任务一
基础知识

学习目标

1.认识文档的界面并了解文档的基本功能。

2.理解文档的基本概念。

3.掌握文档基本的操作方法与技巧。

情境导入

一、任务描述

进行文档的基本操作，主要内容如下：

（1）文档操作：新建文档、打开文档、插入页面、保存文档、加密文档、打印文档。

（2）开始选项卡：字体功能区、段落功能区、编辑功能区、剪贴板功能区。

（3）插入选项卡：页面功能区、表格功能区、插图功能区、页眉和页脚功能区、文本功能区、符号功能区。

（4）设计选项卡：页面背景功能区。

（5）布局选项卡：页面设置功能区。

二、任务知识

认识Word界面

Word的界面主要由快速访问工具栏、标题栏、控制按钮、功能选项卡、功能区、工作区、裁剪标记、光标、滚动条、状态栏、视图模式、视图比例等部分组成，如图1-1所示。

小贴士│ 本书介绍的微软办公软件 ， 其版本均为 Microsoft Office 2016。

1.快速访问工具栏

快速访问工具栏是一个可自定义的工具栏，为方便用户快速执行常用命令，将功能区上选项卡中的一个或几个命令在此区域独立显示，以减少在功能区查找命令的时间，提高工作效率。默认状态下包括“保存”“撤销”“恢复”等按钮。

2.标题栏

标题栏位于Word界面顶部，用于显示当前文档的名称。

3.控制按钮

控制按钮位于Word界面右上方，依次包含功能区显示选项、最小化、最大化/还原、关闭按钮。

4.功能选项卡与功能区

功能选项卡与功能区位于标题栏的下方，默认由10个功能选项卡组成。每一个选项卡分为多个组，每个组中有多个命令。这些组与命令组成了功能区。

5.工作区

工作区位于Word的正中央，用于录入文字、编辑文字、排版布局等操作。默认情况下，新建的Word文档页面是标准的A4纸大小。

6.裁剪标记

裁剪标记是一个直角角标，处于工作区四个角的区域，通过调整裁剪标记，可以调整文字在整个工作区中所处的位置。

7.段落标记

又称“回车字符”，主要用于段落换行。当敲击回车键的时候，会自动换到下一行。

8.光标

光标是一个不断闪烁的“|”形标记。光标所处的位置，就是当前文字录入的位置。

9.垂直滚动条

垂直滚动条位于工作区的右侧，垂直滚动条主要用于界面内容的上下滚动显示。如果缩小Word界面，则会出现水平滚动条，用于界面内容的左右滚动显示。

10.状态栏

状态栏位于Word界面底部，用于显示当前的工作状态。同时显示了当前Word文档的总页数、当前页面页码、文档字数、文字输入状态等内容。

11.视图模式

视图模式可以切换工作区内容的视图模式，包含阅读视图、页面视图、Web版式视图三种模式。

12.视图比例

视图比例可以调节工作区内容的显示比例。

三、步骤分解

（一）文档操作

1.新建文档

方法一：在桌面空白处单击鼠标右键，选中“Microsoft Word文档”选项后，双击桌面上出现的图标，即可。

方法二：单击“开始”—“所有程序”，找到“Word 201×”选项，点击它，并在出现的启动界面中选择“新建”—“空白文档”。

方法三：在打开Word软件的基础上，点击“文件”选项卡，选择“新建”—“空白文档”。

2.打开文档

方法一：双击文档文件，即可打开。

方法二：在打开Word软件的基础上，点击“文件”选项卡，选择“打开”，双击“这台电脑”，然后在图1-2所示界面中找到要打开的文件，点击“打开”（假设文件名为“演示文档”）。

小贴士│ 本书所有案例使用的各类文件素材均假设存放在桌面 。

3.插入页面

在录入内容的时候，第一个页面录入满了以后，软件会自动新建一个页面继续内容的录入，但是如果排版需要直接跳入下一个页面，则需要选择插入页面。单击“插入”选项卡，然后在下方的“页面”功能区中选择“空白页”；新的空白页从哪里插入，取决于光标的位置。

4.保存文档

方法一：点击Word主界面左上角的小磁盘“ ”图标或点击主界面左上角“文件”选项后，选择“保存”即可。

方法二：点击Word主界面左上角“文件”选项后，选择“另存为”，然后选择要保存该文档文件的位置后，输入文件名，点击“保存”即可，按图1-3所示进行操作。

方法三：直接按组合快捷键【Ctrl+S】，也可以保存。

小贴士│ 当使用方法一进行保存时 ， 通常是按原保存的文件名直接保存 ； 当 第一次使用方法一时 ， 则会弹出方法二 “ 另存为 ” 的保存方式 ， 要求给文件进行命名 ； 使用方法二进行保存时 ， 则是将文件数据复制到另一份文件中 ， 原来文件中的数据不 会变 。

5.加密文档

点击Word主界面左上角“文件”选项卡后，选择图1-4所示的选项，然后输入密码与确认密码，点击“确定”即可。加密文档后如果想打开该文件，则必须输入正确的密码，否则文件无法打开。

6.文档打印

在完成了内容的输入和编辑之后，就可以打印了。在进行打印之前，要先进行页面设置（包括纸张方向、纸张大小、页边距、打印范围与打印份数等参数），再点击“打印”即可，如图1-5所示。

小贴士│ 通常点击 “ 打印 ” 前 ， 要先进行打印预览 ， 通过预览可以查看打印效果是 否符合实际要求 ， 如不符合 ， 则需要返回进行调整 ， 直到再次预览满意后 ， 方可点击 “ 打印 ”。

（二）开始选项卡

1.字体功能区

字体功能区主要包括字体、字号、增大字号、缩小字号、更改大小写、清除所有格式、拼音指南、字符边框、加粗、倾斜、下划线、删除线、下标、上标、文本效果和版式、文本突出显示颜色、字体颜色、字符底纹、带圈字符等，如图1-6所示。在字体功能区的右下角有个小角标，可以打开“字体”设置界面，使用更多功能设置，如图1-7所示。使用较多的功能是字体、字号、加粗、倾斜、字体颜色、下划线、字符边框、字符底纹等。

（1）字体。文档中除了有各种中文字体，还有许多外文字体。当要改变某个或者某些文字的字体时，先用鼠标拖动的方法选中这些文字，再选择喜欢的“字体”即可。

（2）字号。文档中字号的大小主要有两种标注方式。一种是中文数字，从八号到初号，中文数字越大，字号越小，反之，则字号越大。另一种则是阿拉伯数字，数字越大，字号越大，反之，则字号越小。要改变字号大小，同改变字体操作一样，先选中文字，然后选择“字号”即可。

（3）加粗。将文字加粗通常是为了突出重点。选中需要加粗的文字，单击“加粗”即可。

（4）倾斜。将文字变成斜体时，选中需要倾斜的文字，单击“倾斜”即可。

（5）字体颜色。调整字体的颜色时，选中需要改变字体颜色的文字，选择合适的颜色，单击即可。

（6）下划线。为文字添加下划线时，单击 旁边的下拉箭头，有更多类型的下划线可供选择。选中需要添加下划线的文字，单击“下划线”即可。

（7）字符边框。在一组字符或者句子周围应用边框时，选中需要添加边框的文字，单击“字符边框”即可。

（8）字符底纹。为所选文字添加灰色底纹背景颜色时，选中需要添加底纹的文字，单击“字符底纹”即可。

2.段落功能区

段落功能区主要包括项目符号、编号、多级列表、减少缩进量、增加缩进量、中文版式、排序、显示/隐藏编辑标记、左对齐、居中、右对齐、两端对齐、分散对齐、行距和段落间距、底纹、边框，如图1-8所示。在段落功能区的右下角有个小角标，可以打开“段落”设置界面，使用更多功能设置，如图1-9所示。使用较多的功能是左对齐、居中、右对齐、两端对齐、分散对齐、行和段落间距、底纹、边框、项目符号、编号等。

（1）左对齐。左对齐是将内容与页面左边距对齐。

（2）居中。居中是将内容在页面居中对齐。

（3）右对齐。右对齐是将内容与页面右边距对齐。

（4）两端对齐。在左右边距之间均匀分布文本。

（5）分散对齐。将文本强行拉开间距充满整行。

（6）行和段落间距。控制每行文字或每段文字之间的间距，单击“行距选项”，会打开“段落”设置界面。

（7）底纹。更改所选文字、段落或表格单元格的背景颜色，单击旁边的下拉箭头，可以选择更多的颜色。

（8）边框。为所选的内容添加或删除边框，单击旁边的下拉箭头，有更多的边框样式可以选择。单击“边框和底纹”，可以打开“边框和底纹”设置界面，有“边框”“页面边框”“底纹”三个选项卡。

（9）项目符号。创建项目符号列表，单击旁边的下拉箭头，可以选择更多的项目符号。也可以通过单击“定义新项目符号”，增加新类型的项目符号。

（10）编号。创建编号，单击旁边的下拉箭头，可以选择更多的编号。也可以通过单击“定义新编号格式”，增加新类型的编号。

3.编辑功能区

编辑功能区的三个功能：查找、替换、选择，是为了辅助编辑文字内容，提高工作效率，使用较多的是查找、替换功能。

（1）查找。主要是快速查找到文档中的具体内容，查找还分为查找、高级查找、转到等。单击“查找”，会弹出“导航”左侧边栏，在搜索框内输入要查找的文字，可以迅速定位到所有跟该字、词有关的段落。单击“高级查找”，会弹出“查找和替换”界面，在搜索框内输入要查找的文字、符号等，可以迅速定位到文档中跟该文字、符号有关的段落。单击“转到”，弹出“查找和替换”界面，输入具体的页数或其他相关内容，则会定位到文档对应位置。

（2）替换。单击“替换”，弹出“查找和替换”界面，输入要查找的内容和要替换的内容，可以直接替换查找的内容。

4.剪贴板功能区

剪切、复制、粘贴是系统和软件的基本操作，在此不再赘述。格式刷的功能是复制字体、段落及其他格式设置到别的文字或段落上，如图1-10所示。选中具有效果的文字内容，然后单击“格式刷”，鼠标变为刷子形状，再拖动选中需要该效果的文字内容即可，如图1-11所示。单击“格式刷”只进行一次格式复制，双击“格式刷”，则可进行多次格式复制。

（三）插入选项卡

1.页面功能区

页面功能区主要有三个功能：封面、空白页、分页，都是为了增加文档页面，如图1-12所示。

2.表格功能区

表格功能区是为了在文档中添加并使用表格。主要有：快速插入表格、插入表格、绘制表格、文本转换成表格、Excel电子表格、快速表格等内容，如图1-13、图1-14所示。

3.插图功能区

插图功能区主要提供在文档中插入各种图片和形状等功能。主要有：图片、联机图片、形状、SmartArt、图表、屏幕截图等内容，如图1-15所示。使用较多的是图片、形状、SmartArt功能。

（1）图片。插入电脑中的图片，单击后弹出“插入图片”界面，从中选择电脑中的图片插入。

（2）形状。提供许多不同类型的形状，以丰富图文排版的效果。

（3）SmartArt。单击弹出“选择SmartArt图形”界面，提供多种类型的图形，如列表、流程、层次结构等各种关系图，直观明朗，条理清晰，且操作便捷，如图1-16所示。

4.页眉和页脚功能区

为文档添加页眉、页脚、页码，如图1-17所示。

（1）页眉。可以直接插入页眉模板，或者直接进入页眉区进行编辑。

（2）页脚。可以直接插入页脚模板，或者直接进入页脚区进行编辑。

（3）页码。可以直接在页眉或页脚插入页码。如图1-18所示。

5.文本功能区

文本功能区主要有：文本框、文档部件、艺术字、首字下沉、签名行、日期和时间、对象等内容。其中，常用的功能主要有：文本框、艺术字、首字下沉、日期和时间。

6.符号功能区

符号功能区主要有：插入公式、符号、编号等内容。

（四）设计选项卡

设计选项卡包含文档格式功能区与页面背景功能区；页面背景功能区主要有：水印、页面颜色、页面边框等内容。

（五）布局选项卡

布局选项卡包含页面设置功能区、稿纸功能区、段落功能区与排列功能区，其中最常用的是页面设置功能区；页面设置功能区主要有：文字方向、页边距、纸张方向、纸张大小、栏、分隔符、行号、断字等内容，其中常用的功能有页边距、纸张方向、纸张大小、栏、分隔符。打印前通常要先设置好页边距、纸张方向、纸张大小等参数。

技能实操

进行基本操作练习，效果图如图1-19所示。

操作要求：

（1）新建一个文档，文件命名为“基本操作练习.docx”。

（2）根据效果图录入内容。

（3）标题设置为宋体、三号、加粗，正文设置为宋体、小四，全部居中显示。

（4）页面背景颜色设置为“蓝色，个性色1，淡色80%”。

（5）行距设置为1.5倍。

（6）保存文档。

知识扩展

（1）文档中有部分内容是结合国外环境开发出来的，所以部分功能并不适合国内环境的应用。

（2）部分选项卡功能平时是不会显现出来的，需要在选择特定的元素后才会显示出来，如图片工具选项卡、表格工具选项卡、绘图工具选项卡等。 K+xA7DZ+X91n/I56hbHHrTCm+kN4p4hDo5w0InvHkcXKRKG/GsInswbNeRbi1wJb