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行政公文是各级国家行政机关进行公务活动的重要工具。这里所说的“公务”，分为政务和事务两大方面。用公文办理公务，即以文字的形式实施管理。行政公文及其运行全过程本身就是公务活动的重要组成部分，它是为了适应行政管理工作的需要而制作和使用的，具有最为直接的应用性。概括地讲，行政公文具有如下几个方面的作用：
一是规范约束作用
行政管理的过程，归根结底是一个使人社会化的过程，这就要求社会在不同时期不同方面不断出现约束人们行为的规范。在现代社会中，不论是治理国家还是管理社会往往是借助于行政公文来约束和规范人们的行为。国家各种法律、法令和行政法规都是以公文的形式制定和发布的，法规文件一经制定和发布生效，就具有维护社会生活的正常秩序，规范各项工作各种活动的作用，国家以强制力保证它的权威，任何单位和个人都不得违反；还有一些行政公文如命令（令）、决定、通告、意见、通知等，它们虽然不具备行政法规的地位，但在一定范围内同样具有规范和约束作用。
二是领导指导作用
这是行政公文作用的最集中体现。各级国家行政机关都在特定范围内担负着组织、指挥和管理的职责，实施这些职责的基本工具就是公文。国家行政机关要经常通过制定和发布行政公文的形式来实施各项方针、政策、决定，对下级机关的工作进行领导和指导；各级行政机关和企事业单位也要经常运用行政公文来贯彻上级指示、作出工作安排和部署。这些公文一经制发，下级机关必须执行。一般情况下，行政公文的领导作用主要体现在对下级机关工作的规范性方面，指导作用则主要体现为对下级机关工作的原则性要求方面。
三是知照联系作用
各级行政机关的工作活动不可能是彼此孤立的，各部门之间要经常发生比较多的联系，进行频繁的公务信息交流。公文是各级行政机关之间进行公务联系和交流的桥梁和纽带，是推动公务活动协调运转的工具。上级机关要通过公文对下级机关布置工作、发布指示、交代任务；下级机关通过公文向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议，或者请求上级机关给予指示和批准；平级机关不和不相隶属机关之间需要通过公文知照情况、沟通信息，联系和商洽工作。总之，行政公文使各级行政机关联系起来，形成了一个有机的协调运转的网络系统，并由此推动公务活动的深入开展。正是由于有了公文作为信息流通的渠道，各级行政机关之间才有可能做到耳聪目明，不致闭目塞听。
四是宣传教育作用
执政党进行政务管理，总是要通过严密的组织系统，将自己的意图和政治主张以下发公文的方式，传达贯彻到各级机关和单位。这样，公文就成为十分重要的宣传教育载体，不仅是工作的重要依据，也是宣传教育的很好教材。有不少行政公文专门着眼于对下级机关和广大干部群众进行宣传教育；还有许多行政公文在传达贯彻党的方针政策和布置工作时，一般都要阐明指导思想和原则，讲明道理和做法，提出希望和要求。这些既是推动政务管理工作的强有力工具，也是提高认识、统一思想，对广大干部群众进行宣传教育的武器。党和国家的各级机关制发的多数文件，既阐明了方针政策，又说明了道理和办法，不仅对下级机关起着指导工作的作用，而且对广大干部群众起着很重要的宣传和教育作用。
五是凭证依据作用
行政公文作为行政机关进行公务活动的工具和文字记录，在传达意图、联系公务的同时，也都具有凭证和依据作用。因为每份公文都反映了其制发机关的意图，收文机关依此作为贯彻执行或处理工作的依据。下级机关上报的公文，是上级机关决策的依据；上级机关下发的公文，是下级机关开展工作的依据；机关制发的用于内部运转的公文，则是履行行政职能、开展工作的真实记录和凭证；此外，不少行政公文在发挥了现行效用转化为档案之后，仍可作为历史的凭证和依据，具有极其重要的记载、凭证和查考作用要的现实意义。