为什么在面对一项难以独立完成的新任务时,有些人会感到一头雾水、焦虑不安,而有些人却能游刃有余地解决问题呢?这往往只是沟通上的差异。因为有些人敢于开口,主动向上级请求资源调配:他们请不动的同事,领导却能调动起来;他们想不通的思路,通过开口询问就能获得同事的经验传授。相反,有些人因为害怕与上级沟通,遇到困难就停滞不前,直到接近交付时间才不得不向领导报告,这时领导自然只会责怪他们没有早点沟通。
那么,向上沟通是否意味着凡事都要去找领导询问呢?当然不是!领导希望的是你能对每件事情都有回应,但并不希望你成为一个事事依赖、缺乏主见的人。有些新人为了避免被领导认为依赖性强、缺乏独立思考能力,遇到问题总是自己憋着,绝不轻易麻烦领导。明明开口问一句话就能解决的事情,他们却非要自己拖上好几天才完成。结果,虽然领导可能认为你能够独立完成任务,却感觉与你关系疏远,甚至觉得你“游离在组织之外”,这显然是得不偿失的。
我们中的很多人都低估了管理者们期待下属求助的意愿。实际上,他们更希望在困难来临时能够尽早了解情况,并提供必要的帮助和支持。
有句俗话叫“好关系是麻烦出来的”,向老板寻求帮助时,也能让双方接触和了解更多,加深彼此的关系。那问题来了,如何让领导愉快地说“没问题”呢?有的人找领导求助,一上来就只说一堆问题“轰炸”领导。
我:“领导,这次你真的要帮一下我了!这个项目我之前完全没有接触过,而且这个甲方的要求非常刁钻,方案不停地改来改去。之前对接过这个客户的阿美又回去休产假了,微信怎么问她也不回复我。还有啊,公司的电脑太陈旧了,经常没法工作……”
领导:“你先冷静一下再来找我。”
这种提问题的方式会让领导产生负面情绪。可我们的目的是解决自己手上的工作难题,正确的表述方式是:先说自己做了多少事,完成了多少进度,再和老板说请求。
“老板,我们这个月A产品系列的预售数量已经破了5万份了,距离您设定的目标不远。我们团队希望可以再冲击一下,但是最近人手不够,所以想向您申请两个外包人员来协助一下。”
先表述你的行动,放大事情的优势,弱化问题的存在,再提出需求。
“老板,这个计划书目前框架已经基本搭好了,但是实际运营的经费比我们之前的预算要多,如果还是按照合同的费用的话,会影响团队的执行力和凝聚力。能不能把预算调整一下?这样既能保障项目运营,又能够令项目的经费使用更加顺畅。”
尽量将你的需求表达成是为了团队、为了客户而提出的。
除此之外,要保证事事有回应、事事有跟踪。领导为你的工作提供了支持,事情完毕之后你应向领导汇报,反馈结果。不然等领导想起来这件事,一了解发现已经解决了,你却毫无感谢之意,领导会觉得自己的帮助被轻飘飘地带过了,以后就会考虑是否再给予你帮助和支持。
如果我们能摸清领导的脾性,找准领导喜欢的交流方式,就可以很快赢得领导的信任。如果我们懂得社交类型这一理论,识别出领导的社交类型,选择合适的方式进行沟通,就能找到最好的沟通方式。
每个人都有属于自己的个性。心理学认为,社交类型不同,感到舒服的交流方式也不尽相同。因此,在职场上,我们可以根据领导的社交类型采取不同的沟通策略。
领导的社交类型分为以下四种。
第一种,行动派领导。这样的领导有明确的主张和统领能力,我们与其交流工作要有效率,直接说工作内容和结果,无需拐弯抹角。
“张总,乙方已经做完了设计,预计月底能够完成项目,按照合同,我们需要提前准备预付款。”
第二种,思考派领导。这样的领导注重细节,重视整体效果。我们与这类领导沟通,要注重沟通细节,考虑要全面。
“张总,客户在布展过程中提出了几点建议,按照客户的建议,我们的成本会增加5%。于是我们想办法说服了客户,按照原来的方案进行。”
第三种,感觉派领导。对待这种领导,态度一定要积极,要善于活跃气氛。
“张总,这个方案需要您过目。虽然我们部门觉得可以,但是还要您把关才行,不然我们心里真没底。”
第四种,协调派领导。对待这种领导,我们要能够做到先人后己,并且能够善于担任辅助角色。
“张总,我已经把方案发给主要负责人了,并且通知了他们下午开方案讨论会。”
不同的领导有着各自独特的沟通风格和偏好,这不仅体现在工作交流中,甚至在私下交流的方式上也有所体现。了解并适应领导的沟通方式对于建立良好的工作关系至关重要。
下属主动向领导汇报工作,首先是为了传递“我们在推进工作”的信息,让领导觉得心中有底。其次是为了让领导知道公司事务的进展情况,同时让领导知晓有什么困难,并请求可利用的资源。
尤其是当我们遇到困难,自己无法解决,但只要领导出面,事情就能够解决的时候,一定要委婉地表达自己的需求。
“赵总,我邀请张总吃饭面谈,但张总一直推托没时间。是不是我的方法不对?我本想去张总的公司拜访,但是又觉得这样做不太稳妥,所以只能向您求助了。”
我们要表达自己做了哪些努力,但是始终没有达到目的,并向领导说明我们用过哪些方法,以便领导给出具体的指导。
在提出升职加薪之前,要看自己的理由是否充分,希望升职加薪的理由不需要多,总结出2~3条即可。
首先,要从公司大局出发,同时要表达自己积极进取的态度,并表明自己愿意承担更多的责任,希望与公司共同发展。
“张总,我来公司3年了,希望能在待遇上有所提升。我看好公司的发展,希望能够多为公司做点事情,并且我也愿意承担更多的责任。我希望自己站位高一点儿,能给公司创造更大的价值。”
其次,我们要看到自己工作的不足和成绩,当然要多说些自己在之前工作中需要提升的地方。同时,向领导阐述自己及部门工作发展的建议和规划。
“张总,我知道自己还有需要提升的地方,比如管理经验尚浅,但我会努力向您学习。同时,我建议部门分工更明确一些,以提升每个人的目标感,从而提升团队的凝聚力。”
要想请求老板增加预算,首先要避开的错误就是用自己的价值观说服别人,这样是达不到说服老板的目的的。
“我的部门营收最好,老板应该考虑多给一点资源。”
在提出增加预算的请求之前,你需要收集相关的数据和信息,以证明为什么需要额外的资金。这可能包括市场趋势分析、竞争对手的活动、预期的回报等。然后,要和老板清楚地说明增加预算的目的以及预期的成果。这将帮助老板理解额外资金的价值。
“老板,能不能将预算提高到1000万元?按照1000万元的营销成本预算来看,我们的营业额至少能翻三倍。”
领导:“你依据什么来做的营业额的预判?”
“我分析了近3年来公司营销预算与营业额的数据,并且写了一份详细的分析报告,请您过目。”
领导:“你的报告写得很充分,预算可以按照你说的增加。”
接近年末,大家手头上都有许多工作在同时进行,满负荷运转着。这时候如果领导增加新的任务给团队,要是直接回复一句“好的”,团队可能要每日加班。无法推掉自己应付不来的工作,就需要请求增派人手,此时语气和态度很重要,千万不能因为任务增加而发飙或者使用不礼貌的语气。
面对这种情况,我们可以说明现有的工作量,用事实证明你真的忙不过来,让领导帮忙协调减负或者增派人手,来为自己争取合适的工作强度。
“经理,是这样,我现在手头上的活已经有点儿忙不过来了。目前,我要负责的应收货款需要赶在年前结项,旧的产品线近期正在谈合作。我想征求一下您的意见,确认一下这几项工作的优先级,或者是否能让团队其他人员协助?”