4.2 制作销售业绩透视表

销售业绩透视表可以清晰地展示出数据的汇总情况，对于数据的分析、决策起着至关重要的作用。在Excel 2021中，使用数据透视表可以深入分析数值数据。创建数据透视表以后，就可以对它进行编辑了。对数据透视表的编辑包括修改布局、添加或删除字段、格式化表中的数据，以及对透视表进行复制和删除等操作。本节以制作销售业绩透视表为例介绍透视表的相关操作。

4.2.1 认识数据透视表

数据透视表是一种对大量数据快速汇总和建立交叉列表的交互式动态表格，能帮助用户分析、组织既有数据，是Excel中的数据分析利器。下图所示为数据透视表。

数据透视表的主要用途是从数据库的大量数据中生成动态的数据报告，对数据进行分类汇总和聚合，帮助用户分析和组织数据。另外，还可以对记录数量较多、结构复杂的工作表进行筛选、排序、分组和有条件地设置格式，显示数据中的规律。

（1）可以使用多种方式查询大量数据。

（2）按分类和子分类对数据进行分类汇总和计算。

（3）展开或折叠要关注结果的数据级别，查看部分区域汇总数据的明细。

（4）将行移动到列或将列移动到行，以查看源数据的不同汇总方式。

（5）对最有用和最关注的数据子集进行筛选、排序、分组和有条件地设置格式，使用户能够关注所需的信息。

（6）提供简明、有吸引力并且带有批注的联机报表或打印报表。

对于任何一个数据透视表来说，可以将其整体结构划分为四大区域，分别是行区域、列区域、值区域和筛选器，如下图所示。

（1）行区域。行区域位于数据透视表的左侧，每个字段中的每一项显示在行区域的每一行中。通常在行区域中放置一些可用于进行分组或分类的内容，例如销售1部和销售2部等。

（2）列区域。列区域由数据透视表各列顶端的标题组成，每个字段中的每一项显示在列区域的每一列中，例如家电、日用品等。通常在列区域中放置一些可以随时间变化的内容，可以很明显地看出数据随时间变化的趋势。

（3）值区域。在数据透视表中，包含数值的大面积区域就是值区域。值区域中的数据是对数据透视表中行字段和列字段数据的计算和汇总，该区域中的数据一般都是可以进行运算的。默认情况下，Excel对值区域中的数值型数据进行求和，对文本型数据进行计数。

（4）筛选器。筛选器位于数据透视表的最上方，由一个或多个下拉列表组成，通过选择下拉列表中的选项，可以一次性对整个数据透视表中的数据进行筛选。

4.2.2 创建数据透视表

创建数据透视表时，需要注意几点：①数据区域的第一行为标题（字段名称）且不能出现空白字段；②各列数据的数据类型保持一致；③源数据中不能出现合并的单元格。创建数据透视表的具体操作步骤如下。

第1步 打开“素材\ch04\销售业绩透视表．xlsx”文件，单击【插入】选项卡下【表格】组中的【数据透视表】按钮 ，如下图所示。

第2步 弹出【创建数据透视表】对话框，在【表/区域】文本框中设置数据透视表的数据源，单击其后的 按钮，如下图所示。

第3步 用鼠标拖曳选择A1:D28单元格区域，然后单击 按钮，如下图所示。

第4步 返回【创建数据透视表】对话框，在【选择放置数据透视表的位置】选项区域中选中【现有工作表】单选按钮，并选择一个单元格，单击【确定】按钮。

第5步 弹出数据透视表的编辑界面，工作表中会出现数据透视表，在其右侧是【数据透视表字段】任务窗格。在【数据透视表字段】任务窗格中选择要添加到报表的字段，即可完成数据透视表的创建。此外，在功能区会出现【数据透视表分析】和【设计】两个选项卡，如下图所示。

第6步 将“销售额”字段拖曳到【Σ值】区域中，将“销售部门”拖曳至【列】区域中，将“销售产品”拖曳至【行】区域中，将“季度”拖曳至【筛选】区域中，如下图所示。

第7步 关闭【数据透视表字段】任务窗格，创建的数据透视表如下图所示。

4.2.3 修改数据透视表

创建数据透视表后可以对透视表的行和列进行互换，修改数据透视表的布局，重组数据透视表，具体操作步骤如下。

第1步 打开【数据透视表字段】任务窗格，在右侧的【列】区域中选择“销售部门”并将其拖曳到【行】区域中，效果如下图所示。

|提示|

如果【数据透视表字段】任务窗格关闭，可单击【数据透视表分析】选项卡下【显示】组中的【字段列表】按钮 ，打开该任务窗格。

第2步 将“销售产品”拖曳到【列】区域中，此时左侧的数据透视表如下图所示。

4.2.4 设置数据透视表选项

选择创建的数据透视表，Excel在功能区将自动激活【数据透视表分析】选项卡，用户可以在该选项卡中设置数据透视表选项，具体操作步骤如下。

第1步 接上一节的操作，单击【数据透视表分析】选项卡下【数据透视表】组中的【选项】下拉按钮 ，在弹出的下拉列表中选择【选项】选项，如下图所示。

第2步 弹出【数据透视表选项】对话框，在该对话框中可以设置数据透视表的布局和格式、汇总和筛选、显示等，如下图所示。设置完成后单击【确定】按钮即可。

4.2.5 改变数据透视表的布局

改变数据透视表的布局包括设置分类汇总、总计、报表布局和空行等，具体操作步骤如下。

第1步 选择上节创建的数据透视表，单击【设计】选项卡下【布局】组中的【报表布局】按钮 ，在弹出的下拉列表中选择【以表格形式显示】选项，如下图所示。

第2步 该数据透视表即以表格形式显示，效果如下图所示。

|提示|

此外，还可以在下拉列表中选择以压缩形式显示、以大纲形式显示、重复所有项目标签和不重复项目标签等选项。

4.2.6 设置数据透视表的样式

创建数据透视表后，还可以对其格式进行设置，使数据透视表更加美观。Excel 中内置了85种数据表样式，分为浅色、中等色、深色3类，用户可以根据需要选择合适的样式，具体操作步骤如下。

第1步 接上一节的操作，选择透视表区域，单击【设计】选项卡下【数据透视表样式】组中的【其他】按钮 ，在弹出的下拉列表中选择一种样式，如下图所示。

第2步 更改数据透视表的样式，如下图所示。

4.2.7 数据透视表中的数据操作

用户修改数据源中的数据时，数据透视表不会自动更新，用户需要执行数据操作才能刷新数据透视表。刷新数据透视表有两种方法。

方法1：单击【数据透视表分析】选项卡下【数据】组中的【刷新】下拉按钮 ，或者在弹出的下拉列表中选择【刷新】或【全部刷新】选项，如下图所示。

方法2：在数据透视表数据区域中的任意一个单元格上右击，在弹出的快捷菜单中选择【刷新】选项，如下图所示。 ZzkDQTme7a6kWSBRCtKebvBltTxGx16b+jH/e4nqTmM8fNFQLZySnCyfPzwddX6u