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你有效率吗?

上面描述的现象是不是你的写照?如果你在其中看到了自己的影子,那你就应该认真反思这个问题了——“我是不是有效率?”

以下是缺乏效率的具体表现,请在符合自身情况的条目上打勾。

□目标很多,但实现的很少;

□总是试图去控制未来的事情,却不能把眼前最重要的任务完成;

□没有详细的年度计划;

□想得多,做得少;

□总是遇到或想到什么事情就去做什么事情;

□不能确定做事的方向,总是走冤枉路;

□觉得事情总是忙不完,但这些事情大多不是我想做的;

□做事没有计划,想到什么就做什么;

□做工作总结的时候,总发现自己成果寥寥;

□什么事情到要自己亲自动手,不放心交给别人做;

□常常不能兑现承诺;

□琐碎时间都用来闲聊、看泡沫电视剧、浏览八卦新闻等;

□没有时间放松、休闲、学习和陪伴家人;

□工作的进度总是赶不上组织的要求;

□经常在规定时间的最后一刻匆忙完成任务;

□缺乏耐心,做事常常半途而费;

□很容易被困难吓倒,遇到挫折就会停滞不前,或者改做其它事情;

□别人一个小时可以做完的事情,我却需要两个小时;

□总是管不住懒惰的天性,很多时间被白白浪费了;

□空余时间大多用来逛街、看电视、和朋友吃饭喝酒;

□时常觉得事情又多又杂,毫无头绪,不知道先做什么,后做什么。

如果上面描述的现象大多与你的情况相符,那么可以断定:你并不拥有高效率的素养和技能! wuKcoCE8gU21x0eWou00fTF09DvamVD3ZH4DM4VyXycjORlPO9mCwZLL9rI5wxmt



效率的真谛

你知道什么是效率吗?——很多人认为:效率就是速度,速度快就是有效率。

现代人普遍患有速度病。人们无视自身的生物钟,白天风尘仆仆地奔忙不息,不断寻求加速的新方法;夜里还要加班,一旦身体耐不住疲劳昏昏欲睡,就用咖啡、浓茶或其它兴奋剂让自己重新睁大眼睛。

为了追求速度,人们放弃了安详、和谐、品质、原则……变得浮躁、急功近利;为了追求速度,人与人之间的感情变得淡薄而冷漠。

——人们想象中的这种“效率”,竟然是稀释生活幸福的罪魁祸首!

你一定会心生疑虑:既然“快”会让生活和工作变得糟糕,那是不是应当“慢”呢?我们究竟应该怎么办?

——速度的快与慢都没有错,错的是将速度作为评判效率高低的唯一标准。“快”不意味着百分之百的胜利,“慢”也不代表失败。

为了消除你的疑虑,我们需要探究效率的本质。——什么是效率呢?

任何一件工作或一项任务,无论大小、轻重,总是先设定目标,然后由主导者组织人力、物力、财力等展开行动,直到取得与目标相一致的成果。起点是目标,终点是成果,工作的过程就是克服前进路途中的障碍和困难,从起点抵达终点的过程。

这一过程形象地反映如下图:

图1-1

效率的本质是: 在有限的时间内,以目标为起点,以成果为终点,成果与时间之比。 效率与成果是正比关系,与时间是反比关系。在时间不变的情况下,成果越多,效率就越高。公式如下:

从公式中可以看出,成果和时间是效率不可或缺的两个因素。追求快,也就是极力缩短取得成果的时间,必须以成果的存在为前提,换而言之,如果不能保证最终取得成果,完成任务所用的时间再短也毫无意义。 wuKcoCE8gU21x0eWou00fTF09DvamVD3ZH4DM4VyXycjORlPO9mCwZLL9rI5wxmt



效率五要素

为了深入理解效率的本质,我们需要对效率的要素进行分析。

◆要素1:方向

小黄学的是物流专业,毕业后,他去了一家货代公司从事海运操作。刚开始,小黄充满了学习的热情和新鲜感,但是随着工作越来越熟练,小黄忍受不了单调、枯燥、琐碎,一年合同到期就走了。之后,小黄听说导游不错,既可以免费旅游又能赚钱,他便考取了导游证,去了一家旅行社工作,但是因为没有底薪,只有带队提成和回扣,很不稳定,而且他发现导游工作完全没有单纯旅游的快乐,所以半年后又走了。之后小黄去了一家日用品公司,主要负责行政及企划工作,因为公司规模比较小,工作烦琐,他觉得没有良好的发展前景,一年后又辞职了。经过介绍,小黄进入一家制造型企业做客服工作,工作半年多了,小黄觉得自己像在养老,想想未来真是很恐慌。

小黄的恐慌正是由于缺乏明确的职业方向。没有方向,就不知道路应该怎样走;方向错了,付出再多的努力很难抵达目的地。

很多人行动之前没有分析行动的必要性,做出许多对实现目标不起任何作用的事情,因为没有认清方向而走许多弯路。管理大师彼得·德鲁克告诫我们:“做正确的事”比“正确地做事”更重要。所谓“做正确的事”,就是掌握正确的做事方向,做那些真正需要做的事情,果断舍弃那些不需要做的事情。只有做正确的事情,才不至于出现付出时间和精力却注定毫无成效的悲哀。

◆要素2:有效

所谓有效就是“正确地做事”。上天分配给每个人相同的时间,可每个人利用时间的方式不同,生产的效果也迥然各异。工作方法得当的人成效斐然;而方法不得当的人成果寥寥。当绝大多数人亦步亦趋走在前进的道路上,有人却发现了一条捷径,大大缩短了目标和成果的距离。因此,有效的工作方法是影响效率的重要因素。

◆要素3:速度

如果方向正确,方法得当,那么,速度就成为决定效率高低的关键因素。在通往成果的道路上,有人慢步而行,有人一路狂奔,有人费力挤上公交车,有人却坐上凯迪拉克绝尘而去。不管用何种方式,谁最先抵达终点,谁就是效率冠军。

◆要素4:持续性

李白小的时候非常贪玩,不用功读书。有一天,他到野外游玩,见到河边有位白发苍苍的老婆婆,手里拿着一根大铁棒,在石头上用力磨着。李白很奇怪,就上前问道:“老婆婆,您这是在干什么呀?”

老婆婆一边磨铁棒,一边回答说:“我想把它磨成一根绣花针。”

李白被老婆婆的行为所感动,向她深深行了个礼,回家发奋读书去了。最终成为一代“诗仙”。

晋代书法家王羲之的儿子王献之八岁的时候就跟父亲学习书法,他聪明好学,每天都要伏案练字。可是,时间一长,王献之有点儿沉不住气了,感到厌烦,想走捷径,就问父亲学书法有什么秘诀。

王羲之指着家里的七口大水缸说:“秘诀就在这七口缸里,你把这七口缸里的水写完了,自然就知道其中的秘诀了。”

王献之从此苦练基本功,真的写完了七口大缸里的水,终于成为与父亲齐名的大书法家。

齐白石年轻的时候爱好篆刻。一天,他去向一位老篆刻家求教。那位老篆刻家说:“你挑来一担石头,刻了磨,磨了刻,等到这些石头都变成了泥浆,你的印也就刻好了。”

齐白石真的挑来一担石头,夜以继日地练习篆刻。他一边雕刻一边拿篆刻名家的作品对照、琢磨。他刻了磨平,磨平了再刻。手上磨起了泡,仍然专心致志地刻个不停。

日复一日,年复一年,石头越来越少,地上淤积的泥浆越来越厚。最后,统统“化石为泥”了。

李白、王献之、齐白石这些大家因为坚持不懈的精神而被后人尊敬和学习。“泰山不让土壤,故能成其大;河海不择细流,故能就其深”,任何事情都不可能一蹴而就,前进的道路上必将遭遇艰难困苦,只有坚持不懈才能走完全程,摘得胜利的果实。

◆要素5:时间

德鲁克在他的著作《卓有成效的管理者》中写道:“有效的管理者知道,时间是一项限制因素,而在生产程序中,最稀有的资源,也是时间。我们可以雇到人才,只有时间,是我们租不到、借不到,也买不到,更不能以其它手段来获得的。时间的供给,丝毫没有弹性。不管时间的需求有多大,供给绝不可能增加。而且,时间稍纵即逝,根本无法贮存。时间也完全没有代替品。在一定范围内,某一资源缺少,可以另觅一种资源替代,但没有任何东西可以替代已经失去的时间。而我们做任何事情都少不了时间,时间是必须具备的一个条件。”

从目标抵达成果,必须投入多种资源,具体而言,有“金钱”、“劳动”、“物资”、“时间”等。其中,时间是最稀有,而且是不可替代的资源。任何目标都有时间限制。没有截止日期的目标是一张不能兑现的支票。例如:我想拥有一套房子。你可能用十年来实现这个目标,也可能是三十年,还可能是一辈子,因为你根本没有设定截止时间。

对于时间限制严格的目标,一旦越过“最后期限”,行动将变得毫无意义。当你气喘吁吁来到机场,却错过了登机时间,即使有千万条理由,凌空而去的飞机也不可能停下来等你。

【小贴士】

我们的时间都花在哪里了?

人的一生中有超过9个月的时间是在马桶上度过的;

以一个80岁的人为例,他一生中的睡眠时间至少有23年。

据统计,我们每个人平均每天要用105分钟吃饭,36分钟洗漱;

我们一生中有将近2年的时间是坐在电视机前的;

我们每天会用平均7分钟的时间进行无偿劳动,用8分钟帮助身边的人;

我们每天的阅读时间大约为半个小时;

女人每天照顾孩子的时间是21分钟,而男人在这方面却只花费了9分钟;

每天用在交通上的平均时间大约为90分钟;

我们每天大约会用6分钟的时间来笑。 wuKcoCE8gU21x0eWou00fTF09DvamVD3ZH4DM4VyXycjORlPO9mCwZLL9rI5wxmt

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