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发文字号又称发文号、发文编号。它是公文格式中一个不可缺少的组成部分，即向外发文的登记编号，是公文的“身份标识”。发文字号的作用主要体现在以下几个方面：
（一）便于文件的发出。通过发文编号，使文件在文书部门挂号登记，文书部门就得履行职责按时将文件组织发出。
（二）便于掌握、统计发文的数量。大单位对外发文较多，一看发文编号就知道整个单位及部门向外发出多少份文件。
（三）便于查询和引用。
（四）利于保管的系统性。
编制发文字号的原则，《党政机关公文处理工作条例》中明确规定：“发文字号由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，使用主办机关的发文字号”。其具体要求是：（1）发文字号三个构成要素的排列顺序，应先是机关代字，其次是年份（书写时两面加六角括号），最后是发文顺序号。编排在发文机关标志下空二行位置，居中排布。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应标全称，即4位年代号，“98”“15”等都是错误的；年份用六角括号“〔〕”括起，例如〔2015〕，它既不是数学公式中的中括号，也不是圆括号；发文顺序号是一个发文机关一年内制发文件的统一流水号，一般以不同的发文形式分别进行统一的编号，例如以本机关的名义制发的公文可以统一编号，以本机关办公厅名义制发的公文另行统一编号。不加“第”字，不编虚位（即1不编为01），在阿拉伯数字后加“号”字。（2）发文字号的拟制，难度最大的要数发文机关代字，它是由发文机关文秘部门为本机关所有部门统一编制的规范化缩写加“发”“函”等组成。规范化缩写应能够代表发文机关的特征，如中共中央的代字为“中”，国务院的代字为“国”，中共江苏省委的代字为“苏”，江苏省人民政府的代字为“苏政”，中共成都市委的代字用“成委”，成都市人民政府用“成府”，国家质检总局党组用“国质检党组”，国家质检总局用“国质检”。也有在发文机关规范化缩写和“发”“函”之间加拟稿部门的代字，如“发改高技”“发改办高技”。党政机关的发文字号应以分开为宜。（3）在机关代字中应明确发文的含义，如“中发”“中办发”“闽党发”“晋汾党发”等。（4）几个单位联合行文时，不应一文多号，而应只标主办机关的发文字号。（5）在编写发文机关打字时，要力求做到明确、简洁、规范，且不陈设歧义和冲突。特别是不能与上级机关、同级机关的机关代字相互冲突或重复，如某县的政府、政协、政法委三机关的代字都会编成“×政发”，就会出现不同文件同一文号的现象，要力求避免。（6）还有，发文机关代字应力求用字简练，有的发文机关代字有七八个、十几个字之多，虽然可能各有其所代表的层次，但代字过长，不仅使人读不懂，还会带来很多不必要的麻烦，诸如登记费事、排版困难等。（7）在机关代字中，要不要注明承办部门的代字，可视具体情况而定，如大单位可以考虑这样做，一般中、小单位就不甚必要。（8）发文字号的标注位置，如果是平下行文，应以置于版头之下正中位置为宜。上行文的发文字号则居左空一字编排，此时右侧对称位置标注签发人，发文字号应与最后一个签发人姓名处在同一行。