在日常工作中,我们经常会接到来自领导的任务指派。仅仅简单地回应“好的”或“没问题”,可能并不能表现出顺利完成任务的信心。一个更加周到和深入的回应,不仅有助于我们更好地表达自己对任务要求的理解,还能展现出我们的专业能力和责任心,从而更有可能赢得领导的支持。
沟通策略
在接到新任务时,我们可以采用以下沟通策略来准确把握任务要求并赢得领导的支持(见图1-4)。
图1-4 接到任务的沟通策略
● 概述理解 :根据自己的初步理解,概述任务的主要内容和目标。这一步骤的目的是确保自己对任务有清晰的认识,并为后续的沟通和执行奠定基础。
● 确认关键点 :在概述理解的基础上,进一步从任务中提取出关键点,如时间限制、性能指标、关键成果等。这些关键点是任务执行过程中的重要参考和依据。向领导确认自己对这些关键点的理解是否无误,可以确保团队的工作方向与领导的期望和要求保持一致,避免在执行过程中出现偏差或遗漏。
● 制订计划 :基于已确认的关键点,构思一个详细的执行方案。这个方案应该包括各阶段的时间安排、所需资源、责任人分配以及预期成果等。制订计划时,要充分考虑任务的复杂性和不确定性,预留一定的缓冲时间和资源,以应对可能出现的风险和挑战。同时,计划应具有可操作性和可衡量性,以便在执行过程中进行监测和评估。
● 请求反馈 :主动邀请领导对计划进行审阅,并提出宝贵意见。这一步骤是沟通策略中的关键环节,通过领导的反馈,我们可以及时发现计划中的不足和漏洞,并进行相应的调整和优化。请求反馈不仅可以体现对领导的尊重和信任,还有助于增强团队与领导之间的沟通和协作。
场景应用
你是一名项目经理,领导突然交给你一项任务:负责推进一个新产品的市场推广活动。你可以这样回应领导:
领导,关于您交给我的新产品市场推广任务,我初步理解我们的目标是提高新产品的市场知名度和销量,对吗? (概述理解)
另外,为了强化我对整体目标的理解,还想跟您进一步确认一下您对这个任务的具体要求。 (确认关键点)
我计划从以下几个方面入手,以保证活动的顺利进行:首先,进行市场调研,了解目标用户的需求和偏好;其次,制定有针对性的推广策略,包括线上和线下的广告投放、合作伙伴拓展等;最后,实施具体的推广活动,并监测活动效果,及时调整策略。在这个过程中,我需要协调市场、销售、产品等多个部门,获得更多的活动支持。 (制订计划)
以上关于我的理解和执行计划,请您给予指导和建议。 (请求反馈)
反馈循环
这种沟通方式背后的心理学效应主要是“反馈循环”(见图1-5)。反馈循环是一个动态的过程,通过不断的信息交流和确认,确保双方对任务的理解和执行保持一致。在接到任务,回应领导时,我们先概述自己的理解,并通过确认关键点、提出计划并请求反馈,建立起一个有效的反馈循环。这种循环不仅有助于减少误解和偏差,还能增强领导对我们的信任和满意度。通过不断的交流和确认,我们能够更好地理解领导的期望和要求,同时也能让领导感受到我们的责任感和主动性,从而促进双方的合作,增强信任。
图1-5 反馈循环