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1.Alt+=：一秒求和
在图2-1的表格中，需要对产品一到产品三、部门一到部门三求和，可以选中B2:E5单元格区域，然后按快捷键Alt+=，即可完成一键求和。
图2-1
需要说明的是，这种方法适用于求和列或行在数据区域的下方或右侧，也就是本实例中的E列和第5行（需为空列或空行）。
2.Alt+F1：一秒制作图表
单击表格中的数据单元格（非空），然后按Alt+F1，即可一键制作图表，如图2-2所示。
图2-2
默认情况下，生成的是簇状柱形图，如果需要调整图表类型，可以单击选择图表后，单击上方的“图表设计”→“更改图表类型”，然后在弹出的对话框中选择需要更换的图表即可，如图2-3所示。
图2-3
3.Ctrl+\：一秒找不同
当表格中的两个不同列需要对比差异数据时，只要按住Ctrl键依次选中对比的两列数据，如下方的B列和C列数据，然后按快捷键Ctrl+\，即可快速在B列上定位出与C列有差异的单元格（B6和B16），如图2-4所示。操作时有一个小细节，就是需要在哪一列定位差异单元格，就先选哪一列。“\”键的位置在Enter键的上方，不要和“/”混淆，如图2-5所示。
图2-4
图2-5
4.Ctrl+T：一秒美化表格
默认情况下，表格中普通区域的形式往往比较单调，可以单击数据单元格，然后按快捷键Ctrl+T，在弹出的“创建表”对话框中单击“确定”按钮，即可一键完成表格的美化，效果如图2-6所示。
图2-6
如果想调整美化效果，可以单击上方的“表设计”→“表格样式”，从中选择更换的样式；想要更多的样式，可以单击右侧下方的小三角，展开更多的图表样式，如图2-7所示。
图2-7
5.鼠标双击：一秒统一行高/列宽
表格中的行高或列宽经常会不统一，比较凌乱，手动调整不仅麻烦，而且费时。
单击表格左上角，选中整个表格，然后将鼠标悬停在列或行的交界处，鼠标指针变成双向箭头时双击，即可完成行高/列宽的统一，如图2-8所示。
图2-8
在表格中的内容，经常需要进行提取、拆分、合并等操作，而有了快捷键Ctrl+E快速填充，这一切都变得非常简单。
使用该功能时，单击“开始”→“填充”→“快速填充”，其快捷键为Ctrl+E，如图2-9所示。
图2-9
提供几个输出示例，后续的单元格就能根据前面的示例自动完成填充，也被称为“智能填充”。
1.提取数据
下方的表格中需要提取“长度”“宽度”和“高度”数据，只要在第一行后面的单元格中填入提取的示例。例如，第1个的长度是19，填入B2单元格，然后按快捷键Ctrl+E，即可完成下方单元格的填充，而且都是提取相应的长度数值，如图2-10所示。
图2-10
采用同样的操作步骤，可以提取“宽度”和“高度”的数值，如图2-11所示。
图2-11
2.合并数据
如果需要将多个单元格内容合并，只需要在右侧的空列单元格中示范一次，然后按快捷键Ctrl+E，即可完成下方单元格的填充，效果如图2-12所示。
图2-12
本实例不只是简单的合并，而是添加了特定的文字和格式符号，快速填充功能也是能智能识别的，非常好用！
3.提取出生日期
身份证号码中的第7~14位是出生日期，可以在D2单元格中输入一个示例，也就是19930209，然后使用快捷键Ctrl+E，后面的身份证号码中的出生日期也就被一键提取出来，如图2-13所示。
图2-13
4.修改特定格式
如果需要使数据按特定格式呈现，如手机号按“XXX-XXXX-XXXX”的格式，可以按照前面的步骤操作， 需要注意一点，就是如果示范一次，结果不对，就需要多示范一次。
例如，在D2单元格中示范了一次格式，按下快捷键Ctrl+E，填充的结果是错误的，如图2-14所示。
图2-14
出错的原因是示例太少，Excel不能精确地理解要实现的效果。解决办法就是在D2单元格示范一次以后，在D3单元格再示范一次，然后按快捷键Ctrl+E，即可得出正确的结果，如图2-15所示。
图2-15
当遇到表格数据非常多且屏幕显示不完整的时候，就需要滚动滑块查看数据，但是表头也会被遮住，此时“冻结窗格”功能就非常必要了。
1.功能讲解
启动方式：单击“视图”→“冻结窗格”，如图2-16所示。
图2-16
在下拉菜单中有三个选项，分别是“冻结窗格”、“冻结首行”和“冻结首列”。
含义分别如下。
冻结窗格： 滚动工作表其余部分，保持行和列可见（基于当前的选择），如图2-17所示。
图2-17
冻结首行： 滚动工作表其余部分，保持首行始终可见。这种方法不需要选择单元格，只能冻结首行，如图2-18所示。
图2-18
冻结首列： 滚动工作表其余部分，保持首列始终可见。这种方法不需要选择单元格，只能冻结首列，如图2-19所示。
图2-19
无论使用哪种方法，需要取消的话，均可单击“冻结窗格”→“取消冻结窗格”，如图2-20所示。
图2-20
2.实战实例
如果表格中需要冻结（固定）第1行和前4列，只需要使用鼠标单击E2单元格，然后依次单击“视图”→“冻结窗格”→“冻结窗格”，即可完成该效果。
拖动水平和垂直滑块，第1行和第4列始终是可见的，如图2-21所示。
图2-21
在表格中经常会有长短不一的文字，如何对齐呢？手动敲空格？太慢太费时间！
其实可以一键轻松搞定文字对齐。
例如下方的表格，可以选中姓名单元格并右击，选择快捷菜单中的“设置单元格格式”命令，在弹出对话框的“对齐”选项卡中，从“水平对齐”下拉列表中选择“分散对齐（缩进）”选项，在“缩进”文本框中设置一个数值，如图2-22所示。
图2-22
单击“确定”按钮后，就能完成文字的批量对齐，效果如图2-23所示。
图2-23
其中，“设置单元格格式”对话框会高频使用，建议使用快捷键Ctrl+1，以提高操作效率。
对于表格中的不同区域，如果想设置不同的编辑权限，可以分别设置。
1.功能讲解
启用方式：单击“审阅”→“允许编辑区域”。
此功能设置后，需要单击左侧的“保护工作表”才能生效，如图2-24所示。
图2-24
2.实战实例
例如下方的左右两个表，想设置两个不同的编辑密码。
设置方法：选中左侧表（绿色）的数据单元格区域，然后依次单击“审阅”→“允许编辑区域”，在“允许用户编辑区域”对话框中单击“新建”按钮，弹出“新区域”对话框，设置区域名称，引用单元格范围（如果前面选中了区域，此部分会自动填入，无需操作），设置密码（密码：123），单击“确定”按钮后，再确认一次，如图2-25所示。
图2-25
继续单击“保护工作表”按钮，或者在菜单栏中单击“保护工作表”，在弹出的对话框中，无需任何操作，直接单击“确定”按钮，即可让刚才设置的编辑区域密码生效，如图2-26所示。
图2-26
按照同样的步骤，可以为右侧的表格（黑色）设置密码（密码：456）。
接下来可以验证一下。在刚刚设置的左侧区域双击，就会出现弹窗，提示需要输入指定密码：123，才能编辑此区域，如果输入密码错误，或输入为右侧黑色区域的密码，都是无法编辑的，如图2-27所示。
图2-27
如果需要取消密码，可以直接单击“审阅”→“撤销工作表保护”，如图2-28所示。
图2-28
单元格中的文字可以根据内容自动显示为相应的颜色，这需要用到自定义格式。
1.功能讲解
自定义格式启用方式：右击单元格（或按快捷键Ctrl+1），弹出“设置单元格格式”对话框，在“数字”选项卡的“分类”列表框中选择“自定义”选项，在“类型”文本框中即可进行详细设置，如图2-29所示。
图2-29
1）自定义格式含义
（1）允许用户创建符合一定规则的数字格式。
（2）应用自定义格式的数字并不会改变数值本身，只改变数值的显示方式。
2）自定义格式代码的具体结构
正数；负数；零值；文本（分号为英文状态下的半角符号）
（1）在每个区域的代码对相应的数值产生作用。
（2）可以用运算符的方式表示条件值。
（3）4个区域不一定完整，少于4个也是可以的。
3）颜色代码
中文版Excel可以使用格式代码，使其显示为不同的颜色，可供选择的代码有8种，分别为[黑色]、[白色]、[蓝色]、[红色]、[黄色]、[绿色]、[洋红]、[蓝绿色]
实战实例1
例如，下方表格中的数据，希望实现的效果为：正数蓝色、负数红色、零值黑色、文本洋红。
可以选中数字单元格后，在自定义格式中输入以下内容：[蓝色]G/通用格式；[红色]-G/通用格式；[黑色]G/通用格式；[洋红]G/通用格式，就能实现上面的效果，如图2-30所示。
图2-30
其中，“G/通用格式”可以不用输入，在输入“[蓝色]；[红色]；[黑色]；[洋红]”后单击“确定”按钮后，会自动补充上。只是补充好以后，需要在第2个区域（负数）补充一个“-”号表示负。
实战实例2
自定义格式的默认分隔数字是0（正数、负数），如果希望调整分隔数字，可以添加具体的条件。
例如，在下方的数字中，希望实现的效果为：大于60是绿色，小于60是红色，等于60是蓝色。可以选中数字单元格后，在自定义格式中输入以下内容：[>60][绿色]；[<60][红色]；[蓝色]。“G/通用格式”会自动补充，效果如图2-31所示。
图2-31
在中文计量单位中，以“万”为单位是非常常见的，但是Excel中并不能直接以“万”为单位，需要借助自定义格式设置。
下方表格中的数字位数比较多，采用以“万”为单位，可读性更高。操作方法为：选中数据单元格并右击，在弹出的“设置单元格格式”对话框中选择“自定义”，然后在“类型”文本框中输入“0!.0,万”，即可得到以“万”为单位的效果，如图2-32所示。
图2-32
需要说明的是，这里的“万”可以加引号，也可以不加。因为单击“确定”按钮以后，系统会自动为中文添加引号。所以可以“偷懒”，不用加。
功能讲解
为了更好地理解“0!.0,万”，可以拆成4个部分，第1个0是表示小数点左侧的数据。后面的“!”号是转义字符，具有强制下一个字符的能力，所以“!.”就是强制显示小数点。第2个0则是表示小数点后1位，后面的逗号是千分号，表示3个0。最后补充上单位“万”，如图2-33所示。
图2-33
其中“!.”可以替换成“"."”（使用英文状态双引号），效果是一样的，如图2-34所示。
图2-34
如果使用的WPS版本的表格，可以在“单元格格式”对话框中，依次选择“特殊”→“单位：万元”→“万”即可，更简便一点，如图2-35所示。
图2-35
当遇到一列数据需要转换为多列数据的情况时，可以采用多种方法实现。
1.转置法
当数据量比较小的时候，可以选中需要列转行的第一行数据，按快捷键Ctrl+C复制，在需要放置的位置右击，选择快捷菜单中的“转置”命令，转置的含义，就是行与列对调，如图2-36所示。
图2-36
采用同样的操作步骤，操作3次即可得到一列转多列效果，如图2-37所示。
图2-37
2.替换法
当数据量比较大的时候，转置法显然就不合适了，此时可以采用替换法来解决。
设置方法：在一个空白单元格中，输入一列数据中第1个单元格的名称，也就是在C1单元格中手动输入“A1”，然后按住鼠标左键向右拖动填充柄，完成A1至A4单元格的填充。在C2单元格中继续输入“A5”，使用鼠标向右拖动填充柄，完成A5至A8单元格的填充，效果如图2-38所示。
图2-38
选中刚刚填充好的A1至A8单元格，拖动A8右下角的填充柄往下拉，就能自动生成A9往后的名称，直到名称大于等于一列数据的最大值（A16），如图2-39所示。
图2-39
继续打开“查找和替换”对话框（快捷键：Ctrl+H），用“A”替换为“=A”，单击“全部替换”按钮，会提示完成16处替换，左侧一列也转变成了四列，如图2-40所示。
图2-40
与上一个实例正好相反，需要将多列数据转为一列，其中比较简单的做法，是借助数据透视表来完成。
单击数据单元格，再单击“插入”→“表格”（快捷键：Ctrl+T），在弹出的“创建表”对话框中，取消勾选“表包含标题”复选框（后面转换时，第一行会消失，所以需要多一个标题行），单击“确定”按钮即可，如图2-41所示。
图2-41
继续单击“插入”→“数据透视表”，在弹出的对话框中，选择“现有工作表”单选按钮，并设置透视表放置的位置，单击“确定”按钮，如图2-42所示。
图2-42
在右侧的字段列表框中，将“列1”到“列4”全部勾选，或拖动至“行”中，如图2-43所示。
图2-43
继续设置数据透视表的形式，保持透视表被选中的状态，单击最右侧的“设计”选项卡，依次将“分类汇总”设置为“不显示分类汇总”、将“总计”设置为“对行和列禁用”、将“报表布局”设置为“以压缩形式显示”，如图2-44所示。
图2-44
将透视表的内容选中并复制，再继续在需要放置的位置粘贴为值，如图2-45所示。
图2-45
得到的效果如图2-46所示。
图2-46
如果是新版Excel，可以直接使用TOCOL函数，具体操作可参照前面的“实例06”。
当表格中的数据比较多，屏幕显示不完全时，可以使用“拆分”功能。
入口：单击“视图”→“拆分”。
含义：将窗口拆分为不同的窗格，这些窗格可以单独滚动，如图2-47所示。
图2-47
1.单表对照
如果需要对照的是一个表，可以将鼠标单击选中分界点的单元格，然后单击“视图”→“拆分”，即可将一个表拆分为4个窗格，支持上下、左右独立滚动，如图2-48所示。
图2-48
如果需要始终让首行和末行同时显示，可以先将整个表转成智能表格（快捷键：Ctrl+T），然后单击倒数第2行数据单元格，单击“拆分”，这样就能实现滚动窗格时，首行和末行始终都会显示，如图2-49所示。
图2-49
2.多表对照
如果分别是两个不同的工作表，需要对照查看，可以先单击第1个表，然后依次单击“视图”→“新建窗口”，并单击“并排查看”和“同步滚动”，新建窗口，单击第2个表，如图2-50所示。
图2-50
这样就将两个表分别采用不同的窗口放在一起显示，而且可以同步滚动，效果如图2-51所示。
图2-51
表格中经常需要插入图片，默认情况下，图片是不能跟随单元格进行筛选的，如果表格进行了筛选操作，图片会错位，不符合需求，如图2-52所示。
图2-52
要想实现图片跟随单元格一起被筛选，可以按以下操作步骤进行。
单击任意一张图片，按快捷键Ctrl+A批量选中所有图片，在图片上右击，在快捷菜单中选择“设置对象格式”命令，（快捷键：Ctrl+1）弹出“设置图片格式”对话框，单击“大小与属性”按钮，选择“随单元格改变位置和大小”单元按钮，如图2-53所示。
图2-53
再进行表格的筛选，图片就会跟随单元格一起被筛选，如图2-54所示。
图2-54
如果需要改回默认，选择“随单元格改变位置，但不改变大小”单选按钮即可。
在表格中录入整数时，默认情况下，如果第1位是0，往往不会显示。例如，在单元格中输入“0001”按Enter键后，只会显示1，如图2-55所示。
图2-55
出现这个情况的原因，是Excel认为整数前面的0没有意义，所以不会显示。
如果想将前面的0显示出来，有以下三种方法。
1.文本格式
可以提前将需要显示0的单元格全部设置为文本格式，具体操作步骤如图2-56所示。
图2-56
在相应单元格中输入“0001”时，就能完整显示前面的“0”了。需要注意的是，这种是“以文本形式存储的数字”，单元格的左上角会有一个绿色的小三角，而且是左对齐，单元格的右上角会有一个黄色感叹号提醒，单击后，可以打开切换窗口，如图2-57所示。
图2-57
2.添加撇号
可以在手动输入前，先输入一个半角的撇号，然后再输入“0001”，即可完整显示前面的“0”，如图2-58所示。
图2-58
3.自定义格式
先选中需要设置的单元格，打开“设置单元格格式”对话框，在“分类”列表框中选择“自定义”选项，在“类型”文本框中输入“0000”，单击“确定”按钮，在单元格中输入“0001”就能完整显示了，如图2-59所示。
图2-59
这里的“0”是占位符，并不是实质的0，而是表示占了这个位置，如果相应位数有数值就显示数值，如果没有就显示“0”。
前面两种方法都是将数字转成了文本型数值，会变成左对齐；而这种方法只是改变了显示方式，在编辑栏中，依然还是原本的数值格式和内容，是右对齐，如图2-60所示。
图2-60