2.1 你对要求真的清楚了吗？

好的PPT 不仅能让制作者自己满意，也要让观众满意。通过充分的沟通，摸清楚领导、客户、观众的需求，才能做出一份令大家都满意的PPT。

2.1.1 PPT之外，不可不知的事情

很多人一接到制作PPT 的任务，闷头就做，最后的结果是不停地改、改、改！其实在接到制作PPT 的任务后，很多PPT 之外的事情必须先弄清楚，如PPT 的观众、放映的场地、放映的时间、屏幕尺寸等，这样制作出来的PPT 才能符合需求。

1.观众是谁？

一份PPT 是否优秀，极大程度上取决于观众是否满意。如果连观众是谁都不确定，怎么可能制作出符合要求的PPT。所以，在制作PPT 之前，一定要搞清楚PPT 的观众，通过分析一些相关问题（见图2-1）来准确把握观众，这样制作的PPT 才更具说服力。

2.在哪里放映？

关于正在设计的PPT，你是否提前了解过它的放映环境？在确定屏幕尺寸、时长限制等条件之前盲目开始设计，最后很可能要遭遇大返工。关于PPT 播放的环境，你可能需要了解下面5 个方面的情况。

（1）硬件，包含播放的硬件和显示的硬件。

播放硬件： 播放时是否允许连接自己的设备播放？若不允许，那么用来播放 PPT 的那台设备是否支持自己的 PPT 文件格式，能否将自己设计的艺术效果、动画都完整显示？

显示硬件： 是用投影仪播放还是用显示屏播放？若是用投影仪播放，是投在白色投影布上还是投在墙面上？这对于PPT 的配色方案的选择有重要影响。平板电脑、电视、计算机等显示屏显示的颜色一般不会有太大偏差，而投影仪显示时某些色彩可能会变得偏浅，甚至不清楚，投影在带颜色的墙面上时也可能发生变化。

（2）播放场地。播放时是关闭光源还是只能在明亮的室内播放？现场是否支持声音的播放？这对PPT 背景色彩的选择、多媒体的应用等有直接的影响。在黑暗的环境下播放PPT，什么样的背景颜色能令幻灯片的内容比较清楚；而在明亮的环境下，如果用白色、浅色的背景，则有可能导致PPT 播放效果完全“走样”。黑暗的室内，选用深色的背景、亮色的文字或图片会比较合适，这也是很多科技公司在发布会上播放PPT 时喜欢用黑色或深色背景的原因，如图2-2所示和图2-3 所示。

技能拓展 根据投影环境选择幻灯片背景

白天在小会议室开会，PPT 需要投影在白色的墙面上时，建议用白色的背景。因为白色的背景投出来会非常亮，投放区域与墙面很容易区分出来，更有气氛一些。最好不要用黑色或灰色的背景，这两种颜色投放出来后只能看到墙面的颜色，文字几乎是打在墙面上的，显得非常奇怪。

（3）屏幕尺寸比例：屏幕尺寸比例是4∶3，还是16∶9，抑或是一个非常特殊的比例？新建PPT 之后第一件要考虑的事情不是封面怎么做，而是幻灯片页面大小设置为多少。图2-4 所示为特殊的幻灯片尺寸。关于幻灯片的尺寸，可以在“幻灯片大小”对话框中，通过“自定义”或直接选择已有尺寸进行设置，如图2-5所示。

大师点拨 修改幻灯片尺寸时，“最大化”和“确保合适”是什么意思？

当我们修改一份PPT文件的幻灯片页面尺寸时，会弹出提示对话框，询问选择“最大化”还是“确保合适”，这里的“最大化”是指幻灯片页面调整后，页面上的图片、文字等对象的大小不发生改变，仍然保持调整页面尺寸之前的设置；而“确保合适”则是指页面上的对象大小和幻灯片尺寸一起变化，幻灯片尺寸若是进行缩小调整，则这些对象也相应缩小，幻灯片尺寸若是进行放大调整，这些对象就相应放大。

（4）演讲者。你制作的PPT 最终是配合演讲手动播放还是展台自动放映？若配合演讲，那么是由自己讲述还是由领导、同事讲述？这些关系到内容、备注等对象的设计。

（5）时间限制。正式演示时，是否有时长限制？到底要做多少页幻灯片合适？只有确定了时间要求，制作PPT 时心里才有数。

2.1.2 内容的方向性判定

设计PPT 前，须先规划、撰写好内容。而在准备PPT 内容之前，则须对其内容方向有一个大概的认识，避免离题千里，出现方向性失误。该有的内容要有，该作为重点的内容要重点阐述，领导明确要求提及的要点更应该有……关于内容的方向，可通过默问如下问题来把握。

方案：是概念性，还是务实性？

对于方案型PPT，做之前应确定是做一个初步的概念性的方案，还是做一个需要提出具体操作步骤的务实性的、可执行的方案。对问题的分析需要达到什么样的程度，是否需要涉及可供调配的资源情况……事实上，很多时候可执行的方案都是经过多次提案、沟通碰撞后的结果，而不只是单方面（一个单位或一个机构）、单次思考便可以得到的成果。图2-6 所示为一个概念性方案，只是对该城市的形象包装提出了一些初步的想法并提交给相关单位参考；图2-7 所示为一个务实性方案，方案内有详细的执行步骤、人员分工、媒体计划，以及整个推广所需的总费用清单。

汇报：重点在调研成果还是执行策略？

调研活动后的汇报PPT，有时也需要考虑内容的侧重点，是只涉及调研的成果、阐述现象，还是需要基于调研成果得出解决策略，图2-8 所示为一份纯粹的调研成果汇报PPT。

课件：哪些内容一笔带过，哪些内容详加论述？

课件PPT 是备课的工具。准备课件PPT 的内容时应明确这一课的内容中哪些是学生真正难以理解、需要重点论述的，哪些是所有学生都容易理解、可以一笔带过的，从而控制课件各部分内容的篇幅。图2-9 所示为CorelDraw 教学课件，在整节课的4 个部分中，CorelDRAW X8的软件界面不是教学的难点，所以篇幅相对要少一些。

展示：价值点是什么，兴趣点是什么？

制作品牌或产品展示类PPT 时，应充分了解本体的核心价值点，同时也需要充分了解观众的兴趣点、关注点，最好在满足观众兴趣的基础上输出价值，如图2-10所示。

2.1.3 设计风格的确定

风格，即一份PPT 整体呈现出来的风貌——是严肃的还是轻松的？是热烈的还是冷静的？是树立品牌的感觉还是促销产品的感觉？在看到最终作品前，其实领导和客户对于 PPT 的风格可能会有一些模糊的想法，设计 PPT 前应该摸清楚他们的这些想法。此外，设计风格的最终确定还应考虑下面两个问题。

1. 行业的视觉规范是什么？

不同行业有不同的色彩、字体等应用规范，最终会形成专属的视觉识别系统。因而某些设计，人们一看到就能判定其大致属于何种行业。比如，党政机关的设计通常使用红色、白色、黄色的搭配，如图2-11所示；环保组织、医疗机构多用绿色，如图2-12所示；企业多用蓝色……在设计PPT前可能还需要了解自己做的这份PPT是否要兼顾行业的视觉规范，如果要兼顾则应运用符合这种视觉规范的色彩搭配。

2. 是否必须使用企业模板？

不少企业都有自己专属的PPT 模板（见图2-13），甚至规定该企业出品的所有PPT 作品都应该使用企业自己的模板来设计。若必须使用企业模板，就不必再为PPT 单独设计模板了。