3.2　电子邮件

3.2.1　电子邮件的格式

随着互联网的发展，电子邮件逐渐成为商务往来的主要形式。电子邮件既具备传真的优点，又有着成本更低、操作更简便的特点。据调查，约有88%的互联网用户使用电子邮件，而在商务领域中约有90%的员工通过电子邮件的形式来联系公务。电子邮件的写作体现的是公司的实力和水平，代表着公司的形象，提高电子邮件的写作质量可以减少误解、提高沟通效率、促进合作的达成。

常见的商务英语电子邮件主要有以下组成部分：①写信人的电子邮件地址；②收信人的电子邮件地址；③抄送收信人的电子邮件地址；④密送收信人的电子邮件地址；⑤主题摘要；⑥称呼；⑦开头；⑧正文；⑨结尾；⑩结尾敬语；⑪写信人的全名；⑫写信的职务和所属部门；⑬其他信息：写信人公司的名称、标志、地址、电话号码、传真号码和网址等。

详见例信。

②收信人：2020WM@ziplip.com

①发信人：Ali-sports123@ziplip.com

⑤主题：

③抄送：

日期：2020年3月13日

附件：运动器械的图片

⑥布莱克女士，您好，

⑦感谢您在3月12日的电子邮件中询问有关运动器材的信息。我们很高兴得知您想从我们这里进口一些运动器材。

⑧对于您说的几种类型的运动器械，我们在附件中向您发送了这些运动器械的图片供你方参考，待您确定想要具体了解哪一款后，我们会给您发送小册子和产品目录。

⑨希望您能理解并期待您的及时回复。

⑩祝好，

⑪刘明

3.2.2　各部分的具体要求

（1）电子邮件地址

商务电子邮件的写信人、收信人、抄送收信人以及密送收信人的电子邮件地址栏只需填入相应的电子邮件地址即可。

（2）主题

主题摘要应意思明确、信息具体。好的标题多为名词短语或动名词短语。

例如，第三次销售会议！

（3）称呼

下属写给上司或双方关系较为正式时，称呼一般用“亲爱的先生/太太/小姐/女士+姓”。

若不知道对方姓名，但知道对方的商务头衔，可用“亲爱的+头衔”。

例如，亲爱的信贷经理、亲爱的销售经理。

若邮件同时群发给几个人时，可用“各位好”作为邮件称呼。

若双方关系较亲近，也可用“亲爱的+名”或“你好+名”作为称呼。

（4）开头

开头一般都需标明写信的缘由或主旨。

常用句型：

·我写这封信是因为……

·我写这封信是有关……

·感谢您联系我们，抱歉让您久等了。

·感谢您在5月12日的电子邮件中询问有关泰国假期的信息。

（5）正文

正文是邮件的主体，是主要部分。写作时应牢记5C原则，分别是准确、简洁、清楚、完整和礼貌原则。

以下是一些有关书写邮件正文的建议：

·使用小段落，尽量做到每个段落只阐述一个主题；

·段落与段落之间空一行；

·为每一段落提供小标题；

·使用列举符号罗列具体信息；

·使用项目符号或下划线强调重点内容。

（6）结尾

结尾一般指明写信人将采取的行动或写信人希望收信人采取的某种行动或反应。

常用句型：

·期待很快见到你。

·感谢您的合作。

·希望您可以成为我们的常客。

·如果您能在本月底之前确认订单，我们将不胜感激。

·如果您需要合同的更多副本，请与我联系，我会安排将它们发送给您。

（7）结尾敬语

一般来说，正式的邮件用“真诚地”；双方比较亲近、熟悉时，用“此致”。

（8）写信人全名

在结尾敬语下方空一行处，写信人应该写上自己的名和姓。若与对方关系比较亲近，可不加姓。中国人的姓名就按照汉语拼音写，姓和名的第一个字母都要大写。

（9）写信人的头衔和部门

这部分便于收信人了解写信人的身份，方便其回信。

（10）其他信息

这部分可能包括写信人公司的名称、标志、地址、电话号码、传真号码和网址。

3.2.3　电子邮件的5C写作原则

（1）准确

由于商务英语的电子邮件涉及商务活动以及交易的细节、双方的利益和义务关系，所以商务英语电子邮件的准确对于沟通和合作的达成至关重要。主要注意事项有：

·英语语法、标点符号和拼写要准确无误；

·内容叙述要准确；

·避免使用语意模糊的词语或短语。

例如，避免使用“大多数”“尽快”这类词语或短语。

（2）简洁

商务电子邮件与商务信函的一个重要差别就是，商务电子邮件更重视简洁原则。要求写信人以简短、简洁的文字清楚地表达意思。为此，要做到：

·尽量使用简单句子和简短词语；

·可使用约定俗成的缩略语，例如，“INFO”代表信息、“QTY”代表数量、“PC”代表件数、“L/C”代表信用证、“FOB”代表离岸价。

商务电子邮件更倾向于非正式文体，相比信函更为口语化。

（3）清楚

商务电子邮件要写得清楚、明白、易懂，要用准确的语言尽可能做到开门见山。

例如，“我们将很快为您送货”句中的“很快”语义就不明确。

（4）完整

商务电子邮件的内容力求具体、明确、完整，提供读者所需要的所有信息。邮件是否完整可以用“5W1H”原则来检验：谁、什么时间、在什么地方、做了什么、原因是什么和怎么做的。

（5）礼貌

商务电子邮件应措辞婉转、礼貌。可以使用虚拟语气、委婉语气等方法迂回地表达观点，避免使用下面a例中冒犯、伤害、贬低性的词语。而b例中的语句更自然诚恳、礼貌得体，容易被对方接受。

a.你漠不关心的态度；你的急躁；我们拒绝你的要求……

b.请；您的善意询问；如果您愿意，我将不胜感激…… jRZ6jPrPGKaZEmpcB7ev+vTMEgQXkLzIl5geQtPfTFTw8jsigdlK0uwYO+M6qxuK