幼儿园组织机构设置的价值何在?其原则、程序、类型和层次分别有哪些?不同规模幼儿园的组织结构有哪些异同?
幼儿园组织机构设置是指为实现幼儿园的组织目标,运用管理学与教育学思想,将幼儿园的人、财、物加以恰当地组织运用,按照一定形式确定领导关系和职权分工,组成规范稳定的机构体系和功能系统的过程。正如美国著名管理学家彼得·德鲁克所言,“没有机构,就没有管理,没有管理就没有机构” 。组织机构的合理设置能够提升组织生存能力、实现组织内部资源的有效配置、提升组织效率、维持组织规范性工作的持续开展。
合理、高效的组织机构是实现组织生存和发展的必要前提。在竞争日益激烈的学前教育市场环境下,科学严密的组织设置能够更有效地配置组织内部资源,充分发挥组织内部人、财、物的效用,使组织在竞争中处于优势地位。从幼儿园管理的角度来看,园长动态地调整管理策略,以最合理的资源配置求得最优效益是一项重要的管理课题,也是日常工作开展的重要前提条件。因此,设置适宜的组织机构具有重要意义。
幼儿园组织机构的基本功能之一就是通过建立明确的领导关系和职权分工,将幼儿园的人力、物力、财力恰当地组织起来,调动各层级、部门的工作积极性,以实现幼儿园的基本战略目标。合理的组织机构具有聚合放大的功能,即能够通过其内外部协调机制,充分发挥其管理工具的职能,聚合有用资源,通过资源的合理配置来放大其效用。 这就要求管理者在进行组织结构设置的时候要因时、因地制宜,根据幼儿园的实际需要和人员状况,妥善科学地搭配人与人、人与物之间的关系,扬长避短,实现“人尽其才,物尽其用”,获得良好的整体效益。
科学、合理的组织机构有利于工作效率的提升。缺乏健全的组织机构很容易导致组织内部工作的混乱,而组织机构过于臃肿庞大,也容易造成人浮于事的状况,对工作效率产生负面影响。对于幼儿园组织来说,建立明晰的组织结构,不仅有利于幼儿园内部各项育儿工作的展开,还有利于家长快捷明确地咨询、反映问题,进而使得幼儿园的各项工作也会更加程序化、有序化。序列化的组织结构必然便于内外部环境沟通,利于工作效率的提升。
根据管理学观点,组织相较其他社会结构具有持续性、可靠性和可控性三大特点。这三大特点共同发挥作用,可使得发生在特定组织系统内部的工作能够按照一定的规范性原则持续开展。持续性是指组织能够在一段时间内一贯并连续地支持一系列具体行为的实施。可靠性是指稳定的组织机构能够以相同的方法完成同样的事。可控性则是指组织行为发生在一定的规则框架之内,使规则框架为个体行为的评价提供理性的基础。在个体不完全理性的前提假设下,组织理性能够保证个体行为在非完美世界中不偏离。正是有了稳定的组织结构,幼儿园的保育和教育工作才得以稳定、持续地展开。
组织机构是发挥组织效能、实现战略目标的重要管理工具。科学、合理地设置幼儿园组织机构,必须依照以下四项原则。
幼儿园组织机构的设置首先应当遵循国家政策法规的相关规定,做到依法办学、规范治教。例如,《幼儿园管理条例》和《幼儿园工作规程》就是幼儿园组织机构设置必须认真学习与参考的重要文件。这两份文件系统规定了幼儿园办园的基本条件、审批程序、招生编班的基本要求等,具有重要的实践指导意义。除此之外,部分省市或地区根据国家教育方针和相关政策法律,因地制宜地制定了当地学前教育的补充条例,也都是幼儿园组织机构设置所必须参考的重要内容。
实事求是原则指的是幼儿园组织机构设置必须参考自身的实际条件,认真考虑内外部环境状况和工作管理需要,做到因地制宜、因时制宜。具体而言,应当考虑如下内容:
幼儿园规模,包括人数、班数、班额等具体状况。
幼儿园类型,例如全日制、半日制、非全日制等。
幼儿园归属,例如教育部门办、企事业单位办、民办、街道办等。
幼儿园性质,例如一般性幼儿园或二类园、一类园、示范性、实验性幼儿园等。
根据不同的规模、类型、归属、性质,幼儿园的机构设置状况也应作出适当调整。例如,根据2013年印发的《幼儿园教职工配备标准(暂行)》,幼儿园应当按照服务类型、教职工和幼儿以及保教人员与幼儿的一定比例配备教职工,全日制幼儿园每班配备2名专任教师和1名保育员,或配备3名专任教师。行政人员、后勤人员也应当根据幼儿园的实际状况进行配备。一般地,对于园长这一职位来说,全日制幼儿园3个班以下设1人,4个班以上设2人,10个班以上的寄宿制幼儿园设3人;保育员则要求全日制幼儿园平均每班1人,寄宿制幼儿园平均每班2人。
组织机构设置的根本任务是实现组织目标,因此,在进行幼儿园组织机构设置的时候必须时刻把握任务目标原则。坚持以“事”为中心,因事设职、设岗,先组织、后人事,围绕幼儿园的教育任务和发展目标进行组织机构建设。具体来说,应当首先确定本幼儿园的工作总目标,然后将总目标分解为具体目标,根据具体目标确定幼儿园需要的职能部门。例如,出于招生宣传的需要可以设立招生宣传部。
协调一致原则是指在幼儿园的组织机构设置必须做到统一指挥、权责一致、分工明确、结构合理。
统一指挥就是说对于任何工作,一个下级只能接受一个上级的指挥,否则就会造成管理混乱的局面。对于大、中型幼儿园来说,一般都有正、副多名园长及各部门主任等数名行政领导,这就要求在进行指挥的时候,领导班子内部应首先协商一致,形成统一意见,既不越级指挥,也不发双重命令,以避免下属工作中的多头领导和无所适从。
权责一致指的是幼儿园组织设置应当注意各岗位权力与责任相一致。这就要求在进行具体的岗位划分时要明确划分不同岗位的职责权力范围,同时赋予与岗位职能相匹配的权力与利益,做到“职务要实在,责任要明确,权力要恰当,利益要合理” 。
分工明确是幼儿园组织设置所必须注意的重要原则。幼儿园具有保健、教养、总务等多种职能,这就要求幼儿园要根据不同的职能类型设置不同的部门,并配备相应的专业人员。同时,在各部门日常工作时应注意相互联系、相互配合,要做到既分工有序又协调一致。
结构合理指的是幼儿园的机构设置要注意管理层次和管理幅度的问题。管理层次过少、管理幅度过大,会造成上传下达不顺、任务执行困难的管理状况;而管理层次过多、管理幅度过小,又会造成资源浪费、机构臃肿的状况。这就要求幼儿园管理者根据幼儿园自身的发展状况,设置合理的结构层次,提高管理效率。
在政策导向、实事求是、任务目标、协调一致原则的基础上,幼儿园组织机构设置的具体程序可分为如下四个环节。
组织机构的设置应当适应组织工作的需要,所以幼儿园组织结构设置的第一步应该是确定任务目标。在此基础上,幼儿园管理者需要通过分解任务目标来确定具体的工作环节和流程,为后续划分职能部门提供参考和依据。
职能部门应当以幼儿园具体工作的任务、性质和工作流程进行划分。幼儿园管理者通过分解各职能部门的工作,再划分各组或各室等专门机构。一般幼儿园根据需要设有教养组、保育组、医务组、宣传组、财务组、膳食组和安保组等,这些职能部门相互协调构成了幼儿园组织机构的基本单位。
在划定职能部门之后,幼儿园要根据各组室的任务进行定员定编,即按照各组室的工作量确定相应数量的人员编制。在此基础上,幼儿园还要根据各岗位的任务,确定各岗位人员应承担的责任、权力和应得的利益,形成权责统一的岗位责任制。
最后,幼儿园管理者应当将划分好的各个组织系统综合为一个整体,以系统性的观点来进行分工协作,从而形成幼儿园的系统组织机构。
幼儿园组织机构通常包括行政组织和非行政组织两类。 其中,行政组织是以园长为核心总管全园管理事务的机构;非行政组织则主要包括业务组织、党群组织和其他组织三类,承担保教、协调、监督和配合等职责。
行政组织负责承担幼儿园的管理职能,是幼儿园行政管理职能的组织保障。幼儿园的行政组织以园长为核心,进行全园管理事务的组织工作。在具体实践中,行政组织的系统架构因幼儿园自身规模、性质不同而存在差异,具体以工作性质和范围分设相应的职能组织和职务。 例如,对于一般的小型幼儿园来说,一般设置1—2名园长总管全园行政事务即可;而对于一些大、中型幼儿园来说,则需增设园务委员会、园长助理等岗位帮助进行行政管理工作。
业务组织以承担保教工作为主要职责,是幼儿园日常工作开展的主体和中心, 具体承担教育、保健、研究、后勤等工作,一般由业务副园长直接统辖管理。在实践中,这一部分所设置的岗位主要包括:保教业务副园长、保健业务副园长、后勤业务副园长、各年级组长、研究组长、保育组长和膳食组长等。
幼儿园组织机构中的党群组织主要起到保证、配合、监督、制约的作用,是幼儿园管理的重要组成部分。 党群组织主要包含党支部、团支部、教代会、职代会和工会等。
除以上三种组织类型之外,在实践中,幼儿园往往会根据日常工作需要和自身规模大小,设置家长委员会、治安保卫小组和妇女儿童会等其他组织。这些组织在幼儿园的日常管理中起着重要的辅助作用。
幼儿园管理的最高层即为指挥决策层。一般来说,园长是幼儿园的最高行政管理者,负责指挥、动员园内的各项工作事务。除园长外,园务委员会也扮演着十分重要的决策者角色。园务委员会往往由园长主持,负责讨论贯彻上级的教育方针政策,研究探讨幼儿园的重大问题。 对部分民办幼儿园而言,董事会往往具有较高的指挥决策权。
执行管理层主要由各个职能部门的负责人组成,一般是指部门主任。他们负责接受来自指挥决策层的领导,贯彻执行指挥决策,并组织本部门下属开展日常工作。 在实践中,执行管理层切忌成为上级组织的“传声筒”和“跟屁虫”,而要根据实际情况灵活发挥上传下达的协调管理功能。
具体工作层主要由各班级或班组室等职能部门组成,如大班组、中班组、小班组、膳食组和财务组等。这一结构层次主要负责承担幼儿园日常保育工作和其他业务工作,是幼儿园组织机构的最基层,也是幼儿园日常工作的主体。
按幼儿园组织规模划分,一般幼儿园组织结构主要有以下几种类型。
这里的大型幼儿园指的是设置10个或10个以上班级的幼儿园。公立幼儿园的组织结构设置和民办幼儿园之间存在一定差别。
公立幼儿园的最高行政领导是园长,园长在行使其职权的时候要接受来自教职工大会、党支部以及园务委员会的监督和协助。园长之下一般设有保教副园长、后勤副园长、保健主任等职位,负责具体的业务分工。 保教副园长的一般职责是在园长的领导下,主管幼儿园保教人员的日常工作和师资培训等,如图3-1中保教副园长还负责组织幼儿园的教研工作。后勤副园长,也称总务副园长,其主要职责为统管全园的总务后勤工作,具体负责膳食组、财务组和勤杂组三个业务组的日常管理工作。保健主任则主要负责幼儿园的卫生保健工作,指导保育员、保健员认真贯彻有关卫生保健方面的法规、规章和制度,并监督执行。
图3-1 某大型公立幼儿园组织系统图
大型民办幼教集团一般设有董事会和董事长统管多所幼儿园的业务。民办幼儿园的内部组织结构大致与公立幼儿园相仿,设有园长统管全园事务。 如图3-2某大型民办幼儿园组织系统图中,园长另配有园长助理协助其行政事务,园长助理同时还兼任教务主任。业务副园长共统管四个业务组,分别是研究组、年级组、保育组和宣传组,其中宣传组是出于民办幼儿园招生和品牌打造的需要而特设的。后勤副园长则负责管理炊事组、财务组、保安组、司机和保管员的日常工作事务。
图3-2 某大型民办幼儿园组织系统图
这里的中型幼儿园指的是设置3个以上、10个以下班级的幼儿园。相较大型幼儿园来说,中型幼儿园岗位更少,一人身兼数职的情况更加常见。
图3-3是某中型公立幼儿园的组织系统图,从图中可以看到,园长下设保教副园长和总务副园长,其中保教副园长兼任保健主任,统管教研组、各班班长、医务组的管理事务。总务副园长则主管膳食组、财务组和勤杂组。总的来看,中型公立幼儿园的组织结构相对大型公立幼儿园而言更加精简。
图3-3 某中型公立幼儿园组织系统图
对于中型民办幼儿园来说,为了降低人事成本,组织的精简则体现得更为明显。在图3-4中,在园长岗位上只设有正、副园长,其中园长兼任幼儿园的事务长,统管本园的后勤工作;业务副园长兼任本园的教务主任,统管研究、教学、保育以及宣传工作。
图3-4 某中型民办幼儿园组织系统图
小型幼儿园多以3—5个班的组织规模出现,往往由街道、集体或者个人出资兴办,在我国目前的学前教育中占有很大比例。近年来,各级教育行政部门也逐渐开始重视这些小型组织机构的规范管理。
小型幼儿园区别于大、中型幼儿园的一个重要特点就是许多岗位都是兼职,如一人同时兼任保健医生、食堂管理员、保管员等。 正是因为人力、物力、财力的有限,小型幼儿园更需要精心设计其组织结构,从而达到人尽其才的效果。
小型公立幼儿园一般由街道、社区举办,组织规模偏小。一般设有园长一人,有条件的可以增设副园长或园长助理一人,往往需要工作人员身兼多职。在图3-5中,园长负责管理各班级的教学、保育、卫生工作,园长助理则负责管理膳食组、财务组、勤杂组的工作。
图3-5 某小型公立幼儿园组织系统图
一般来说,小型民办幼儿园的组织结构与小型公立幼儿园的组织结构相似,同时人员会更加兼职化和精简化,管理也会相对更加灵活,但有时不够规范化和专业化。