一般说来,行政公文的构成要件主要包括以下几个方面:
一是特定的使用范围。 行政公文一般仅限于各级国家行政机关使用;各类企事业单位和人民团体根据实际情况可以比照使用。
二是特定的形成过程。 行政公文是在行政机关处理和推动国家、集体的公务活动过程中形成的,它要体现行政机关的意志,是其处理公务不可须臾离开的书面文字工具。公务活动是行政公文赖以形成和生存的客观基础和源泉,这就是说,没有公务活动,就不会产生行政公文;行政公文产生以后,又反过来为公务活动提供服务;二者之间是相辅相成、互为依存的辩证统一关系。
三是特定的拟制规范。 各级国家行政机关所制发的公文,从文种的确立和使用、格式与标准、行文的方式和方向、处理程序以及语言文字等方面都要按照国家的统一规定进行,具有完整的规范标准。具体到每一篇行政公文,它应当载有哪些内容,都有特定的范围限制,任何人不能随心所欲。同时,对于这些特定内容,又应如何恰当、合理地加以表述,通过怎样的结构形式反映出来,也都具有特定的制作规范和严格划一的要求。在这方面,行政公文既不同于普通的文字材料,也不同于公务活动中使用的图片材料、声像材料和电信材料等其他材料,表现出很强的程式化特性。
只有具备上述几个方面条件的公文,才能称为行政公文。