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“工欲善其事，必先利其器。”学习和掌握科学的、行之有效的公文写作方法，是写好公文的前提和保证。当前，有许多写作者对此认识不够，缺乏必要的重视。有的人甚至认为，写好公文无非是多抄几遍、多写几遍而已。其实，这是一种误解。
要想写好公文，必须认识和掌握各种类型公文的写作方法，以利于更快地提高自己的写作水平和能力。那么，在实际工作中我们要怎样有效运用各种写作方法呢？
上情是指上级组织及有关领导的指示、要求和指示精神，是公文写作的重要依据和指导思想。了解、吃透上情，是写好公文的前提和基础。只有把握好了上级组织及有关领导的意图和精神，才能准确地确定写作方向和主题，并选择恰当的写作材料，使公文具有较强的指导性、针对性和实效性。
讲话是上级组织及有关领导对某项工作所进行的安排、部署、指示等，是领导活动的重要组成部分，是公文写作的重要依据。作为写作者，我们要认真学习领导的讲话，准确把握领导的思想观点和工作要求。比如，在写关于本单位某项工作的部署时，写作者首先要弄清楚是什么性质、什么内容的工作，然后根据工作内容和重要性确定主题。在写工作总结时，则应从全局出发，把主要笔墨放在总结经验教训和安排下一步工作上。
此外，要分清讲话类型，按照讲话内容来划分，可以将讲话分为通报会讲话、情况通报会讲话、经验交流会讲话、会议总结讲话、表彰会讲话、工作会讲话、动员会讲话等。不同类型讲话对各项具体工作有不同的指导意义。还要分清讲话对象，不同类型的领导有着不同的讲话对象，有的是针对上级组织或有关领导讲的，有的是针对本单位或下级部门负责人讲的，还有的是针对本单位或下级部门全体职工讲的。因此，我们在写作时要结合领导的讲话对象来确定写作内容和目的。
批示是指上级领导对下级工作进行指导或指出工作中存在的问题，或对某项工作作出的指示、批评、纠正和处理意见。在公文写作中，领导的批示是非常重要的一项内容。领导的批示正确与否，关系到一份公文的质量高低和作用大小。因此，我们要认真对待领导的批示，准确领会领导批示的精神实质和意图，正确使用领导的批示。领导批示有两种情况：一种是直接给写作者批示。另一种是给阅读者批示。
直接给写作者批示就是在公文中直接写明“同意”或“不同意”等内容。写作者在拟稿时，首先要认真分析领导作出的要求或指示，对其进行分析研究，正确领会其要求或指示精神；然后根据领导的批示，确定写作内容、思路和提纲；最后根据领导的批示写出符合要求和精神实质的公文来。
给阅读者批示主要是向阅读者转达上级组织及有关领导对某项工作所提出要求或作出指示。
写作者在拟稿时，首先要将拟稿时所写内容按要求进行认真整理、分析和研究，把上级组织及有关领导对某项工作所提出的要求或作出指示等方面内容全面、完整地反映出来；其次根据拟稿时所写内容确定写作主题和写作提纲；最后根据上级组织及有关领导对某项工作所提出要求或作出指示等方面内容进行修改、补充、完善，使其更加全面、具体、准确地反映上级组织及有关领导对某项工作所提要求或所作指示等方面内容。
需要注意的是，写作者在拟稿时要认真分析研究上级组织及有关领导对某项工作所提要求或所作指示的深刻内涵和精神实质，结合具体工作内容，在写作材料时将其准确、全面地反映出来。
上级组织及有关领导对某项工作所进行的工作部署，一般包括工作任务、具体要求和实施步骤等。对于上级组织及有关领导所进行的工作部署，我们要从以下几个方面来加以理解和把握：一是从内容上看，上级组织及有关领导所进行的工作部署是针对某项具体工作而提出的；二是从形式上看，上级组织及有关领导所进行的工作部署主要有会议、发文、谈话、批示、电话等形式；三是从时间上看，上级组织及有关领导所进行的工作部署通常在一定时期内对某一项具体工作都有相应的部署和要求，我们要把握住这些时间节点来对上情进行研究和把握；四是从要求上看，上级组织及有关领导所进行的工作部署通常有一定的目标要求和原则要求，其对公文写作的作用具体如下：①把握公文写作的方向和要求，必须与上级组织及有关领导所确定的目标和原则相一致。②研究公文写作中涉及的相关具体内容，特别是要注意上级组织及有关领导所提出的各项具体要求。要知道，公文写作中所涉及的有关具体内容，实际上都是上级组织及有关领导所确定的目标和原则要求的细化反映。
公文是由一定的结构形式组成的，了解和掌握公文结构，就等于掌握了公文写作的“钥匙”。公文的内容和形式相互联系、相互作用，并以一定的结构形式体现。人们常把公文结构分为标题、正文、落款、印章四个部分。当然，在实际工作中，具体情况还要具体分析。
公文写作是一项专门的工作，是在特定的时间和空间条件下，根据特定的对象和要求，运用特定的思维方式和表达方式，以特定的形式对某事项作出判断、分析和处理，以达到对事项进行管理、指导、调控的目的。因此，我们要想写出一篇好公文，就必须要掌握公文写作的基本知识。
公文写作中常用的词语包括：①“指示”——上级对下级发出指示或要求；②“请示”——下级向上级请求指示或要求批准；③“报告”——下级向上级汇报工作，反映情况；④“通知”——上级机关发布命令、指示或决定后，下级机关对命令或决定进行贯彻执行；⑤“批复”——上级机关对下级机关报送的请示事项予以批准或答复。
公文写作中常用的句型包括：①“关于……”“针对……”等句型；②“以……为原则”等句型；③“根据……”“根据以上意见，现将……”等句型；④“对……提出以下要求……”等句型；⑤“特作如下决定/通知：……”等句型。
公文写作中常用的标点符号包括：①逗号——表示句内停顿；②句号——表示肯定、陈述；③问号——表示疑问和强调语气；④感叹号——表示强烈感慨和强烈感情；⑤分号——表示并列关系；⑥破折号——表示注释、补充说明。我们在进行公文写作时，一定要注意规范使用常用标点符号。
公文的结构形式是公文的基本内容、特点和要求的反映，也是公文写作中必须遵循的基本原则。它包括以下几个方面的内容：
①公文的标题。公文的标题在形式上是最简单而又最基本的部分，它主要说明公文所要反映的问题或事件。
一般来说，公文标题要做到以下几点：一是鲜明醒目、引人注意；二是准确概括、一目了然；三是简洁明了、便于记忆。
②公文的正文包括主题、材料和结论三个部分。主题是文章的主旨，它揭示了文章所要阐明或说明的问题或事件；材料是公文正文中所提供的资料，它是公文内容的主要来源；结论则是主题在文章中得到体现或回答后，对全文所作的概括和总结。
在实际工作中，公文的正文经常会有以下几种情况：一是把有关领导同志来文、来函或其他有关材料作为主题来写；二是把有关重要会议上传达、研究和部署工作作为主题来写；三是把有关领导同志在会上所作讲话、报告作为主题来写；四是把有关重要会议上所通过决议、决定等作为主题来写。不管采用哪种形式写作公文，都必须注意：要把握好公文标题与正文、正文与结尾之间的关系，确保各部分之间密切联系，使文章前后一致、相互贯通。
③公文落款。这是公文中最后一个组成部分，要写清发文机关名称、发文日期等内容；印章要求有发文机关名称（单位或组织全称），加盖在文件正文之后右下方的位置。
公文的各部分内容包含着一定的逻辑关系，这种逻辑关系包括内容之间的内在联系和相互衔接、互为补充和彼此协调等。这就要求我们在起草公文时，必须把握好公文内容之间的逻辑关系，使之紧密相连、前后衔接，共同构成一个有机整体，做到逻辑严密、条理清晰、层次分明。
一般而言，公文内容之间的内在联系主要体现在以下几个方面：
①内容之间具有紧密的逻辑。一个完整的公文，其内容之间不是孤立和割裂的，不是毫无联系的。我们只有认真把握了公文内容之间的内在联系，才能写出符合逻辑规律和要求的公文来。
②公文内容之间具有互为补充和彼此协调的关系。无论是公文内容与其表现形式之间，还是公文内容与其背景条件之间，都存在着互为补充和彼此协调的关系。这种关系就决定了公文在结构安排上必须考虑到公文内容之间的内在联系，使它们相互照应、相得益彰。
③要注意避免公文逻辑关系上出现混乱现象。逻辑关系混乱或不符合逻辑规律会导致在文章中出现前后矛盾、概念不清、主次不明、轻重不分等现象；甚至还会使人读了之后不知所云，产生理解上的困惑和分歧。
模仿是写作的第一步，也是最基本的一步，公文写作尤其如此。在学习模仿过程中，要注意抓住主要的部分，借鉴成功的经验，善于总结、归纳、提炼；同时要大胆创新，敢于突破旧有模式和条条框框的束缚，如果一味地照抄照搬，就会使公文写作失去创新的活力。比如，在工作总结中要有分析问题、解决问题的措施；在工作计划中要有明确的目标和步骤；在工作简报中要有数据、典型事例；在经验总结中要有特色和亮点；在工作信息中要有针对性和可操作性。特别是在撰写新闻通稿时，一定要掌握新闻写作的基本要求和技巧，注重语言表达和形式技巧。
学习借鉴，是创新思路的重要途径。古人讲，“读书破万卷，下笔如有神”“熟读唐诗三百首，不会作诗也会吟”，说明了学习借鉴对写作的重要性。公文写作也是一样，要想把公文写好，就要学习借鉴他人的经验做法。在工作中，我们要善于学习借鉴别人的经验做法，善于总结提炼别人的思想观点。
我们可以学习借鉴别人写总结报告、部署工作的思路，要注意以下几点：一是总结必须实事求是；二是总结必须全面准确；三是总结必须突出重点；四是总结必须善于提炼。例如：
某单位在推进某项工作时，在深入调查研究的基础上，坚持“六个结合”（即把上级精神与本地实际结合、把解决突出问题与完善制度机制结合、把当前需要与长远发展结合、把正面引导与反面警示结合、把解决实际问题与完善体制机制结合、把解决眼前问题和解决深层次矛盾结合）的方法来开展工作。
某市政府召开党组会议研究部署某项工作时，形成了“五个明确”（即明确任务要求、明确职责分工、明确完成时限、明确保障措施、明确完成标准）的工作思路。在这份经验材料中，我们进一步提炼思路：以“四个注重”（即注重加强调查研究、注重突出问题导向、注重完善工作机制、注重调动各方积极性）为指导思想，以“五个坚持”（即坚持解放思想、坚持改革创新、坚持求真务实、坚持科学发展、坚持依法办事）为基本原则。
这就是典型经验做法的总结和提炼。学习借鉴别人的经验做法要善于思考和分析其深层次的原因和根源。这是一种能力素质，更是一种境界。我们学习借鉴别人的经验做法时，要注意思考以下几个问题：
一是思考别人为什么要这样做？他们考虑了哪些方面的问题？他们采取了哪些措施？这些措施是否符合上级要求和本地实际？
二是思考别人做这件事时取得了哪些成功经验？别人的成功经验对我们有什么启示？
三是思考别人做这件事时存在什么问题？为什么存在这些问题？这些问题对我们有什么警示意义？
只有经过认真思考和分析，才能找到自己在写作中存在的不足之处和需要提高的方面。通过学习借鉴别人的经验做法来创新思路，可以更好地解决自己在写作中存在的问题。
在写作公文时，观点必须鲜明突出，既要抓住主要问题，又要善于从整体上把握问题；既要对事物有正确的认识和判断，又要能够把自己的认识和判断上升到一定的理论高度；既要正确反映客观实际，又能够分析、说明问题。
①要注意观察事物的发展变化。事物的发展变化是一个很复杂的过程，要想写出有价值、有新意的材料，就必须时刻注意观察事物的变化，不能墨守成规。因此，我们在写作过程中一定要注意观察事物变化的特点，并把这种特点与一般情况区别开来，为自己提供一种独特的思考角度。
例如，在总结工作经验时，不必每次都写“四个结合”“六个结合”，还可以写“四个突出”“六个围绕”，要善于在总结成绩时突出成绩中的亮点、经验中的创新之处、问题中的警示之处等。又如，我们在总结成绩时要提炼亮点，而不能简单地列举几个数字；我们在总结工作时要突出创新之处，而不能仅仅列举几条工作措施；等等。
②要注意转换思考问题的角度。任何事物都是有两面性的，既有好的一面，也有坏的一面。事物的发展是波浪式前进、螺旋式上升的。如果我们用一成不变的眼光来看待事物，就会把好的一面丢掉，把坏的一面放大。事物在发展变化过程中有很多方面，只有全面地看问题，才能更好地认识事物。在写作公文时，我们也要注意角度的变化。要从不同的角度来看待同一问题。公文写作中，我们可以从正面、反面、侧面等来看待同一个问题。
例如，写一篇关于领导干部作风建设方面的材料时，可以阐述加强作风建设的意义、领导干部作为“关键少数”加强作风建设的重要性、作风建设的具体内容和要求。其中，阐述作风建设的具体内容和要求时，可以从领导干部自身观念和修养、单位风气、考核监督制度等不同的角度展开。