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概括地讲，行政公文具有以下几个方面的特点：
一是作者的专任性
行政公文以传递治理国家的策令为基本职能，具有高度的政策性和法定的权威性，由此决定了其制作和发布必须由指定的专人进行，具有明显的职述和专任特性。也就是说行政公文的作者必须是法定作者，即依法成立并能以自己的名义行使职能权利和担负一定义务的行政机关及其领导人。由于国家行政机关是根据《中华人民共和国宪法》等法律规定设立的，法律赋予其特定的职能及发布公文的权限，例如国务院是国家最高行政机关，有权根据《宪法》、法律和法令规定制定行政法规，发布命令（令）和决定；各人民团体和企事业单位都是由一定的领导机关根据法律、法令和行政法规的有关规定正式批准而建立的，因此，它们也可根据职权制定并发布所需要的公文。
应当强调的是，行政机关及其领导人以个人名义所发布的公文如命令（令）等，是其依法行使职权的一种表现，而不是以其私人身份制作和发布公文。例如“中华人民共和国主席令”“××省人民政府省长令”等，都是以其法定作者的身份行使职权，因此是合法的和有效的。法定作者之外的其他任何组织和个人都不得擅自制发行政公文，这是受国家法律和有关的组织纪律加以保护的。根据我国《刑法》第二百八十条的规定，对于伪造、变造、买卖或者盗、抢夺、毁灭国家机关公文的人，要依法治罪，其处罚的幅度为三年以下有期徒刑、拘役、管制或者剥夺政治权利；情节严重的，处三年以上十年以下有期徒刑。
行政公文作者的专任性是政治斗争的需要。只要有公文存在，这种专任性就是不可改变的。正因如此，保证了行政公文准确地履行传递策令、表达意志的职能。公文作者的专任性，包括两种形式：一是职述，即由担负某种职务的人去撰写与其职务相称的公文；一是代拟，即指一级领导机关或领导者个人授权他人代拟公文。这是其他任何文体的撰拟都不具备的。
二是受体的特定性
行政公文的受体（即行文的对象）也是特定的，具有显在性和明确的指向性。从起草开始就明确了阅者是谁，这种特定性也是其他文体所不具备的。行政公文写作时一般要具体写明“主送机关”“抄送机关”或在附注中标明阅读对象。诸如上行文的受体是上级机关，下行文的受体是隶属的下级机关；平行文的受体是同一组织系统的同级机关单位或不相隶属的机关单位。行政公文写作这种受体的定向性是由公文的工具性功能所决定的。正因为如此，在写作时就要考虑到不同的受体对象，选择不同的公文文种，运用不同的表达方式，考虑不同的语气措词。行政公文这种受体的特定性，避免了公文传递的主观随意性和非程序性，确保其有条不紊地运转并切实发挥效用。
三是功能的权威性
行政机关制作和发布公文，是行政机关行使法定职权的重要方式和途径，它以传递治理国家的策令为基本职能，担负着其他任何文体都不能担负而且不允许担负的特殊使命。策令性是行政公文具有代表性的使命，这种独特的使用功能使之具有法定的权威性和效力。行政公文是推动行政管理活动协调运转的工具，是推动国家、集体公共事务的中介，代表国家的权力和意志，传达制发机关的决策和意图。形成公文的机关及其负责人，是国家各级行政机关的代表，其职权是通过法定程序和手续赋予的，一经制发，即具有法定的权威性和效力，对受文单位在法定的时间和空间范围内产生强制作用，具有行政约束力，有关的组织和个人必须认真遵循、执行和参照处理，任何组织和个人都不得违反，否则就意味着失职甚至渎职，就要受到批评、制止，情节严重者还要受到查处，这是受国家法律和有关的组织纪律加以保证的。
行政公文功能的权威性要受诸多因素的影响和制约，主要有制发机关的职权、公文生效和执行的时间以及公文的内容和形式，等等，正因为如此，使得行政公文在不同的范围内发挥相应的管理效用。
四是程式的严密性
程式性是指行政公文所具有的特定格式、写作层次与转述来文的方式。特定格式即指具有特定的拟制格式，这种格式是由国家明文规定的，主要见之于《党政机关公文处理工作条例》（2012年4月16日由中共中央办公厅和国务院办公厅联合印发）以及《党政机关公文格式》（GB∕T9704—2012，2012年6月29日国家质量监督检验检疫总局和国家标准化管理委员会联合发布）。制发行政公文必须严格依照规定的格式进行，任何机关和单位都不能违反国家的统一规定而自行其是，以确保公文的正确性、完整性和有效性；写作层次，主要是指行政公文在篇章结构上的一系列技术性要求，如标题摘由、篇前撮要、段头显旨、分项标号、分层列段等；转述来文的方式，是指在转述行政公文时，要加“文件头”，形成复体行文的形式，将被转述的文件列为“运载”出来。明确规定下级转述上级的来文称作“转发”，上级转述下级的来文称作“批转”，平级机关之间相互转述来文也称“转发”。
严密程式是其他文字形式都不具有的特性，它体现政治集团的权限和从属关系。一般文章和文学作品的写作讲究“大体则有，定体则无”“文无定体”。一部作品，究竟需要采用何种结构形式加以体现，决无固定限制，可谓多姿多彩，不一其态。而行政公文则不同，它讲究的是“文有定体”。其在行款规格、内容项目的排列乃至用纸幅面规格以及印制装订等方面均有固定的格式规定。这是使行政公文办理和处理趋于准确、迅速、及时、有效的需要，也是行政公文的规范化、科学化建设所必需；否则，势必造成混乱状态，直接影响公文的质量和办文的效率。
五是处理的程序性
行政公文的处理（包括拟制、办理、管理等诸多环节）是一项前后关联、衔接有序的系统流程，它有利于维护党政公文的权威性和严肃性，促进党政公文处理工作的规范化、制度化和科学化。无论是发文办理还是收文办理都要依循规定程序进行，其中公文拟制必须经过起草、审核、签发等程序；收文办理必须经过签收、登记、初审、承办、传阅、催办、答复等程序；发文办理必须经过复核、登记、印制、核发等程序。几个机关联合行文必须履行完备的会签程序；重要的规范性文件需要报请上级机关审批或由主管部门批准。任何机关或个人都不得违反上述特定程序擅自处理公文，这也是党政公文区别于其他文体的重要特征。