手，掌握公文写作的基本要素。
公文的标题由发文机关名称、事由和文种三部分组成，三者之间用冒号隔开。标题在公文中具有十分重要的地位，它是公文的眼睛和门面，对公文能否发挥效用起着至关重要的作用。它的结构有两种形式：一是正标题，即由发文机关名称、事由和文种组成；二是副标题，即由发文机关名称和文种组成。
公文标题一般采用正标题形式，如《××省人民政府关于做好农村劳动力转移就业工作的通知》《××市人民政府办公室关于印发〈××市行政执法单位权力清单〉的通知》《××市人民政府办公室关于印发〈××市行政机关执法责任制工作实施方案〉的通知》等。
公文标题要使用公文专用字体，字号要醒目。在书写上要做到三点：一是大小合适，不能过小或过大；二是间距适当，不能太密或太疏；三是格式规范，一般标题的结构要素应齐全。
准确就是要求公文的标题必须准确反映公文的内容。要做到准确，就要明确公文所要说明的事件，避免模棱两可，含糊其词。拟一个准确的公文标题可以从以下几个方面入手：
①主题：标题应该准确地反映公文的主题或内容，让读者能够迅速了解公文的核心内容。例如：
一份关于环境保护的公文可以使用标题《关于加强环境保护工作的通知》。
②范围：标题应该能够准确地描述公文所涉及的范围或对象。例如：
一份关于单位内部培训的公文可以使用标题《关于组织全体员工参加培训的通知》。
③目的：标题应该能够清晰地表达公文的目的或意图。例如：
一份关于提醒缴纳水费的公文可以使用标题《关于及时缴纳水费的通知》。
④时间：标题可以包含时间信息，以准确地反映公文的时效性。例如：
一份关于会议安排的公文可以使用标题《关于××年×月×日召开××会议的通知》。
简明就是在标题的表述上要简明扼要、突出重点。公文的内容要有针对性，不能泛泛而谈，不能有模糊的地方。拟一个简明的公文标题可以从以下几个方面入手：
①简洁性：标题应该精练、不冗长，用尽可能简短的词语表达公文的主题和要点。例如：
一份关于因用户欠费停止自来水供应的公文可以使用标题《停水通知》。
②清晰性：标题应该明确传达公文的主旨，让读者一目了然地了解公文的核心内容。例如：
一份关于禁止在单位办公区域吸烟的公文可以使用标题《禁烟通知》。
③明确性：标题应该使用简练明确的词语和短语，避免使用过于复杂或晦涩的词汇。例如：
一份关于加强安全生产管理的公文可以使用标题《××公司加强安全生产管理办法》。
一篇文章是否完整，看它是否有标题就可以了，标题是文章的眼睛，如果眼睛不完整，整个文章就会“缺胳膊少腿”。
在起草公文标题时，应避免出现以下几种情况：一是主题不明确；二是缺少必要的副题；三是没有必要的定语或缺少定语；四是缺少主语；五是缺少动词。公文标题的完整性主要指以下几个方面：
①涵盖主题：公文标题应准确地概括公文的主题或核心内容，以便读者能够迅速了解公文的主要内容。例如：
一份关于空气治理的公文可以使用标题《关于加强城市空气质量监测与治理工作的通知》。
②包含对象：公文标题应明确指明公文的对象或受众，以便读者能够快速判断公文是否与自己相关。例如：
一份关于新员工培训的通知公文可以使用标题《关于组织××年新员工入职培训计划的通知》。
③体现目的：公文标题应突出公文的目的或目标，以便读者能够了解公文的意图和预期效果。例如：
一份旨在征求意见的公文可以使用标题《关于调研×××政策实施效果并征求意见的函》。
④突出关键信息：公文标题应突出公文中最重要的关键信息，以便读者能够迅速抓住公文的核心内容。例如：
一份关于重大项目审批的公文可以使用标题《关于××项目审批事宜的紧急函》。
公文标题的书写格式有严格要求，按照《党政机关公文格式》（GB/T 9704—2012）的规定，公文标题一般用2号小标宋体字，编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整、排列对称、长短适宜、间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。此外，很多公文都有发文字号，一般编排在发文机关标志下空二行位置，居中排布，也可以编排在标题下方居中位置。规范的公文标题应遵循以下几个方面要求：
①简明扼要：标题要尽可能简洁明了，不使用冗长的词语或短语。例如：
一份关于高考、中考期间的噪声污染防治工作的公文可以使用标题《关于加强2023年高、中考期间噪声污染管控的公告》，而不是《关于做好2023年高、中考期间声环境质量保障，进一步加强噪声污染管控，为广大考生营造安静的复习、考试和休息环境的公告》。
②准确表达：标题要准确表达公文的主题和要点，避免使用模糊或有歧义的词语。例如：
一份关于禁止行人通行的公文可以使用标题《禁止行人通行通知》，而不是《通行限制通告》。
③统一格式：标题要遵循统一的格式和风格，符合公文写作的规范要求。例如：使用标题居中、字体加粗的格式，以突出标题的重要性。
④不使用缩写词：尽量避免使用缩写词，以免引起读者的困惑。例如：
一份关于教职工会议的公文可以使用标题《教职工会议召开通知》，而不是《教工会议通告》。
公文正文是公文的核心部分，由开头、主体和结尾三部分组成。
①开头：主要用来表明行文目的、说明发文根据和理由以及对事情的基本看法和主张。通常情况下，公文开头可以介绍背景、目的，提出问题、提出解决问题的意见或措施等。
②主体：公文主体是公文的中心内容，对前文进行归纳、总结、概括，在具体叙述事情经过的基础上对事物作出评价和说明，并根据需要提出解决问题的措施或办法。通常情况下，公文主体是以段落形式出现的。
③结尾：公文结尾也称结语。一般情况下，公文结尾是对正文内容进行总结和深化，以引起人们注意和重视。
开门见山，就是指公文的开头部分，要以简练、鲜明的语言，直入主题，不绕圈子。这种写法直接明了，开头部分可以先写明主旨，也可以先从某一点或几点引出主题，然后展开叙述和说明。公文的开头部分一般要写明发文事由、根据和目的；确定主送机关和抄送机关；交代行文背景，说明行文理由；提出所要解决的问题、解决问题的要求和措施等。写作主体部分可以从以下方面入手：
①问题陈述：主体部分应该明确陈述公文所要解决的问题或提出的观点。例如，一份关于加强环境保护的公文可以阐述过去取得的进展、当前的形势和面临的问题、未来的机遇和挑战。
②分析和论证：主体部分应该对问题进行分析和论证，提供相关数据、事实、文件、资料，以支持公文的观点和建议。
③方案和措施：主体部分应该提出具体的解决方案、主要任务和具体措施，以解决问题、改进现状。
条理即文章结构，是指文章内容安排的顺序、层次、段落之间的关系。条理分明、层次清楚是一篇好文章的重要标志。写作时，要根据行文目的和公文种类，按照一定的顺序把各个部分的内容安排好。要注意以下几点：
①先写什么，要明确。开头要点明主题，说明为什么写这篇文章；主体部分要根据需要选择段落层次和段落顺序；结尾应交代或总结全文。
②每一部分内容之间要有一定的逻辑关系。如“第一、第二、第三”“首先、其次、最后”等连接词要准确恰当，前后衔接紧密；连接的内容之间可以用句号隔开，也可以用分号隔开。公文中常使用的逻辑关系有递进关系、因果关系和并列关系。递进关系是指从低的层次向高的层次推进；因果关系是指事物之间存在原因和结果的作用关系；并列关系是指事物之间存在着同层次的相互联系。在撰写公文时要注意运用这些逻辑关系。
③每个段落、每个层次之间的结构都要符合逻辑顺序，这也是写好一篇公文所必须遵循的原则之一。结构混乱，段落与段落之间的结构不符合逻辑顺序，就会造成文章结构紊乱，读者不易理解，影响公文质量。因此，在写作时要根据表达需要和行文目的来安排结构和段落顺序。
正文是公文的主体，其内容必须真实、准确、全面，但也不能面面俱到，应突出重点，详略得当。要突出重点，必须做到以下几点：
①要把重点写充分。这是因为正文是公文的核心和灵魂。文章的主要部分和基本观点都要以正文的内容为基础，有的还要从其他部分中概括出来。所以，公文的正文部分一定要把重点内容写充分、写具体。
②要把关键写清楚。这是因为在文章中，最能表现文章中心思想的地方往往也是最关键、最重要的地方。只有把这些地方写清楚了，文章才能有说服力、有感染力，才能使读者接收有效的信息。
③要把次要的写简要。这是因为在公文中有些内容虽然也重要，但不一定要下大功夫去写。在写作时必须把结构的主次层级准确地表现出来。这样可以使读者了解公文的主要内容和基本观点，从而提高阅读公文的效率和质量。例如，在对某一问题我们已经有了比较系统、全面的了解的情况下，不必再多费笔墨去写大段的背景介绍；对某些具体事项我们已经掌握了一些资料，也不必再详细叙述了；对于有些具体事项可以用比较简短的语言来叙述；对于有些工作已经进行了一段时间，也可以采取以时间为纲、以工作进程为思路来撰写等。
公文落款是公文的重要组成部分，也是公文处理工作中不可缺少的部分。落款一般包括发文机关署名、成文日期和印章，按照法定公文格式和文种要求进行署名和盖章（具体示例见本书附录二）。
按照《党政机关公文处理工作条例》《党政机关公文格式》的规定，发文机关署名可以是发文机关全称或者规范化简称。要注意，发文机关署名要前后一致，发文机关署名应与发文机关标志、公文标题中的发文机关名称相一致；联合行文时，若发文机关标志并用联合发文机关名称，则发文机关署名的顺序应与发文机关标志的排列顺序一致。
根据行文方式是单一行文还是联合行文、是否加盖印章、是否加盖签发人签名章，署名的标注位置有所不同：
①加盖印章的公文
A.单一机关行文时，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名，发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当距正文（或附件说明）一行之内。发文机关署名标注在成文日期之上，以成文日期为准居中排布。
B.联合行文时，一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置，并将印章与署名一一对应。
②不加盖印章的公文
A.单一机关行文时，在正文（或附件说明）下空一行右空二字编排发文机关署名，在发文机关署名下一行编排成文日期，成文日期首字比发文机关署名首字偏右二字，如成文日期长于发文机关署名，应当使成文日期右空二字编排，并相应增加发文机关署名右空字数。
B.联合行文时，先编排主办机关署名，其余发文机关署名依次向下编排。第一个发文机关署名都在正文（或附件说明）下空一行位置。
成文日期，是指会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时，成文日期为最后签发机关负责人签发的日期。成文日期是公文的法定组成要素之一，它既是公文生效的标志，又是证明公文是否真实、是否合法的重要依据。成文日期应当使用公历年、月、日，不能省略或更改。
成文日期有多种表现形式：①会议通过的决议、决定等文件，以会议正式讨论通过的日期为成文日期；②经发文机关负责人签发的公文，以签发日期为成文日期；③联合行文时，以最后签发的机关负责人签发的日期为成文日期。
成文日期的标注位置在不同的公文中也有不同的表现形式：①在标题之下，用圆括号括起来标注年、月、日；②在正文（或附件说明）右下方标注年、月、日。
其中，在正文（或附件说明）右下方的成文日期的具体标注位置，根据公文是否加盖印章而有所不同：
A.加盖印章的公文
成文日期的横向位置：最后一个字距离版心右边缘的距离一般为四个字，右空四字是为了确保印章两端不超出版心。
成文日期的纵向位置：标注于正文（或附件说明）之后若干行。至于成文日期和正文之间具体空几行，取决于印章的大小，总之要确保成文日期处于印章中心下边缘位置，同时保证印章顶端距正文（或附件说明）一行之内。
B.不加盖印章的公文
无论是单一机关行文还是联合行文，第一个发文机关署名都在正文（或附件说明）下空一行位置，成文日期在发文机关署名的下一行，成文日期首字比发文机关首字偏右二字。如果发文机关署名比成文日期长，那么发文机关署名居右空二字编排；如果成文日期比发文机关署名长，那么成文日期居右空二字编排，发文机关署名适当增加右空字数。
印章包括发文机关以及机关负责人的印章。它是公文的重要组成部分，也是公文合法、有效的重要标志。但不是所有公文都会加盖印章，比如纪要一般不加盖印章。
①加盖印章的公文
A.单一机关行文时，印章应当端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置。
B.联合行文时，将印章与署名一一对应，端正、居中下压发文机关署名，最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交或相切，每排最多排三个印章，每排印章两端不得超出版心，首排印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。
②加盖签发人签名章的公文
对于以机关负责人名义制发的公文，需要署签发人的签名章，如议案、命（令）等。
A.单一机关行文时，在正文（或附件说明）下空二行右空四字加盖签发人签名章，签名章左空二字标注签发人职务，以签名章为准上下居中排布。在签发人签名章下空一行右空四字编排成文日期。
B.联合行文时，应当先编排主办机关签发人职务、签名章，其余机关签发人职务、签名章依次向下编排，与主办机关签发人职务、签名章上下对齐；每行只编排一个机关的签发人职务、签名章。
值得注意的是，签发人职务应当标注全称，签名章一般用红色章。
印文一般要求印面平整、光滑，无折皱、裂纹、污渍和油斑。有些机关和单位根据工作需要，印制带有一些特殊要求的印章，带有特定标记的机关、单位专用章等，都要严格按规定使用。同时，根据公文处理规定和其他有关规定，如有特殊情况需要在机关和单位公章以外加盖特定印记时，也要按规定执行。另外，由于社会经济生活中电子邮件、手机短信等现代化通信手段日益普及，对电子印章的使用也要严格规范。