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团体辅导的记录就是把团体辅导过程中的所见、所闻、所思、所想等通过一定的手段保留下来，并作为信息传递下去。团体辅导的记录通常由指导者或团体协助者（助理）完成，记录形式包括照片、录像、书面报告。
拍照任务一般交给助理，可以根据实际条件准备单反相机或手机，捕捉整个团体辅导的精彩瞬间。助理应在活动开始前检查好相机的电池电量、储存卡空间，准备备用电池和备用卡，在活动过程中随时准备好相机。拍摄应准确曝光，曝光过度或者曝光不足都会破坏一张相片。如果是操作非全自动的相机，必须掌握各种光线条件下的快门速度和光圈大小。拍摄过程要注意角度，背景尽量简单化，简单的背景会使人将注意力集中在主体上。要适当留白，否则会给人拥挤、沉闷、窒息的感觉。助理应多改变拍摄角度和位置，兼顾远景和近景，全局和特写，全面记录每个成员以及指导者的表现。拍摄结束后，要及时按照活动对象和活动时间分类存储照片。
录像前我们还是要先检查确认录像机的电池电量和存储空间，准备备用电池和备用卡，了解活动场地的大小和布局。提前把录像机放置在可以将横幅、指导者和全体成员都囊括的位置，注意不要让杂物遮挡镜头。在进行分组活动和成员发言时，尽量给一些特写镜头，更翔实地记录下活动中的细节。拍摄结束后，还要及时按照活动对象和活动时间分类存储视频文件。
书面报告可以采用新闻报道式的叙述方式，描述团体辅导的流程、成员及指导者的表现。每次辅导的书面报告大概花费半小时的时间，应在团体辅导结束后立即完成，如有助理，可以二人轮流完成此任务。书面报告既可以记录辅导的过程，也可以满足第三方的（即学校、上级部门或心理学专业人员）要求。报告的内容应是清晰的、真实的、理性的、经过思考的。书面报告让人了解辅导发生的时间，标明辅导中好的和需要改进的部分，记录成员们的收获，预测成员不良的发展倾向，通过认识问题并解决问题增强团体凝聚力，提供阐释，帮助指导者整理思路。
书面报告应包括团体名称、活动名称、活动地点、活动次数、团体人数、出席人数、指导者、助理、时间安排、活动目标、活动流程、成员状态、主要互动、特殊事件、评估和备注等。对于忽略的内容和下次活动预期的内容也应该记录，每次团体辅导开始前，指导者都应该快速浏览上次辅导的记录。书面报告应该保密并妥当保存，方便回看复盘、继续辅导和上级检查。