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附件说明也是公文主体部分的一个格式要素，但并非每份公文都有。根据《党政机关公文处理工作条例》的规定，附件说明是指公文附件的顺序号和名称。对此，需要把握以下几点：
（一）要弄清什么是附件说明。公文正文中的一些内容，如图表、名单、规定等，如穿插在公文正文中，往往隔断公文正文的前后联系而造成阅读上的不便，需要将其从公文正文中抽出来作为公文的补充单独表述，即附件。公文附件是正文的说明、补充或者参考资料，是公文格式的一个重要组成部分，与正文一样具有同等效力。因此，需要在正文中以及附件内容处加括号注明“见附件”或“附后”。
（二）在公文的正文之下、公文生效标志（即发文机关署名、成文日期和印章）之上需准确标注附件的顺序号和名称，以显示公文的附件与正文不可分割的关系。若公文带有一个附件，需在正文之下、公文生效标志（即发文机关署名、成文日期和印章）之上准确标注附件的名称；若公文带有两个及两个以上附件，需要在公文的正文之下、公文生效标志（即发文机关署名、成文日期和印章）之上注明附件的顺序号和名称。
（三）公文如有附件，要用3号仿宋体字在正文下空一行之后，左空二字开始标注“附件”，后标全角冒号和附件名称。如果公文带有两个及两个以上附件，附件名称前面用阿拉伯数字标注附件的顺序号，顺序号后面紧跟一个小圆点（如“附件：1.××××”）。
（四）如果附件名称较长需要回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。
（五）附件名称之后不加任何标点符号。
（六）正文中涉及的附件处的标注内容、附件说明处的标注内容及附件的标注内容前后要保持一致。
（七）需要注意的是，以往存在一种说法，即采用复体行文方式用于向上级机关报送或向下级机关批发（批转、转发、印发）的相关文件材料，有人认为也属于公文的附件。其中前一类附件是真正意义上的附件；而后一类附件，实际上是主件，是真正意义上的主件，原来的主件成为一种形式，只起报送、发布、按语、转发、函告的作用。这种观点是错误的。正确的观点和做法是，在正文中写明报送、批转、转发、印发等字样的公文，在其生效标志后所附的内容不是公文的附件，因此，在附件说明处也就不必标注相关内容。