下载掌阅APP，畅读海量书库
立即打开
公文是实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家方针政策，公布法规和规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。这类公文有一个共同的特点，那就是格式与结构必须符合法律法规的要求。我们常说：“公文应当做到要素齐全、格式规范。”这句话虽然很短，但它说明了公文格式与结构在公文处理工作中的重要性。具体来说，公文的格式与结构应当符合《党政机关公文处理工作条例》《党政机关公文格式》等有关规定。非党政机关的企业事业单位等在写作正式的公文时，也应当参照党政机关公文的格式和结构。
公文写作，是一项规范性很强的工作。公文标题、正文、落款等要素必须严格遵循格式要求。由于公文写作不是一项独立的工作，而是在具体工作中与其他工作紧密配合的，因而其实践性很强，在实践中还需要注意一些具体规范要求。
版头，是指公文首页红色分隔线以上的部分。一般正式的公文有版头，通常称为“红头文件”。版头包括份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、分隔线等要素。其中，份号、密级和保密期限、紧急程度不是所有版头中都会有的。
①份号。如需标注份号，一般用6位3号阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角第一行。
②密级和保密期限。如需标注密级和保密期限，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角第二行；保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。
③紧急程度。如需标注紧急程度，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角，如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。
④发文机关标志。发文机关标志由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以不加“文件”二字。发文机关标志居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm，推荐使用小标宋体字，颜色为红色，以醒目、美观、庄重为原则。联合行文时，如需同时标注联署发文机关名称，一般应将主办机关名称排列在前；如标注“文件”二字，应当置于发文机关名称右侧，以联署发文机关名称为准上下居中排布。
⑤发文字号。发文字号编排在发文机关标志下空二行位置，居中排布。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为01），在阿拉伯数字后加“号”字。上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。
⑥签发人。签发人的格式为“签发人：×××”，居右空一字，编排在发文机关标志下空二行位置，“签发人”三字用3号仿宋字体，签发人姓名用3号楷体字。
⑦分隔线。版头中的分隔线位于发文字号之下4mm处居中位置，与版心等宽，印红色。
完整的公文的标题由发文机关名称、事由和文种组成。有的公文跨页，通常有页眉、页脚。页眉通常包括文件的编号、发文机关以及文件类型；页脚通常包括页码、成文日期等相关信息。公文的标题和页眉、页脚是重要的元素，下面从四个方面详细分析它们的作用。
①标题应简明、醒目、美观：标题用词应当清晰明了，准确反映文件的主旨。标题一般用2号小标宋体字，编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。
②页眉信息：页眉可以包括发文机关、文件编号、文件类型等信息，有助于读者迅速识别文件来源和归类。
③页脚信息：页脚可以包括页码、成文日期，它们有助于读者追踪文档进度，了解文件的时效性。
④标题和页眉、页脚的一致性：为确保整个文件的统一性和专业性，标题和页眉、页脚中的信息应保持一致，比如不可在一处使用全称，另一处使用简称。
公文的结构应该合理、分明，包括标题、正文、落款、附件等部分。标题应该简明、醒目。公文首页必须显示正文。一般用3号仿宋体字，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。正文应该根据内容进行逻辑分段，每段应该有明确的主题句和支撑句，段与段之间应该有合适的过渡。文中结构层次序号依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。正文之后的落款也应当严格遵循格式规范要求，详见前文“2.1.3落款的撰写方法”。最后的附件应当与正文有所分隔，另面编排，“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。
公文中使用标点符号应当符合规范要求，可参考《标点符号用法》（GB/T 15834—2011），避免随意使用。同时，公文的排版也需要符合规范，包括行距、缩进、字距等方面的要求。公文使用规范标点符号和排版要求是确保文档表达准确、规范和易读的重要要素。下面将从两个方面详细分析：
①标点符号的准确使用：在公文中，标点符号的准确使用能够帮助读者正确理解句子的含义和语气。例如，句号用于句末，表示陈述语气；逗号用于表示句子或语段内部的一般性停顿；顿号用于表示语段中并列词语之间或某些序次语之后的停顿；分号用于表示复句内部并列关系的分句之间的停顿以及非并列关系的多重复句中第一层分句之间的停顿；冒号用于表示语段中提示下文或总结上文的停顿；引号用于表示语段中直接引用的内容或需要特别指出的成分；括号用于标示语段中的注释内容、补充说明或其他特定意义的语句；破折号用于标示语段中某些成分的注释、补充说明或语音、意义的变化；连接号用于标示某些关联成分之间的连接。
另外，标点符号的使用应当保持一致性、统一性。同类的标点符号在不同的句子、段落中的使用应当保持统一的规则和风格，这样可以提升文件整体的庄严性、美观性和可读性。
②页面排版和字体格式：公文的页面排版应符合规范，以确保文档整洁、易读和专业。为了美观和装订方便，公文用纸上、下、左、右四个方向都要留白边，不能印刷文字。能印刷文字的中心区域称为版心。根据《党政机关公文格式》的规定，公文的页边距和版心尺寸如下：公文用纸天头（上白边）为37mm±1mm，地脚（下白边）为35mm±1mm，切口（右白边）为26mm±1mm，订口（左白边）为28mm±1mm，版心尺寸为156mm×225mm。
关于字体、行数，如无特殊说明，公文格式各要素一般用3号仿宋字体。值得注意的是，公文中的一些特殊要素的字体与正文相区分，如密级和保密期限、紧急程度用3号黑体，签发人姓名用3号楷体，标题用2号小标宋体，版记中的要素用4号仿宋。一般每面排22行，每行排28个字，并撑满版心。撑满版心是指，公文第一行字顶格编排在版心左上角，最后一行字必须沉底到版心下边缘。不过，特定情况下可以作适当调整。比如，当公文排版后所剩空白处不能容下印章或者签发人签名章、成文日期时，可以采取调整行距、字距的措施解决，这种情况下，可以将字距、行距调大或调小，从而使正文和印章处于同一页。
合理的公文结构布局能够使文档的内容清晰、层次分明，并帮助读者快速获取所需信息。
公文的逻辑顺序是指公文内容的组织结构和思维线索。下面从四个方面详细分析公文的逻辑顺序。
①结构清晰：公文应该具有清晰的结构，主体包括引言、正文和结尾三个部分。引言部分用于引出公文的主题和目的，正文部分详细说明公文的内容和要点，结尾部分进行总结和呼吁。例如，一份通知的结构应该包括通知的主题、通知的内容和要求、通知的发布日期和发文机关等。
②逻辑严谨：公文的内容应该按照逻辑顺序进行组织，确保信息的传递和理解的连贯性。例如，一份报告应该先介绍问题的背景和意义，然后阐述问题的具体情况，接着分析问题的原因和影响，最后提出解决问题的建议和措施。
③信息递进：公文的内容应该按照信息递进的方式进行组织，确保读者能够逐步理解和接收信息。例如，一份策划方案应该先介绍项目的背景和目标，然后阐述项目的具体内容和实施计划，接着提出项目的关键问题和解决方案，最后总结项目的预期效果和评估方法。
④信息分类：公文应该将相关信息进行分类，确保读者能够快速找到所需信息。例如，一份公告应该先将公告的主题和内容进行分类，然后按照时间或逻辑顺序进行排列，最后附上相关文件和联系方式。
综上所述，公文的逻辑顺序对于传达信息、表达观点和推动工作非常重要。通过清晰的结构、严谨的逻辑、递进的信息和分类的信息，公文能够更好地传达和实现其目的。
公文中的段落应该有明确的主题句和逻辑连贯的句子，以确保文档的条理性和易读性。每个段落应该围绕一个主题展开，避免内容冗杂和主题混乱。同时，段落之间应该有适当的过渡，以确保文档的连贯性和流畅性。
①段落开头提纲挈领：公文的段落应该以简洁明了的总领句提出段落的主题和要点。总领句应该具备引出段落内容、概括段落意义和吸引读者注意的功能，尽量简短精练，写成一个小短句或一个关键词。
②段落逻辑连贯：段落之间应该有明确的过渡句，将前后段落之间的关系和思维线索进行衔接，承上启下。
③段落重点突出：公文的段落应该将重点内容放在段落的首句或突出位置，以便读者能够快速抓住重要信息。重点内容可以通过加粗、缩进、换行、换字体、加标点符号等方式进行突出显示。
④段落信息递进：段落的内容应该有层次感，从整体到细节进行展开。
⑤段落信息分类：不同的段落可以根据主题、时间、主体、对象等方面进行分类。
综上所述，清晰的段落结构对于传达信息、组织内容和引导读者非常重要。通过提纲挈领的段落开头、连贯的段落逻辑、突出重点的段落、信息递进的段落和信息分类的段落，公文能够更好地传达和实现其意旨。
一个有效的公文结构应该能够突出重点信息，并帮助读者快速获取所需信息。在文档中，可以使用加小标题、加粗、斜体、编号等方式来突出重点信息。此外，可以使用图表、图像等辅助工具来清晰地呈现数据和信息，提高文档的可读性和可理解性。同时，在正文中，重点信息应该在适当的位置呈现，以便读者快速浏览和理解。
①突出重要观点或结论：公文中的重点可以通过强调和突出阐述重要观点或结论来实现。除了通过字体、标点符号、排版等方式在视觉呈现上突出重点内容，还可以将重点内容提炼关键词或关键短句，放于段首、句首，或总结小标题单独排成一行，让人可以快速捕捉到一大段内容的要旨。
②突出关键数据或统计信息：公文中的关键数据或统计信息对于支持论证或提供决策依据非常重要。为了让读者快速抓住这些关键数据，可以使用图表或醒目的阿拉伯数字进行突出显示。例如，在一份市场调研报告中，可以使用饼图或柱状图来突出不同产品的市场份额。
③突出重要事件或时间节点：公文中的重要事件或时间节点通常需要特别强调，以便读者能够清晰地了解和记忆。这可以通过突出显示日期、加粗字体或单独段落来实现。例如，在一份项目计划书中，可以使用加粗字体来突出项目的关键时间点和截止日期。
④突出重要人物或机构：公文中的重要人物或机构对于传达信息的可信度和权威性起到关键作用。为了让读者能够快速识别和关注这些重要人物或机构，可以使用引用、加粗字体或单独段落进行突出显示。例如，在一份新闻稿中，可以使用引用来突出重要人物的发言或观点，并在开头指出，×××强调/指出……
⑤突出关键问题或挑战：公文中的关键问题或挑战需要引起读者的重视和思考。为了突出这些问题或挑战，可以使用独立段落、加粗字体进行突出显示。例如，在一份政策建议书中，可以使用独立段落来突出政策实施中的关键问题和挑战。
⑥突出行动计划或建议：公文中的行动计划或建议是为了解决问题或达到目标而提出的具体措施。为了让读者能够快速理解和记住这些行动计划或建议，可以使用独立段落、数字编号或加粗字体进行突出显示。例如，在一份战略规划报告中，可以使用数字编号来突出不同阶段、不同步骤的行动计划。
综上所述，公文的重点突出是为了让读者能够快速理解和关注到公文中最重要的信息。通过突出重要观点或结论、关键数据或统计信息、重要事件或时间节点、重要人物或机构、关键问题或挑战以及行动计划或建议，公文能够更好地传达信息并引导读者的关注。