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公务文书有广义和狭义之分。所谓广义的公务文书，是指党政机关（本书简称机关），包括党政机关的部、委、办、厅（局）等组成部门（本书简称部门），党政机关的特设机构、直属机构、办事机构（本书简称机构），党政机关的直属事业单位和人民团体等（本书简称单位）为处理公务，按照一定程序形成的、体式完整的文字材料，是公务活动的记录，也是实施领导、指导、组织、管理的工具。
广义的公务文书通常由三部分组成：
一是党政机关公文，俗称“红头文件”，也是狭义上的公务文书。它依据相关条例或实施办法制作处理，如党政机关公文，依据中共中央办公厅、国务院办公厅2012年4月16日印发、2012年7月1日起实施的《党政机关公文处理工作条例》制作处理，军队机关公文、外交公文、司法公文，依据相应的条例或实施办法制作处理。
二是机关日常用文，指不具有党政机关公文体式，但在机关及其部门机构单位内部使用的文字材料，如计划、总结、讲话稿、主持词、会议记录、简报、调查报告等。
三是机关事务性用文，指不具有公文体式，既可在机关及其部门机构单位内部使用，又可对外使用的文体，如新闻稿、贺信、喜报、祝酒词、倡议书、慰问信、悼词等。
公务文书并不博大精深，但绝非雕虫小技。公务文书中的党政机关公文，是一门政治性、政策性、规范性、应用性、操作性极强的学问；机关日常用文，是党政机关及其部门机构单位实施决策、组织管理、工作推动、任务落实所不可缺少的“手足”；机关事务性用文，是机关及其部门机构单位组织实施激励、互动、沟通、融合等不得忽略的“口舌”。
办理好公务文书在各级各类机关及其部门机构单位工作中十分重要。没有公务文书的严谨、规范、有序办理，就没有正常的工作开展。公务文书办理是指党政机关公文、机关日常用文、机关事务性用文的拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。
《党政机关公文处理工作条例》第一章总则第三条明确：“党政机关公文是党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家的方针政策，公布法规和规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。”党政机关公文是党的机关公文和国家行政机关公文的简称。
《党政机关公文处理工作条例》第一章总则第二条明确：“本条例适用于各级党政机关公文处理工作。”
（1）党政机关公文有明确的发文目的。党政机关公文因公务而制作和处理。
一是个人不得使用公文。无论是公职人员，还是非就业人员，都不得因私使用公文。比如，某厅一处级干部张某，欲赴境外参加女儿的毕业典礼和学位授予仪式，在向厅里请假时，就不得使用“请示”，只能使用“申请”或“请假条”。再如，农民李某一家4口，有3人重病，生活艰难，欲申请低保，在向村里提出这一请求时，就只能用“申请”。
“请示”是公文，“申请”是民间用文，即非公务时使用“申请”。当个人用“申请”的形式向组织提出请求，请予批准或答复时，组织不必以书面形式表达结果。通常在由相关部门机构单位或内设机构按规范程序办理后，以口头形式答复是否同意。如某厅批准张某因私出境的程序：张某本人提出请假申请，张某所在处处长提出初步建议，厅人事处根据现行相关规定提出准予出境建议，分管张某所在处工作的厅领导和厅分管人事工作的厅领导应明确态度，厅主要领导根据分管副厅长、分管人事工作的副厅长意见和相关规定，作出是否同意或是否提交会议集体决策的决定。在办理是否同意张某因私出境手续中，每一个环节都应本着积极、认真、严谨、负责、效率的态度作为，既不能“一卡”了之，也不能“一放”了之，要履职尽职。厅人事处还应建立完整的办文、办事档案。
二是个人与个人之间不得使用公文。无论是两个人还是两个以上的个人，都不得因私，即非公务而使用公文。比如，王某和沈某两人都是各自企业的法人，通过沟通、协商，就某高科技项目研发达成共识，决定合作。这一合作决定，需用文字的形式表达和记载，只能使用“合同”“契约”“协议书”等其中某一文体，而不得使用“公告”“通告”“公报”“决议”“决定”“通报”“通知”等种类的某一公文。再如，村民陆大爷因翻修房屋，欲向陈姓邻居借10000元人民币暂用，属于个人行为，应该出具的凭证为“借条”，而非“请示”。
三是组织不应对个人使用公文。《党政机关公文处理工作条例》第四章第十五条规定：除上级机关负责人直接交办事项外，不得以本机关负责人名义向上级机关报送公文。据此，组织，即具有公文作者资格的机关及其部门机构单位，在履行职能时，通常不应向不具有公文作者资格的个人行文。在这方面，有不少值得吸取的教训。比如，重庆奉节县民政局就因1992年一份公文制作和处理不当，被重庆市第二中级人民法院认为构成名誉侵权，终审判决赔偿受害人精神损失费2万元人民币。起因是复员军人卢先生因对本人伤情被评为三等甲级（七级伤残）不满，要求民政部门提升为一级伤残。奉节县民政局在对卢先生要求重评的处理意见中，多处使用了“耍赖”“所到之处鸡犬不宁”“是一个有嘴无脸的人”等带侮辱性的语言。法院的判决依据，除了“处理意见”中使用了带侮辱性语言外，还与那份“处理意见”主送的对象使用不正确有关，即不应该送达卢先生的哥哥，以及与卢先生有关联的各村民小组。
（2）党政机关公文有使用范围的限定。根据《党政机关公文处理工作条例》第八章第四十条“其他机关和单位的公文处理工作，可以参照本条例执行”之精神，实际工作中，只有党政机关及其部门机构单位、直属事业单位和人民团体等才能使用公文，一切非公务性质活动中形成的书面文字材料均不属于公文。党政机关要精简公文，严格控制发文数量和范围。凡国家法律法规和党内法规已有明确规定的，一律不再发文；现行公文规定仍然适用的，不再重复发文；没有实质内容、可发可不发的公文，一律不发；由部门机构单位发文或部门机构单位联合发文能解决的，不再由上级机关转发或印发。对中共中央、国务院和上级党委、政府的公文，地方及其部门机构单位要结合实际贯彻落实，不得层层转发；已标注公开发布的公文，地方及其部门机构单位不再翻印；通过媒体公开发布的中共中央、国务院和上级党委、政府的公文，不再发布纸质公文。临时性机构一般不对外发文。
已通过媒体发布的指令性、规范性公文，地方及其部门机构单位，必须贯彻执行。
报送公文要讲究规矩，切忌多头上报。属于党委（党组）职权范围内的工作，以党委（党组）名义报送上级党组织；属于政府或部门职权范围内的工作，以政府名义报送上级政府。地方党委不向上级党组织的同级政府报送请示类公文，地方政府不直接向上级政府的同级党组织报送公文。属于地方党委和政府职能部门机构单位职权范围内的工作，直接报送上级主管部门机构单位。
（3）党政机关公文有特定的文面格式。现行党政机关公文的文面，按照《党政机关公文格式》（GB/T 9704—2012）所列项目和标准制作。
公文格式在公文拟制中必须规范标注，任何机关及其部门机构单位和个人不得随意创造和变更。现行党政机关公文的文面格式，就是公文的“五官七窍”
，该标注时一定要标注，不该标注的绝对不能标注。比如，一份涉密程度较高的公文，该标注“机密”或“绝密”时，就应当标注。否则，就会给事业或工作造成相应损失。
标注密级，即标注“秘密”“机密”“绝密”其中之一的公文，应当根据《党政机关公文处理工作条例》《党政机关公文格式》等相关规定标注份号，并与该份公文的印刷数量标注匹配。这是精准具体掌控某份涉密公文的必须。反之，一份公文，涉及的内容需要相关机关及其部门机构单位或民众广泛知晓，却被标注了密级，甚至被标注为“机密”或“绝密”。那既不便于公文的制作处理，也不利于公文作用的发挥，还给公文管理设置了障碍。
（4）党政机关公文有规范的办理程序。党政机关公文的行文名称、行文体式、行文关系和办理、管理等一系列相互关联、衔接的工作，必须严谨、规范、有序。办理公文不能找感觉、凭经验、按习惯，应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。否则，不仅不能实现行文目的，还会造成难以预料的后果。比如，某影视作品中的“赶紧写一份‘请示报告’给我，马上就批给你们”这句台词，就极为不妥。因这句话是典型的不按规矩、凭感觉行文办文的写实，反映了在公文文种、公文主送对象、公文处理和公文运行等多方面存在的错误。
公文依法制作处理，具有明法传令、指导工作、宣传教育、沟通信息、凭据记载等多方面的作用。公文与其他文体不同，有自身固有的特点。
（1）鲜明的阶级性。公文是社会发展到有了阶级和阶级统治时的产物。它的服务对象是国家和政党，反映国家和政党的立场、观点、利益要求，具有鲜明的阶级性。社会制度不同，公文的阶级属性也不同。
《党政机关公文处理工作条例》明确的公文，是动员群众、组织群众、指挥群众的工具，具有很强的政治性和政策性。具体地说，其政治性、政策性体现在三个方面：
一是党政机关及其部门机构单位制作的公文，应当符合党的理论、路线、纲领、方针、政策，符合国家的法律法规和党的规章制度，完整、准确、全面贯彻落实党和国家的相关文件精神。
二是必须与正在施行的上位文，与其他机关及其部门机构单位的联合行文精神相一致。
三是必须充分体现公文作者的意图。
（2）特定的作者。公文的作者是特定的，也是法定的。公文的作者必须是依法成立的机关及其部门机构单位以及按法定程序产生的组织负责人。具体地说，现在党的机关、国家机关、军队机关和司法机关、其他各级机关及其部门机构单位等，都是根据相应的法律、法规、条例、章程、决定、决议等建立，并以自己名义行使权力和承担义务的组织。所以，它们都是特定的，也是法定的作者。比如，上到中共中央、国务院，下到乡镇党委、政府；上到中共中央、国务院的部门机构单位（中共中央组织部、公安部、中国残疾人联合会等），下到县（市、区）委、政府的部门机构单位（中共××县委组织部、××县公安局、××县残疾人联合会等）；上到中共中央组织部办公厅、公安部办公厅、中国残疾人联合会办公厅等，下到中共××县委组织部办公室、××县公安局办公室、××县残疾人联合会办公室等。这些，都可作为公文的作者。国家主席、国务院总理、省长、市长、县长等，在使用命令（令）文种时，都可以作为公文作者。又如，《国务院关于从严控制社会集团购买力的决定》这一公文，是以机关名义发布的，其作者是国务院；《上海市公安局关于严禁赌博的通知》这一公文，是以政府组成部门名义发布的，其作者是上海市公安局；《江苏省残联关于召开第八次代表大会的通知》这一公文，是以单位名义发布的，其作者是江苏省残联。再如，《中华人民共和国主席令》《国务院总理令》等，尽管以领导人名义发布，但并不代表其本人，而代表他所在的、依法成立的组织行使职权。
按机关及其部门机构单位内部分工从事公文文稿的起草者和核稿者，不是公文的特定作者。
（3）法定的权威性。公文是由法定的，即依法成立的机关及其部门机构单位制发的。法定权威，体现在公文对主送对象的约束力上，某些时候，还体现在具有强制执行的效力方面。主送对象要履行职责，处理好上下级的来文，充分发挥公文的作用：下级机关及其部门机构单位来文请示，本级就要答复；本级机关及其部门机构单位有情况，就要向上级报告；上级机关及其部门机构单位有部署，本级就要贯彻落实。
公文的约束力以及强制执行力，因公文制发机关及其部门机构单位和文种、内容而异。不同的公文制发机关及其部门机构单位和不同的文种、内容，其约束力以及强制执行力的表现程度不同。只有自觉尊重和维护公文法定的权威性，才能正常发挥公文效用，以保证各级各类机关及其部门机构单位工作的有效运转和办事效率的提高。
公文凡因不办理或不及时办理造成损失的，应对相关人员问责。
（4）高度的准确性。公文跟文学创作的目的不同，不是供人鉴赏；公文跟新闻写作的目的不同，不是报道事实；公文跟政论性、学术性等文章写作的目的不同，不是讲明道理、传授知识。公文的目的在于：上级向下行文是为了行使职权、实施领导，指导所属机关及其部门机构单位和有关群众正确执行党和国家的理论、路线、方针、政策，处理好事务，解决好问题；下级机关及其部门机构单位向上行文，是为了报告情况，请示事项，争取指示、指导和答复，便于开展工作、处理情况和解决问题；平行机关及其部门机构单位之间行文，是为了联系工作，互相协调配合，共同办好有关事务。公文的这些功能，决定其必须具有高度的准确性。
一是文种适用必须准确。现行党政机关公文有15种，制发公文时，文种选用必须准确，不得随意：要防止原党的机关公文、国家行政机关公文，即现已废止的“指示”“条例”“规定”和“会议纪要”等文种继续使用；要防止“计划”“总结”“会议记录”“简报”“调查报告”等机关日常用文作为公文直接使用；要防止“申请”“合同”“契约”“协议书”等民间文体在公务中使用；要防止“请示报告”“公告启示”“申请报告”等错误文种在公务中使用。同时，要防止《党政机关公文处理工作案例》第二章中明确的15种公文文种出现错用和混用现象。
二是语言表达必须准确。公文要做到文如其事，恰如其分，讲究提法和分寸，要让人“看得清楚，听得明白”，特别要准确选用好近义词和模糊词语，比如：事情、事故、事件，处理、处分、处罚、处决，基本上、大体上，普遍、个别、有所，一定、比较、适当，望遵照执行、望参照执行、供参考，等等。这类词语在使用时要以背景，即实际数量、具体程度和相关要求为根据，做到准确反映客观情况。
要杜绝错字、别字。公文中错别字的出现，多为相关人员责任心缺失所致。比如，陕西省西咸新区沣东新城文化与旅游局的一份题为《关于摸排写作爱好人员的通知》中，“请各相关单位认真组织，开展摸牌，于2020年9月25日前将摸牌情况报……”中的“摸排”错为“摸牌”。四川南充市高坪区法院的一份判决书就出现了数十处错误，最吸引人眼球的是，文尾的“南充中院”被表述为“成都中院”。广西自治区藤县宁康乡将“宁康乡2018年森林防火工作推进会”错为“宁康乡2018年深林放火工作推进会”。更为“壮观”的是，在其后的检讨中，又将“今天在制作宁康乡2018年森林防火工作推进会的会标时犯了重大失误”，写成“今天在制作宁康乡2018年森林防火工作推进会的会标时范了重大失误”，“犯”“范”不分。类似的例子还有：将“开展双基共建 加速金融扶贫”错为“开展双基共建 加速金融扶贪”、将“我市将实行全面开放二胎政策”错为“我市将实行全面开放二妻政策”等。
要禁用歧义性语言。公文中歧义性语言虽不多见，但所产生的影响多为负面的。比如：“操办婚丧喜庆须至少提前10日申报”，社会就会质疑“丧事”如何上报；“1981年2月31日以前出生”，人们就对“二月平”这一概念产生了怀疑；山东省莘县住建局在一份报告中把县委书记王峰的名字写错成“汪峰”，县委书记在批示中写道，“我不是歌星”。
三是格式和事例、数字、文件等引用必须准确。公文格式标注必须准确，标注不准，不利于公文的运行、使用和管理，甚至还会造成重大损失；公文写作中相关事例、数字、文件的文号和标题等引用不准，不仅失去引用效果，甚至还会引起歧义，难免有伪造依据之嫌。
党政机关公文种类，由中共中央办公厅、国务院办公厅于2012年4月16日印发、2012年7月1日施行的《党政机关公文处理工作条例》规范明确，1996年5月3日中共中央办公厅发布的《中国共产党机关公文处理条例》和2000年8月24日国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》停止执行。
《党政机关公文处理工作条例》规定公文种类主要有15种，即在原《国家行政机关公文处理办法》规定的13种公文的基础上，增加了“决议”和“公报”文种。原《中国共产党机关公文处理条例》规定的“指示”“条例”“规定”等3个文种不再使用。处理办法和处理条例中的“会议纪要”改为“纪要”。
《党政机关公文处理工作条例》规定的主要公文文种及用途包括：
（1）决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。
（2）决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。
（3）命令（令）。适用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。
（4）公报。适用于公布重要决定或者重大事项。
（5）公告。适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。
（6）通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。
（7）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。
（8）通知。适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。
（9）通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。
（10）报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。
（11）请示。适用于向上级机关请求指示、批准。
（12）批复。适用于答复下级机关请示事项。
（13）议案。适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项。
（14）函。适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。
（15）纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。
党政机关公文的行文方向与行文原则紧密关联。
党政机关公文的行文方向是根据党政机关及其部门机构单位和组织系统、公文法定作者职权以及与发文对象之间的隶属关系来确定的。据《党政机关公文处理工作条例》相关条款精神和机关及其部门机构单位工作机制运行实际，公文的行文可分为上行文、平行文和下行文三种方向。
一是上行文。上行文是下级党政机关及其部门机构单位向上级党政机关及其部门机构单位的行文。上行文有“请示”“报告”“意见”三种公文。
二是平行文。平行文是同级党政机关及其部门机构单位或不相隶属党政机关及其部门机构单位之间的行文。平行文主要有“函”“意见”“议案”等。“通知”“通报”也可有条件地作为平行文在同级机关及其部门机构单位或其他组织中使用。
三是下行文。下行文是上级党政机关及其部门机构单位向下级发出的公文。这类公文较多，有“决议”“决定”“命令”“公报”“公告”“通告”“意见”“通知”“通报”“批复”“纪要”等。根据行文目的和要求，下行文又分逐级行文、多级行文和直达基层或群众的行文等。
根据《国务院办公厅关于实施〈国家行政机关公文处理办法〉涉及的几个具体问题的处理意见》（国办函〔2001〕1号）的精神，“意见”可以用于上行文、下行文和平行文。
党政机关行文必须讲究原则，注重针对性、操作性和有效性。
（1）根据隶属关系和职权范围确定行文方向。
①上行文。对上行文，应当主送给直接上级领导机关或业务指导部门机构单位，必要时也可同时抄送给有关机关及其部门机构单位。
给上级机关及其部门机构单位的“请示”，只标注一个主送对象，其内容需同时让其他机关及其部门机构单位知道的，应用抄送形式，但不应同时抄送给下级。
“请示”应当送达上级机关及其部门机构单位的办公厅（室），按规定程序处理。
下级政府不得直接向上级党委行“报告”“请示”等公文；上级政府不得给下级政府的同级党委行指导、布置和要求性公文。
“请示”应当一文一事。不能在“报告”等非请示性公文中夹带请示事项。
除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关及其部门机构单位名义向上级机关及其部门机构单位的负责人，报送“请示”“报告”“意见”；不得以本机关及其部门机构单位负责人名义向上级报送公文。
②平行文。平行文，不使用上报性、批转性和指导性公文，如“请示”“批复”“命令”“决定”“批复”等。对没有隶属关系的机关及其部门机构单位行文，通报情况、商办事宜和提供参考意见时，使用“函”或“意见”。政府给同级人大可行“议案”文种的公文。需经政府审批的具体事项，经政府同意后，可以由政府组成部门和职能机构单位行文，但文中需注明“已经政府同意”之类的文字。
③下行文。对下行文，应当根据公文内容和保密制度来确定发文范围和阅读权限。党委、政府的办公厅（室），根据本级党委、政府授权，可以向下级党委、政府行文，其他部门机构单位不得向下级党委、政府行指令性公文或者在公文中向下级党委、政府提出指令性要求。
党委、政府的部门机构单位在各自职权范围内可以向下级党委、政府的相关部门机构单位行文。
无论是党的机关还是国家行政机关，涉及多个部门机构单位职权范围内的事务，部门机构单位之间对有关问题未经协商一致的，不得向下行文。
（2）一般不得越级对上行文。一般不得越级“请示”“报告”。因特殊情况必须越级向上级行文时，应当同时抄送被越过的机关及其部门机构单位，以免造成直接上级机关及其部门机构单位和领导工作上的被动，甚至扰乱正常的领导、指导、管理等关系和工作秩序。党委、政府的部门机构单位向上级主管部门机构单位请示报告重大事项，应当经本级党委、政府同意或授权，不得越过本级党委、政府径直“请示”“报告”。
党政机关及其部门机构单位在遇到下列三类特殊情况时，可以越级行文：
一是对多次请示没有得到直接上级答复，而又亟须解决的事项。
二是回应非直接上级径直询问或交办的事项。
三是反映、告发直接上级和领导的问题、错误等。
这三种情况，第一种越级行文时，一般应同时抄送被越过的直接上级；第二、三种情况下的越级行文，不必抄送被越过的直接上级。
（3）联合行文应讲究规矩。同级党政机关或军队机关，可以联合行文；同级党委、政府部门机构单位，可以联合行文；军队机关的部门（参谋部、政治工作部、后勤保障部），与地方党委、政府的部门机构单位，可以联合行文；党委、政府的部门、机构与同级行使行政职能的事业单位和人民团体等，可以联合行文；上级党委、政府的部门机构单位，可以与下一级党委、政府联合行文。
上级党委、政府不得与下级党委、政府联合行文；上级党委、政府的部门机构单位不得与下级党委、政府对应的部门机构单位联合行文；属于党委、政府各自职权范围内的工作，不得联合行文。
联合行文时，发文标志可以并用联合发文机关及其部门机构单位名称，也可以单独使用主办机关及其部门机构单位名称；若并用联合发文机关及其部门机构单位名称，应按照党、政、军、群顺序排列，一般应当将主办机关及其部门机构单位名称排列在前。
联合行文时，只使用主办机关及其部门机构单位的发文字号。
联合行文时，一般由主办机关及其部门机构单位首先签署意见，协办机关及其部门机构单位依次会签，通常不使用复印件会签。
联合行文的定稿，由主办机关及其部门机构单位的办公厅（室）负责存档。
（4）受双重领导的机关及其部门机构单位，向上级行请示性质、要求对方办理答复的公文，应分清主送和抄送对象。具体地说，根据公文内容按照对上行文的性质和双重领导的职权划分，将主管所涉事项或答复有关问题的上级作为主送对象，另一个上级作为抄送对象。
比如，南通市食品药品监督管理局准备元旦、春节期间，在全市范围内开展食品药品安全检查活动。由于食品药品监督管理局属双重领导机构，其开展地方性食品药品检查，需得到地方政府的批准和地方卫生、疾控、防疫、工商、城管、税务等部门机构单位的配合，所以，该“请示”的主送对象应为南通市人民政府或南通市人民政府办公室，同时，应抄送给江苏省食品药品监督管理局。该公文的主送对象应在答复下级请示，即行“批复”公文时，同时抄送给下级的另一个上级。南通市人民政府或南通市人民政府办公室在行“批复”公文时，应当同时抄送给江苏省食品药品监督管理局，也可一并抄送给本市相关部门机构单位，以便做好配合工作。
（5）党政机关的部门机构单位，依据职能可以相互行文和向下一级党政机关相应部门机构单位行文。涉及多个部门机构单位职权范围内的事务，部门机构单位之间未协商一致的，不得向下行文；擅自行文的，上级机关应当责令其纠正或者撤销。
党政机关的部门机构单位除以“函”的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向下一级党委、政府正式行文；因特殊情况确需向下一级党委、政府正式行文的，应报请本级党委、政府批准，并在文中注明“经党委同意”“经政府批准”之类的文字，或由本级党委、政府办公厅（室）转发。党政机关的部门机构单位中的内设机构，除办公厅（室）外，不得对外正式行文。
公文格式，如前所述，主要指公文的外观形式、版面结构安排及各种附加标记。现行《党政机关公文格式》适用于各级党政机关（部门机构单位）制发的公文，其他机关（部门机构单位）的公文，可以参照执行。
公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关（部门机构单位）标志、发文字号、签发人、标题、主送机关（部门机构单位）、正文、附件说明、发文机关（部门机构单位）署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关（部门机构单位）、印发机关（部门机构单位）和印发日期、页码等组成。
（1）份号（NO）。份号也称编号，是指公文印制份数的顺序号。它由6位阿拉伯数字组成，如“000007”，表明该份公文的前面有6份；“000016”，表明该份公文的前面有15份。份号置于公文首页左上角第1行，顶格标注（见附录二“图2 公文首页版式”）。
“秘密”以上等级的党政机关（部门机构单位）公文，应当标注份号。
公文标注份号，是为了便于统计文件的份数、收发登记和控制管理。
（2）密级和保密期限。涉及国家秘密的公文应当标注密级和保密期限。按照《中华人民共和国保守国家秘密法》划分，涉密公文的等级应为“绝密”“机密”“秘密”。
党政机关（部门机构单位）公文的密级和保密期限，应标注在份号下方，具体方法是：如果只标注密级而不标注保密期限，密级的两字之间空1个字距离；如果同时标注密级和保密期限，则密级在前，其后加“”，再标注具体的保密期限，如“机密1年”（见附录二图2）。
（3）紧急程度。这是对公文送达和办理的时限要求。党政机关（部门机构单位）公文的紧急程度分为“特急”和“加急”两种。电报应当分别标注“特提”“特急”“加急”“平急”。
紧急程度由公文签发人根据实际需要确定使用与否。
紧急程度标注位置与密级相同。如一份公文同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列（见附录二图2）。
（4）发文机关（部门机构单位）标志（或称版头、标识）。制作发文机关（部门机构单位）标志旨在标示公文的制发机关（部门机构单位）。为简要，本书有时亦将“发文机关（部门机构单位）”称为“发文机关”。发文机关（部门机构单位）标志由发文机关（部门机构单位）全称或规范化简称加“文件”二字组成，也可使用发文机关（部门机构单位）全称或规范化简称。
联合行文时，发文机关（部门机构单位）标志可以并用联合发文机关（部门机构单位）名称，也可以单独使用主办机关（部门机构单位）名称。并用联合发文机关（部门机构单位）名称时，一般应使主办机关（部门机构单位）名称排列在前。
发文机关（部门机构单位）标志标注字体较公文其他项目的字体大，并且套红醒目，位于公文首页的正中央或居上位置（按《党政机关公文格式》标准排布）。在民族自治地区，发文机关（部门机构单位）名称可以并用自治民族的文字和汉字印制（见附录二图2至图4）。命令（令）格式的公文，发文机关标志由发文机关全称加“命令”或“令”字组成，居中排布，可参见附录二图12。
（5）发文字号。发文字号是公文的特殊标志，犹如一个人的字和号一样，是姓名的补充。标注发文字号便于发文和收文双方分类登记和分送交办，便于公文的查找引用和检查处理，便于收文机关（部门机构单位）和发文机关（部门机构单位）之间的联系。
发文字号由发文机关（部门机构单位）代字、发文年度和发文顺序号三部分构成，缺一不可。机关（部门机构单位）代字要选用反映本机关（部门机构单位）本质属性的代字，避免与相近机关（部门机构单位）混淆不清。发文年度应标注完整，如“苏政办发〔2020〕1号”中的发文年度不能编为“20”。年度应置于机关（部门机构单位）代字和发文顺序号之间。发文顺序号不编虚位，如“苏政办发〔2020〕1号”中的发文顺序号不能编为“01号”或“001”等。
发文字号位于“发文机关（部门机构单位）标志”与红色分隔线（版头中的分隔线）之间。公文版面系下行文和平行文格式的，发文字号应居中标注（见附录二图2和图3）。公文版面系上行文格式的，发文字号应从左始空一字，与最后一个“签发人：×××”处在同一行间隔，直线排开标注（见附录二图4）。联合行文时，使用主办机关（部门机构单位）的发文字号。命令（令）格式的公文，发文机关标志下空两行居中编排令号（见附录二图12）
。
（6）签发人。上行文应当标注签发人姓名。一份公文如有多个签发人，签发人姓名按照发文机关（部门机构单位）的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排，一般每行排两个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。
（7）标题。标题是公文的眉目，揭示公文的内容和文种。公文标题一般由发文机关（部门机构单位）名称、事由和文种三部分构成，俗称公文标题构成的“三要素”。比如，《中共中央办公厅国务院办公厅关于印发〈党政机关公文处理工作条例〉的通知》，发文机构名称是“中共中央办公厅国务院办公厅”，事由是印发《党政机关公文处理工作条例》，文种是“通知”。
联合行文机关（部门机构单位）较多时，标题中的发文机关（部门机构单位）名称可简化为主办机关（部门机构单位）名称加“等部门”，或“等机构”“等单位”“等部门机构”“等部门单位”“等部门机构单位”等字样。
转发公文时，如原标题过长，可根据公文内容重新确定标题。
标题中，除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。
公文标题标注在“红色分隔线”与“主送对象”之间（见附录二图2至图4）。
（8）主送机关（部门机构单位）。主送机关（部门机构单位）是指公文的主要受理机关（部门机构单位），即收受、办理或执行公文的机关（部门机构单位）。
本书将“主送机关（部门机构单位）”称为“主送对象”。
公文应标注主送对象。标注多个主送对象时，按先外后内及党、政、军、群顺序排列，比如，各省、自治区、直辖市党委和人民政府，中央和国家机关各部委，解放军各总部、各大单位，各人民团体。
主送对象在公文标题下顶格由左至右标注（见附录二图2至图4）。当主送对象过多而使公文首页不能显示正文时，应把主送对象移至版记“抄送位置”标注，若该公文同时有“抄送”项目，“抄送”项目则在下一行标注。一般说，主送对象可以是一个，也可以是若干个。主送对象应当使用全称或者规范化简称，同类型对象可使用统称。“决议”“决定”“公告”“通告”等普发性公文可不标注主送对象，但应标注发文（传达）说明；“纪要”不标注主送对象。
（9）正文。正文是公文的主体部分，用来表达公文的内容，在主送对象下方标注。正文要上接主送对象，另起行，空两格开始标注，回行时顶格标注。不标主送对象的公文，正文在标题下两行起标注，启行空两格。
公文首页和用印之页要有一行以上的正文（见附录二图2至图9）。
“命令（令）”格式的公文，令号下空两行编排正文（见附录二图12）。
文中结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注；一般第一层用黑体字，第二层用楷体字，第三层和第四层用仿宋体字标注。
（10）附件说明。附件是某些公文的一个重要组成部分，即随文发送的文件、报表、图纸及其他有关材料等。公文有了附件，就应当标注附件说明。
附件说明的位置在正文之后，另起一行，空两格标注。附件信息要具体明确，有几件标注几件，并把名称标注出来。如果有两份以上附件，则要标注附件的序号（见附录二图9）。
（11）发文机关（部门机构单位）署名。署名表示公文制发机关（部门机构单位）对公文负责。公文署名分为机关（部门机构单位）署名和首长署名。署名标注在正文或附件说明右下方（见附录二图5至图9）。
机关（部门机构单位）署名一般应用全称，也可使用规范化的简称。几个机关（部门机构单位）联合行文，应由各机关（部门机构单位）联合署名。凡有主送机关（部门机构单位）的公文必须有署名。命令（令）格式的公文，应标注首长职务加签名章（见附录二图12）。除颁布命令、令等公文的署名（即首长署名）可与该公文制发机关不一致外，其他机关（部门机构单位）署名应与该公文标志中的制发机关（部门机构单位）名称相一致。
（12）成文日期。公文成文日期表明其生效时间。公文成文日期以机关（部门机构单位）负责人签发的时间为准。一份公文有几位负责人签发时，以最高职务负责人签发时间为准；联合行文，以会签日期或最后一个签发机关（部门机构单位）负责人签发的日期为准；会议通过的公文以通过的时间为准。成文日期应完整标注出年、月、日。
成文日期有两个标注位置：
一是标题下居中标注。凡是会议通过的公文，必须把会议名称、会议通过的时间及“通过”二字，置圆括号内于标题之下。
二是在发文机关（部门机构单位）署名下一行、首字比发文机关（部门机构单位）署名首字右移二字处，开始标注（见附录二图5至图9）。
党政机关（部门机构单位）公文的成文日期，必须用阿拉伯数字标注。
（13）印章。印章是公文有效性的重要标志，也是证实公文具有实际效能的凭证。公文中有发文机关（部门机构单位）署名的，应当加盖发文机关（部门机构单位）印章，并与署名机关（部门机构单位）相符（见附录二图5）。有特定发文机关（部门机构单位）标志的普发性公文和电报可以不加盖印章，“纪要”一般不加盖印章。
联合上报的公文，可由主办机关（部门机构单位）加盖印章；联合下发的公文，所有发文机关（部门机构单位）都应当加盖印章（见附录二图7、图8）。
（14）附注。公文印发传达范围等需要说明的事项。根据需要标注在成文日期下一行，居左空二字加圆括号编排，如“（此件发至县、团级）”（见附录二图5至图9）。
（15）附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。附件应当另面编排，附件首页应标注“附件”字样。有两个或两个以上附件时，应注明顺序号。附件一般与主件一起装订发送（见附录二图10）；如需单独装订，应在附件首页注明主件的发文字号，并在其后标注“附件”二字及附件顺序号，与主件同时发送。
被转发的公文不属于附件。被转发公文的发文机关（部门机构单位）标志、抄送机关（部门机构单位）、印发日期等不再标注。
（16）抄送机关（部门机构单位）。除主送对象外，需要执行或者知晓公文内容的其他对象，应当使用机关（部门机构单位）全称、规范化简称或者同类型机关（部门机构单位）统称。
本书亦将“抄送机关（部门机构单位）”称为“抄送对象”。
抄送对象标注两个以上时，应讲究排列先后顺序：不同级别的对象，应依先上级机关及其部门机构单位，再平级机关及其部门机构单位，后下级机关及其部门机构单位的次序；同级不同的机关及其部门机构单位，应按党、政、军、群的次序。如把主送对象移至版记，该公文同时有抄送项目的，抄送项目则下一行标注，二者之间不加分隔线。抄送对象标注在印发机关及其部门机构单位和印发日期之上一行，“抄送”二字后加全角冒号和抄送对象名称，回行时与冒号的首字对齐，最后一个抄送对象名称后标句号（见附录二图5至图8、图10）。
（17）印发机关（部门机构单位）和印发日期。印发机关（部门机构单位）和印发日期在末条分隔线上编排。印发机关（部门机构单位）左空一字标注；印发日期右空一字，使用阿拉伯数字将年、月、日标全，后加“印发”二字（见附录二图5至图8、图10）。
如翻印，则要在印发机关（部门机构单位）和印发日期下方加分隔线，标注翻印机关（部门机构单位）名称、翻印日期加“翻印”二字。公文的印发机关（部门机构单位），实为机关和部门机构单位内设的办公厅（室）或秘书等机构。公文的印发日期和翻印日期不得早于成文日期。
党政机关（部门机构单位）公文的行文对象，只有“主送”和“抄送”，没有“抄报”。
（18）公文用纸。党政机关（部门机构单位）公文用纸采用国际标准A4型（长297mm，宽210mm）。特殊形式的公文用纸幅面，根据实际需要确定。
公文页码标注为单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。
版头中的分隔线，指发文字号之下4mm处、居中所印的一条与版心等宽的红色分隔线（见附录二）。
（19）信函格式。发文机关（部门机构单位）标志使用发文机关（部门机构单位）全称或者规范化简称，如“中华人民共和国×××××部”“中共××省委宣传部”，居中排布。
联合行文时，使用主办机关（部门机构单位）标志。发文机关标志下4mm处印一条红色双线（上粗下细，称武文线），距下页边20mm处印一条红色双线（上细下粗，称文武线），线长均为170mm，居中排布。如需标注份号、密级和保密期限、紧急程度，应当顶格、居版心左边缘标注在武文线下，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。份号与密级或密级和保密期限应同时标注。发文字号顶格、居版心右边缘标注在武文线下。标题居中编排，与其上最后一个要素相距两行。第二条红色双线上一行如有文字，与该线的距离为3号汉字高度的7/8。首页不显示页码。版记不加印发机关（部门机构单位）和印发日期、分隔线，位于公文最后一面版心内最下方（见附录二图11）。
（20）纪要格式。纪要标志由制发机关（部门机构单位）全称或规范化简称，加会议名称和“纪要”二字组成。居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm，使用红色小标宋体字。标注出席人员名单，一般用3号黑体字，在正文或附件说明下空一行左空二字编排“出席”二字，后标全角冒号，冒号后用3号仿宋体字标注出席人单位、姓名，回行时与冒号后的首字对齐。标注请假和列席人员名单，除依次另起一行并将“出席”二字改为“请假”或“列席”外，编排方法同出席人员名单。
纪要格式可以根据实际制定。
通常“纪要”不标注标题、主送机关（部门机构单位）、发文机关（部门机构单位），不使用印章。
机关日常用文是各级各类机关及其部门机构单位在履行职能、开展工作中，按一定程序制作并具相对统一体式的文体。机关日常用文针对性、应用性强，是党政机关及其部门机构单位实施决策、组织管理、工作推动、任务落实不可缺失的“手足”。
（1）计划。计划主要用于机关及其部门机构单位对未来一段时期或今后一定时间内的工作谋划，并以书面形式体现。计划是机关日常用文，可用于上报和下发，但不能单独行文。
计划向上级机关及其部门机构单位报备时，应归“报告”。即在计划正文前应有一份“报告”公文，如《南通市残疾人联合会关于报送2021年残疾人工作要点的报告》。
计划向下级机关及其部门机构单位印发时，应归“通知”。即在计划正文前应有一份“通知”公文，如《南通市残疾人联合会关于印发2022年残疾人工作要点的通知》。
（2）总结。总结是机关及其部门机构单位对过去一段时期、一定时间内开展的工作或完成的工作任务，在调研、梳理、分析的基础上，总结取得的成效，特别是从中找出取得成绩的经验和做法、发现存在的问题并剖析其主客观原因，以便采取相应措施确保工作任务圆满完成，为今后类似工作开展积累经验。
总结的作者使用第一人称，所反映的内容是本机关、和本部门、本机构、本单位的情况。总结的读者为相关的上级、下级或同级，其对所述内容事实均有所了解，文稿起草者必须在充分调查研究的基础上，实事求是地对相关典型事例、数据等进行梳理、分析、归纳，客观、全面地加以表达，杜绝弄虚作假和抄袭。总结是机关日常用文，可以用于上报和下发，但不能单独行文。
总结向上级机关及其部门机构单位报备时，应归“报告”。即在总结正文前应有一份“报告”公文，如《南通市残疾人联合会关于报送2021年残疾人工作总结的报告》。
总结向下级机关及其部门机构单位印发时，应归“通知”。即在总结正文前应有一份“通知”公文，如《南通市残疾人联合会关于印发2021年残疾人工作总结的通知》。
（3）讲话稿。讲话稿是各级各类机关及其部门机构单位负责同志在出席上级机关及其部门机构单位召开的会议上，在本级机关及其部门机构单位召开的会议上，在参加下级机关及其部门机构单位召开的会议上，在参加的其他会议上，所作的发言文稿或根据发言而整理的文稿。中央档案馆收藏的毛泽东主席文稿全宗共有档案47381件，其中文稿共有25068件。这些文稿中，有相当一部分是讲话稿，如《论十大关系》就是毛泽东主席1956年5月2日在最高国务会议上的讲话。
讲话稿，可以作为会议文件在会前或会议上发给与会人员；会后发给下级机关及其部门机构单位或其他各有关方面时，讲话稿前应有印发性“通知”，提出相应的贯彻性要求。
（4）调查报告。调查报告是反映调查研究成果的一种文体。调查研究是机关及其部门机构单位工作人员完成辅助决策、起草文稿、推动促进工作、发现和树立典型、检查督促工作等任务的基本功。调查研究是我们党一以贯之的优良传统，是谋划工作、科学决策的重要依据。毛泽东主席一直强调，没有调查就没有发言权，要求全党要眼睛向下，向群众学习。习近平也曾比喻，调查研究就像十月怀胎，决策就像一朝分娩，调查研究是谋事之基、成事之道。在党的十九大后的中央政治局首次民主生活会上，习近平指出，要在全党大兴调查研究之风，推动党中央大政方针和决策部署在基层落地生根。
调查报告不同于党政机关公文中的报告，不是上行文。调查报告不得单独行文，可以通过印发、转发的形式，让下级机关及其部门机构单位共享调研成果；也可采用上报的形式，让上级机关及其部门机构单位了解调查研究的相关内容，以期得到有针对性的指导。比如，1953年1月30日刊登在《内部参考》上的《河北省农村基层干部违法乱纪情况严重》一文，就是时任河北省委书记的林铁同志安排新华社河北分社调查后采写的。这份调查报告刊发后，引起了毛泽东主席的高度重视。随即，毛泽东主席责令新华社批示各分社照此办法，设立“官僚主义”“命令主义”“违法乱纪”等采访主题，并将其中的典型通报各中央局、分局、省委和市委，促请注意。事实上，此时的《内部参考》已是上下左右信息沟通、上级对下级发号施令、下级向上级反映情况的一个平台，并具有公文的某些特质和功能。
机关日常用文还有情况汇报、简报、述职报告等。
机关大小不一、职能各异、性质有别，但日常工作中有大体一致的内容。机关日常工作是相对于中心工作和专业性工作而言的经常性事务工作，兼有秘书工作性质。机关日常工作与各具体业务工作有着密切的联系。机关日常工作是每一个机关及其部门机构单位工作人员履职内容的一部分。机关日常工作具有政策性、广泛性、现实性、事务性和服务性等鲜明特点。机关日常工作的质量直接影响到机关及其部门机构单位的决策水平、执行能力和工作效率，影响到机关及其部门机构单位在人民群众心目中的地位和声誉。
（1）熟悉机关工作业务。机关既有专门业务，又有通用业务。胜任机关工作，应当具有过硬的专门业务，即本职业务工作能力；同时，应当具有基本的通用业务，即机关及其部门机构单位办文、办事、办会等能力。
制作机关日常用文，必须严格执行党的理论路线方针政策，认真遵守国家的法律、法规，切实按照本机关及其部门机构单位依法、依纪所制定的各项规章和制度作为；必须熟练掌握机关及其部门机构单位职能运行规律，有效率有效益地开展日常性工作；必须具有一丝不苟、任劳任怨、不图虚名、甘当配角的敬业精神和工作态度；必须坚持人民至上，具有“权为民所用、情为民所系、利为民所谋”的正确权力观、地位观和利益观。
（2）掌握公文写作处理技能。党政机关公文依法制作，行文原则严明，语言准确、得体、简洁、质朴，为党政机关及其部门机构单位和广大民众所接受。机关日常用文在写法上虽无“章法”，但其受众仍为党政机关及其部门机构单位和广大民众，所以，无论是主题内容，还是语言表达，都应讲究针对性和有效性。为此，党政机关及其部门机构单位工作人员不仅要精通党政机关公文写作处理，还要熟练掌握机关日常用文的制作技能。这些，都是胜任机关及其部门机构单位工作、履行岗位职责、圆满完成业务工作任务的基本素养，也是胜任机关日常工作的题中之义。
（3）具有认真负责的态度。毛泽东主席写作《论十大关系》的态度，已成为严谨、认真、扎实、细致的典范。据文件记载，这篇著作是毛泽东主席在从杭州起草宪法回到北京后，用两个多月的时间，在听了34个部门汇报的基础上写出来的。1958年1月，毛泽东主席决心改变当时话风文风出现的一些尴尬情形，专门起草了《工作方法六十条》，要求话风文风都应当具有三个特点，即准确性、鲜明性、生动性，还说现在许多文件的缺点是不讲词章，看这种文件是一场大灾难，耗费精力又少有所得。毛泽东的这些观点，对于当今制作机关日常用文，仍有十分重要的指导意义。
（4）必须依规有序运行。机关及其部门机构单位应当建立健全科学的运行机制和制度，确保各项工作开展规范、有序、高效，充分体现统筹、协调、配合、主动、默契的素养和水平。写作处理机关日常用文与党政机关公文一样，是履行职能不可忽视和缺失的重要内容，同样，必须建立健全严格的运行机制和相关制度。
所谓机关事务性用文，是组织实施激励、互动、沟通、融合等不得忽略的“口舌”，是指不具有公文体式，既可在机关及其部门机构单位内部使用，又可对外使用的文体。机关事务性用文常见常用的形式主要有：“贺信、喜报、祝酒词、倡议书、慰问信、悼词、介绍信”等。
（1）贺词（贺信、贺电）
所谓贺词，是指为庆贺重大任务完成、重大工程竣工、重要纪念活动、重大喜庆节日、德高望重者寿辰、重要会议召开等所写的文章。这类文章用于当着祝贺对象宣读的，称为贺词；如受距离遥远等因素制约，以信件形式表达的，称为贺信；如为体现庄重、及时，采用电报形式表达的，称为贺电。
贺词、贺信、贺电在写法上基本相同，不一致的是文体名称和表达形式上有区别。比如，《致中国国民党革命委员会第十三次全国代表大会暨民革成立70周年纪念大会的贺词》，是2017年12月20日在纪念大会上宣读的。又如，华南农业大学教授刘耀光当选中国科学院院士后，中共中央统战部于2017年11月28日发出贺信，由华南农业大学发布。再如，中共中央国务院于2017年12月24日致电工业和信息化部、中国民航局、中国航空工业集团公司及参加AG600首次飞行任务的各参研参试单位和全体人员，表示祝贺。中国轮椅冰壶队夺得中国冬残奥史上首金后，中国残疾人联合会、中国残奥委员会给第12届冬季残奥会中国代表团的祝贺，就是采用贺电形式表达的。
（2）喜报
所谓喜报，是指机关及其部门机构单位向上级或个人报告喜讯时使用的一种文体。喜报具有表扬先进、鼓舞斗志、弘扬正气的作用。各级各类机关及其部门机构单位，以及其他组织取得了突出成绩、重大胜利，需要向上级或广大人民群众报告，就可采用喜报的形式表达。
喜报主要有两种类型：
一种是某一组织在取得显著成绩或重大成就后，向上级报告相关情况时采用。
另一种是某个人取得优异成绩或作出突出贡献，组织授予荣誉称号或予以记功后，向有关方面或其家属通报相关情况时采用。比如，著名重病医学专家、东南大学附属中大医院副院长邱海波教授在2017年8月17日全国卫生系统表彰大会上，被授予“白求恩奖章”荣誉称号后，国家卫计委向东南大学附属中大医院及其家属通报这一情况，就采用了喜报的形式表达。
（3）祝酒词
所谓祝酒词，是指在宴会开始时，主人为表达对宾朋的欢迎、问候、感谢之意所作的演讲。祝酒词是招待宾朋的一种礼仪，通常在正规、隆重的宴请中才使用。祝酒词的内容简洁，以叙友谊为主，篇幅宜短不宜长，言辞庄重、热烈、诚挚、得体、质朴，如《习近平在上海合作组织青岛峰会欢迎宴会上的祝酒辞》。
（4）倡议书
所谓倡议书，是指为共同完成某项任务或开展某项公益活动，由某人或某组织以书面形式动员社会成员或相关组织共同参加的文体。倡议书必须具有针对性和可操作性，所倡导内容才能引起社会成员和相关组织关注，才能让人们准确理解倡议背景事实、清晰把握倡议目的和意义所在，从而自觉地参与其中。
倡议书主要有个人倡议和组织倡议两种。无论是个人倡议还是组织倡议，都要让读者从中准确地知道为什么要开展某一活动、需要做哪些事情、怎么做、有哪些具体要求等。倡议书篇幅不宜过长，但措辞一定要接地气，即贴切、情感真挚、富有鼓动性。
（5）慰问信
所谓慰问信，是指以组织或个人的名义，向在某方面作出特殊贡献或遇到意外损失，以及遇到巨大灾难的集体或个人，表达关切致意和问候同情的一种文体。
慰问信主要有三种类型：
一种是对作出贡献的集体或个人慰问。这类慰问主要针对那些承担艰巨任务、作出巨大贡献甚至牺牲、取得了突出成绩的先进个人或集体等。
第二种是对遭受困难或蒙受损失的单位或个人慰问。这类慰问常常是针对遭遇车祸、火灾、地震、暴雨等暂时困难或蒙受了巨大损失的集体或个人。
第三种是节日慰问。这是一种上级对下级，组织对群众的节日问候，以表达肯定和赞扬之意，同时，予以祝福。
慰问信大多可以张贴、登报和在电台、电视台等媒体播放，也可直接寄给慰问对象。
（6）悼词
所谓悼词，是指机关及其部门机构单位等组织的代表人在追悼会上对去世者表示沉痛哀悼的讲话。
悼词有相对固定的写法，通常要表达对逝者哀悼的情感，写明逝者出生年月日、出生地点、政治面貌、历任职务等生前基本情况，说明逝者逝世的具体时间、成因以及终年岁数；在介绍逝者生平的基础上予以恰如其分的称颂，客观评价逝者去世所带来的损失，号召人们化悲痛为力量，向逝者学习等。悼词的篇幅长短、内容繁简要视逝者身份定夺。
悼词通常要经组织审定。担任过领导职务者的悼词，应由具有相应任免权限的组织人事部门审查把关；英模或典型等先进人物的悼词，应由其荣誉授予机关或相关部门机构单位把关。
（7）介绍信
所谓介绍信，是指用于介绍某人或某些人基本情况及其前行目的的一种文体。介绍信的体现形式主要有格式化的印刷版本、非格式化的打印版本和手写版本。介绍信所涉及的内容大体相同，要说明被介绍者的姓名、年龄、政治面貌、职务等，写明需要对方接洽的事项，向接洽机关及其部门机构单位或个人提出恰当的希望或要求等。
介绍信由机关及其部门机构单位出具，无论是格式化的介绍信填写，还是在机关及其部门机构单位的信笺上打印或手写，其内容必须真实、准确，经办人要在履行相关审批手续后才可用印。
介绍信填写或写好之后，一般装入公务用信封内。
介绍信有时也可以函的形式体现，如《××省××市××局关于××一行6人前往贵局学习考察的函》，正文内容在介绍信的基础上，通常加上联系人和联系方式等即可。