购买
下载掌阅APP,畅读海量书库
立即打开
畅读海量书库
扫码下载掌阅APP

一、律师事务所内部会计控制问题

随着司法行政工作的不断发展,律师事务所内部会计控制的问题越来越受到重视。为了保证律师事务所的工作正常、有效运行,律师事务所需要顺应法律建立律师事务所的内部会计制度。

内部会计控制是企业管理者为了确保法律、法规以及经营方针、政策的贯彻落实,保护财产、物资的安全和完整,保证财务会计信息和其他相关信息的真实性、准确性、及时性和可靠性,避免或降低各种风险,促进企业经营管理水平的不断提高,实现既定的目标,对所属企业和人员的行为进行制约和规范,对所拥有的资金和财产进行维护和有效利用实施的一系列方法、程序和制度的总称,是一种自我检查、自我调整和自我制约的系统。

(一)内部会计控制问题

律师事务所的内部会计控制问题是律师事务所管理很重要的一部分,由于律师执业失败风险巨大,律师事务所会通过谨慎选择客户、购买律师执业责任保险等方式来规避风险。近年来律师事务所财务人员侵占资金案件时有发生。 究其原因,都是管理者对财务风险关注不够。如果对财务风险予以足够的关注,就可以大大减少资金挪用事件的发生。而且有的律师事务所为了减少纳税,可能会采取假发票、设假账、隐匿收入等行为。因此对于内部财务控制问题的把控需要由一批专业的财务团队管理所内各种财务流转、进账出账、费用报销等问题。若无专业的会计人员进行管理、把控,律师事务所在财务方面则会存在很严重的漏洞。

律师是只能靠自己的法律知识赚钱的职业群体,律师事务所是律师的大本营。律师事务所内部会计控制也是律师事务所管理的核心部分,主要存在以下问题:

1.钱账不分离

钱账不分离主要是所内的出纳和会计由同一个人进行操作时会造成的财务脱离律师事务所管控的问题,近年来部分律师事务所的会计和出纳都由一人担任,经办人和批准人为同一人。诸如此类的节约成本费用之举有很多,殊不知,为了节省小钱,造成财务内部控制关键环节的缺失,会诱发更大的损失。在这种放任式的管理下,又何谈财务信息分析、整合、战略决策?最终只会导致律师事务所的发展受限。这种钱账不分离的行为就可能导致一个律师事务所在财务管理方面存在失控的风险。

2.费用支出审核把关不严

律师事务所内没有建立严格的费用报销审批制度,对于审批程序、报销人员的责任没有明确规定,造成费用报销混乱、责任不清、报销监督不严的现象普遍存在。财务人员针对发票进行报销时,对于采购费用是否真实存在的问题、费用花费过高的问题、工作人员是否私收回扣等问题无法进行核实,而所内合伙人、高级管理人员对于审批程序管理不严格,监督不到位。如律师事务所的行政部门进行一次会议,所需材料经高层审批后,其实际花销却没有这么多,而所里领导则是见发票就报销,这样会存在费用花销不真实的情况,且无人监督,这样就导致费用报销真实性无法核对,浪费律师事务所的资金。

3.欠缺资金管理

律师事务所的货币资金主要由银行存款和库存现金构成。个别律师事务所由于财经法纪观念淡薄,未在金融机构开立合法合规的银行账户,有的虽已开立账户但长期不用,业务往来直接以现金支收,随意以个人名字开立活期储蓄存折,有的甚至出借银行账户为外单位或个人办理转账业务,造成内部资金管理的混乱。在现金管理方面,存在库存现金长、短款以及白条抵库的问题,个别单位甚至会计和出纳各管一部分现金,严重违反国家财政纪律。在2015年的郭某侵占案中,郭某以做假账伪造签名的手段作案,其通过转账方式,将单位账户上的钱直接转到他和女友李某名下银行卡里。办理转账需要单位出具证明,要有预留签名人签字,加盖单位公章、财务章,而郭某利用正常盖章的机会,在转账证明上盖上公章,然后模仿单位负责人的签字,再盖上由其保管的单位财务章,后去银行办理转账。为了躲避财务检查,每次他从银行取回对账单后,通过单位电脑制作相同的对账单,把需要的数据保留,不需要的数据删除,由于他提供给财务主管的账单明细都是他制作的假账单,所以单位财务主管查不出来。

4.固定资产混乱

律师事务所内的固定资产混乱,所内没有专门的管理人员进行固定资产管理,则会导致以下问题:

(1)固定资产管理内部管理的分散性,导致信息的不对称,账目管理与实物管理不同步,财务会计主体、采购主体、核算主体之间缺乏相互沟通,从而出现一些账实不符的现象。

(2)固定资产的录入标准不统一。由于下属部门比较多,各下属机构会计对软件的分类的理解不同,导致归类不统一。例如,对于电脑的归类,有些归入微型计算机,有些归入台式机。还有对于办公小用品,可能无法在清查软件中找到合适的归类,从而出现了任意归类的现象。

(3)固定资产信息化的程度还需要进一步加强。近年来,信息化程度不断提高,各种会计软件、固定资产管理软件也不断升级,但软件之间缺乏衔接,不是先破后立,而是自立门户,从而加大了会计入账的工作量。

(4)固定资产的变更手续不全,变更所得资金没有及时入账。特别是对于变卖的、损毁的资产,常常没有及时入账。

(5)固定资产凭证的保管、档案的管理存在纰漏。没有及时保留相应的凭证,且这些凭证与总账、收支明细账一起放置,给往后的查询带来一定的困难。

5.律师事务所内部无专门审计监督

多数律师事务所受规模限制没有专设的审计部门,没有专门的审计人员监督。这就导致律师事务所财务人员权力集中,从而存在财务方面的隐患。而律师和合伙人大多忙于业务,很少对财务进行监管,甚至不予过问,导致律师事务所财务人员权力过大,所里的财务问题也会慢慢显现出来。由于缺少有效的监督或监督不到位,导致部分律师事务所的财务管理处于随意状态。所内没有专门的审计部门,只依靠外部的审计公司来监督财务有无问题。律师事务所内的财务部门权力过大,很容易导致2015年郭某案中类似买假章躲避审计的行为产生。

6.律师虚开发票报销问题

在律师事务所内最懂法律的就是律师,在虚开增值专用发票的问题上,因财务人员并无法律知识的储备,所以无法把控律师提供的合同内容是否真实,更不能从法律层面把控律师是否虚开律师事务所里的专用发票,这样就会给律师事务所带来潜在风险。

律师报销发票需要律师事务所内的会计人员核查发票的真实性,对于报销发票的类别、数额违反税法规定的情形,需经有相关知识背景的会计人员进行审查,并提示律师哪些是符合税法要求的、合规的发票。如此时未经律师事务所会计人员进行核实、把控,又存在律师肆意乱开虚假发票、任意类型的发票都予以报销或违反税法规定开发票的现象,除律师会受到相关处罚,律师事务所也将承担责任。

(二)完善内部会计制度

律师事务所管理人员要树立内部会计控制的意识,改变观念意识,要认识到内部会计控制对律师事务所的发展的重要性。树立正确的内部会计控制意识,积极完善内部会计控制制度,主要从以下方面展开:

1.明确各部门的岗位

(1)不同岗位设置不同的职务人员,各自负责各自的岗位,做好自己的本职工作,不相容的岗位设置不同的工作人员。从岗位上把控出纳和会计由不同的工作人员任职。

(2)实行岗位抽查制度,即工作人员定期强制休假,安排不同岗位的人员进行工作抽查,类似于银行工作人员会被强制休假5天进行岗位检查,从而可以定期实施工作进度的把控。

(3)强化会计人员的思想教育,提高会计人员的整体素质,首先要加强对内部会计控制的宣传,提高工作人员内部会计控制意识,通过积极宣传和营造和谐的工作气氛,加强内部会计控制。

2.建立内部会计控制的审批制度

会计人员具有扎实的会计功底,深刻了解会计知识、会计管理层面的制度。律师事务所需要建立一个综合内部管理机构,建立严格费用报销审批制度。(1)由专门的会计人员核实所内的每项费用报销是否真实,明确费用报销主体;统一由各部门的主管每月去财务部门报销并对报销费用的真实性承担责任。(2)费用报销的流程:统一由会计人员做好报销费用表格,核实费用报销的真实性后,由财务人员上报财务主管,由财务主管递交管理者进行统一报销,完善报销费用流程。由专门的财务人员审核费用的真实性,可以减少所内人员虚假报销费用的现象。

3.加强固定资产管理

(1)加强内部的沟通,账目与实物管理分开的目的是防止腐败,但也要加强沟通,以保证会计与实物管理员工作的积极性。

(2)对于新软件的应用,国家相关的研发部门一要注重与以往软件的兼容性,应该在原软件的基础上进行创新。如果必须放弃原有的,需要进行相应的公告,组织人员学习新软件的精髓。二是要注重新软件实际应用性的调研活动,要注意到现实运用中可能出现的问题。同时,要学习新旧软件中的区别。由于年轻干部的接受度比较高,且对旧软件的依赖性较弱,可以让他们带动中老年干部的学习。

(3)加强学习。首先应组织专门负责人进行统一学习,集思广益,征求大家对不同分类标准的看法,征求大家在学习过程中遇到的问题,再统一进行调整。

(4)在日记账及拨出、拨入明细账的基础上,建立损益、报亏明细账,注意要做好凭证的保管与档案的管理工作。

(5)尽量做到一个“口子”进出,杜绝经过多个人。建议上级有关部门对下级配置资产,尽量事先通知相关入账部门,做好入口台账登记。

(6)完善固定资产管理制度,加强对资产构建、处置的检查监督,完善管理办法,包括固定资产登记制度、固定资产报告制度、固定资产盘点制度和固定资产处置程序等。

4.设立所内专门的审计监督

审计监督是审计机关依法独立检查被审计单位的会计凭证、会计账簿、会计报表以及其他与财政收支、财务收支有关的资料和资产,监督财政收支、财务收支真实、合法和效益的行为。审计机关依法独立行使审计监督权,不受其他行政机关、社会团体和个人的干涉。以财政资金、国有资产为线索,审计发挥在财经领域的传统专业优势,去监督资金有没有得到规范有效使用,有没有得到保值增值。审计在财政预算执行、国有企业财务收支、重点投资项目等多个方面行使监督权力,履行“公共资金的守护者”职能。

一家律师事务所内有财务部门,也应该设立审计部门,即与国家设置的审计监督制度相统一。有些律师事务所内部无审计部门监督,就会导致财务部门权力集中。内部监管制度不完善,容易出现财务混乱或侵占律师事务所内资金的现象,因为律师事务所内律师精通的是法律,对于财务问题还是不如专业的财务人员精通。这时候靠其他的非财务部门进行监督难以避免类似郭某案的案件的发生。而所内设立专门的审计部门来监督财务部门,日常财务需经过审计部门把控监督,各个部门权力制衡、相互监督,从而控制律师事务所内部的财务人员的行为,财务问题大大减少了。而律师事务所外部的审计公司则把控整个律师事务所有没有做假账或者其他违反税法的规定的现象。

5.律师发票报销

律师进行发票报销时,为了避免税费过高,就很容易出现律师购买虚假发票进行报销的情况,这样律师事务所也需要承担责任。这时就需要专业的会计人员进行核实,如果律师事务所没有专业的人士去做这些事情,律师事务所的会计控制就有风险。而且律师事务所内部的会计账目也容易出现混乱,所以会计人员的专业性技能是必不可少的。虽然所内的会计人员根据有关税法规定的可报销发票的类型核实发票,但针对发票的真实性会计人员也不能分辨出来,律师事务所可以规定发票超过一定金额时需要提供合同,并且培训会计人员使其学习相关的法律知识,这样可以减少律师事务所的风险。当然关于律师报销发票,最主要还是依靠律师的自觉性,不干违法违纪的事,这样在执业中也会大大减少自身和律师事务所的风险。 h3QlkU8RL1Clk4XjS75zh48Z/sqTZtLlo+Criwu3lxqwElpTtne5h+DoEHNyniuY

点击中间区域
呼出菜单
上一章
目录
下一章
×

打开