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在传统的外贸客户开发工作中，很多人通过开发信获得了优质的客户，接到了大额的订单，也有的人折戟沉沙、黯然神伤，以至离开了外贸行业。
对于开发信这种常见的外贸客户开发方法，有以下几点需要注意。
在英语中，口语和书面语在表达同一个意思或者内容的时候往往存在很大的区别。比如，你想让对方将钢笔递给你，口语是“Could you give me a pen, please？”。而在书面表达中你可能会说“Give me a pen，please!”。
这两种意思的表达都没有问题，都是让对方将钢笔递给你，但是看的人就会有完全不同的感受。前者以Could来开头有请求对方的意思，而后者虽然在结尾加了个礼节性的Please，但依然有命令的意思。
所以，前者的口语表达会让听者比较舒服，也乐于帮忙解决问题，而后者听起来就让人觉得讲话的人很没有礼貌，除非是工作中上级对下级的指示性命令，一般很少见到这样的沟通用语。
在实际的外贸客户开发过程中，我们不仅会使用英语，也会使用其他语言进行沟通交流。但是这些沟通的语言不是我们的母语，虽然有相关的语言专业的学习经验，但缺少实际的语言生活环境的熏陶。在写开发信的时候可能会过分追求严谨和语法正确而在无意中犯上述问题。
在外贸开发信的行文构成中，使用主动语态和被动语态都没有问题，本质上只要正确表达出意思就可以，但最好多一点被动语态，少一点主动语态的行文。
举个例子，“我明天会将发票寄给你”用主动语态来表达就是“I will send the invoice to you tomorrow”，在这个句子中主语是“I”，宾语是“invoice”。客户关注的重点是发票本身，而不是寄发票这个动作的执行人“I”。换成被动语态，就是“The invoice will be sent to you tomorrow”，这时主语成了“The invoice”，宾语变成了“you”，也就是说，客户真正关注的重点——发票（Invoice）——被放在了更主要的位置上。
在主动语态中，谓语的动作来自主语，由主语这个主体去执行，从而施加于宾语这个被执行的对象。相反，在被动语态中，主语是承接动作的受动方，本身不能主动产生影响，只能被动地接受动作的发生。
所以，在开发信的具体内容的表述方面，我们收到客户询盘或者询问具体的事务性邮件的时候，先别忙着回复客户的邮件，而是要先静心看清楚客户的表达诉求。如果涉及具体事物，建议一般是用被动语态；如果涉及某个过程，建议用主动语态。
随着国民教育水平的提高，国内英文好的人越来越多，特别是那些商务英语专业的本科生，他们在从事外贸行业之后，感觉写开发信简直是信手拈来的小儿科。他们在写外贸开发信的时候，不太考虑客户有没有时间、有没有兴趣、有没有能力看懂开发信内容，而一门心思将课堂上学到的专业知识输出一篇自认为在语法结构、单词时态等方面均比较完美的邮件。
那些读书特别好的、有语言天赋并且乐于创作的外国人确实存在，但未必正好是我们的客户，而和我们做生意的可能学历并不高，哪怕是他们的阅读能力足够看懂我们的邮件，他们也没有那么多时间和精力去看一篇晦涩难懂的邮件。
国外有一项研究表明，最受欢迎的英文内容表述是小学六年级的写作水平。当前的很多外贸业务人员特别是大学英语专业出身的，最好降低一下自身的姿态，用最简单、最方便客户阅读的方式来写开发信。
很多外贸新人认为，开发客户就是要告知对方有哪些产品、有哪些性价比很高的设备，不如在给客户的开发信中插入公司的产品图片、产品的电子目录、公司的官方网站链接等。毕竟这些图片形象生动，客户一眼就能知道这个企业是干什么的，能给客户提供什么样的产品或者服务。
说到这里，不得不先提一个词，叫作“SPAM”，即垃圾邮件的简称。在给某个潜在客户发送邮件的时候并不需要他们的首肯，只需要获得他们的邮件地址就可以。这样的邮件其他很多人也会发。
这些垃圾邮件不仅会令潜在客户会感到厌烦，提供邮件发送的Internet服务商也会非常厌烦，因为这些行为会不断消耗他们的服务器资源，增加他们的基础设置投入费用。所以在第一次给某个潜在客户发邮件就发送包含图片、电子产品目录和超链接的邮件时，我们很可能会被服务商的反垃圾规则盯上。
等我们的邮箱账号触发了垃圾邮件惩罚规则的时候，所发送的邮件要么会被不断地退回，要么会被直接发送到潜在客户的邮件垃圾箱，严重的，账号可能会被直接封号。
在一些公司的官网上经常会看到这样的公司介绍：
××公司，坐落于××地方，此地风景优美，交通便利，距离广州、深圳××千米，公司成立于××年，经过××年的艰苦奋斗终于成为行业标杆。企业严格贯彻执行以人为本的理念，强调质量就是饭碗的精神。公司获得了ISO 9001、ISO 2000认证，严格执行6S管理规范。欢迎各位客户前来我公司参观指导，以便建立长久良好的合作伙伴关系。
如果我们自己是外贸采购客户，邮箱中充斥着公司介绍千篇一律的邮件，试问自己有没有兴趣打开查看？大概率是没兴趣的。笔者当年做外贸业务时认识的一个外国的朋友，至今还和笔者调侃。他说：“Jack，中国的这种公司介绍是不是大学里的保留教学案例？还是说这种行文方式和风格有什么特殊的规定？”
并非这种介绍不好，只是太千篇一律，没有亮点。既然我们从事了外贸客户开发工作，面对的对象就是外国人，我们最好用国外客户乐于见到并且容易理解的方式来输出我们想表达的内容。
很多外贸业务员特别是新入行的人都特别不自信，尤其是广发开发信却没有收到回信的时候，内心会特别沮丧，渐渐就会怀疑自己的能力，然后就会陷入自我怀疑+自我否定的恶性循环中。
对于写开发信，他们对自己写的内容和格式已经彻底失去了信心，以至有人说一句“××的开发信邮件模板非常好”，他们就会像溺水中的人一样紧紧握住这根救命稻草，不管这份开发信模板是不是适合他们的行业或者产品，也不管自己的潜在客户能不能读明白邮件内容。更有甚者，直接改一下邮件底部的公司信息签名和客户邮箱地址就发送了。
外贸行业本身就是一个竞争非常激烈的行业，比拼的不仅是体力、精力，还有脑力，所以做事情不要想当然。如果想发挥一下自己的脑力，将拿到手的开发信模板修改一下，也千万不要由着自己的喜好和性子乱来。
在修改开发信模板的时候一定要注重自己产品和行业的特点和注意事项，文件内容切记不要太长，一份开发信邮件建议只包含一个核心主题。如果涉及多个内容，那么可以用多次发送不同内容的方式进行处理。
此外，在一些细节上也要注意，如字体，很多人习惯用宋体、黑体等，如果突然来个隶书、小篆，就会让对方不太习惯。同样，英文也有一些常用的书写字体，如Arial、Tahoma等，建议尽量用这些字体，不要用很生僻的字体，以免造成客户阅读上的不适应。