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党政机关公文必须依据中共中央办公厅国务院办公厅印发的《党政机关公文处理工作条例》制作。党政机关日常用文和党政机关事务性用文，虽与党政机关公文的写作处理依据不一，但都以党政机关及其部门机构单位名义出现，所以，在写作处理时，同样应当讲究严谨、得体、规范、有序。这里介绍的党政机关公文拟制的方式方法，可供党政机关日常用文和党政机关事务性用文拟制参考。
公文拟制是一个过程，包括文稿起草、审核、签发等。
公文起草，是指公文承办人根据腹稿草拟成初始稿件，经反复修改、讨论形成送审稿的整个过程。它也称公文的拟写或拟稿。公文起草要有令而动，有据可依。
公文起草是整个公文处理程序的基础。从发文处理角度来说，不论是根据工作需要主动对外发文，还是根据收文处理形成的贯彻性、答复性、批转性等公文，都要从文稿起草开始。
文稿起草是整个公文处理程序中的核心环节。丁薛祥在《身在兵位胸为帅谋》一文中提出，文稿起草工作，要着重于出思路、出观点、出真招。公文一旦生效，将会产生相应的行政、法律效果，收文机关及其部门机构单位必须认真处理。因此，公文的文稿起草必须符合国家法律法规和党的理论路线方针政策，完整、准确、全面体现公文作者，即发文机关及其部门机构单位的意图，并同现行的上位文和有关联合行文相衔接。这既是保证公文质量的第一道关卡，也是保证公文目的实现的核心环节。
相对整个公文处理程序来讲，公文的文稿起草是一个环节，但就其本身而言，又是一个包含多项内容变迁的过程。在成为定稿，即成为公文印刷标准版本前，公文文稿主要有以下几种。
草稿是公文文稿起草者根据腹稿草拟成文的初始稿件。通常讲，草稿从形式到内容都还比较草率、粗糙，只供讨论、修改和审核使用。一般公文文稿需多次修改，会留下若干版本的草稿。此类草稿没有多少保存价值，在定稿产生以后，历次草稿即可销毁，无须立卷归档。
作为从事公文起草经验尚不丰富或对文风特色尚未掌握的人员，有必要对一些重要公文文稿的历次草稿加以研究，从中找出规律，学习经验、吸取教训。
某些重要公文在文稿起草之后，需要多方面征求意见；某些规范性公文，在一定范围征求意见后，还要通过媒体广泛征求意见，以便充分吸纳建议。公文文稿起草者往往把草稿打印成若干份，甚至数十份，发送给各有关方面相关人员，或在专门的会议上供与会人员讨论使用。这就形成了征求意见稿。征求意见稿尽管是打印件，但本质上仍是草稿，不具有正式公文的特性。
公文文稿起草者要认真、谦虚地参加就公文草稿内容进行的讨论，注意收集各方意见、建议，并加以梳理、分析、研究，最大限度地吸纳与行文目的相关联的有益内容。
修改稿是根据各方面提出的意见和建议，对征求意见稿进行修改之后形成的文稿。有的重要公文的文稿可能要经过多次讨论修改，从而形成多次修改稿。修改稿相对于征求意见稿来说，要成熟一些，但仍属于未定稿。
送审稿指下级机关向上级机关及其部门机构单位报送审批的文稿。送审稿要遵循所送达机关及其部门机构单位所使用的公文处理工作条例或办法。在内容上，特别是涉及原则问题的表述，不得与正在施行的上位文表述不一；在格式上，应按《党政机关公文格式》的要求标注。
特别重要的公文，如制定法律、法规、条例、规定、决议等规范性、制约性公文，虽经起草，已在一定范围内讨论、征求意见、听取建议，并作了适当修改，但未经法定程序由相应机关审核批准或未经有关会议讨论通过之前，仍称草案。
草案经过更大范围的讨论，或通过媒体征求意见，作了进一步修改，但仍属有待批准、未经会议讨论通过的文稿。
定稿指已经审定签发或会议正式讨论通过的最后完成稿。定稿，标志着文稿全部酝酿时期的结束，最大限度地体现了公文作者的思想成果。相对草稿、征求意见稿、修改稿、送审稿、草案、修正草案等而言，定稿是制作正式公文的标准稿本，但相对正式公文而言，又称为原稿、底稿。
讨论稿、修改稿、草案等，都可以有若干份，甚至数十份，但定稿一般只有一份。
定稿上有机关及其部门机构单位负责人最后一次的修改标记和签发文字标记，或者有会议讨论通过情况的批注。尽管绝大多数机关及其部门机构单位将定稿打印或抄写在专门的文稿纸上，但格式尚不严整、美观，仍不是正式公文本身，故不便于，也不能用于对外发送。
定稿是制作、校订和考核正式公文的唯一依据，待正式公文印发后，由发文机关及其部门机构单位留底备查，不能随便销毁。联合办理的公文，定稿由主办机关及其部门机构单位归档，相关机关及其部门机构单位保存复制件。
党政机关及其部门机构单位的工作人员都有起草公文文稿的职责。通常讲，公文内容综合性较强的文稿由办公厅（室）起草；专业性较强的文稿由相关内设机构（司、处、科等）起草；凡政策性强、涉及面广、情况复杂、文字量大的文稿，应组织相关业务骨干共同起草；重要内容的文稿，应由机关及其部门机构单位负责人主持起草，初稿形成后，经集体研究、征求意见等，进入下一个环节。如：为起草党的二十届三中全会审议通过的《中共中央关于进一步全面深化改革、推进中国式现代化的决定》等文稿，中央政治局就于2023年11月成立党的二十届三中全会文件起草组，由习近平同志担任组长，王沪宁、蔡奇、丁薛祥同志担任副组长，在中央政治局常委会领导下承担文件起草工作。2023年12月8日，文件起草组召开第一次全体会议，文件起草工作正式启动。在7个多月时间里，文件起草组深入调查研究，广泛征求意见，开展专题论证，反复讨论修改。
习近平同志对起草文稿曾有明确而精辟的论述，并归纳为“求短、求实、求新”六个字。公文起草应当讲究实效，一切从实际出发，主题突出，结构严谨，观点鲜明，分析问题全面客观，所提政策措施切实可行，内容简洁，文字精练，表述准确。起草公文应当做到下列几点。
公文拟制中的关键程序，是公文文稿起草者思想认识深化的过程，也是对发文意图消化并使之具体化的过程。“求新”，就是要根据特定的行文对象和讲话场合等，写出有特色、有新意的文稿，在谋篇布局上认真构思。构思前，公文文稿起草者要准确把握作者的意图，围绕行文目的，作充分的调查研究，寻找理论和现实依据，对具体事项及其措施等作必要的论证；要明确行文的文种、主送对象、作者等。比如，某局欲修扩建办公楼，需向政府和同级财政争取经费。因向政府和同级财政行文，其文种是有区别的，所以，在该文稿起草前，主送对象应明确，否则，文种和作者就难以确定。具体说，某局向政府行文应使用请示，向同级财政行文该使用函。给政府和同级财政行文，其作者应为某局，给同级财政的办公室行文，其作者应为某局办公室。
起草公文一定要在构思上下功夫。
（1）要定主题。公文主题也是公文的中心思想、主旨或总观点。它是公文的灵魂。一般地说，公文要求一文一事，也就是一个主题。即使正文较长的公文，也要求只有一个中心思想贯穿全篇。
公文主题要集中单一。公文主题集中单一可以突出重点，提高办文效率，有利于工作开展和问题解决；有利于发文对象规范处理公文，公文主题涉及发文对象及内设职能机构一多，不仅容易扰乱正常的工作秩序，也会影响办理效率。
公文主题不得隐蔽含蕴和模棱两可。确定公文主题，要求明白显露，开门见山，旗帜鲜明地亮出作者的观点及态度，如做什么、谁来做、怎样做等。
（2）要构框架。主题确定之后，公文起草者就要按事物的内部联系和发展规律，对公文的内容和形式作合理安排，也就是构建正文框架。
构建正文框架，要讲究条理，注意层次和段落分明。具体地说，就是正文分几个层次，每一个层次里又分几个段落，层次与层次之间，段落与段落之间，发生什么逻辑联系，用文字或图表反映出来。这也就是人们平时所说的列提纲。
构建框架要做到层次紧扣主旨，段落紧扣层次的要求；内容上下组合和谐，左右衔接连贯，并统一在一个整体里。
构建正文框架，要注意不同文种之间的区别。对于篇幅长、内容丰富的公文，框架搭建要详细，必要时具体到最小的观点和重要、关键表述。
（3）要选材料。材料是血肉，是观点的基础。公文起草只有充分利用材料，才能做到观点鲜明。起草公文所需要的材料主要有正面的和反面的、点上的和面上的、具体的和概括的、典型的和一般的、直接的和间接的、现实的和历史的。要想获得这些材料，必须深入调查。毛泽东同志说：不熟悉生活，对于所论的矛盾不真正了解，就不可能有中肯的分析。在延安时期，毛泽东同志号召文学艺术家必须到群众中去，到火热的斗争中去，到唯一的最广大最丰富的源泉中去，观察、体验、研究、分析一切人，一切阶级，一切群众，一切生动的生活形式和斗争形式，一切文学和艺术的原始材料。
公文，单有材料还不行，还要对材料梳理、归类、分析，作必要的加工和消化。毛泽东同志十分强调文章的观点要有“较深刻的思想性”，作者要“学会用自己的话来写文章”。要达到这一目的，公文的起草者就要有正确的立场和观点、正确的思想方法和科学分析态度，围绕主题收集和选择典型的、真实的、准确的、新颖的和生动的材料。选择材料要做到“以十当一”，使用材料则要“以一当十”。
在精心构思的基础上，公文起草者可按照所构建的框架，充分运用所准备的得体材料，胸有成竹地起草，并要“求短”，即要用尽可能短的篇幅把问题说清、说深、说透。
公文文稿起草，要特别注意内容符合党的理论、路线、方针、政策，符合国家的法律、法规，符合上级相关文件精神和有关规定，完整、准确地体现公文作者的意图，全面、客观地反映实际情况，实事求是地提出解决问题的举措。
公文文稿起草，要掌握好主题表达的角度和分寸，文字贵用直言，忌用曲笔，注意表述得体，切实符合本级机关及其部门机构单位所处的地位，以增强文稿的说服力。
领导干部要亲自动手起草重要文稿。重要公文文稿的起草，要深入调查研究，针对所提政策举措和办法进行论证，广泛听取意见。毛泽东同志说，写文章，可以锻炼头脑的细致准确性。客观事物是独立存在的东西，全面地认识它，写成文章是不容易的事情。经过多次反复，才能比较接近客观实际，写出来经过大家讨论一下，搞成比较谨慎的作风，把问题把思想写成定型的语言文字，可以提高准确性。毛泽东同志在成为党的领袖后，指挥打仗再忙再累，工作环境再差再危险，都坚持自己起草文章、公文、电报、讲话稿，撰写社论和新闻通讯等。著名的《论持久战》就是毛泽东同志在简陋的陕北窑洞里，用9天时间，废寝忘食，一气呵成写就的。《论持久战》有力地驳斥了“亡国论”和“速胜论”的观点，在中华民族生死存亡的关键时刻，为全民族抗战指明了胜利的前景和努力的方向。习近平说，毛泽东曾经要求党的领导干部亲自动笔写报告、写社论，以养成在实践中思考问题、总结经验的好学风、好作风。习近平的文风朴实，充满智慧，没有平淡平庸的官话。习近平在福建任职17年多，写了大量的调查报告。
起草一份公文，从立意、构思、列提纲到初稿形成，往往需要反复琢磨、仔细推敲，实际上是一个不断修改求实的过程。
公文草稿完成之后，一般都还比较粗糙，仍需反复修改。反复修改起草的公文文稿，旨在纠正存在的毛病，使之符合规范，准确、鲜明、生动、简练地反映公文作者的意图。为此，修改的范围涉及观点、材料、结构、语言、标点符号和文种、标题、主送对象、正文标注、署名署时、用印、行文方式等格式规范。修改时，要质疑文稿中的每一个字、每一个词、每一句话、每一个标点符号，特别是对一些习惯性表述要斟酌。比如，“不到百分之八十多一点”，“不到”“多一点”前后矛盾。口头表达时，听者根据语境可大体猜出其意；书面表述，特别是在公文中出现，就使人不知其意。又如，“这个东西很圆”这个表述。表面上看，或者初听起来，没有什么问题，但对文字稍微推敲一下，毛病就出现了。大、小可以作比较，圆不能跟更圆作比较。因为圆就是圆，没有什么很圆。再如，据媒体报道，“‘这被子好暖和，晚上盖着一定很舒服！’这是某地市中区一个62岁的哑巴，从社区网络员手中接过被子后满意地说的一句话”。初听起来，合情合理，回味之后，就会使人感到与常理不符。明确了修改范围后，公文起草者应抱着认真负责的态度，高标准、严要求地进行修改。
公文文稿除了自己动手修改，有时还需要虚心向别人请教。公文起草者对文稿中所涉及自己不太熟悉的情况和业务，或者自己没有十分把握的材料，一定要虚心请教熟悉情况、懂得业务的人员。公文起草者在不影响公文保密的情况下，可以请他人帮助直接修改文稿，也可以征求他人意见后自己修改。
公文起草者要争取机关及其部门机构单位负责人和相关地区或部门机构单位的支持、配合，力求在内容和文字表述等方面达成共识，形成一致意见。
公文审核要层层把关，按级负责。凡以机关及其部门机构单位名义行文，文稿不论是由机关及其部门机构单位的秘书机构起草，还是由其他内设机构起草，在送机关及其部门机构单位负责人签发之前，应由办公厅（室）审核。
根据《党政机关公文处理工作条例》及有关规定精神，公文文稿审核的重点是：
（1）行文理由是否充分，行文依据是否准确。具体地说，就是是否确需行文。如确需行文，应以什么名义行文，即公文的作者是什么。
（2）行文内容是否符合国家法律法规和党的理论路线方针政策，是否同现行有关公文相衔接，所提政策措施和办法是否切实可靠。具体地说，即行文的依据是否充分，行文目的是否得当等。
（3）涉及有关地区或者部门机构单位职权范围内的事项，是否经过充分协商并达成一致意见，特别是联合行文有无自上而下、协调一致等。
（4）文种是否正确，格式是否规范；主送对象与作者是否匹配；人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确；文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范等。
（5）其他内容是否符合《党政机关公文处理工作条例》《党政机关公文格式》等有关要求。
公文文稿审核是一个过程。从文稿起草到签发，要历经若干环节。每个环节都有审核的责任。
审核文稿应当做到环环尽责，前者对后者负责。比如，公文文稿初稿形成后，起草机构负责人在文稿送本机关及其部门机构单位办公厅（室）审核前，应审核把关；若该文稿内容涉及本机关及其部门机构单位其他内设机构职能，则应提请其审核把关。机关及其部门机构单位内设机构审核后的公文文稿，应当提交本机关及其部门机构单位办公厅（室）审核。办公厅（室）审核后的文稿，应提请机关及其部门机构单位分管文稿起草机构工作的负责人审签。若一份文稿涉及多个内设机构的业务，这些内设机构又不同属一个机关及其部门机构单位负责人分管，则应分别提请分管相关内设机构的负责人审核，必要时，特别是重要文稿，应当提请机关及其部门机构单位主要负责人审核。与其他机关及其部门机构单位联合行文的文稿，由主办机关及其部门机构单位分管负责人审核后送所有联署机关及其部门机构单位的负责人会签；相关联署机关及其部门机构单位会签后的文稿，若内容有较大变动或原则性改动，主办机关及其部门机构单位则应采取相应措施，力求达成共识，以实现联合行文之目的。
审核文稿的过程是一个调查研究的过程，既要解放思想，打破“不懂业务”“已经多次研究，不会有问题”等思想障碍，敢于独立思考，又要严肃认真，一丝不苟，逐字逐句地反复推敲。
（1）弄清文稿的来龙去脉和基本精神。遇到不懂或者有疑问的地方，审核者必须虚心向业务机构和具体业务工作人员作调查、请教，切实弄清文稿内容。
（2）树立依靠业务机构自己解决问题的思想。业务机构人员，尤其是文稿起草者，具有相关业务知识，具备较丰富的材料，熟悉具体情况，了解起草该文稿的意图和过程。因此，审核时在对文稿反复研究、发现问题后，可以根据情况需要，与业务机构和文稿起草者共同研究，提出解决办法。
（3）审核文稿的基本方法是比较法。即把文稿的内容同业务机构介绍的实际情况作比较；把文稿的基本精神和各项具体措施，同党和国家的方针政策及有关规定作比较；同上级机关及其部门机构单位、平行机关及其部门机构单位、本机关及其部门机构单位的有关规定作比较；把标题同文稿内容作比较；把发文意图同文稿的文字表述逐字逐句作比较；把整篇文稿同《党政机关公文处理工作条例》的有关规定作比较；等等。
有针对性地处理不成熟或质量有问题的公文文稿：
第一，发现文稿内容有与政策相悖，有与上级机关及其部门机构单位规定和本机关及其部门机构单位正在施行的公文不一致的地方，或内容超越了客观实际，所提观点暂时行不通等，指出问题和提出处理意见后，退回文稿起草机构修改。
第二，凡不按《党政机关公文处理工作条例》办理的文稿，如程序不对、手续不全等，退回文稿起草机构补正。
第三，文稿质量上虽然有些问题，但不需要退回起草机构修改的，可根据情况由办公厅（室）修改、或办公厅（室）与起草机构研究修改。
公文签发是指机关及其部门机构单位负责人对已经办公厅（室）审核过的文稿进行最后审定、签发。公文签发是形成公文的最后一个决定性环节，其作用就是签发人对公文的内容，从理论方针政策以至具体措施，进行最后研究和审定；对公文的文字和体式，进行必要斟酌和修改，以便更好地通过公文这一工具，传达政策法令，推动和指导实际工作。因此，签发公文决不只是单纯的一种手续和形式，而是机关及其部门机构单位负责人履行领导职责的一项具体内容，也是机关及其部门机构单位负责人之间的业务分工和职责明确的体现。
公文签发应当建立健全严格的制度。公文签发制度可以强化机关及其部门机构单位负责人的责任意识，防止和避免出了问题后无人负责、互相推诿，或拖延积压、滥发公文和草率行文等现象发生；可以明确公文审批程序，减少传递手续，提高办文质量和办事效率。
公文必须经过签发手续才能印发。凡以机关及其部门机构单位名义发出的公文，应当由本机关、部门机构单位相关负责人审批签发。重要公文和上行的“请示”“报告”“意见”公文，由机关及其部门机构单位主要负责人签发。一般例行事务性公文，由分管该项工作的负责人签发。党委、政府的办公厅（室）根据党委、政府授权制发的公文，由受权机关及其部门机构单位主要负责人签发或者按照有关规定签发。各级机关及其部门机构单位负责人在审核公文文稿时，一定要认真、严谨且富有推敲、质疑精神。
公文签发人要对公文文稿的正确性负责。签发公文必须做到先审后签。邓颖超曾对《人民日报》总编室的温宪那说：我们回忆历史，一定要遵循主席要实事求是的教导，要有严肃的态度，科学的态度。历史就是历史，事实就是事实，不能胡说。邓颖超针对送审的三篇稿子说：第一篇是大寨大队党支部的，讲到周总理三次去大寨，我没有细看。总理三次去大寨，我只去了最后一次。我把我去的那一次中有两个地方的出入用笔划了一下。其他两次我没去，我没有权力发表意见。另一篇文章，讲西安事变后，恩来和蒋介石、张学良谈判时，说蒋介石抱头大哭，就根本没有那么回事！另外就是关于李少石被特务打死的说法。1945年主席到重庆去谈判。一天，突然听到李少石被枪杀。当时以为是特务要谋杀恩来。第二天查清李少石并不是特务暗杀的。我今天还又问了童小鹏，他也说不是那么回事。原来有一个写恩来同志的单行册子也那么讲，总理曾当面进行过批评。我的意见，在这篇文章里，这事就不要提了。不说实话怎么行？！关于第三篇文章。长征那一段，因我没有和恩来同志在一起，这一段我作不了证。但乍一看就觉得文章里面也有不妥的地方。比如“周总理和毛主席、朱德同志经常在一起”。“总理”这个职务不妥嘛！总理是解放后当的，当时是什么职务，就写什么职务。新华社也有一个稿子。那个稿子也有出入。比如，在红岩村时，说我和恩来同志经常和战士们浇水、种菜、浇粪，不是事实么！只是偶然一下子，怎么能说是经常做呢？不要渲染，不要吹嘘，不要夸张。还有说恩来在重庆和主席“寸步不离”，怎么寸步不离呢？当时恩来非常关心和保护主席的安全，这是事实。但恩来同志要进城找民主党派谈话，主席也要出去，说“寸步不离”起码是不科学。今年恩来同志去世后，我听说有单位将一些文章朗读录音，放了，其实里面和事实有很多不符，当时也没办法。新华社的稿子你们也看一下，你们提法要一致，不能一个这样说，一个那样说。
审核文稿要学习邓颖超对党的事业高度负责的态度，尊重事实，严谨较真，绝不放过任何疑点。
首先，要审核该文要不要发。对于可发可不发的公文一律不发，如相关内容确有必要让有关方面悉知的，可通过电报、电话、网络等手段送达；对确有必要发的公文，一定要认真把关。
其次，要审核该文文稿主送对象和文种是否匹配。主送对象为上级机关及其部门机构单位时，可适用的文种只有“请示”“报告”“意见”，使用时还应加以区分，杜绝“请示”与“报告”混用。
三是，要审核文稿的表述是否精准。公文的每一句话、每一个词、每一个字和每一个标点符号，都应当准确无误。审核时，要从段落到层次，逐句、逐词、逐字、逐标点符号地推敲、质疑，在斟酌中追求精准、得体。
四是，要有怀疑自己和甘当学生的态度。某著名大学校长因读错“鸿鹄”被质疑后，给“亲爱的同学们”的道歉信，被一名“小学生”找到近30处不准确表述。其中既有“正赶上‘文革’教育几乎停滞了”“我刚出了一本书《校长观念：大学的改革与未来》”“这概念都滚瓜烂熟”“上大学之后学英语也多费了很大的劲”等语法问题，也有将“想象”与“想像”错用问题，还有“毛选”应标注书名号而未标注、“热爱你们的校长”后不该有标点符号却标注了逗号，以及一些标点符号标注不准等问题。作为公文的签发者，一定要从某著名大学公文签发人——校长的身上汲取教训，无论是自己起草的文稿，还是在签发公文时，对文稿的审核，都要精雕细琢，字斟句酌，反复比较，如对内容作了较大改动，特别是重要观点和关键表述发生变化时，应与相关人员沟通，在充分征求意见并达成共识后再签发。中共江苏省委办公厅为强化省委文件把关力度，更好地提升文件起草质量，于2018年4月26日，聘请了《新华日报》校对组组长尹宁锋为省委文件“第一读者”。这对于准确使用词语，做到文如其事，恰如其分，充分发挥公文的作用具有一定的意义。
公文签发人对审核后的公文文稿，要明确签署意见，完整标注姓名和日期。如根据授权代表签发公文，应写上“代签”字样。
在公文文稿上圈阅或者签名的，视为同意。圈阅公文在我国有着悠久的历史。三国时期，就有在文书和契约上签字署名的风气，以表示某人的身份，史书上称为“押”。唐宋时期，臣僚们在进呈公文或传阅书牍时，不再署全名，只书写其中一字，表示自己“阅过”。王安石被任用为参知政事后，每天都要接触大量的公文，就在阅过的公文上写上“石”字。由于王安石性子急，书写时又不规范，“石”字在写了一横一撇以后，干脆画一个圆圈。后来，为了方便和显明，王安石声明自己“阅毕”文牍的符号，即一横一撇后加一个圆圈。不久，王安石索性去掉了横撇，仅保留了圆圈。时间一长，其他同僚纷纷仿效，久而久之，圆圈便演变成了“阅毕”文件的符号。
据报道，1948年3月的一天，毛泽东同志突然向政治秘书胡乔木询问一封中央工委发来、内容为土改工作的电报。胡乔木赶紧找叶子龙要。叶子龙告诉他，所有中央工委发来的电报都已经在第一时间送给了毛主席。胡乔木也表示记得毛主席曾看过那封电报。但就算是毛主席忘了，这事也只能算秘书们的工作失误。为了避免出现类似情况，叶子龙跟胡乔木商量，以后凡是送给毛主席及各位中央领导的文件、电报，均请领导签名，然后画一个圈，以示看过。商量好了，两人就去向毛主席提建议。毛主席倒是爽快地同意了，立即示范，在一份已看过的文件上签上名字，然后在“毛”上画一个圈，认认真真签了日期。毛主席把文件交给叶子龙、胡乔木，表示以后领导审看文件就这么“圈阅”，“画圈为证”，哪一个环节出了问题，就追究哪一个环节的责任。从此，“圈阅”制度就开始实施，并一直沿用到今天。
联合发文由所有联署机关及其部门机构单位的负责人会签。
内容特别重大或涉及面特别广的公文，须经会议讨论通过，或由机关及其部门机构单位若干负责人签名同意。
内容涉及方针、政策以及重大问题的公文，一般应呈送上一级机关负责人审阅、加签。
部门机构单位要以机关名义行文，或要报请机关批转下发公文，本部门机构单位负责人要查实，认为确有必要后再予签发。
签发人在签发公文时，必须对文稿作严格审核修改，对其所签发公文的正确性负完全责任。
签发人如果对文稿作了较大或重要修改，可在印发前交有关部门机构单位负责人或审核人、起草人复阅后付印。有关部门机构单位负责人及起草人、审核人如对修改部分有不同意见，可向签发人提出，但不得自行修改。
签发后的公文文稿为定稿，是公文的标准稿本。签发的定稿应交由机关及其部门机构单位办公厅（室）秘书机构登记、统一编发公文文号。机要部门或机关管理印章的机构，凭本机关及其部门机构单位负责人签发的定稿用印。
党政机关日常用文和事务性用文，在写作和处理上，除了适用党政机关公文写作处理规范外，还应注意下列三点。
机关日常用文一旦生效，将会产生相应的行政、法律效力。比如，计划（纲要、规划、要点、安排），相关机关及其部门机构单位要贯彻执行，或作为制定自身计划、工作要点、活动安排等依据；又如，讲话稿，与会人员要在理解把握其精神实质的基础上，抓好贯彻落实；再如，调查报告，自然要成为出台文件和实施决策的重要依据。因此，日常用文的起草必须准确理解把握国家法律法规和党的理论路线方针政策，完整领会和体现机关及其部门机构单位领导意图，并同现行有关公文相衔接。这既是整个机关日常用文制作，即写作处理程序中的核心环节，也是保证机关日常用文价值实现的核心环节和必需。
机关日常用文的起草，是指拟稿人在领会写作意图的前提下，根据腹稿草拟成初始稿件，经反复修改、征求意见和讨论等形成送审稿的整个过程。相对整个机关日常用文写作处理程序来讲，起草是一个环节，但就其本身而言，又是一个包含多项内容变迁的过程。日常用文起草者，要为文稿的定稿付出艰辛努力。
机关日常用文起草与公文起草过程大体一样，但内容相对复杂，特别是重要、大型的会议文稿。为了准确领会领导意图，充分体现领导思想，完整表达领导要求，起草者在动笔前，要多倾听、多请示、多询问，从与领导的交流中捕捉其思想和观点。起草中，要根据领导者的个性、思维方式、思考问题的习惯，以及解决问题的举措意向，特别是明确要求，站在领导者的角度和高度，通盘考虑本机关及其部门机构单位工作重点、难点，想领导所想，急领导所急。同时，也要站在发文对象和听众的立场和角度，策应其所期所盼，在精心布置的基础上认真写作后，要呈请机关及其部门机构单位负责人审阅，并针对所提意见，认真修改，直至被认可。重要的文稿，在机关及其部门机构单位负责人审阅并作修改完善后，才可进入征求意见等下面的环节。
机关日常用文文稿起草者，要像对待公文文稿中的征求意见稿、修改稿、定稿一样，认真负责地做好每个环节的工作。
机关日常用文文稿起草者除了争取机关及其部门机构单位负责人的意见外，还要争取相关地区或者部门机构单位的帮助、支持、配合，力求在内容和文字表达等方面达成一致意向。凡以机关及其部门机构单位名义出现的日常用文，文稿不论是由机关及其部门机构单位起草，还是由其内设机构起草，当作为上报性或印发性公文的一部分内容出现时，应与公文文稿一起经办公厅（室）审核后，才可送机关及其部门机构单位负责人签发。
总之，机关日常用文的制作，即写作处理，一定要依照有关规定运行。这也是确保机关日常用文优质、高效、保密的前提和必需。