下载掌阅APP，畅读海量书库
立即打开
汇总销售记录表主要是使用分类汇总功能，将大量的数据分类后进行汇总计算，并显示各级别的汇总信息。本节以制作汇总销售记录表为例介绍汇总功能的使用。
为了便于管理Excel中的数据，可以建立分类显示，分级最多为8个级别，每组1级。每个内部级别在分级显示符号中由较大的数字表示，它们分别显示其前一外部级别的明细数据，这些外部级别在分级显示符号中均由较小的数字表示。使用分级显示可以对数据分组并快速显示汇总行或汇总列，或者显示每组的明细数据。可创建行的分级显示、列的分级显示或行和列的分级显示，具体操作步骤如下。
第1步 打开“素材\ch03\汇总销售记录表．xlsx”文件，选择A1:F1单元格区域，如下图所示。
第2步 单击【数据】选项卡下【分级显示】组中的【组合】按钮
，在弹出的下拉列表中选择【组合】选项，如下图所示。
第3步 弹出【组合】对话框，选中【行】单选按钮，单击【确定】按钮，如下图所示。
第4步 将单元格区域A1:F1设置为一个组类，如下图所示。
第5步 使用同样的方法设置A2:F12单元格区域，设置后的效果如下图所示。
第6步 单击
图标，即可将分组后的区域折叠显示，如下图所示。
使用分类汇总的数据列表，每一列数据都要有列标题。Excel使用列标题来决定如何创建数据组及如何计算总和。在“汇总销售记录表”中，创建简单分类汇总的具体操作步骤如下。
第1步 打开“素材\ch03\汇总销售记录表．xlsx”文件，单击F列数据区域内的任一单元格，单击【数据】选项卡下【排序和筛选】组中的【降序】按钮
，如下图所示。
第2步 F列降序排序后的效果如下图所示。
第3步 在【数据】选项卡中单击【分级显示】组中的【分类汇总】按钮
，如下图所示。
第4步 弹出【分类汇总】对话框，在【分类字段】下拉列表框中选择【产品】选项，表示以“产品”字段进行分类汇总，在【汇总方式】下拉列表框中选择【求和】选项，在【选定汇总项】下拉列表框中选中【合计】复选框，并选中【汇总结果显示在数据下方】复选框，如下图所示，单击【确定】按钮。
第5步 进行分类汇总后的效果如下图所示。
在Excel中，要根据两个或多个分类项对工作表中的数据进行分类汇总，可以使用以下方法。
先按分类项的优先级对相关字段排序，再按分类项的优先级多次执行分类汇总，后面执行分类汇总时，需取消选中【分类汇总】对话框中的【替换当前分类汇总】复选框，具体操作步骤如下。
第1步 打开“素材\ch03\汇总销售记录表．xlsx”工作簿，选择数据区域中的任一单元格，单击【数据】选项卡【排序和筛选】组中的【排序】按钮
，如下图所示。
第2步 弹出【排序】对话框，设置【主要关键字】为【购货单位】,【次序】为【升序】，然后单击【添加条件】按钮，设置【次要关键字】为【产品】,【次序】为【升序】，单击【确定】按钮，如下图所示。
第3步 排序后的工作表如下图所示。
第4步 单击【分级显示】组中的【分类汇总】按钮
，如下图所示。
第5步 弹出【分类汇总】对话框，在【分类字段】下拉列表框中选择【购货单位】选项，在【汇总方式】下拉列表框中选择【求和】选项，在【选定汇总项】列表框中选中【购货单位】复选框，并选中【汇总结果显示在数据下方】复选框，如下图所示。
第6步 单击【确定】按钮，分类汇总后的工作表如下图所示。
第7步 再次单击【分类汇总】按钮，在【分类字段】下拉列表框中选择【产品】选项，在【汇总方式】下拉列表框中选择【求和】选项，在【选定汇总项】列表框中选中【合计】复选框，取消选中【替换当前分类汇总】复选框，单击【确定】按钮，如下图所示。
第8步 此时，即建立了两重分类汇总，如下图所示。
在建立的分类汇总工作表中，数据是分级显示的，并在左侧显示级别，如多重分类汇总后的“汇总销售记录表”的左侧列表中就显示了4级分类。
第1步 单击
图标，则显示一级数据，即汇总项的总和，如下图所示。
第2步 单击
图标，则显示一级和二级数据，即总计和购货单位汇总，如下图所示。
第3步 单击
图标，则显示一、二、三级数据，即总计、购货单位和产品汇总，如下图所示。
第4步 单击
图标，则显示所有汇总的详细信息，如下图所示。
如果不再需要分类汇总，可以将其清除，其操作步骤如下。
第1步 接上节的操作，选择分类汇总后的工作表数据区域内的任一单元格，在【数据】选项卡中单击【分级显示】组中的【分类汇总】按钮
，弹出【分类汇总】对话框，单击【全部删除】按钮，如下图所示。
第2步 在【分类汇总】对话框中即可清除分类汇总，效果如下图所示。
