下载掌阅APP，畅读海量书库
立即打开
在发达的资本主义国家中，秘书的社会职业化已经完全实现。秘书不是官员，而是分类众多、服务领域广阔的社会职业。
（1）美国：根据行业、职务、水平的不同将秘书分为政府秘书、行政秘书、经理秘书与公司秘书。
① 政府秘书：指在联邦、地方政府和所属官方机构任职的秘书，其等级的划分与任命，依据考试成绩和有关法令而定。这类秘书需先取得打字、速记证书，再参加秘书考试，经一年试用期，三年后转为固定职业，并获资格申请担任政府各机构中的秘书工作。
② 行政秘书：也称行政助理、管理秘书，是美国行政管理协会划定的四类秘书之一。指在各类机构、公司、企业中担任行政职务的秘书，占美国秘书的大多数。按职权可分为两类：一类是属于领导职务的，如秘书长；另一类是一般行政秘书。一般行政秘书的职责是：记录上司的口述；接答及处理电话；接待来宾，安排约会；打印信函文件，处理邮件；起草信函、备忘录、各种文稿；代上司阅读、摘录资料信息；选购办公用品、设备；安排上司出差等。
③ 经理秘书：指经理的高级秘书，协助经理全面负责秘书及行政事务，制订有关计划，监督完成，有的还兼管人事。这种秘书的要求很高，需对公司的结构、政策、程序十分熟悉，要有大学学历，经过严格考试而获得特许职业秘书资格证书。俗称的资深秘书大多指这类人，工薪待遇也往往较高。
④ 公司秘书：属公司中接受董事长领导的高级秘书，其职责是监督、管理公司财务、人事，对外联络，同业协调，向董事会汇报、答复质询等。
此外，从美国劳工部网站可看出其对秘书的分类是非常详细的，秘书的类别众多，其中最主要的是行政秘书和行政助理。美国劳工部是这样要求的：“行政秘书和行政助理是通过提供高级别的行政支持来开展调查，编制统计报表，处理信息的请求，执行文书工作，如准备信件，接待来访，安排电话会议，安排会议，还可以训练和监管较低级别的文员。”具体的工作头衔有行政助理、行政协调、行政秘书、执行助理、执行秘书、办公室经理、秘书等诸多分类，如图2-1所示。
图2-1 美国劳工部网站行政秘书和行政助理要求
（2）英国：秘书种类比美国简化，职级整齐划一，主要分为政府秘书、执行秘书、公司秘书与私人秘书。
① 政府秘书：指在政府机关中供职的秘书从业者，他们是公务员，属于文官中的事务官，这是一个较独立的管理系统，不受政党干预，供职任期不受内阁更替的影响，其任用、职权、责任和晋升都有严格的规定，并划分为行政级、执行级、文书或者办事员级、助理文书级，共四级。
② 执行秘书：指英国工商企业中受高级经理雇用的私人秘书。
③ 公司秘书：是英国公司中的高级行政职员，每一公司必须配备一名专职秘书，同时可配备助理秘书或者代理秘书，以备公司秘书缺席时代行职责。
④ 私人秘书：被雇主雇佣，为雇主个人服务的秘书。
（3）日本：汲取了欧美国家的经验，又结合日本本国国情，将秘书职级划分为见习秘书、初级秘书、中级秘书以及高级秘书四个层级类型。
① 见习秘书：担任秘书职务未满1年者，完成有关秘书室公文的收发、电话事务、传达命令、来宾接待等秘书主要业务，均要在这段时期内接受资深秘书的指导。
② 初级秘书：担任秘书工作2~3年者，除了完成见习秘书应做的业务，还需负责整理文件、回复信函、排定出差时间表、购买车票，以及到公司外接待访客等。
③ 中级秘书：具有4~5年以上的工作经验，可单独处理高难度的秘书业务，有些公司将中级秘书的人才调升为私人秘书。主要任务是负责调配上司的时间表，以及对外的预约。此外，有关上司个人的税金申报、银行存款的提存等均要中级秘书协助办理。同时，中级秘书还需要对新进秘书进行指导。
④ 高级秘书：必须能够给上司以有力的协助，能够提供解决问题的有效方案，工作中能够发挥重要作用并取得相应成绩。他们是上司名副其实的助手，基本上不处理具体日常事务，主要负责秘书室的领导工作，在公司召开董事会时则是上司的高级参谋。
社会上对秘书人员有很多称谓，如文员、文秘、办公室主任、业务主管（培训主管）、人事助理、初级秘书、高级秘书等。因为秘书称谓的不统一给秘书职务的界定带来了困难，不利于对秘书人员进行科学的管理，还容易造成秘书角色认知的混乱和模糊。随着社会需求和秘书职业的发展变化，秘书职岗的人员分工也日益细化，本书为了进一步明确秘书在实际具体工作中的职业角色，根据不同的划分标准，将秘书分为以下几种类型。
（1）按照秘书的从属和服务对象来分，可分为公务秘书和私人秘书两类。
① 公务秘书：主要是在一些国家机关和企事业单位担任秘书工作，由组织内部考核选聘，并由国家或单位支付薪酬的公职人员，具有组织体制上的公有性、人事制度上的统一性、经济来源上的规定性和工作性质上的群体性特点。
我国进入社会主义新时期后，从中央到地方，各级人民政府、企事业单位都设立秘书机构，同时对秘书人员的文化素质各方面提出更明晰的要求。1985年中央办公厅召开全国秘书工作会议，确立了新时期秘书工作总原则，并提出“三服务”
的工作要求，确立了公务秘书在整个政府工作中的服务位置。
② 私人秘书：主要指私人或者私人企业聘用的辅助领导工作且不由国家支付薪酬的秘书人员。
最初在强化社会主义公有制的意识形态期间，私有制的事物都受到压抑，私人秘书也受到影响。直到改革开放，中国私有经济得到迅速发展，私人秘书才再次出现并不断发展壮大，形成一个秘书职业阶层。各行各业都需要高素质的秘书专业人员辅助上级完成组织管理和运作，私人秘书不再是简单的文件收发、资料保管和公文写作，而需要具备综合处理信息、提供建议和组织沟通等能力，对私人秘书的学历和专业要求也越来越高。
（2）按照秘书在组织内部的工作分工来分，可分为行政秘书、会议秘书、文字秘书、生活秘书、信访秘书和公关秘书等。
① 行政秘书：行政秘书的工作内容以组织运营保障为主，工作内容较多元化，而且需要掌握较基础的文书写作、档案管理，熟练使用操作办公自动化设备，包括计算机、打印机、传真机、复印机等。行政秘书还需要良好的文字表达能力，有一定的英语基础，具备较强的听说能力，工作效率高，条理性强，具有较强的应变能力和团队合作精神。同时，负责办公用品的保管领用工作，办公设备的日常维护工作，帮助人事行政经理完成部门相关工作，以及其他领导交办的工作。
② 会议秘书：会议秘书的工作内容是向会展主办方提供各类文秘、勤杂、临时采购、临时司乘、向导等服务。他们主要负责会议的宣传和气氛的渲染，成立会议组织并确定会议主持人，会议礼仪、接待、保安、保密等工作培训，会议通知的起草、发送，根据反馈信息确定最终日程，会议的发言稿、议事规则，购买或借用会议用品等。从会议筹备、开展直到最后结束整个过程的会议管理工作都由会议秘书负责。
③ 文字秘书：主要是承担文书书写方面的工作。按照组织部门的要求，起草或者参与起草报告、计划、总结和其他有关公文，还负责日常的文书处理工作。负责收集各方面的信息、动态，协助部门领导进行调查研究工作，为领导决策当好参谋，负责办公室网站的维护、网页的制作及相关内容的更新工作。
④ 生活秘书：指在生活方面为领导提供服务和帮助的秘书人员。通常是专为高层次的领导人配备的。1980年中央办公厅《关于中央领导同志机要秘书工作的暂行规定》中要求，正省部级以上领导可以配专职秘书。在军区，大军区一级及以上编制配有秘书，师团级军官不配秘书。根据2007年《检察日报》的内容，规定只有副省级官员才能配备生活秘书。对生活秘书的要求主要包括做事细心谨慎、工作高效、礼仪周全、服务周到、穿着得体、做人低调、精力充沛、超强记忆力等。因此，做好一个生活秘书很难，因为它不仅需要秘书的一般能力，而且还需要一些特有的素质，尤其是更具生活味儿的人文关怀。
⑤ 信访是人民群众参与管理国家事务和社会事务的民主权利，是社会客观矛盾的反映。因此处理信访是国家机关、企事业单位重要的任务之一，也是国家机关联系群众的重要渠道之一，做好信访有助于克服官僚主义，纠正不正之风。信访工作对于秘书来说是一项综合性很强的工作，既有辅助领导、反馈信息、协调关系等为领导服务的性质，也有直接为人民群众解决问题、回答咨询、宣传政策与法律等为群众服务的性质。2008年，国家信访局副局长王耀东撰文《国家信访局工作已由“秘书型”转为“职能型”》，开启信访工作性质的新思考。
⑥ 公关秘书：主要是具有较强的语言文字表达和公关社交能力，能熟练运用计算机等办公自动化设备来处理日常事务，是面向21世纪的从事公关文秘实践活动的高级实用型人才。对于公关秘书来说，他们需要主修的课程有公文写作、文件管理、档案管理、办公自动化、企业管理学、传播学、普通心理学、商务英语、实用英语写作、工作关系学、人力资源管理和秘书实务等。就业的方向主要是在各级党政群机关、企事业单位、乡镇企业、文化宣传部门，从事语言文字、文书秘书、文化宣传管理及公共关系建设等工作。
（3）按照秘书从事工作的行业特征来分，可分为法律秘书、医药秘书、教学秘书等。
① 法律秘书：是指具有扎实宽广的法学专业知识，熟练掌握现代法学专业的基本理论与方法，系统掌握国内外法律、法规及相关政策，具有较强的法律事务处理能力、法律逻辑思维能力和口头表达能力以及富有创新精神和实践能力，能在司法实践部门、基层司法行政部门和企事业单位从事法务文秘、助理等工作的高级应用型专门人才。法律秘书是既懂法律，又懂文秘的复合型人才。随着社会法律意识的逐渐增强，法律秘书会比普通文秘更有优势，可以到公检法等部门从事法官助理、检察官助理、书记员、公证员工作，到律师事务所从事律师助理工作，还可到国家机关、企事业单位从事日常行政管理工作和文秘工作。法律秘书的适用范围是相当广泛的，比单纯的秘书就业前景更加广阔。
② 医药秘书：是利用医药知识执行秘书工作，安排会见，处理信息和邮件。医药秘书没有正式的晋升途径，并不能直接就成为护士或者是医生，除非他们有了专业的学位。但是在一些大的医疗单位，医药秘书往往能获得很多的晋升机会，比如说晋升为医药秘书的主管，或者成为专门负责一类病人如妇科疾病的医药秘书等。医药秘书也可以利用他们的医药知识和经验，转向其他的行业，如保健行业、药品销售行业等。医药秘书没有特别明确的学历要求，很多专门的秘书培训学校或者是文秘大专毕业的学生都可以成为医药秘书的应聘者，当然，如果有医学或护理专业相关的培训或者学位，则对以后的发展会十分有利。
③ 教学秘书：是系（部）主任教学管理工作的助手，行政上由系（部）主任领导，还会受到教务处的指导。教学秘书会选择工作责任心强且熟悉教学管理工作的人员担任。教学秘书的工作职责主要包括：将上级教学管理部门发布的各项信息和规章制度及时准确地告知学校的教师、同学和各部门机构，使教学工作井然有序；将信息收集、整理，按程序上报给相关领导，方便领导采取合理有效的措施解决实际问题；需要配合领导处理日常工作，协助学院领导检查教师上课到岗情况和教师的备课情况，学期中要协助领导进行期中教学检查和调研；负责日常教学的管理工作；负责各种档案材料的管理；等等。
（4）按照秘书职业的纵向层次划分，可分为初级秘书、中级秘书和高级秘书。
① 初级秘书：一般是从事办公室工作，职能单一，技术含量较低，以接电话、发传真以及收发信件等服务型工作为主。初级秘书在工作内容上更倾向于事务性或普通技能性工作，如信件的处理，车旅出行的安排联络，文件的起草、打印、收发、传阅和归档等工作，同时在各部门的联系上发挥着作用，协助或负责领导的日程安排，有时还涉及领导的私人事务，具体工作内容的侧重常视领导的实际需要而不同。如，公司前台主要负责接待和联络等公关事务管理工作；在外向型贸易公司，初级秘书可能是以翻译和沟通为主；在政企合一的国有企业里，可能要承担更多的文件起草和例行公关职责；而在一个销售主导型企业里，则可能会协助总经理进行一些基本的销售管理和大客户维护工作。总体来看，初级秘书更倾向于执行和沟通层面，属于基层员工级别。
② 中级秘书：除了具备初级秘书的工作能力之外，还必须有较高的处理各种事务的能力，主要是撰写文稿、英文信函、起草报告和组织筹办会议等，为中层以上的领导服务。中级秘书侧重于在某一专属业务领域为公司高层提供决策意见和依据（对上级），并在其所属职能领域内负责高层决策的组织执行和控制（对下级）。工作以支持和影响决策为主，兼有决策的组织执行和效果控制职能，其工作特点是以自己的专业经验和能力与高层之间形成双向互动的关系，而不是单向的听命和执行，这是它与初级秘书的最主要区别。
③ 高级秘书：是秘书的最高级别，更倾向于领导、决策和激励层面，对于企业所有中层和基层员工均可直接行使领导和指挥权，是领导之下的“二把手”。通常情况下，高级秘书可以作为高层成员参与公司所有的重大经营决策并行使表决权，可经总经理任命分管公司某一职能或业务领域，在总经理或副总经理临时缺位时可代行其职责和权力。工作上不仅从事具体执行层面的工作，还应集中精力辅佐总经理做出公司战略方向的正确抉择和重大经营决策的制定，对其分管领域内的工作也应以宏观掌控、从旁监督和激励士气的角度来推动，具体运营应交由中层部门负责人来操作。高级秘书具备秘书所需要的各种能力和素质，能够有效地辅助上级工作。他们需要具备起草重要的合同文本的能力，还要懂法律、税务知识，有应急处理能力，还要有较强的语言素养和较高的应用文写作能力，目前属于人才市场上的稀有资源，那些大公司的智囊团成员就属于高级秘书。
综上所述，按照纵向层次对秘书职业的划分包含了四层含义：第一，体现了不同级别的秘书从低到高的不同辅助层次；第二，体现了不同层次秘书工作量及相应的秘书结构比例；第三，体现了不同层次的秘书在知识、经验和能力上的级差；第四，体现了不同层次的秘书从业者在级别和工资待遇上的差别。总的来讲，秘书职业是一种具有综合性和辅助性特点的职业，要求具备较强的文字与语言表达能力、综合协调与合作能力、逻辑思维与分析能力等。