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一般说来，行政公文的构成要件主要包括以下几个方面：
一是特定的使用范围。 行政公文一般仅限于各级国家行政机关使用；各类企事业单位和人民团体根据实际情况可以比照使用。
二是特定的形成过程。 行政公文是在行政机关处理和推动国家、集体的公务活动过程中形成的，它要体现行政机关的意志，是其处理公务不可须臾离开的书面文字工具。公务活动是行政公文赖以形成和生存的客观基础和源泉，这就是说，没有公务活动，就不会产生行政公文；行政公文产生以后，又反过来为公务活动提供服务；二者之间是相辅相成、互为依存的辩证统一关系。
三是特定的拟制规范。 各级国家行政机关所制发的公文，从文种的确立和使用、格式与标准、行文的方式和方向、处理程序以及语言文字等方面都要按照国家的统一规定进行，具有完整的规范标准。具体到每一篇行政公文，它应当载有哪些内容，都有特定的范围限制，任何人不能随心所欲。同时，对于这些特定内容，又应如何恰当、合理地加以表述，通过怎样的结构形式反映出来，也都具有特定的制作规范和严格划一的要求。在这方面，行政公文既不同于普通的文字材料，也不同于公务活动中使用的图片材料、声像材料和电信材料等其他材料，表现出很强的程式化特性。
只有具备上述几个方面条件的公文，才能称为行政公文。