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无论是撰写讲话稿还是撰写会议纪要，都有一个必经环节，就是把领导的口语表达转化为公文语言。这个转化的关键变量是什么呢？是对领导意思的理解和对公文语言的调取，两者一个都不能少。目前，很多执笔人的现实困境是“理解不到位，调取不出来”。日常工作中，执笔人拿到高质量的公文后，阅读时要养成两个好习惯，一是用铅笔标注重点，锻炼自己迅速抓住工作重点的能力；二是用荧光笔标注阅读之前不熟悉、不会使用的公文语言，丰富自己的素材库。仅养成这两个习惯还不够，更为关键的是下一步——争取在3天内，在工作中尝试使用新学的表达方法，这样才能加深理解、自如运用。
小白参加了一个部门会议。会上，领导强调：“这个工作，两个部门一起做。如果不是我们的责任，我们要说清楚；需要我们做的工作，我们一定要配合好。”会后，小白负责把会议内容整理成会议纪要。整理时，小白感到困惑：领导强调的这两句话，怎么转化为公文语言呢？思考片刻后，他写了这样一句话：各部门要分工明确、密切配合。
总体来讲，小白基本表达出了领导的意思。但是，想一想，有没有更为精准的表达呢？领导想表达的意思很清楚，通俗地说，是“谁的孩子谁管”，用公文语言说，是“厘清责任”，或者“厘清责任边界”。
那么，用最简洁的公文语言表达领导的意思，是“厘清责任边界，强化协同配合”。
如果你和小白的写法相同，那么，“厘清”这个词就是你需要储备的词汇。事实上，在公文写作实践中，这个词因为足够规范、准确，经常出现在公文的一级标题中。
最近，小白所在的单位开展某项目建设，需要多部门协同推进。例会上，领导说：“现场管理人员不要随意许诺发放福利的时间，对外解释时，必须以财务流程上的时间为准。”小白负责撰写会议纪要。
小白应该如何将情境中领导说的话转化为公文语言呢？我们来分析一下，领导主要说了两件事，列示如下。
①强调员工发放福利的基准日以财务流程上的时间为准。
②强调现场管理人员对外宣导的口径问题。
如果领导强调的这一事项是整个例会中的重点工作，那么，可以用更多的笔墨来记录。但是，根据工作经验，情境中领导这句话可能只是强调项目建设这个“大事”时顺带提起的一个细节，如果是我来执笔，最多给它半句话的篇幅，比如“统一福利发放宣导口径，明确以财务审批时间为准”。
小白参加了一个道路建设推进会，会上，领导说：“东风路年久失修。这条路经过了两个区，新北区和秀南区，常年来回拉扯。今天咱们就把这个事定下来，由秀南区在6月底完成主路建设，由新北区在劳动节前完成辅路建设。”小白负责撰写会议纪要。
情境中领导的这几句话如何转化为会议纪要所用的公文语言呢？小白写了4个版本的初稿。为了呈现语言转化过程中的常见错误，我以表格形式逐个列示并分析，见表3.3。
表3.3 将领导的口语表达转化为公文语言的常见情况
会议讨论的内容太多时，执笔人写会议纪要需要抓住重点、分清主次。根据工作经验，我认为，针对领导在会上提及的这件事，用一句话的篇幅记录就够了。
会议就东风路段维护修缮的责任分工、施工周期进行了研议，明确新北区负责辅路建设、秀南区负责主路建设，要求分别于2023年5月1日、7月1日前完工。
将修改后的版本和初稿进行对比，大家能看出哪些差异呢？以下两点经验最为重要。
①使用“就……”的方式表达。该表达后面可以带很多事项，比如“责任分工”“施工周期”，甚至可以继续增加讨论事项。
②使用“分别于……”的方式表达。使用该表达可以把涉及多个主体的责任分工用一句话说清楚。
通过上述案例分析，我们可以发现，对领导的口语表达进行转化，不仅仅是背诵一些表达方式就够了，要厘清领导到底在说什么、在强调什么，才能够精准转化对方想表达的意思。
很多执笔人说自己的情商低，经常听不懂领导的话。在我的理解中，所谓“听话听音”，就是根据对方的性格特征、行事风格，针对具体情况，结合对方的目的进行综合分析。如果自己的思考能力不足，可以多看一些经典影视剧的解读视频，或经典著作的解读版本，时间长了，可能会有恍然大悟的感觉。