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公文的生效标志包括3个要素，即成文日期、发文机关署名和印章。对于这3个要素的编排，有其特定的规范要求。
1．加盖印章的公文
（1）单一机关制发的公文
成文日期编排的横纵坐标通过以下方法确定：横向位置，成文日期最后一个字距离版心右边缘的距离一般为4个字，右空4个字是为了确保印章两端不超出版心。纵向位置，置于正文（或附件说明）之后若干行，置于具体放在多少行之后，是由机关印章的大小决定的，因为印章大小是固定不变的，要确保成文日期处于印章中心下边缘位置，同时保证印章顶端距离正文（或附件说明）1行之内。发文机关署名标注在成文日期之上，以成文日期为准居中排布。若发文机关全称较长，一般使用规范化简称，若规范化简称仍然较长，则发文机关署名可以考虑分为两行编排。署名之间是否空字，可以根据署名的长短和印章的大小自行确定。需要注意的一个问题是，发文机关署名在成文日期之上居中编排，空l行的位置，也就是说发文机关署名应当在成文日期之上1行。加盖印章后，要使发文机关署名和成文日期位于印章的中心偏下位置，以不影响印章的庄重和美观。值得注意的是，对于印章的加盖，原来曾经有下套和中套两种方式，其中下套即使印章的下弧压在成文日期上，中套就是以印章的中心线压在成文日期上。此次《党政机关公文格式》已经将其统一，取消了中套的加盖印章方式，一律采用下套方式。印章要端正居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居于印章中心偏下位置。居中下压是指印章、发文机关署名和成文日期的纵向中心线应该重合，印章下边缘与成文日期下边相切，印章的上边缘距离正文（或附件说明）距离应在1行之内。
（2）联合行文
联合行文时，成文日期的编排格式与单一机关行文一致，仍然在正文（或附件说明）后下空若干行，用阿拉伯数字右空4字编排。发文机关署名按照发文机关的顺序排列，每排最多排3个印章，要确保．两印章间互不相切或相交，印章和署名的纵向中心线应重合，署名的左右排列顺序与发文机关标志中的排列顺序应一致；同时保证首排印章的顶端距离正文之间（或附件说明）也不能超过1行。最后1个印章端正居中下压发文机关署名和成文日期。
2．不加盖印章的公文
无论是单一机关行文还是联合行文发文机关署名，第一个发文机关署名都标注在正文（或附件说明）下空1行位置。联合行文时应首先标注主办机关署名，其余发文机关署名与主办机关上下对齐，依次向下排列。成文日期标注在发文机关署名的下1行（即距离署名的距离为一个行距，3号字字高的7/8），成文日期首字比发文机关首字右移2字。如果发文机关署名长于成文日期，那么发文机关署名居右空2字编排；如果成文日期比发文机关署名长，成文日期居右空2字编排，发文机关署名适当增加右空字数。
3.加盖签发人签名章的公文
单一机关制发的公文，在加盖签发人签名章时，应当在正文（或附件说明）下空2行右空4字加盖签发人签名章，签名章左空2字标注签发人职务，相对于签名章上下居中。在签发人签名章下空1行右空4字标注成文日期。联合行文需加盖签发人签名章时，在正文（或附件说明）下空2行右空4字加盖主办机关签发人签名章，签名章左空2字标注签发人职务，相对于签名章上下居中。其余机关签发人职务、签名章依次向下编排，与主办机关签发人职务、签名章上下对齐；每行只编排1个机关的签发人职务、签名章；签发人职务应标注全称。在签发人签名章下空1行右空4字标注成文日期。