博恩·崔西的这个方法,对设定并实现自己的目标非常有效。该方法包含7个简单的步骤。如果你现在尚未使用这些方法,那么,其中任何一个步骤都能使你的工作效率和成果提高2—3倍。而如果你可以将这个方法毫无保留地付诸实践,不需要多久,你的薪水和生活质量就会直线上升。以下就是这个方法的操作步骤:
第1步:确定你究竟想要什么
你可以自己决定你究竟想要什么,也可以和你的老板坐在一起,就你为自己设定的目标进行讨论,直到你彻底弄清楚自己应该做些什么、应该按照什么顺序来做这些事情。
第2步:把目标写在纸上
也就是说,将你的想法付诸笔端。当你把目标写在纸上以后,你为自己制订的目标就清晰化、具体化了。你为自己创造了一个能看得见、摸得着的东西。另一方面,如果一个目标没有以书面形式记录下来,那它就只是一个愿望和一个空想,没有任何生命力。没有以书面形式记录的目标将导致模糊、混乱、迷失方向,以及不计其数的错误。
第3步:设定最后期限
一个目标或者决定如果没有应该完成的最后期限,就没有紧迫性,没有真正的起点和终点。如果没有一个最后期限,以及相应的应该完成的任务,你做起事情来就会不由自主地拖沓,工作效率自然也就非常低下。
第4步:列出行动事项
把你能想到的、实现目标所需要的所有事情都列出来。每想到新的内容,就立即将其添加到你的清单上。不断充实你的清单,直到完整为止。这样的一份清单能让你眼光更为长远。它为你的生活铺了一条道路。由于你把这些目标付诸笔端,并设置了实现目标的最后期限,你就大大提高了实现自己目标的可能性。
第5步:标出优先等级
根据轻重缓急来安排处理事情的顺序。花上几分钟时间,来考虑应该先做什么、后做什么,哪件事情在前、哪件事情在后。相比较而言,一个更好的办法是,利用方框和圆圈等符号使你的清单更一目了然。当你把你的目标分解为一个个具体的任务时,你会惊讶地发现,实现自己的目标并非一件非常困难的事情。
制定了书面目标和实现目标的行动计划之后,与那些只是把想法放在脑子里的人相比,你的工作效率将会大大提高。
第6步:立即行动
你应该马上就做点什么事情,做什么都行。即使你的计划平淡无奇,只要你满怀热情地去实施这个计划,也胜过制订一份出色的计划,却不付诸任何行动。无论做什么,要想获得成功,将计划付诸实施才是最重要的。
第7步:持之以恒
把这一行动列入你每天的日程安排之内。比如,就某一领域阅读几页相关的图书,拜访几个客户或者潜在客户,做一些健身运动,学习几个外语单词。无论如何,不要虚度任何一天。目标确定之后,就要朝着这个方向不断前进。一旦开始行动,就要尽量保持这种状态,不要中途停下来。仅仅凭借这种决心和自律,你就能成为同辈人中事业最成功、工作最高效的人之一。
组织目标设定表
部门目标设定表
个人战略目标设定表
长期目标设定表(个人)
中期目标设定表(个人)
年度目标设定表(组织)
年度目标设定表(个人)
季度目标设定表(组织)
季度目标设定表(个人)
月目标设定表(组织)
月目标设定表(个人)
周目标设定表
日目标设定表
6W3H目标细化法,用来使你的目标更具体、严谨,更具可行性。6W:Why(为什么);What(什么);Who(谁);When(何时);Where(何地);Which(哪个)。3H:How(怎样);How many(多少);How much(多少费用)。
为什么(Why)
“为什么”帮助你思索以下问题:为什么要设定某一目标?为什么非做不可?为什么不能用其它的目标代替?为什么这样做而不那样做?……这些问题将加深你对目标的理由、必要性、具体实施方法、根据等的认识。
什么(What)
目标的目的是什么?目标的考核标准是什么?目标的条件是什么?目标的重点是什么?与目标有关联的人和组织是什么?……这些问题将使你的目标更加具体和明确。
谁(Who)
目标由谁执行?谁负责考核目标的成果?谁对目标的实施有帮助?可以授权给谁?……这些问题将使你更加清晰地认识目标的当事人、责任者、参与者、可以提供帮助的人和组织。
何时(When)
什么时候完成目标?什么时候完成阶段性目标?什么时候实施目标最为合适?什么时候效率最高?什么时间内完成才合算?……这些问题将帮助你把握目标实施的进度,按时完成目标等。
何地(Where)
目标在什么地方实施?什么地方有资源?……这些问题主要针对实施目标的场所。
哪个(Which)
先实施哪个目标后实施哪个目标?这个问题帮助你确定目标实施的优先顺序。
怎样(How)
围绕着“怎样”,你需要思考以下问题:怎样实施目标?怎样做最快?怎样做成本最低?怎样做效率最高?怎样做可以避免失败?……这些问题帮助你有效地实施目标。
多少(How many)
“多少”指如何用量化的方式确定实施目标的工作总量,来计量目标的实施进度。
多少费用(How much)
“多少费用”指实施目标的费用预算。
目标清单
“目标多杈树法”是专业的目标分解工具,用树干代表大目标,用每一根树枝代表小目标,用叶子代表即时的目标,即现在要去做的每一件事。这是一种条理的计划、分析方法,能把宽泛的目标分解成具体的行动,能确保目标和行动计划之间建立因果联系。目标多杈树法运用的步骤如下:
第一步:写下总目标。
第二步:写出实现总目标所需的必要及充分条件,作为第二级目标。
第三步:依次写出实现第二级目标所需的必要及充分条件,作为第三级目标。
第四步:依此类推,直到画出所有的树叶——即时目标。
第五步:检查多杈树分解是否充分,即反向从叶子到树枝再到树干,不断检查如果小目标达成,大目标是否一定会达成。如果是就表示分解已经完成,如果不是就表明所列的条件还不够充分,此时就需要继续补充被忽略的树杈。
第六步:评估目标。为了让目标的设定与分解更合理,必须对目标进行评估。目标评估的核心是对目标大小的评估。当目标分解完成后,单位时间无法完成“树叶”所显示的工作量,就表明这个目标大了。如果在单位时间内可以轻易地完成“树叶”所显示的工作量,就表明目标太小。
第七步:判断目标是否达成。将总目标分解后,如果列出的条件仅仅是必要条件,那就意味着即使小目标全部实现,大目标和总目标也不一定能够实现。这就需要给予修改和补充,直到条件完全充分为止。
目标多杈树法示意图:
组织战略目标分解表
部门目标分解表
年度目标分解表
月目标分解表
周目标分解表
日行动计划表
日时间安排表
项目目标设定表
项目名称、客户名称、项目经理以及项目发起人姓名等与项目相关的一般信息
项目关系人名单
列出项目执行过程中涉及的相关人员的信息
供应商/分承包商信息
公司名称:
关于项目需要解决的问题、项目的工作任务、项目目标、项目管理采用的方法等的信息
业务需求/难题
关于项目的技术参数、性能指标、设计要求、实施规范以及技术方面的培训计划等的信息
E.项目计划文件汇总
检查项目计划是否包含下列文件:
□项目范围说明书
描述项目交付结果和工作范围的书面文件
□关键的成功因素
描述关于项目管理、项目团队建设、客户关系管理等方面关键的成功因素方面的书面文件,以便得到项目小组成员的理解、接受和达成共识
□工作分解结构(WBS)
是以项目的交付结果为导向而分解出的、表明项目具体工作任务的书面文件,它定义了整个项目的工作范围
□组织分解结构(OBS)
提供项目沟通与汇报渠道,角色与职责,以及授权等方面信息的组织机构方式
□成本/效益分析
提供关于项目成本与收益,项目的货币价值等方面的信息,以便团队进行财务方面的分析,并作出经济决策
□资源计划
描述执行项目需要资源方面信息的书面文件
□项目进度计划
提供用甘特图表示的项目进度计划,包括项目的开始日期、里程碑事件、活动之间的先后逻辑关系、活动历时、交付日期等信息
□风险管理计划
描述在项目执行过程中可能出现的所有风险事件,每个风险严重程度,以及应急措施的书面文件
□采购计划
描述为了完成项目任务,需要从项目组织以外获取的产品或服务的种类和数量的书面文件
□质量计划
提供确保产品或服务质量的责任人,工作程序与作业指导书,以及质量检验与控制的措施等书面信息
□沟通计划
定义项目利益相关者对项目信息方面的需要,包括谁、在何时、以什么方式需要何种信息等
□配置管理计划
提供关于定义和控制项目变更管理,文件版本以及设计变更方面的管理方式
□项目成本估算
关于项目成本和预算的书面文件,内容包括项目的总体预算、成本估算以及额外需要的资源等等
项目授权书
项目需求表
项目范围说明书
工作分解结构(WBS)词典
项目资源计划表
项目成本预算表
项目质量计划表
项目阶段性评审报告
项目总结报告
目标承诺表
目标追踪表
说明:此表用来测试你的目标达成率。达成目标意味着取得成果。了解目标达成的现状,最有效的方法莫过于记录。每天记下你的目标(任务)和达成情况,坚持一周,你就可以清晰看出自己的目标达成情况了。
PDCA是英语单词Plan(计划)、Do(执行)、Check(检查)和Action(处理)的第一个字母,PDCA循环就是按照这样的顺序进行管理并且循环不止地进行下去的科学程序。PDCA是适用于一切领域的一套科学的管理、工作程序,最早由戴明博士提出,所以又称为“戴明环”。
PDCA工作循环法的8个步骤:
P(计划):
步骤一:找问题。首先选择那些改进的机会,分析工作中存在的问题,如:人、设备、材料、方法、环境等因素,逐个加以分析,最好用数据表达,不能笼统。
步骤二:找原因。寻找问题背后的原因。
步骤三:找要因。分析产生问题的原因,不能“胡子眉毛一把抓”,找出其中的主要原因,明确问题最根本的原因。
步骤四:拟定计划。计划必须具体而明确,为计划设定截止时间和关键检测点,找出行动的阻力和相应的解决方案。
D(执行):
步骤五:计划实施。按照预定的计划、目标和措施及分工实施计划阶段所规定的内容。
C(检查):
步骤六:检验计划实施的结果。检查就是把实施的结果和计划要求相对比,检查执行效果是否达到预期的要求。
A(处理):
步骤七:总结经验。计划实施过程中,成功的经验有哪些?失败的原因和教训是什么?这些就是总结经验的主要内容。把成功的解决方案作为下一次行动的参考和依据,将失败的教训纳入相应的标准、制度中,予以固话,防止错误重复发生,针对部分没有成功的计划,制定修改计划。
步骤八:提出问题。进行反思,通过一个工作循环,学到了什么?达到了什么?进一步改进的起点是什么?这次循环尚未解决的问题是什么?找到遗留问题转入下一个循环去解决,并为下一个阶段提供资料和依据。