早期介入是指新建物业竣工之前,建设单位根据项目开发建设需要,引入的物业管理咨询活动。
前期管理是指从物业承接查验开始至业主大会选聘完成物业服务企业之间的物业管理阶段。
早期介入与前期管理的阶段划分如下:
(1)物业开发项目的可行性研究阶段(立项阶段)→(2)规划设计阶段→(3)建设阶段→(4)销售阶段→(5)竣工验收阶段→(6)物业承接查验阶段→(7)物业入住阶段→(8)业主大会选聘物业管理企业。
1—5 阶段为早期介入;6—8 阶段为早期管理。
(1)物业早期介入意义。
物业公司接受房地产开发委托,参与到房开发项目设计、施工、查验、交付和返修等产品开发全过程,从客户、开发商以及物业的角度提出合理化建议,以减少产品交付瑕疵和质量问题,使产品最大限度地满足客户需求。
(2)作用及价值。
1)提高客户满意度和忠诚度。通过长期与客户的接触,收集客户敏感点和常见返修问题,通过前期介入体系,输入到房产开发各个环节。减少或避免影响客户满意度的质量问题和产品瑕疵,从而提高客户满意度和忠诚度。
2)优化产品设计,减少返工浪费。从客户的角度关注使用功能,通过对物业服务中收集的各项设计缺陷,进行分析并研讨优化方案,向开发设计和工程输入。
3)方便物业后期运营服务。为前期物业管理做充分准备;公区设备设施的合理性、均好性和使用的便利性,降低物业后期运营成本。
物业早期介入目标:降低返工成本、降低报事量和维修成本,提高客户满意度和忠诚度。
路径:通过长期与客户的接触,收集客户敏感点和常见返修问题,通过前期介入体系,输入到房产开发的各个环节。
(1)定位规划阶段。
①设计模块的设计输入,规避同业态设计瑕疵;②方便物业后期运营服务。
(2)设计报建阶段。
①设计模块的设计复核;②优化产品设计,减少返工成本;③规避同业态设计瑕疵。
(3)施工销售阶段。
①梳理各阶段问题;②每月现场施工质量共性问题反馈及整改跟踪;③分户检验实施,减少户均报事。
(4)工程竣工及交房。
①接管移交;②返修整改及后期运营、业主对产品问题收集跟踪;③前期介入总结。
(续)
(1)内容。
在前期管理期间,物业服务企业从事的活动和提供的服务既包含物业正常使用期所需要的常规服务内容,还包括:
物业共用部位、共用设施设备承接查验、业主入住、装修管理、工程质量保修处理、物业管理项目机构的前期运作、前期沟通协调等前期管理的特殊内容。
(2)特点。
1)前期管理的特定内容,是以后常规期物业管理的基础,对常规期物业管理有着直接和重要的影响;
2)前期管理职责是在新建物业投入使用初期建立物业管理服务体系并提供服务,介于早期介入与常规物业管理之间,在时间上和管理上均是一个过渡时期和过程;
3)新建物业及其设备的一些问题,在投入使用初期会集中反映出来,因此,前期物业管理明显呈现管理服务的波动和不稳定状态;
4)经营亏损。前期管理阶段的经营收支一般呈现收入少、支出多、收入不平衡和亏损状态。
(1)管理资源的完善与优化。
在前期物业管理过程中需要不断进行调整,具体内容包括:物业管理用房到位;物资配备到位;物业管理人员到位。
(2)管理制度和服务规范的完善。
(3)确定物业管理单项服务的分包。
物业服务企业的工程质量保修相关工作,主要是对物业公用区域及公用设施设备质量保修向建设单位申报,跟踪督促完成。
物业管理是一个综合性较强的行业,物业管理活动所涉及的单位部门较多。
直接涉及的有政府行政主管部门、社区居民委员会、物业建设单位、物业服务企业、业主、业主大会及业主委员会等。
相关的有城市供水、供电、供气、供暖等公共事业单位;有市政、环卫、交通、治安、消防、工商、税务、物价等行政管理部门。
物业服务企业应分析各相关部门和单位的作用及与物业管理项目之间的相互关系,确定与各方沟通协调的内容,建立沟通协调的渠道。