07 怎么做

制作一个PPT要花多少时间？

制作PPT的步骤有哪些？

制作PPT的时间又是怎么分配的？

经常会有学员告诉我：老师，老板让我制作PPT的时间就一个晚上，哪能考虑那么多？

错！

越是时间短，越要有科学的流程。下面是普通人制作PPT的时间分配方案。

遵循这样的流程，一般会出现几个问题。

一是多头并进效率低。 一边收集资料，一边构思内容，一边找模板。等构思好了，发现找的模板不对，又要重新找；等资料收集好了，发现内容构思出了问题，又要重新构思；整个PPT都做完了，才发现资料不全，还要去找资料。反反复复，不断推倒重来，甚至到了最后一天，还在收集资料，还会推翻构思和模板。

二是缺少确认易反复。 因为制作流程混乱，领导没办法对你的每个步骤进行确认，当你把PPT都做完后再给领导确认，很容易被全盘推翻。比如，演示的目标、主题、时间节点、演讲人、观众、场合等在没有得到领导确认的情况下，后面所有的步骤都可能是错误的；比如，在构思不清晰的情况下，领导实际上是没办法确认你的模板是否合适的……没有得到领导的确认，就会导致你反复修改。

三是只重制作没演练。 把大量的时间都花在制作和修改上，缺少了演练环节，就会在演示时磕磕巴巴、错漏频出、缺少惊喜。

四是草草结束不完美。 反复修改的结果，就是不确定性太多，可能都到最后一秒了，发现还有很多问题，最终的PPT往往都是草草收场。我们经常听演讲人说“来不及改了，就这样吧！”这样的PPT一定不会达到理想的效果。

那么专业的PPT设计团队是怎样分配时间的呢？

下面是我们公司长期服务客户所总结出的专业团队制作PPT的时间分配方案。

收集资料

在准备阶段，要对项目进行深入调研，通过与领导、主办方等沟通，对演示的目标、主题、演讲人、观众、场合、时间节点等明确界定，并形成“项目需求表”和资料包，确保后续的工作不出现偏差。

内容策划

在内容策划阶段，专业策划师会搭建合适的框架结构，并把所需资料填充进去，形成策划稿。这个策划稿可以看到完整的演讲逻辑、内容及每个页面大概的样子，方便给领导审核。

风格设计

风格设计不是套用模板，而是根据主题和要求进行专属的个性化定制。即便使用现有模板，也需要结合企业形象或演讲主题进行调整修改。一般一套风格由片头动画、封面页、目录页、图片样页、图表样页、文字样页等组成。为方便决策，有时需要提供两套不同的风格供领导进行比较和选择。

内页设计

根据选定的风格和策划稿，就可以对内页进行深入设计了。这部分的主要工作是把文字转化成图示、图表、图片、图标、视频等可视化元素，并进行配色和排版设计。在制作PPT的过程中，要给这个阶段预留足够的时间，可以确保每个页面、每个细节都做到精美和充满创意。

动画制作

如果熟练掌握PPT动画技巧，制作动画的时间并不需要太多。之所以建议在完成所有页面设计后再进行动画制作，是为了避免添加动画效果，从而减少修改工作量。

修改完善

一般人都认为，制作PPT最花时间的是内页设计。其实，那些流程混乱的PPT，大部分时间都用在修改上了，甚至是没完没了地修改，让领导和制作者都身心俱疲。专业流程与非专业流程的最大区别在于，前者在每一阶段完成后都独立提交给领导确认，及时修改，完成后再进入下一阶段。到了最后的修改阶段，主要是检查错漏和对整体进行完善，所需时间并不多。

彩排演练

无论PPT制作得多完美，没有演练很容易功亏一篑。演练，在PPT制作流程里至关重要。

一定要在会议室， 尽可能模拟真实场景，尽可能最大化暴露问题。

一定要用大屏幕， 用大屏幕展示，更容易发现错误。例如，与软件的兼容性、字体错误、翻译错误、演示效果、动画的节奏等，都要逐页检查。

一定要真人演示， 只有最终的演讲人亲自演练，才能达到最佳的效果。

一定要有观众， 可以让同事或家人充当观众，站在客观的角度找出问题。

一定要从头到尾， 那些最可怕的错漏可能就在你认为不会出问题的那一页。

本书也是按照PPT制作的流程进行撰写的，我会带着你从头到尾深入每一个细节，直至你也能做出电影级的PPT。