下载掌阅APP，畅读海量书库
立即打开
这里主要讲述因工作失误而导致的会计差错的查找方法。
在日常的会计核算中，会计差错时有发生。通常按照以下步骤查找差错：
第一步，确认差错的金额。
第二步，确认错在借方还是贷方。
第三步，根据产生差错的具体情况，分析产生差错的可能原因，采取相应的最佳查找方法，减少查账工作量，提高查账工作效率。
选择最佳查找方法是关键的一步，查找会计差错的方法有很多，现将常用的几种方法介绍如下。
顺查法是按照账务处理的顺序（记账凭证—账簿—财务报表）进行查找的一种方法。即首先检查记账凭证是否正确，然后将记账凭证、原始凭证同账簿记录逐笔核对，最后检查有关账户的发生额和余额是否正确。这种检查方法的优点是检查的范围大，不易遗漏；缺点是工作量大，需要花费的时间比较长。所以在实际工作中，这种方法并不常用，只有在采用其他方法都查找不到错误的情况下才采用这种方法。
这种方法与顺查法相反，是按照账务处理的相反顺序（财务报表—账簿—记账凭证）进行查找的一种方法。即先检查有关账户的余额和发生额是否正确，然后再检查有关账簿记录，最后将记账凭证与原始凭证逐笔核对，确定有关记账凭证的填制是否正确。这种方法的优缺点与顺查法基本相同。
抽查法是根据出现差错的具体情况分段、有重点地抽取一部分账簿记录进行局部检查的一种方法。这种方法更有针对性、审查范围小，可以节省时间，减少工作量。
在核对账目时经常遇到仅相差几分钱的错账，这类错账一般来说是数字书写不规范而发生的差错，这类错账就可以采用抽查法查找。某公司应收账款科目总账中的合计数为235 626.32元，明细账中的合计数为235 626.23元，差错是在角位、分位上，只要查找元以下的尾数即可，元以上的数字就不用逐项或逐笔地查找了；同理，如果差错是整数的千位、万位，只需查找千位、万位数即可。
记账时稍有不慎，就容易将借贷方记反或红蓝字记反。总账一方记反账，在试算平衡时发现借贷双方不平衡，出现差额。此时，有一个特定的规律就是这个差额一定是偶数，能被2整除，所得的商数在账簿上有记录，如果借方大于贷方，则说明将贷方错记为借方；反之，则说明将借方错记为贷方。如果明细账记反了，而总账记录正确，则总账发生额试算平衡，可用总账与明细账核对的方法进行查找。
由于将差数除以2得到的商就是错账数，所以称这种查账方法为除二法，这是一种最常见且简便的查错账方法。
某公司12月资产负债表借贷双方余额不平衡，其错账差数是300.68元，这个差数是偶数，300.68/2=150.34，这样只要去查找150.34元这笔账是否将借贷方向记反就可以了。如果其错账差数是300.67元，这个差数是奇数，那就不是记反账，就不能用“除二法”来检查了。
（1）两数前后颠倒。两数前后颠倒是指在登记账簿时把相邻的两个数字互换了位置。如63错记为36，或把69错记为96。把错误数与正确数之中的大数减去小数的差额叫作错账差数，我们可以看到一个规律：错账差数能够被9整除，并且错账差数用9除得的商是错数前后两数之差。
·差数是9那么错数前后两数之差是1（9/9）。如10、21、32、43、54、65、76、87、89及其各“颠倒数”。
·差数是18，那么错数前后两数之差是2（18/9）。如20、31、42、53、64、75、86、97及其各“颠倒数”。
……
·差数是72，那么错数前后两数之差是8（72/9），如80、91及其各“颠倒数”。
·差数是81，那么错数前后两数之差是9（81/9），如90及其“颠倒数”。
某公司总账借贷科目平衡，但总账与明细账不等，应收账款的总账科目余额为968.26万元，而明细账合计数为1 040.26万元。有关应收账款明细账的资料如下：
客户 金额（万元）
A 600.35
B 180.23
C 146.20
D 113.48
合计 1 040.26
查找步骤：
第一步，求错账差数：1 040.26-968.26=72。
第二步，错账差数用9除：72/9=8。
第三步，根据“错账差数用9除得的商是错数前后两数之差”在明细账中查找有无相邻两数相差“8”的数字。经查，B客户应收账款“180.23”符合条件，可能是将“108.23”误写为“180.23”。
第四步，检查B客户有关记账凭证，发现明细账有误，将B客户应收账款更正为“108.23”，并重新加总，应收账款合计数为“968.26”。
（2）隔位数字颠倒。隔位数字颠倒的一个规律是：隔位数字颠倒的错账差数都是99的倍数，错账差数中间数字必然是9，错账差数除以9所得的商数必须是两位相同的数，如22，33，44，55，66……并且错账差数除以99所得的商是三位数中前后两数之差。
·隔位数字之差是1，那么数字颠倒后的差数是99，如201与102、291与192、324与423、495与594、695与596的差数都是99。除以9所得的商数为11。
·隔位数字之差是2，那么数字颠倒后的差数是99×2=198，如321与123、654与456、765与567、705与507的差数都是198。除以9所得的商数为22。
……
·隔位数字之差是8，那么数字颠倒后的差数是99×8=792，如901与109、991与199的差数都是792。除以9所得的商数为88。
·隔位数字之差是9，那么数字颠倒后的差数是99×9=891，如990与99的差数是891。除以9所得的商数为99。
某公司总账借贷科目平衡，但应收账款总账与明细账相差297万元，有关应收账款明细账的资料如下：
客户 金额（万元）
A 451.35
B 182.23
C 467.20
查找方法：
错账差数297除以99所得的商数为3，根据“错账差数除以99所得的商是三位数中前后两数之差”，于是可以锁定错误发生在A客户451.35或C客户467.20中，其他客户不必检查，节约了时间。
（3）数字移位。数字移位又称错位，俗称大小数，应记的位数被前移或后移，即小记大或大记小。例如，把1 900记成190（大变小）；或把190记成1 900（小变大）。这是日常工作中较容易发生的差错，它的一个规律为：错账差数和错账差数每个数字之和都是9的倍数，将错账差数除以9所得的商数再乘以10，得到的数与账上的错误恰好相等。
某公司将6 000元的应收账款错记为600，错账差数为5 400，错账差数和错账差数每个数字之和都是9的倍数，将错账差数除以9所得的商为600，只要查找数字600就可以查到数字移位的错误了。
数字移位危害很大，向前移一位相应数额就虚增了9倍，向后移一位相应数额就虚减了90%，如不及时查处将严重影响会计核算的正确性，甚至带来巨大的财产损失。因此，对此错账必须高度警惕，要及早发现并纠正，确保会计核算的正确性，防止产生不必要的损失。
根据错账差数推测与差错有关的记录并直接查找的方法叫作差数法。这种方法主要适用于漏记、重记、串户等差错的查找。
（1）漏记或重记。因记账疏忽而漏记或重记一笔账，只要直接查找到差数所属的账就查到了错账，这类错账最容易发生在本期内相同数字的账发生了若干笔时。
①漏记的查找。
·总账一方漏记。在试算平衡时，借贷双方发生额不平衡，出现一个差额，在总账与明细账进行核对时，某一总账所属明细账的借（或贷）方发生额合计数与总账的借（或贷）方发生额也出现一个差额，这两个差额正好相等。而且在总账与明细账中有与这个差额相等的发生额，则说明总账一方的借（或贷）漏记，借（或贷）方哪一方的数额小，漏记就在哪一方。
明细账一方漏记。总账试算平衡，但某一总账借（或贷）方发生额大于其所属各明细账借（或贷）发生额之和，则说明明细账一方可能漏记。
②重记的查找。
·总账一方重记。在试算平衡时，借贷双方发生额不平衡，出现一个差额；在总账与明细账进行核对时，某一总账所属明细账的借（或贷）方发生额合计数小于该总账的借（或贷）方发生额，也出现一个差额，这两个差额正好相等，而且在总账与明细账中有与这个差额相等的发生额记录，则说明总账借（或贷）方重记，借（或贷）方哪一方的数额大，重记就在哪一方。
明细账一方重记。总账试算平衡，但某一总账借（或贷）方发生额小于其所属明细账借（或贷）方发生额之和，则说明明细账一方可能重记。
某公司总账试算平衡，但应收账款总账借方发生额大于应收账款各明细账借方发生额之和，错账差数是1 000元，本期内应收账款借方发生额为1 000元的账有6笔，则只需要查找借方发生额为1 000元的6笔明细账是否有漏记就可以了。
说明：发生重记或漏记，没有明显的错误特征，只能用顺查法或逆查法逐笔查找。
（2）串户。串户有两种情况：记账串户和科目汇总串户。
①记账串户。
某公司12月资产负债表是平衡的，但总账与分类明细账核对时发现应收账款与应付账款各发生差数6 600元，可以运用差数法到应收账款或应付款账户中直接查找6 600元的业务是否记账串户。果然，记账凭证是“借：应收账款——某公司6 600元”，而记账时误记为“借：应付账款——某公司6 600元”。
②科目汇总串户。
某公司进行科目汇总时误将“借：应收账款——某公司6 600元”作为“借：应付账款——某公司6 600元”汇总了，在总账与分类明细账核对时这两个科目同时发生差数6 600元，经过查对记账凭证，记账没有发生串户，那么必定是科目汇总时发生差错。
有时候，核查了半天本期发生额都没有查出问题，但报表就是不平衡，在这种情况下不妨追查一下上期结转数字，核对一下在结转记账时是否发生差错，也许问题恰恰出在“源头”上。