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新建单位在成立后和已有单位在年度开始时，会计人员均应根据企业具体情况和将来可能发生的会计业务和会计处理程序，设置能满足企业核算工作需求的会计账簿，即会计人员平常所说的“建账”。
任何一家企业在成立之初，都会面临一个同样的问题，那就是建账。建账看似是一个非常简单的问题，但是从建账过程可以看出一个会计人员对会计业务的熟练程度、日常的账务处理能力以及对企业所属行业业务的熟悉情况。那么企业应该如何建账呢？无论什么类型、什么规模、什么行业的企业，在建账时都要遵循以下原则：
（1）与企业规模相适应。企业规模与业务量成正比，规模大的企业，业务量就大，账务处理程序也更复杂，所需的会计人员也更多，会计人员分工更明细，会计账簿的册数也自然更多。企业规模小，业务量也就小，有的企业，财务处理程序简单，一个会计可以处理所有经济业务，就没有必要设置许多账簿，所有的明细账可以合并成一两本。
（2）以满足经营管理需要为前提。建立账簿是为了满足企业经营管理需要，为经营管理提供有用的会计信息，所以在建账时要以满足经营管理需要为前提，防止漏设该设的账簿，不能为经营者提供足够、详细的信息。同时也要避免重复设账，造成资源浪费，降低工作效率。
（3）依据账务处理程序。企业业务量大小不同，所采用的账务处理程序也不同。企业一旦选择了账务处理程序，也就确定了如何设置账簿，若采用的是日记总账账务处理程序，则必须设置一本日记总账，再考虑设置其他账簿；若采用的是多栏式日记账账务处理程序，则必须设置四本多栏式日记账，分别记录现金收付和银行存款收付业务，然后再考虑设置其他账簿；若采用的是记账凭证账务处理程序，则企业的总账要根据记账凭证序时登记，会计人员就需要准备一本序时登记的总账。
（1）按照需用的各种账簿的格式要求，购置所需要的账簿；使用财务软件核算的企业不需要购置账簿，但要对会计账簿进行初始化设置。
所需要的账簿至少有四类：库存现金日记账、银行存款日记账、总分类账、活页明细账。
无论什么企业，都离不开货币资金的核算，所以都必须设置现金和银行存款日记账，另外还需设置相关的总账和明细账。明细账有许多账页格式，如借贷余三栏式、多栏式、数量金额式等，在选择时要选择能满足企业经营管理需要的格式的账页、所需要的封面和装订钉或装订线。另外，建账初始，还必须要购置记账凭证、记账凭证封面、记账凭证汇总表、记账凭证装订线、装订工具。对Excel软件操作不熟练的会计，还应购买空白资产负债表、利润表（损益表）、现金流量表等相关财务报表（能够熟练操作Excel软件的会计和使用财务软件核算的企业的会计，可以自行设置Excel电子报表表格，不必购买空白财务报表）。另外，记账凭证包括收款凭证、付款凭证、转账凭证、记账凭证（通用），可以根据情况选择购买，我推荐大家使用记账凭证（通用），好用方便。
活页明细账主要包括：原材料明细分类账（收、发、存，数量金额式）、原材料多栏式明细分类账（收、发、存，数量金额式）、库存商品明细分类账（收、发、存，数量金额式）、周转材料明细分类账（在库、在用）、材料成本差异明细账、委托加工物资明细账、固定资产明细分类账（登记固定资产原价与计算折旧）、生产成本明细账、制造费用明细账、管理费用明细账、销售费用明细账、应付职工薪酬明细账、应交增值税明细账等。
不同的企业在建账时所需要购置的账簿是不同的，要依企业类型、企业规模、经济业务的复杂程度、会计人员多少、采用的核算形式以及电算化程度来确定。
就企业类型来讲，工业企业设置明细账的类型最多，商业企业则不必设置如生产成本明细账、制造费用明细账等账簿，而房地产等特殊行业则需要设置特殊的明细账，如开发成本明细账等。
就企业规模来讲，小企业的几种明细账可以合并为一册（但是专用式的明细账不可合并），大企业每种明细账则要单设一册甚至几册。
就电算化程度来讲，以手工记账为主的企业，账册要准备的多一些，采用财务软件记账的企业可以根据需要准备账册，大多数账册可以从财务软件中自动生成，只需打印装订即可。
专用式的明细账主要包括：固定资产明细账、销售明细账、多栏式明细账（主要是成本费用类科目使用）、数量金额明细账（主要是存货类科目使用）、周转材料明细账、应交增值税明细账等，这些专用式的明细账一般不能合并，而除专用式的明细账以外的其他明细账就可以根据需要合并，如应收账款、应付账款、其他应收款、其他应付款等一些只有金额的科目可以按往来账大类设置一个账本。
（2）启用会计账簿，应当在账簿封面上写明单位名称和账簿名称。在账簿扉页上应当附启用表，内容包括：启用日期、账簿页数、记账人员和会计机构负责人、会计主管人员姓名，并加盖名章和单位公章。记账人员或者会计机构负责人、会计主管人员发生工作调动时，应当注明交接日期、接办人员或者监交人员姓名，并由交接双方人员签名或者盖章。
启用订本式账簿，应当按第一页到最后一页的顺序编定页数，不得跳页、缺号。使用活页式账页，应当按账户顺序编号，并需定期装订成册。装订后再按实际使用的账页顺序编定页码。另加目录，记明每个账户的名称和页次。
（3）严格按照《小企业会计准则》中会计科目表的顺序（便于记账和查询）、科目名称，建立总账账户；再根据总账账户的明细核算要求建立明细账户。
会计科目应当根据企业的实际情况来确定，不要全部照搬，否则很多用不到的科目将使得账簿空页码较多，有碍翻查。一般企业用到的会计科目大致只是会计科目表中科目数量的1/3～2/3。但也应注意会计科目之间要留有空页，防止出现新业务需要新设会计科目，导致页码顺序错乱，不利于查找。
在建立总账账户和明细账账户后，要按会计科目表编号顺序编写总账和明细账账户目录及账内各科目页码。这样比较有利于查找。
原有单位在年度开始时要重新建账，上年度账簿应在科目最后一笔业务记录（本年累计栏）的下一行盖“结转下年”章，建完新账账户后，应将上年账户余额结转过来，日期写1月1日，摘要栏写“上年结转”，金额栏填写上年结存余额。
一般来说，总账、日记账和多数明细账应每年更换一次。但有些财产物资明细账和债权债务明细账，如固定资产、原材料、应收账款、应付账款等账簿，由于固定资产、材料品种、规格和往来单位较多，更换新账抄写工作量大，因此可以跨年使用，另外各种备查簿也可以连续使用。
会计人员应估计每个账户的业务量大小，用口取纸将每个账户分开，并在口取纸上写明每个账户的会计科目名称，以便在登记时能够及时找到账页。以明细账为例，明细账账页从第1页到第3页登记短期投资业务，我们就在目录中填写“短期投资……1～3”，并且在明细账账页的第一页贴上口取纸，口取纸上写清楚“短期投资”；第4页到第10页为应收票据业务，我们就在目录中写清楚“应收票据……4～10”并且在账页的第4页贴上写有“应收票据”的口取纸，“应收票据”下再列客户名称和页次，依此类推，明细账就建好了。
工业企业，也称制造业企业，这类企业主要从事产品的制造、加工、销售，财务流程最为完整，财务核算也最为复杂。工业企业会计核算一方面涉及的内容多，另一方面又涉及成本归集分配问题，这也是许多会计图书都以工业企业为例讲述会计业务的原因，工业会计相比其他行业难度较高，用会计人员自己的话说，“会了工业会计，别的企业会计都不怕”“在工业企业做会计一年相当于在别的企业做十年”，所以工业企业建账是最复杂、也是最具有代表意义的。因此，我们以工业企业为例说明如何建账。
1．总分类账
企业涉及的会计科目都要有相应的总账科目与之对应，一般企业只需要设置一本总账即可，因为总账登记的一般都是一级科目，每月只需登记1～3次即可，摘要可以写“1—10日汇总”“本月汇总”。
如果业务量确实很大，企业核算要求又比较高、比较细，相应账户就设置得多，有的公司存货所占比重较大，还需要配合成本计算设置成本总账就属于这种情况。原材料、在途物资、材料采购、委托加工物资、周转材料、自制半成品、产成品等存货要根据账户设置相应的总账。基本生产成本、辅助生产成本等成本计算账户也要设置相应的总账。这种情况下就需要多设置几本总账。
为了方便登记总账，在设置总账账页时，最好按资产、负债、所有者权益、收入、费用的顺序（即按资产负债表和利润表的顺序）来分页，在口取纸选择上也可将资产、负债、所有者权益、收入、费用按不同颜色区分开来，便于登记和查找总账。
总账可以根据科目汇总表进行登记，也可以根据汇总记账凭证进行登记，还可以根据记账凭证逐笔进行登记。本书推荐根据科目汇总表进行登记，这种方法可以提高效率，简单实用。
总账一般采用三栏式（见表5-1），也可采用双栏式（见表5-2）、棋盘式，其中三栏式是普遍采用的基本格式，双栏式仅适用于期末没有余额的账户（收入、费用等过渡性账户）；棋盘式有利于体现账户间的对应关系，但账页庞大，工作量大，仅适用于业务量小、运用科目也很少的企业，因此很少有企业使用棋盘式，不在此列出其格式。本书推荐使用三栏式总分类账。
表5-1 三栏式总分类账
表5-2 双栏式总分类账
2．现金日记账和银行存款日记账
现金日记账和银行存款日记账是企业必备的两种账簿。现金日记账账本一般购买一本就可以了。银行存款日记账则需要根据企业银行存款账户的多少和发生业务的多少决定，也可以先购买一本，若不够，用完这一本后再购入新账本也不迟。现金日记账格式见表5-3。
表5-3 现金日记账
银行存款日记账的格式与现金日记账基本相同，有时为了便于提供数据和进行查对、汇总，也可以相应增加一栏，列示每笔收支业务所采用的结算方式，其基本格式可参照现金日记账。
3．明细分类账
明细分类账，简称明细账。每一个总账科目都对应着一个或几个明细科目，各个明细账的期末余额之和应与其总账的期末余额相等。
明细账的设置不仅要满足企业自身管理的需要，还要满足税务、工商、银行、统计等各部门对企业信息资料的需要。
需设置的明细账和设置项目举例如下。
（1）资产类。短期投资根据投资种类如股票、债券、基金等设置明细账，应收账款、预付账款根据客户名称设置明细账，其他应收款根据应收部门、个人、项目设置明细账，原材料根据原材料的种类、品名设置明细账，长期股权投资根据被投资单位设置明细账，固定资产根据固定资产的种类、型号设置明细账（固定资产明细分类账每年可不必更换新的账页）。
以原材料明细账为例，见表5-4。
表5-4 原材料明细账
（2）负债类。短期借款根据短期借款的种类或对象设置明细账，长期借款根据借款种类、贷款人和币种等明细科目设置明细账，应付账款、预收账款根据客户名称设置明细账，其他应付款根据应付的内容设置明细账，应付职工薪酬根据工资、职工福利、社会保险费、住房公积金、工会经费、职工教育经费等明细科目结合所属部门设置明细账，应交税费根据税费的种类设置明细账。以应付职工薪酬明细账、应交增值税明细账为例，见表5-5、表5-6。
表5-5 应付职工薪酬明细账
表5-6 应交增值税明细账
（3）成本类。
①制造费用明细账的设置。制造费用科目应按车间、部门设置多栏式明细账，按费用项目（职工薪酬、折旧费、修理费、办公费、水电费、机物料消耗、劳动保护费、低值易耗品摊销费、季节性和修理期间的停工损失等）设置专栏进行明细分类核算。制造费用明细账基本格式见表5-7。
表5-7 制造费用明细账
②生产成本明细账的设置。生产成本科目应设置基本生产成本和辅助生产成本两个明细科目。基本生产成本科目用以核算生产产品的基本生产车间发生的费用；辅助生产成本科目用以核算动力、修理、运输等为生产服务的辅助生产车间发生的费用。基本生产成本明细科目应按照基本生产车间和成本核算对象（产品的品种、类别、订单、批别、生产阶段等）设立三级明细，并按规定的成本项目（直接人工、直接材料、制造费用）在各三级明细中设立专栏核算。“辅助生产成本”明细科目应按辅助生产提供的劳务和产品（动力、修理、运输、自制工具、自制材料等）为成本计算对象，设立三级明细，并按规定的成本项目（直接人工、直接材料、制造费用）在各三级明细中设立专栏核算。各企业可根据自身情况设置生产成本明细账，生产成本明细账基本格式见表5-8。
表5-8 生产成本明细账
生产成本明细账的贷方，基本只在期末结转一次完工产品成本时使用，因此简化格式可不设贷方，生产成本从借方转出或冲销的发生额可在借方用红字（负数）登记。
（4）损益类。明细账包括主营业务收入、主营业务成本、销售费用、管理费用、财务费用、其他业务收入、其他业务成本、营业外收入、营业外支出、投资收益等。主营业务收入与主营业务成本可根据产品的品种、批别、类别设置明细账，销售费用、管理费用、财务费用按照费用的种类设置明细账，其他业务收入和其他业务成本根据业务内容设置明细账，营业外收入、营业外支出根据收入与支出的种类设置明细账，投资收益则根据投资的性质与投资的种类设置明细账。以管理费用明细账为例，见表5-9。
表5-9 管理费用明细账
需要说明的是，企业应当根据自身的实际需要增减明细账的设置。以工业企业特有的两类明细账为例。
采用实际成本计价的企业设置原材料明细账，核算各种原材料的实际成本。而采用计划成本计价的企业，要增设材料采购明细账和材料成本差异明细账。按材料的品种、规格、型号登记材料采购的计划成本和发出材料的计划成本，并根据实际成本和计划成本的差异反映材料成本差异。材料成本差异明细账是原材料的备抵账户，与原材料相同，也是按材料的品种、规格、型号设置，反映各类或各种材料实际成本与计划成本的差异。
在规模较小，成本核算要求较低的企业，只需设置生产成本明细账，而对产品成本核算要求较高的企业，需分别设置基本生产成本明细账（也称产品成本明细分类账或产品成本计算表）和辅助生产成本明细账。基本生产成本明细账还要根据车间、品种、批别、生产步骤再设置明细账。辅助生产成本明细账应根据配电、机修等辅助生产部门设置。
对产品成本核算要求较高的企业，其成本流程和核算比较复杂，所以在企业建账时，为了提高工作效率，规范成本计算过程，达到准确核算的目的，需要设计一些常用的计算表格，如材料费用分配表、工资费用分配表、折旧费用分配表、废品损失计算表、辅助生产费用分配表、产品生产成本表（见表5-10）、产品成本计算表等相关成本计算表格。推荐使用Excel软件设计表格，相互关联的表格设在同一个文件里，在每一个表内设置公式，在工作表之间也设置公式，并用不同颜色标注，没有公式部分可以填写数字，需要的数字就能够自动生成了，达到事半功倍的效果。为了避免有公式区域被不慎改动，除了设置不同颜色加以区分外，强烈建议使用“隐藏公式”和“保护工作表”功能将有公式区域的公式隐藏并保护起来。
表5-10 产品生产成本表
4．会计备查账簿
根据规定，所有企业都必须设置法定的会计账簿，包括总账、明细账、日记账和备查账簿。但是，有些企业不设置或很少设置备查账簿，这是会计基础工作弱化的表现，既不利于企业正确组织会计核算，也会影响对企业经济活动的控制与监督。
备查账簿的作用是对序时账簿和分类账簿进行补充说明。备查账簿的设置，主要包括下列情形：
（1）所有权不属于企业，但由企业暂时使用或代为保管的财产物资，例如代管商品备查簿。
（2）对同一业务需要进行多方面登记的备查账簿，一般适用于大宗、贵重物资，如固定资产保管登记卡等。
（3）需要予以反映的经营管理上的事项的备查簿，如发票备查簿、应收票据备查簿等。
因此，会计人员应该根据本企业的实际情况，设置必要的会计备查账簿，其设置方式可以灵活机动，不拘一格。常见的备查账簿包括：
（1）发票备查簿。详细登记增值税专用发票、普通发票的领购、填开、作废、缴销、结存等情况。
（2）应收票据备查簿。逐笔登记商业汇票的种类、编号、出票日期、票面金额、交易合同号、付款人、承兑人、背书人的姓名或单位名称、到期日期、背书转让日、贴现日期、贴现率、贴现额、收回日期、收回金额、退票情况等资料。商业汇票到期结清票款或退票后，在备查簿中应予以注销。应收票据备查簿格式如表5-11所示。
表5-11 应收票据备查簿
（3）出租出借包装物备查簿。包装物出租、出借和收回时，应在备查簿中进行登记。
（4）低值易耗品备查簿。在库、在用低值易耗品，使用部门退回仓库的低值易耗品，应在备查账簿中进行登记，以加强实物管理，在低值易耗品损坏时及时做账务处理。
（5）代管商品备查簿。逐笔登记已经完成销售手续，但购买单位在月末未提取的库存商品。
（6）分期收款发出商品备查簿。详细记录分期收款发出商品的数量、成本、售价、代垫运杂费、已收取的货款和尚未收取的货款等情况。
（7）租入租出固定资产备查簿。登记租入和租出的固定资产名称、规格型号、原价、租赁开始日、租赁到期日、对方单位名称等信息。出租固定资产登记簿格式如表5-12所示。
表5-12 出租固定资产登记簿
（8）应付票据备查簿。详细登记商业汇票的种类、编号、出票日期、到期日期、票面金额、交易合同号、收款人姓名或单位名称、付款日期和金额等资料，商业汇票到期结清票款后，在备查簿中应予以注销。
（9）企业所得税调整事项备查簿。详细记录发生企业所得税调整事项的原因、金额、预计转回期限、已转回金额等信息。
（10）短期投资的市场价格、存货的市场价格、应收账款账龄、固定资产折旧均需要建立备查簿，以弥补由于历史成本计量可能不能真实反映资产价值的不足。
（11）固定资产保管登记卡。其他行业可以参照工业企业建账，建账过程基本相同，只是使用的会计科目和核算方法存在差异，只要广大会计人员做到举一反三，融会贯通，任何行业的建账都不是难事。