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“秘书”一词源于拉丁文secrstarius，意思是“可靠的职员”，英语中的“秘书”（secretary）一词由拉丁文演变而来，有“秘密”“知己”的意思。
秘书工作是随着部落或国家管理工作的出现，随着文书的出现而产生的。马克思的《摩尔根〈古代社会〉一书摘要》中记述，北美易洛魁（Iroquois）氏族部落联盟除酋长以外，还有一名经氏族成员选举产生的“助理酋长”。这名助理担任酋长的使者联络各方，执行酋长的口头指示，协助酋长处理各种事务。在举行各种典礼时，他侍立在酋长身后，酋长死去之后，他有被推举继任的可能，这样的助理可以在某种程度上被看作欧美早期社会的秘书或秘书长。
中世纪的欧洲各国君主都有文职辅臣，如专管国王印信的“掌玺大臣”，管理宫廷事务和机密文件的“宫廷大臣”“内务大臣”等。这些辅臣的英文名词叫作“secretary”，中文就译作“秘书”。另外，大奴隶主和掌权或领兵的贵族也大多雇有充当参谋的“幕宾”（如日本有著名的“德川幕府”），以及拟制、管理文件信函的“书吏”，即相当于现代的秘书和文员。
近代秘书形成于西方产业革命和资产阶级革命之中，是当时工业社会的产物，其概念被赋予了新的内容。秘书在工矿企业中是工矿主的亲密工作助手，是可以信赖的经营管理人员，他们通晓现代科学技术、生产流程和各种文书事务，而且绝对忠于雇主。一般来讲，厂长或者经理们管理生产、技术、销售；秘书则管理行政、人事、财务。
第二次世界大战以后，秘书在组织中的角色和重要地位逐步得到重视和提升。1952年，美国芝加哥资深秘书哈里·克林福（Harry Klemfuss）向美国商务部长提议建立秘书周，并很快被批准。世界上第一个国际秘书节诞生，即每年四月的最后一周为国际秘书周，该周的星期三即为国际秘书节。国际秘书节旨在肯定秘书在职业工作中的突出贡献，并表达对秘书的敬意，鼓励年轻人投身秘书工作。因此，每年的国际秘书节期间，全世界各国都要举行相应的庆祝活动，如新加坡每两年评选一次“最专业的秘书”，表彰最具专业精神、最具杰出表现的秘书。
1981年，国际职业秘书协会（Professional Secretaries International，简称PSI）成立，原名美国全国秘书协会（National Secretaries Association，简称NSA）（成立于1942年），是当今世界有名的跨国性职业组织，成为世界上27个国家和地区交流秘书工作经验的中心，30多个国家和地区的秘书成员汇集互通信息的阵地。该组织于每年7月举行国际秘书会议，世界各地会员均可参加，会议内容涉及名人演讲、专题报告、专题讨论、专家讨论以及与办公室贡献成果相结合的非正式讨论会，
旨在维护秘书的合法权益，提高秘书在行业领域的职业地位。
在职业领域，“秘书”一词的含义在一些西方发达国家经历了从“秘书”（secretary）到“行政助理”（administrative assistant）的转变过程。在1998年8月于美国亚特兰大召开的国际代表会议与教育论坛上，国际职业秘书协会（PSI）正式更名为国际行政专业人员协会（International Association of Adminis-trative Professionals，简称IAAP）。IAAP将行政专业人员界定为“掌握办公室技能，不需要直接监督就能表现出承担责任的能力、行使主动性和判断力，并能在职权范围内作出决定的个人”。以美国为例，按照美国劳工部的分类，秘书这一职业可以分为五大类型：（1）secretaries and administrative assistants（秘书及行政助理）；（2）executive secretaries and executive administrative assistants（执行秘书及执行助理）；（3）legal secretaries（法律秘书）；（4）medical secretar-ies（医学秘书）；（5）other type（其他种类/领域的专业秘书）。
进入新世纪以来，伴随着办公室角色和业务部门扩大，行政助理属于商务辅助工作领域，其职责内涵和外延相对模糊。而秘书作为具有熟练的办公室工作能力，不需要上级督促即能主动负责、积极进取，在授权范围内干练果断做出正确决定的经理（领导）助手，其在组织运营与发展中的地位越来越得到突显。总之，秘书职业已经走过了漫长的道路，从180度的改变性别优势到技术发展改善了工作流程、增加就业机会，秘书的职业角色一直是组织经营过程中不可或缺的一部分，种种迹象也表明，秘书职业将会一直保留下来，并在组织发展中起到越来越重要的作用。
在中国古代，“秘书”一词，最初是指带有神秘色彩的图书，后演化为指保管皇家秘籍的机构或者人员。尧舜时期，就设百揆、秩宗、纳言等官职兼任秘书类工作。汉代以降，秘书工作固定为掌管奏章、辅助管理的一种职业。历史上承担秘书工作的官员，曾被称为御史大夫、尚书、长史、主簿等。但直至清末，秘书岗位名称和工作内容才真正名实相符，具体体现在以下两个方面：一是秘书摆脱了“图书”的含义，特指从事秘书工作的人或者职位；二是对秘书人员的旧式称谓退出了历史舞台，政府部门中从事秘书工作的人员或相关职位均称为“秘书”。
值得一提的是，中国的私人秘书始于清朝，称幕友，又称“幕宾”“幕府”，俗称“师爷”，广设于清代地方衙署中。幕友是地方官的顾问与智囊，由地方官自行出资聘任，分类众多，职责明确，承担着刑名诉讼、钱谷征纳、公文拟定、财务管理等核心事务，地位较高、薪酬丰厚、身份自由、受人礼敬。幕友和书吏多是绍兴人，与绍兴人文化素养高、苛细精干、善治案牍等特点有关。因此清代官场有谚语云：“无绍不成衙”和“无幕不成衙”。
1840年鸦片战争以后，帝国主义势力入侵，中国开始沦为半殖民地半封建社会，秘书工作也随之发生了一些变化。该阶段的秘书工作机构相应增加，秘书工作也开始参照西方国家的秘书制度，逐渐出现了专门的“秘书科”以及“秘书员”等，其中秘书科的职责包括掌管机密事宜、收发奏咨函电及编纂、翻译事宜、监守部印、保管图书资料事宜等，成为中国近代史上名副其实的秘书部门。
秘书员则指的是专门为总督、巡抚等地方大员设置的，专管机密文电函牍以及部署其他科室事宜的相关人员。
辛亥革命以后，武昌首先成立了军政府，下设秘书处掌管文书与庶务，都督府、军务部、参谋部和总督察处都设秘书员，掌管机要文件并配合各科文书事宜。此后，北洋政府效法资本主义国家的政府体制，成立国务院，设置了秘书厅，厅下设秘书长、秘书、佥事、主事等，这是我国行政建制史上秘书厅设置的由来。在总务厅下又加设了“机要科”和“文书科”。北洋政府还在其培养文官的直隶法政专门学校开设了文书课程，编辑《公文程式》讲义，成为我国文书教学的开端。该阶段也是我国秘书工作从古代型向现代型转型的时期。
国民党执政时期，为了进一步强化统治，在各级政府机关建立一整套秘书机构，增加了秘书人员，扩大了秘书职权，并且对文书工作进行了改良。南京中央政府设秘书处，由秘书长主持工作，秘书处分设“总务、机要、撰拟”三科，分别负责中央政府的一般事务、文书的处理和保管、文件的撰拟。各省政府也都设秘书处，除掌管机要、文件、会议、印信之外，还兼管人事、物资、会计、编制、统计及报告事宜。县政府则普遍设秘书室，负责录事，事务员承办文书与庶务。各乡只设书记员，负责文书事务。
中华人民共和国成立后，我党在总结解放区机关秘书工作经验、改革国民党统治区秘书工作的基础上，逐步建立适应社会主义国家的秘书工作机构与制度，先后发布了一系列关于秘书工作的指示和规定。如1949年12月的《关于文电处理工作的几项规定》
,1951年2月的《关于纠正电报、报告、指示、决定等文字缺点的指示》
,1951年7月的《关于各级政府机关秘书长和不设秘书长的办公厅主任的工作任务和秘书工作机构的决定》
,1955年1月的《中国共产党中央和省（市）级机关文书处理工作和档案工作暂行条例》, 1964年的《关于秘密文件管理工作的暂行规定》和《关于机要秘书工作的暂行规定》等，初步建立了秘书工作的相关规范，并促使秘书工作建立起了健全、有效的工作制度以及良好的工作作风。
20世纪80年代以来，随着改革开放和经济建设的发展，我国的秘书工作也展现出新局面，具体体现在以下六个方面：一是秘书工作的正常化、制度化；二是文书以及档案工作职能的进一步加强；三是倡导情况调查、注重政策研究；四是鼓励发挥信访工作的重大作用；五是强调科学系统地培养秘书人才，开展秘书学理论研究；六是注重走向办公自动化和秘书工作的科学管理。
同时，学界在20世纪80年代初期逐渐开始对秘书的概念、分类等问题的探讨，并提出了不同于党政领导机关秘书的社会职业化的企业秘书以及私人秘书等具有行业特色的专业秘书。
新形势下，伴随着学科的前进和秘书工作的发展，在广大理论工作者和秘书从业者的共同努力下，秘书职业赢得了相当高的社会地位，并得到了全社会的广泛理解、支持和认同。然而，就对秘书这一职业的定义而言，现阶段学术界与实践界至今没有达成共识，仍然有很多种不同的声音，甚至对“秘书”这一基本概念的定义还存在着以下诸多争议。
① 岗位说：秘书在我国现代主要是指党和政府机关、企事业单位、社会团体、军队、院校内的一种行政职位或者岗位。
② 职能说：秘书或秘书从业者是组织中各级领导机关及领导人员的参谋和助手，其主要职能是协助决策、承办业务、辅助决策等。
③ 人员说：秘书是专门从事办公室程序性工作、协助领导处理政务及日常事务，并为领导决策及实施服务的人员。
④ 职务说：秘书是社会主义国家工作人员职务名称之一，其职责是协助领导综合情况、研究政策、密切各方面工作的联系，办理文书、档案、人民来信来访、会务工作以及其他日常行政事务和交办事项。在党政机关、企事业单位从事这一类工作的干部，统称为秘书工作人员，或简称为“秘书”。
纵观以上“秘书”内涵在我国情境下的发展演变，不同学者的不同说法都有一定的可取之处，都在一定程度上反映了秘书工作的职责和范围。本书认为：秘书是从事脑力劳动的职业，其职责是为居于领导地位的机构或个人决策时提供信息或意见，并为决策的贯彻执行提供必要的事务性服务。职业秘书作为社会组织中管理者的参谋和助手，起着辅助决策、协调关系的至关重要的作用。这个岗位的从业者包含了从组织基础文书、专职文秘到高级行政助理完整的行政辅助人员体系，要求从业人员具备较强的文字和语言沟通能力，综合协调与合作能力，逻辑思维与分析能力等。这也就意味着，秘书要做好参谋辅助工作所必须具备的素质可概括为三大方面：一是秘书的岗位知识，二是秘书的专业技能，三是秘书的职业素养。