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为了更进一步地理解和把握公文的特定含义，需要弄清公文、文书、文件这三个概念之间的相互关系。从内涵方面看，公文、文书、文件在许多情况下是通用的，具有同一性。例如，文书的核心和主体部分是公务文书，而公务文书就是公文；公文既包括党和国家公文法规中所明确规定的15种法定公文，也包括机关常用应用文，而法定公文就是我们通常所说的“文件”。同时，在实践中这三个概念称谓还存在使用上的习惯问题，即人们一般将国家行政机关使用的文书称为“公文”，而将党的机关使用的文书称为“文件”。由此可见，公文、文书、文件在某种意义上是相同的，方向完全一致。但它们之间也有一定区别，主要表现在外延上的不同，即文书的外延较大，公文的范围次之，文件的范围更窄。此外，文书是一个集合名词，泛指在公务活动中产生的全部文字材料（私人文书除外），公文亦是如此，而文件却不然，它不仅仅是一个集合名词，同时也是一个具体名词。