2.4 PPT化繁为简“三板斧”

PPT 以简洁为美，一页PPT 的内容不宜太多。在准备PPT 的文字内容时，如何化繁为简？主要应把握“删”“缩”“拆”3 个原则。

2.4.1 删

与该页幻灯片主题无关的内容，删！引申的多余内容，删！可说可不说的内容，删！“的”字能不要就不要，标点符号可用空格代替，观众都明白的主语可略去……只要不造成阅读歧义、理解偏差，该删就删。如图2-25所示的内容，删减之后，标题字号可以更大，正文内容可以更简洁，如图2-26所示。

2.4.2 缩

根据文意精练语言，尝试用最少的文字表达原意。某些能够转换为符号的内容，最好以符号形式呈现，如占比情况；某些能够转换为图形的内容，最好以图形形式呈现，如流程介绍。总之，要想方设法缩减页面上的文字。图2-27所示的数据转换为图形后，数据重点突出，也没有了文字堆砌的感觉，效果如图2-28所示。

2.4.3 拆

没有办法删除且不得不讲述的内容，你试过将其拆分在多个幻灯片页面中表达吗？幻灯片页面数量是无限制的，没有必要将所有的内容都堆砌在一个页面上。此外，还可以将一些并不那么重要的内容拆分到该页幻灯片的备注中，在演讲时使用演示者视图，并口头表达这部分内容即可。如图2-29所示的这页幻灯片，其内容非常多，导致字号较小，不便于观看，且给观众一种严重的压抑感。将其拆分为4 页，并将案例内容放在备注中，这样页面即可变得清爽、简洁，如图2-30至图2-33所示。

神器1：思维导图好工具——XMind

本章的2.2.4节中讲解了思维导图是一种比较实用的思维方法，在制作PPT 前，读者朋友可以通过思维导图将PPT 中要表现的内容、布局及要采用的方式等罗列出来，以厘清PPT的整个框架。网上有很多制作思维导图的软件，其中XMind这款思维导图制作软件，简单易学，对于初学者非常实用。思维导图主要由中心主题、主题、子主题等模块构成，通过这些导图模块可以快速创建需要的思维导图。例如，在XMind中创建工作总结汇报PPT的框架，具体操作步骤如下。

步骤 01 在计算机中安装并启动XMind软件，在编辑区中单击“新建空白图”按钮，如图2-34所示。

步骤 02 新建一个空白导图，导图中间会出现中心主题，双击即可输入要创建的导图项目的名称，这里输入“年终工作汇报”。按【Enter】键新建一个分支主题，双击后输入分支主题内容。选择分支主题，然后单击菜单栏中的“主题”按钮，在弹出的下拉列表中选择“主题”命令，如图2-35所示。

步骤 03 新建一个子主题后，双击输入子主题内容，然后按【Enter】键新建更多子主题，并输入子主题的内容。选择“年终工作概述”分支主题，单击菜单栏中的“主题”按钮，在弹出的下拉列表中选择“主题（之后）（默认）”命令，如图2-36所示。

步骤 04 在新建的主题中输入内容，然后使用新建子主题和主题的方法完成思维导图的制作，完成后的效果如图2-37所示。