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公务文书因公务而制作。党政机关公文与机关日常用文、机关事务性用文，尽管体式、行文原则等不尽相同，但都以党政机关及其部门机构单位或其负责人的名义出现，所以，语言风格大体相同。
公务文书对语言有独特的要求。《周易·系辞》中说：“鼓天下之动者，存乎辞。”意思是说，要想说服鼓动天下，就得借助言辞。刘勰在《文心雕龙·定势》中说的“因情立体，即体成势”，与列宁所说的“文体应与内容相呼应，文章的语言和口气应适合文章的论旨”一样，都是指文体与内容的语言风格应相适应。公务文书语言以实用为目的，在语言材料、表现方法的选择上，有自身要求。
毛泽东主席热爱群众语言、古典语言，同时，憎恨教条主义和官僚主义的语言。延安整风中，毛泽东主席把文风与学风、党风并提，讨伐“党八股”，并列了八大罪状。新中国成立之初，毛泽东主席在修改《人民日报》将要发表的一篇号召人们正确使用祖国语言的社论时，特别加了：我们的同志中，我们的军政组织和人民团体的工作人员中，我们的文学家教育家和新闻记者中，有许多是精通语法、会写文章、会写报告的人。这些人既然能够做到这一步，为什么我们大家不能做到呢？当然是能够做到的。毛泽东主席对公务文书的假、大、空极为反感，甚至愤怒：讲了一万次了依然纹风不动，灵台如花岗之岩，笔下若玄冰之冻。哪一年稍稍动一点，使读者感觉有些春意，因而免于早上天堂，略为延长一年、两年寿命呢？习近平总书记在地方任职时，曾就一些领导干部不会跟群众说话批评道：与新社会群众说话，说不上去；与困难群众说话，说不下去；与青年学生说话，说不进去；与老同志说话，给顶了回去。公务文书不仅要准确、完整、全面地体现作者的意图，还要得体地表述，让主送对象和读者简单便捷而不费劲地看懂、看准、看完整。这是及时、有序、顺利贯彻落实公务文书内容的前提和基础。
无论是公务文书文稿的起草者，还是核稿人，包括签发人，都必须掌握公务文书准确、得体、简洁、质朴的语言风格。
公务文书的受众为党政机关及其部门机构单位，以及相关人员。公务文书应当追求让人“看得清楚，听得明白”，做到通俗易懂。但通俗不是所谓的“中庸”。“中庸”是儒家伦理学说的核心思想。儒家认为，在人伦日用中做到“中庸”，即行所当行、止所当止；绝非做人要圆融，善于“和稀泥”、当“老好人”。公务文书注重语言表达准确，反对搞折衷主义、模棱两可，让人雾里看花；同时，强调与时俱进，要因时制宜、因地制宜，勇于破除教条主义、主观主义和形而上学的束缚，力戒“八股”表述。
公务文书语言应当准确。实事求是的态度和实实在在的内容，要靠“准”的形式表达出来。“实”和“准”是统一的。没有“实”，“准”就失去依据；没有“准”，也就无法表现“实”。准确是对语言的基本要求，使用语言应该做到准确。只有准确，人们才有可能把事情讲清楚，让人听明白。公务文书是据以办事的实用文体，不准确的语言，肯定会带来表述上的、理解上的、贯彻落实上的不准确，尤其是一些具有极强的政治性、政策性的重要公务文书。“计划”“总结”“简报”“调查报告”“讲话稿”等机关日常用文，“贺信”“慰问信”“祝酒词”“倡议书”“悼词”等机关事务性用文，与公文一样强调高度准确。否则，不仅达不到行文目的，还会因文误事。
公务文书语言的准确，包括用句、用词、用字，以及标点符号的标注。所谓公务文书语言的准确，就是要确切无误地把作者所要表达的思想情感表达出来，使主送对象和读者能正确地理解把握。叶圣陶在《公文写得含糊草率的现象应当改变》一文中指出：“公文不一定要好文章，可是必须写得一清二楚，十分明确，句稳词妥，通体通顺，让人家不折不扣地了解你说的是什么。”很显然，对于公务文书，尤其是公文的语言来说，清楚明确地传达意思，让人正确理解，这是最根本的要求，一切有悖于本意的句、词、字，以及标点符号都必须摈除。
中华民族文化博大精深，汉语词汇十分丰富。其中，近义词很多。有时为表述某一事物，可用的词不少，但真正确切、得体的只有一个。到底用哪一个？这就需要反复比较、斟酌、推敲。唐朝还俗僧人贾岛，作诗追求完美。贾岛在谈心得时称：“两句三年得，一吟双泪流。”《题李凝幽居》是贾岛的名篇。据传，有一天，贾岛骑着毛驴在长安街上行走，突然诗兴大发，写下了诗中“鸟宿池边树，僧推月下门”这一名句。当时，他对前半句自信满满，即鸟儿晚上在池塘边上的树上栖息。但他对后半句犹豫不定：一个月色正好的夜晚，小和尚来到一座寺庙前，面对掩住了深深庭院的大门，是用“推”，还是用“敲”，才能发出声响，让里面沉睡了的僧人为他开门。贾岛在驴背上打着手势比划着。谁知，一不小心，毛驴来到一顶轿子前面。轿子里坐着的正是当朝刑部侍郎、文章大家、哲学家、文学家、思想家韩愈。韩愈知道后，不仅没有生气，还从轿子里走下来，与贾岛一番比划。最后，两人商定用“敲”。因为，敲门发出的声响要比推门发出的声响大。我们起草、审核、签发公务文书，特别是公文时，就要向贾岛学习。要善于甄别、斟酌、琢磨，注意反复推敲近义词在范畴大小、程度深浅、分量轻重等各方面的细微区别，比如，“处分”与“处罚”“处理”，“违犯”与“违反”“违背”，“事情”与“事故”“事件”，“灾害”与“灾难”“灾祸”等，在使用时应当严加区分。
胡乔木同志讲：“写文章要使人看得懂，人家看不懂或不完全懂，就看不下去，看下去了也难得动员他。似懂非懂，目的就达不到。”公务文书，特别是公文，用字、用词、用语必须确定。否则，含糊不清，模棱两可，主送对象和读者、听众就有可能在领会其精神实质时产生误解，在贯彻执行时无所适从，以致产生与行文目的不一致的后果。所以，公务文书制作一定要区分和使用好模糊词语。比如，最常使用的一些表示程度的词语，像“基本上”“大体上”“普遍”“所有”“一定”“比较”“适当”等，使用时必须以事物的实际数量、具体程度为根据。也就是说，使用类似词语要有数量概念：一件事只完成一半，不能说“基本上完成”；一项活动，多数人参加，不能说成是“全部参加”。又如，“据说”“估计”“大概”“或许”“差不多”等词语，在使用时需慎重。否则，容易产生含混模糊的感觉。某机关廉政建设规定：“不该收的钱礼坚决不收，不该请的客坚决不请，不该办的公司坚决撤销……”什么是该？什么是不该？显然不明确，容易使人产生既然规定了“不该收的钱礼”，就有“该收的钱礼”等想法。自然，这样的规定不仅起不到准则规范作用，还具有副作用。再如，“处以上干部”和“处以下干部”，“35岁以上”和“35岁以下”等，在公务文书中应清晰表述为“处以上干部（含副处）”“处以下干部（不含副处）”，或在相应的语境中表述为“处以上干部”“科以下干部”；“35岁以上”和“35岁以下”后，应明确出生年月，可表述为“1986年6月30日后出生”。只有用上述类似的具体表述，才不会产生歧义。
在实际工作中，无论是公文，还是机关日常用文和机关事务性用文，有些内容，容易理解，但不容易用文字表述得详尽具体。此时，适当、合理、规范地使用模糊语言，就能达到用较少的文字表达较丰富内容之目的。比如，“1984年，上海……国民经济和社会各方面都取得了比前几年更好的成绩，工农业生产总值持续增长，市场繁荣活跃，技术改造和城市建设步伐加快，第三产业有了较快发展，地方财政收入增加，人民生活继续改善，社会风气和社会治安明显好转”，这段话里，就使用了“更好”“持续增长”“加快”“较快发展”“增加”“继续改善”“明显好转”等模糊词。这些词在准确、恰如其分地反映十一届三中全会以来，上海在党的理论路线方针政策指引下，各条战线确实取得可喜成绩方面起到了积极作用。由此可见，模糊语言不模糊，模糊词中有准确。不过，在使用模糊语词时，要对客观实际作出恰当的估计，避免失“度”，造成不真、不实和不符合情理的情况。比如，与会人员才到了一半，就不能表述为“绝大部分人员准时参加”之类；增加到30%，就不能表述为增加了30%等。同时，要防止一些在特定环境下让人听得明白，但不符合语法、句法、词法、字法的语言在公务文书中出现。再比如：“爷爷小时候经常对我说”，要表达的是“我小时候，爷爷经常对我说”，而非“爷爷小时候，对我说”。因为那时爷爷和奶奶也许还没结婚、爸爸也没出生，哪来的“我”。“我们去晒太阳”，事实上是让太阳照耀到人身上，而非人去作用太阳。“爸爸妈妈含辛茹苦一把屎一把尿将你喂大”，要表达的是父母艰辛不易，绝不是孩子由父母用屎和尿喂大的。
1983年6月，邓小平让中共中央办公厅的同志将他给朱伯儒同志的题词，即 “学习朱伯儒同志，做一个名符其实的共产党员”请语言学家推敲一下，看看有没有用字不准确的地方。语言学家王力接过题词，一字一字地推敲，认为“名符其实”的“符”现在已经不使用了。如果就这样定，用字不规范，最好用“副”字。邓小平知道后说：虽然过去用这个“符”字，但现在不用了，就是错别字了。老师写了错别字，贻误了学生，国家领导人写了错别字会影响国民的文风。这叫上行下效嘛！你去替我好好谢谢王老！规范公务文书用字，十分重要，应引起每一个机关工作人员的高度重视。
一是要注意成语中的同音、近音、相似等字的使用。比如，“旁征博引”容易写成“傍证博引”，“谈笑风生”容易写成“谈笑风声”，“竭泽而渔”容易写成“竭泽而鱼”等。
二是要注意数字和量词的准确搭配使用。比如，数字“2”与“两”，要视语境而用，不能将“二两重”表述为“两两重”、将“十二”表述为“十两”、将“两口子”表述为“二口子”、将“一头牛”表述为“一名牛”、将“一只鸡”表述为“一个鸡”，等等。
三是要注意连词的使用。比如“和”“与”“及”，三者尽管意思相近，但使用时应有讲究和区别。
“魔鬼和天使都在细节里”这句话很有道理。最小的事情，往往会产生很大的影响，发挥巨大的作用。制作公务文书，特别是公文，经常会碰到事例、数字、群众语言和公文标题、文号等引用，如引用不准确，不仅其依据作用得不到发挥，相反，还会引起歧义，耽误工作。因此，引用时一定要反复核对查证，做到准确无误。
一是引用数字做到“分”“合”相符。引用数字不能出现几个百分数加起来超过或不足百分之百的现象。同时，在列举数据时，应杜绝自相矛盾。比如，“凡是年化收益高于6%的理财产品都是骗人的”与“我们的××基金年收益率达到9%”，在同一语境下由同一人表达，就授人以把柄。
二是引用公文做到标题、文号等规范齐全。引用的公文要便于主送对象和读者、听众能准确检索、运用；凡确需引用不规范标题的公文时，应采取相应措施修正，确保让读者准确掌握所引用公文的制发机关（部门机构单位）、事由和文种；所引用公文的内容或有关精神必须准确，杜绝断章取义。
三是引用他人语言做到尊重原意，不添油加醋。法国作家保尔·拉法格（Paul Lafargue）是马克思的女婿。拉法格在自己创作的《忆马克思》的一文中写道：“马克思所引证的任何一件事实或任何一个数字都是得到最有威信的权威人士的证实的。他从不满足间接得来的材料，即便是证实一个不重要的事实，他也要特地到大英博物馆去一趟。”“共和国勋章”获得者、中国研究与发展杂交水稻的开创者和带头人、中国工程院院士、国家杂交水稻工程技术研究中心主任、杂交水稻之父袁隆平曾饶有兴趣地对记者说：“我曾经做了一个梦，梦见水稻长得像高粱一样高，稻穗长得像扫把一样长，米粒长得像花生米一样大……”后来，有记者带着清样，请袁隆平审定文稿。袁隆平说：“我梦见的是谷粒像花生米那样大，不是花生那样大，哪有那么大，这个‘米’字丢不得。”“我梦见的是自己躺在水稻下乘凉，说躺在稻穗下不准确。”袁隆平边说边拿起笔在“花生”后工工整整加了一个“米”字，并将“稻穗”改为“水稻”。公务文书特别是公文，引用词语、引用领导和名人的语言作依据，尤应精准无误。无论是起草文稿、审核文稿，还是签发公文，包括撰写、修改机关日常用文和机关事务性用文，都要学习马克思的文风，像袁隆平那样较真、执着。
在标注人名时，要注意同音不同字的“姓”和“名”的区别，如“陈”与“成”“程”，“民”与“明”“鸣”，等。在标注地名时，特别要注意同城、同区域的相近读音的店名、公共场所名称之间的区别，如“中山宾馆”与“钟山宾馆”“中山饭店”等；必要时，应标注其门牌号码。在标注时间时，要注意年份的误差，在年底、年初时，谨防月、日准确而年份不变的现象，如“2021年1月10日”写成“2020年1月10日”；必要时，应当标注周历，即“星期×”。在标注通信号码时，要注意阿拉伯数字的数量和英文字母的大小书写。
文风得体问题不是一件小事。我们党历来认为文风体现作风、反映党风，必须予以高度重视。党的十八大以来，以习近平同志为核心的党中央把文风列为作风建设的重要内容，中央八项规定将改进文风作为其中之一。
讲究文章的得体，不是中国人的专利。奥巴马在美国总统竞选史上，堪称最著名的演讲家之一。他懂得听众想听什么、爱听什么，在演讲中十分注重讲得体的故事。在2012年的胜选演讲中，奥巴马站在一个普通美国公民的角度，通过列举三个故事，讲述了大选对每一个美国公民的重要性：一个志愿者，言辞中藏不住骄傲，他挨家挨户拉选票，只因为哥哥终于在附近的汽车厂找到了工作；一名军人的妻子为助选打电话直到深夜，只是想确保那些为国家抛头颅、洒热血的军人回家之后，无须再为一份工作、一个住处走上“战场”；俄亥俄州一个患白血病的女孩，因为有了医改而得到救治。
不难看出，语言的运用，总是受特定内容和目的、特定对象和条件限制，为特定的需要服务。公务文书既要讲究事例表意得体，也要讲究语言表达得体；既要准确地反映客观实际、达到行文目的，又要促使主送对象和读者与作者在心理上达成共鸣：或亲切温暖，或震慑警觉，或严肃郑重，或欢欣鼓舞等。这就是语言得体。公务文书的语言得体，还要求做到用句、用词、用字与文种和文体匹配，句式完整、周密、严谨、简练。
由于行文内容、目的不同，语体风格也就各不相同。就公文内容来说，同是“命令”，颁布政策时就应庄重严肃，授予荣誉称号时则应热情欢快；“通告”“决定”“通报”等公文，就要严明缜密；“通知”“批复”“纪要”等知照和批转类公文，就要谨慎郑重；“请示”“报告”“意见”“函”等公文，则宜平和婉曲。
毛泽东用文章十分得体地总结社会规律，宣传政治主张。比如，当党内外对农民运动颇有微词时，毛泽东在《湖南农民运动考察报告》中说：革命不是请客吃饭，不是做文章，不是绘画绣花，不能那样雅致，那样从容不迫，文质彬彬，那样温良恭俭让。革命是暴动，是一个阶级推翻一个阶级的暴烈的行动。当井冈山时期革命处于低潮时，毛泽东用诗一样的浪漫语言，在《星星之火，可以燎原》中预言革命高潮的到来：它是站在海岸遥望海中已经看得见桅杆尖头了的一只航船，它是立于高山之巅远看东方已见光芒四射喷薄欲出的一轮朝日，它是躁动于母腹中的快要成熟了的一个婴儿。当抗日战争处在最艰苦的相持阶段，许多人苦闷、动摇时，毛泽东在著名的《论持久战》中指出：武器是战争的重要的因素，但不是决定的因素，决定的因素是人不是物。力量对比不但是军力和经济力的对比，而且是人力和人心的对比。抗日战争是持久战，最后胜利是中国的——这就是我们的结论。由此可见，无论是公文，还是“讲话稿”“慰问电”“感谢信”“祝酒词”“倡议书”等机关日常用文和事务性用文，要实现传播思想的重要目的，在语言的表达上，就要讲究打动人、说服人、影响人，让读者乐意读，吸引听众听了还要听。
制发公文，在语言表达中应体现上行文、平行文、下行文的区别：对上行文不得使用“命令”“批复”“通知（指令性）”等文种语言；对下行文不得使用乞求性语言；平行文语言要体现协商意识，切不可用上行文、下行文语言。
机关日常用文和事务性用文的语言，要求表达得体，讲究氛围。如：讲话稿的称呼就要讲究得体得当，将“妇女儿童”称为“娘儿们、娃娃们”，不是接地气，而是不得体，应表述为“女士们、小朋友们”；到监狱给教育改造人员讲话，称呼应有讲究，既不能称“同志们”，又不应称“弟兄们”，称“罪犯们”也不妥当，有违初衷。记得早些年有一位演讲家到监狱里演讲时用了“同胞们”，据说，产生了很好的效果，不少听众热泪盈眶。
公文文体的各部分都有些适用文体表达要求习惯的专用词语。在公文制作过程中，必须根据各文体的表达要求，准确、得体地运用与之相适应的专用词语，才能获得表意确切、语言简洁的效果。比如，称谓用语：本、你、该、我；经办用语：经、业经、兹经；引述用语：前接、近接、悉；期请用语：即请查照、希即遵照、请、希；表态用语：照办、同意、可行、不可；征询用语：当否、是否可行、妥否、是否同意；期复用语：请指示、请核示、请回复、请批示；结尾用语：为要、为盼、为荷、特此通知（或通报、函复、函达）。这些专用词语，是公文语言体系的一个组成部分。
在用法上，专用词语要“专”，要区别不同的文种、不同的内容、不同的行文方式、不同的主送对象，让其各司其职，既不错用也不乱用。否则，就不伦不类，甚至还会闹出笑话。比如，“即请查照”和“希即遵照”均是表示期望、请求性用语，但二者在使用上是有区别的，“即请查照”是用于致函同级机关及其部门机构单位了解或办理工作事务的，而“希即遵照”则是上级指示下级办某件事情时使用，若二者倒用，就不妥。又如，“通知”的综合词语常用“现通知如下”“特作如下通知”“特紧急通知如下”等，切不可与军用公文中“通令”的综合词语“通令如下”“特通令如下”“特作通令如下”等混用。再如，“为要”一般只用于下行函，不用于平行函或上行函；“为感”只用于平行函，不用于下行函或上行函。
复函的结语，则常用“特此回复”“此复”等，而“此复”只用于下行复函。公函一般不用“此致”“敬礼”等便函的结语；批转、转发、印发性通知的结语，通常有“现印发你们，望遵照执行”“现印发你们，望参照执行”“现印发你们，供参考”三种，一定要根据所批转或转发、印发公文的作者、文种、内容及要求等选用。具体地讲，要区分用好“遵照执行”“参照执行”“供参考”。“遵照执行”要求发文对象，即各地、各部门机构单位不折不扣地执行；“参照执行”要求发文对象，即各地、各部门机构单位结合实际执行；“供参考”对发文对象没有贯彻落实的要求，仅供参考而已。
公文中常用的专用词语已凝结成固定结构，并被广泛使用和认可。所以，制作公文切不可随意改变其组合结构和表述形式。如“命令”“公告”的结尾词语常用“此令”“现予公告”，不能写成“现予此令”“切切公告”“特予此告”等；不能把“现转发你们，供参考”，表述为“现发给你们来了，自己看着办吧”；也不能把“如无不妥，请批转贯彻执行”，表述为“如果没有什么不对的，就批下去，让下面按文件精神做好了”等。
总之，专用词语的使用要注意得体，防止错用、混用、滥用。专用词语要根据文种和文体的性质、应用原则及表达效果灵活运用，不能千篇一律。反则，不视文种和文体性质需要，信手写上其他专用词语或非规范专用词语，就属于张冠李戴。
语言是一种社会现象，随着社会变迁，新的词汇和短语不断出现，一些固有词产生了新的词义，也有一些词语因过时而被淘汰。
1921年3月，蔡元培就任中华民国教育总长。因为国家刚从专制政体转向共和政体，作为民国教育事业的执掌者，蔡元培急需人才充实力量。就在此时，蔡元培读了一篇题为《孔学商榷》的文章。蔡元培知道文章的作者是正在京师大学堂教书的胡玉缙后，就指示下属起草了一封信，请胡玉缙任教育部典礼官。其全文为：“奉总长谕：‘派胡玉缙、王丕谟接收典礼院事务，此谕。’承政厅谨传，等因。”胡玉缙因信中的“谕”字不高兴，就给蔡元培写了一封抗议信。究其原因：“谕”字是“亡清陋习”，是专制王朝用的词，现在都民国了，应该摒弃不用；“谕”字是政府里面上级对下级发号施令的文体，胡玉缙是前清的官员，跟现在的教育部没有隶属关系。
在制作公务文书，特别是公文时，就要从胡玉缙给蔡元培写抗议信中得到启发，避免使用那些已过时的词语，如“洋火”“洋钉”等。这类具有殖民地时期色彩的词语，不仅在公文中不得使用，就是在机关日常用文和事务性用文中也应废弃。同样，对具迷信色彩的“祈愿”“保佑”等词语，“抓革命促生产”“无限忠于”等形而上学的语言，要杜绝使用。另外，旧公文中常见的“等因”“奉此”“寄查”“兹奉”“令行可照”“大致尚可”“事出有因”“碍难照准”等，也应停止使用。
在公务文书制作中，对体现新时代又具新思想、新观念的词语，要有“每天给自己增一丝新的魅力”的精神，及时运用，以适应新形势的需要，比如“踏石留印、抓铁有痕”“正能量”“中国梦”“社会主义核心价值观”“蛮拼的”“点赞”“数字政府”“数字化生活”“云计算”“大数据”“众筹”“打虎”“拍蝇”“融合党建”“乡村振兴”“社会治理”“七一勋章”“三孩生育政策”等。当然，在使用新词语时，要注意不能把简单的概念复杂化，将平实的词语套上高深的“外衣”，即将新词语随便使用，或轻易地用来表达某一不同事物的意义。假若如此，自然也会影响到公务文书的效果，特别是在公文的正确理解和有效贯彻执行方面。
公务文书要做到词语表达得体，除了上述外，也要考虑修辞上的讳饰和婉曲。这样做，可以取得某种含蓄、委婉的表达效果，或使一些不便具体描述的内容达到表述准确之目的；或使一些动态性问题的表述留有余地，更具某种灵活性，也便于因地制宜，变通解决。比如，将“贫困”表述为“低收入”，将“失业”表述为“待业”，等等。这些，适应了特定社会历史条件和一定环境对语言应用上的合理要求。另外，也要讲究敬词、谦词使用得体，使主送对象和读者自然地接受，避免令主送对象和读者感到受之有愧，或“肉麻”之类的词语在公务文书中出现。
胡乔木在《在写文件方法座谈会上的讲话》中说：“语言不是随便可以学好的，非下苦功不可，要向人民群众、向外国语言、向古人语言学习。”胡乔木的这个观点是向毛泽东主席学的。毛主席无论是写文章还是作报告，抑或是平时谈话，总是给人一种通俗易懂、风趣幽默的印象，即使在学术著作中也是深入浅出，讲群众听得懂的大白话。毛泽东在张思德同志追悼会上的悼词《为人民服务》中说：中国古时候有个文学家叫作司马迁的说过：人固有一死，或重于泰山，或轻于鸿毛。为人民利益而死，就比泰山还重；替法西斯卖力，替剥削人民和压迫人民的人去死，就比鸿毛还轻。毛泽东在中共七大上的闭幕词，只有千余字，讲了一个《愚公移山》的寓言故事。这些古人语言的恰当使用，使读者倍感形象生动、淳朴贴切。关于学习群众语言，毛主席说，我们是革命党，是为群众办事的，如果不学群众的语言，那就办不好。现在我们有许多做宣传工作的同志，也不学群众语言。他们的宣传，乏味得很；他们的文章，没有多少人欢喜看；演说，也没有多少人欢喜听。人民的语汇是很丰富的，生动活泼的，表现实际生活的。他在《实践论》中讲到知识来自实践时说：“要知道梨子的滋味，你就得变革梨子，亲口吃一吃。”他在《矛盾论》中讲到内因和外因的关系时，就讲鸡蛋因得适当的温度而变化为鸡子，但温度不能使石头变为鸡子。
2014年5月，在北京大学师生座谈会上，习近平总书记指出：青年有着大好机遇，关键是要迈稳步子、夯实根基、久久为功。心浮气躁，朝三暮四，学一门丢一门，干一行弃一行，无论为学还是创业，都是最忌讳的。要想写好文章，特别是公务文书，必须向平实处用心，要向人民群众学习语言。2013年六一前夕，习近平在北京市少年宫与小朋友一起参加活动，他就没说代表党中央国务院，只说代表大朋友祝小朋友们节日快乐。大朋友的名义得体，让小朋友感到平易近人，亲和温暖。
删繁就简三秋树。表达简洁，是一门高超的语言艺术。朱元璋怒责茹太素，尽管原因并非单一，但与其所呈奏折过长有关。现如今，公文上万字才进入正题的现象几乎没有，但语言表达啰唆、拖沓并不偶见。2013年1月，中共中央的八项规定在第三条中对精简文件和简报提出了明确要求。党中央率先垂范，公文相对少了、短了；但要形成长效机制，尚有努力空间。有人认为，公文短了，怕要表达的内容不完整、不清楚；公文短了，行文没有分量、缺少说服力，不能引起主送对象，特别是领导的重视。事实并非如此。《新观察》记者曾问郭沫若：“有人说短小的文章没有分量，你觉得这种看法对吗？”郭沫若说：“文章总是‘有话即长，无话则短’。要说的东西多，就长一点；说的东西不多，就短一点。我是喜欢短文章的，但我也并不反对长文章。有内容的长文章是好的，就怕像王大妈的裹脚布——又长又臭，那实在受不了。短文章就没有分量？那不见得。文章不在长短，要看内容如何。黄金只有一点点，但还是有它的分量的；牛粪虽然一大堆，分量却不见得有多重。我们四川还有人用牛粪作燃料，至于那些又臭又长的文章，恐怕连牛粪也不如。”实践证明，公务文书，特别是公文语言，越短，越有力；言简意赅，越能起到言已止而意未尽的效果。
有人主观上想行短文，但起草文稿、审核文稿、签发公文时，简洁用语的能力欠缺。简洁，就是用较少的语句、词语表达较丰富的思想。简洁是一切文章的语言要求。司马迁写项羽，寥寥几笔，便见项羽一生。刘禹锡的《陋室铭》，区区81个字，读起来朗朗上口，句句在理，因而流传久远。明代胡鹿崖断案：“二牛斗争，一死一伤。死者共食，生者共耕。”不仅语言简洁，而且行文效果极佳。叶圣陶先生曾就公文简洁用语作过颇为精当的论述：“为了节省看公文的人的精力和时间，公文就该尽可能写得简而得要。”公文简而得要，是公文主送对象和读者准确理解、把握和执行的需要；是信息化背景下，顾及阅读者时间和尊重他人生命的需要；是贯彻落实中共中央关于改进工作作风、密切联系群众八项规定的题中之意。这是公务文书，特别是公文起草、审核、签发者都应当做到、做好的基本功。
简洁，首先表现为表达方式的简明扼要。公务文书要短，起草要简洁，应当主题突出，经济用语，要言不繁。
公文一般不采用描写和抒情的方式表达。公文的表达主要从办理公务的角度，对事实加以肯定、否定或提示，即所谓“论事”。如要求办一件事，就直接写其目的、办法措施和要求。一件事办完了，要总结，就直接写明办得如何，即有什么成绩和经验、存在问题和教训、今后打算和努力方向等，不需要叙述事情的过程，也不需要铺排环境、渲染气氛。
公文的说理与一般的文章不一样。公文的说理只需要表明观点、点破实质即可，而不必过度旁征博引、多方论证，也不需展开争辩。如《国务院关于授予赵春峨罗健夫蒋筑英全国劳动模范称号的决定》，只用了60个字就对表彰对象的事迹作了全面而客观的评价，可谓简明扼要。
机关日常用文和机关事务性用文也应以陈述为主。机关日常用文和机关事务性用文，虽可适度描述、抒情，以增强说服力、感染力，达到宣传、动员的目的，但既不同于记叙文的叙述，也不同于议论文的议论，则应用事实说明观点的客观存在，即引经据典，运用适量、典型、具有说服力的事例和数据等作证或佐证，同时，表述要注意简洁。
简洁，除了表达方式简明扼要外，还必须在遣词炼句、反复修改上下功夫。毛主席十分赞赏鲁迅先生的文章，称鲁迅是中国第一个圣人，自己是圣人的学生，说鲁迅的思想和读者是共鸣的。公务文书，特别是公文，要达到与读者、听众和发文对象的共鸣，毛主席赞同鲁迅的观点：写完后至少看两遍，竭力将可有可无的字、句、段删去，毫不可惜。宁可将作为小说的材料缩成速写，决不将材料拉成小说。
在词语使用上要“厉行节约”，惜字如金，做到必须有的内容一个字不能少，无关的内容一个字不能留。缩略语的产生和广泛运用，正是为了适应语言简洁的要求，如“双拥”“共建”“八项规定”“暗访”“文明委”等。这些约定俗成的词语，已被社会普遍认可，就可在公务文书中使用。但是，强调公务文书，特别是公文词语运用简洁，并不是说可以为简而简，或生造一些词语而不遵循汉语规范化原则，弄得苟简古奥，让人不知所云，甚至闹出笑话。如将“挖潜、革新、改革”缩略为“挖革改”，将“计划生育领导小组办公室”缩略为“计办”，将“男式牛皮棉鞋”缩略为“男牛皮鞋”，等等。另外，在规范、庄重、严肃的公文中，应当使用全称时，还应该使用全称。
“你的发言都是空话，你不要再念了，你下去吧。”读者也许不会忘记，这是2009年12月时任许昌市委书记毛万春对在大会主席台发言的许昌市魏都区委副书记说的话。套话、空话、废话是简洁之大忌，它用很多文字却传达很少的信息，甚至传达不了什么信息。套话，表现在开头必写上几句空洞的与主旨内容无关的话，如“形势喜人”之类，接着用一长串的状语：“根据……部署或要求，按照……计划或安排，在什么领导下、指导下、关心下、帮助下、配合下、支持下……”再如，“亲自过问”“亲自挂帅”“亲自到会”“亲自讲话”“亲自调研”“亲自深入一线”“亲自检查工作”“亲自宣讲文件”，就差“亲自吃饭、睡觉和上厕所”；最后是“还有很大差距，仍需继续努力”之类。
空话，就是没有实际、具体内容的话，空洞，不着边际，在条条、概念中绕圈子。套话、空话纯属废话，都是公务文书的累赘，什么事情也没有反映，却浪费了笔墨和他人的时间、精力。公务文书，尤其公文是用来反映情况、指导工作、解决实际问题的，要以较少的语言、较短的篇幅，反映出丰富的内容，使主送对象和读者能以较少的时间，明白无误地了解其全部内容。为此，制作公文一定要着力做到简洁。比如，“请示”，将行文目的、依据、请求事项及具体内容等表达清楚即可，其他文字皆可视为多余；“批复”，将行文依据和同意、或不同意、或部分同意、或部分不同意，以及所涉及的具体回复内容表达清楚即可，其他文字皆可视为多余。
谚语之所以在民间广泛流传，就在于它短小、通俗而又有内容。如毛泽东的“三个臭皮匠，凑成一个诸葛亮”；邓小平的“摸着石头过河”；胡锦涛的“不折腾”；习近平的“踏石留印、抓铁有痕”；等等。这些语言就很好。几个字、十几个字，就抵得上一篇大文章。墨子曾答学生问说：青蛙日夜鸣个不停，可仍然没有人听；报晓的公鸡一叫，天下为之震动。话不在多，关键在于合乎时宜。当然，提倡公务文书要短，并不是言之无物的短，也不是毫无新意的短。它更强调主题集中，结构紧凑，文字精练，短而新、短而实、短而精。公务文书尽可能多地合理使用谚语，就可以达到语言精练、文短而不贫的效果。“凫胫虽短，续之则忧；鹤胫虽长，断之则悲。”（《庄子·外篇·骈拇》）公务文书的“长”与“短”，要从实际出发，不能为简而简，简不成文。
所谓质朴，就是自然朴实，不矫饰。毛主席在《反对本本主义》中提出：没有调查就没有发言权。不做正确的调查研究，同样没有发言权。调查就是解决问题。他在《湖南农民运动考察报告》中指出：革命不是请客吃饭，不是做文章，不是绘画绣花，不能那样雅致，那样从容不迫，文质彬彬，那样温良恭俭让。革命是暴动，是一个阶级推翻一个阶级的暴烈的行动。毛主席的这些语言朴实、典雅。
“文无定法，但有章法”，就是这个意思。写文章总得懂一点逻辑、方法和修辞，要不然，朴素的情感和思想得不到完整、全面、准确的表达。毛主席总是把博大精深的道理、艰涩难懂的事情，用讲故事、打比方、举例子的形式，深入浅出，讲得一清二楚，通俗易懂。毛主席起草和签发的公文、撰写的文章，只要具有基本认字能力的人，都能准确理解和把握；即使没有文化的人，也能听得明白。毛主席的文章和讲话达到了“文章是有形无声的语言，语言是有声无形的文章”的境界。
毛主席说过，我们现在有些文章，神气十足，但是没有货色，不会分析问题，讲不出道理，没有说服力。文章要有说服力，不是靠晦涩艰深和堆砌华丽辞藻来体现的，讲究的是朴实无华，不用曲笔，直截了当，通俗易懂。但是，质朴并不等于白开水一杯，更不是粗制滥造，而是对语言精心锤炼的结果。前面介绍过，公务文书语言所追求的是“清水出芙蓉，天然去雕饰”的表达效果。它不需要文学性的细腻刻画，着意烘托；也不需要学术性的探幽索微，艰深爬抉。为了便于主送对象和读者准确理解、把握，及时贯彻落实其精神，需要以质朴无华的语言直来直去地表达，便于明快简洁地领悟。
著名漫画家华君武漫画的思想穿透力和艺术感染力，源于他与时代共脉搏，与人民同呼吸。群众语言，质朴自然，来自群众，被群众所接受。要写好公务文书，就要向华君武先生学习，植根于群众，学习人民的语言，使用好群众喜闻乐见、容易记牢的语言。党的十八届中央委员选举产生的中央领导集体第一次与媒体见面时，习近平总书记在讲话中说：新形势下，我们党面临着许多严峻挑战，党内存在着许多亟待解决的问题。尤其是一些党员干部中发生的贪污腐败、脱离群众、形式主义、官僚主义等问题，必须下大气力解决。全党必须警醒起来。打铁还需自身硬。我们的责任，就是同全党同志一道，坚持党要管党、从严治党，切实解决自身存在的突出问题，切实改进工作作风，密切联系群众，使我们党始终成为中国特色社会主义事业的坚强领导核心。“打铁还需自身硬”是这段话中给人印象最深刻的语言。作为总书记，在这样的场合讲出来，既浅显易懂又非常新鲜精彩。因为这是一句中国不识字的老百姓都听得明白又感到亲切的大实话。
公文语言要做到质朴，一是拟制公文前应对所涉及内容反复深入调查研究，吃透其精神实质；二是注意吸收让人感到新鲜、精彩、亲切的群众语言；三是避免将方言土语、俚语和描述性的语言作为群众语言在公文中使用。
准确、得体、简洁、质朴，是对公务文书，特别是党政机关公文语言的总要求。它们之间是相互联系、相互映衬，不能截然分开的。否则，所制发的公务文书，特别是党政机关公文就谈不上合格。